新时代数字化视域下高校干部人事档案管理工作的探析

摘要：进入数字化时代，随着信息技术的深入发展和智能化管理需求的上升，高校干部人事档案管理正面临着前所未有的挑战和机遇。数字化转型对传统档案管理方式造成冲击的同时，也为提升管理效率提供了新途径。数字化管理系统提高了档案资料的利用率和干部档案工作效率，但同时存在用户操作复杂、隐私保护不足等问题。在不同高校背景下，数字化管理面临着机遇与挑战。该研究围绕高校人事档案数字化管理的实践探索，通过对高等院校干部人事档案的管理方法进行深入分析，揭示了数字化视域下人事档案管理的现状与问题。在此基础上，提出了数字化视域下高校干部人事档案管理优化策略，旨在通过技术和流程创新，促进高校干部人事档案管理工作的高效与安全。

关键词：数字化；视域；高校；干部人事档案；档案管理；电子档案

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：2096-4110（2024）07（c）-0123-05

An Analysis of the Management of Personnel Archives for University Cadres from the Perspective of Digitalization in the New Era

ZHU Yinxuan

（Wuzhou University， Wuzhou Guangxi， 543200， China）

Abstract： Entering the digital age， with the deepening development of information technology and the increasing demand for intelligent management， the management of personnel files for university cadres is facing unprecedented challenges and opportunities. The digital transformation has not only impacted traditional archive management methods， but also provided new ways to improve management efficiency. The digital management system has improved the utilization rate of archival materials and the efficiency of cadre archival work， but at the same time， there are problems such as complex user operations and insufficient privacy protection. Under different university backgrounds， digital management faces both opportunities and challenges. This study focuses on the practical exploration of digital management of personnel files in universities. Through in-depth analysis of the management methods of personnel files for cadres in higher education institutions， it reveals the current situation and problems of personnel file management from a digital perspective. On this basis， optimization strategies for personnel file management of university cadres from a digital perspective are proposed， aiming to promote the efficiency and security of personnel file management of university cadres through technological and process innovation.

Key words： Digitization; Vision; Universities; Cadre personnel files; Archive management; Electronic archives

在数字化转型的时代背景下，高校干部人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇。传统的纸质档案管理模式已经难以适应数字化时代的要求，亟须探索数字化管理的新路径。面对当前高校干部人事档案管理工作的现状与问题，针对性地提出优化管理的策略与建议[1]。

1 高校干部人事档案管理面临的挑战和机遇

1.1 高校干部人事档案面临的诸多挑战

随着数字技术的高速发展与大规模应用，传统的高校干部人事档案管理方式正在面临着前所未有的挑战[2]。高校必须不断创新管理方式和手段，以确保工作的有效性。当前，高校档案管理正从纸质管理逐步向电子档案管理转型，涉及档案的采集、存储、整理、检索及安全保密等多个环节的数字化改革。但此过程中也暴露出多方面的问题与挑战，如安全隐患、技术标准不统一、缺乏高效的档案数字一体化处理机制等。一是档案管理流程烦琐，效率较低。档案的收集、整理、保管等环节涉及多个部门，缺乏统一的管理平台和规范化的操作流程，导致档案管理效率低下。二是档案数字化程度不高，信息共享难度大。大部分档案资料仍以纸质为主，数字化利用率不足10%，档案信息无法实现跨部门共享，影响了管理决策的及时性和准确性。三是档案安全保密风险较高。纸质档案容易遭受自然损毁和人为破坏，而电子档案又面临网络安全威胁，亟须建立完善的安全保密机制。

1.2 高校干部人事档案面临的机遇

自党的十八大以来，国家不断出台一系列有助于推动干部人事档案数字化发展的政策法规，并且根据国家相关技术标准，不断探索创新的方法和手段，以满足新时代组织工作的需求[3]。为此，我们必须建立一套完善的技术规范，实现数字化阅档、管档、备份存储，从而提升高校干部人事档案的科学化管理水平，为新时代的发展做出应有的贡献。

通过实施数字化技术，高校可以大幅度地推动干部人事档案的管理，使其具有更快的处理速度。干部人事档案数字化是一个未来趋势，也是双重保险。数字化之后的干部人事档案存储方便，不宜更改替换、可以做到有迹可循，同时还具有快速查询的便利性。在新时代数字化视域下，高校干部人事档案管理工作的实践探索至关重要，特别是随着信息技术的迅速发展，对现有人事档案管理体系进行有效革新已成为当务之急。

2 数字化视域下高校干部人事档案管理的现状问题

2.1 高校干部人事档案管理缺乏科学性、规范性和信息化

高校干部人事档案管理普遍呈现出不科学、不规范、信息化落后[4]的局面。传统干部人事档案管理方式绝大多数还是人力手工操作方式。由于缺乏专门的计算机和数字化管理软件方面的人才，以及多媒体技术的缺乏，许多高校的干部人事档案查阅仍然依赖人工搜索[5]；而且，日常的收集、整理等工作也仍然需要人工进行，这使得档案管理工作量巨大、效率极低。尽管老式的五节铁皮柜仍然被广泛采用，但它们的体积较小、技术过时、效率低下，无法充分利用档案资源。而且，许多人事档案管理者都未受过正规培训。由于缺乏充足的硬件设备、良好的培训机制，导致干部人事档案管理的准确性、持久性、可靠性都受到了影响，从而导致了干部人事档案在交接过程中存在着严重的断层，阻碍了整个机构的发展。例如，在人事调动过程中，一些人事档案管理人员未能及时更新信息。长此以往，干部人事档案管理极易出现中断，无法保证人事档案的准确性，也对干部人事档案管理的科学性和合理性产生严重的影响，甚至会给今后的人事管理带来一定隐患。

随着科技的发展，我国的信息化水平已经极大改善，不再只局限于个人信息的输入，而是采用了先进的数字化、智能化的方式来进行干部人事档案的管理，不再只局限于收集、整理、归档材料、装订立卷，还可以为教师和其他相关从业者提供更多的便利[6]。由于缺乏主动性，干部人事档案的整体管理效果未得到最大程度地发挥。此外，由于档案信息输入的精细性、更新的速度及其他因素的影响，使得档案数字化的整体水平偏低，进一步削弱了档案的数字化应用，也未能达到高校与社会的快速发展的目标。

2.2 高校干部人事档案管理缺乏资金支持和领导重视

高校干部人事档案管理是一项基础性工作，但高校的干部人事档案属于忽略地位，而非重要的职能岗位。因此，在高校中的重视度和影响力不够，支持力度不大。通常来说，大多数高校的资金投入集中在二级机构，其设施和资源难以匹敌这些关键的机构。一些高校领导认为，干部人事档案管理工作仅是一项日常事务性的工作，不能产生经济效益[7]。因此，管理者认为只要“守好摊”和存储符合相关法规的完整档案，以及能够有效地应对外调和查档等任务就达到要求了。然而，这种忽视人事档案管理的思维方式已经不能满足当今社会的管理需求，因此必须加强对此项工作的重视和落实。

高校干部人事档案管理人员对干部人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得档案所有者和档案管理人员对干部人事档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新，直接影响了干部人事档案管理的质量[8]。而且，干部人事档案管理工作大多数是兼职管理，属于非专业人员档案管理。由于缺乏充分的专业知识和培训，管理人员无法及时学习并应用最新的档案管理技术，导致他们对人事档案的重要性缺乏充分的认识。然而，实现干部人事档案的信息化必须依靠充裕的资金，同时还必须让所有员工都积极参与，这需要各方面的共同努力。为了实现这些目标，必须得到领导的大力支持。

2.3 干部人事档案的数字化工作场所、库房设置不规范

高校干部人事档案的硬件、软件设施配备不足，导致干部人事档案管理工作开展得捉襟见肘。目前，由于大学里的领导层缺乏对干部人事档案的重视，因此很难为这些信息提供充分的保障。一些档案工作开展得较好的大学甚至拥有专属的档案室，并且配备先进的计算设备，供人们方便地储存和查阅信息。然而，其他一些较落后的大学却缺乏这样的机制，使得干部人事档案的保护受到了影响[9]。

长此以往，干部人事档案的完善和遗失问题会非常严重，当想查阅某人某年某月的某些档案材料时，却无从寻找，使珍贵的干部人事档案的部分材料永远封尘在被遗忘的角落里。为了确保干部人事档案的安全性，建议在档案库房内安装监控摄像头。这样，档案办公区、操作区和查档区就能够分开设置，并且可以按照“八防”的规定进行管理。然而，由于高校的办公空间有限，无法完全满足“四分开”的标准和要求。在新的情况下，档案管理不仅是分类、存储和借阅，它需要经过多个步骤，比如，筛选、归档、整理，这些基本工作都需要使用适当的软件和硬件设施。

2.4 管理干部人事档案的人员需要不断提升自己的综合能力

目前，由于缺乏专业的档案知识培训，许多高校的干部人事档案都由其他单位的兼职人员负责，其中一些被纳入学院的教育机构，而另一些则被存放在学院的图书馆。由于缺乏正规的教育机构和资源，负责管理和保存干部人事档案的工作者大多缺乏必要的技能，导致他们在档案的收集、整理、归档和装订方面缺乏责任感。大多数档案管理者都承担着多重责任，缺乏专注于档案处理的热忱。由于部分档案资料缺乏可靠性和可信度，无法提供有效的信息支持，从而影响了个体的信息记录，造成了个体信息的缺失。由于高校的干部人事档案存在着管理数量缺失、管理质量低下及管理技术滞后等问题，因此必须对档案管理人员进行全面的、科学的、有效的档案学习与培训教育，以提升他们的职责意识和工作效能[10]。

2.5 高校干部人事档案的管理机制不完善

由于大多数高校的干部人事档案管理都没有完善的规章制度，也没有一套完善的、科学的、有效的管理机制，这就使得工作难以顺利进行，从而影响整个高校的正常运行，也大大削弱了高校的素养与水平。随着社会发展的加快，干部人事档案的管理体系日益完善，但是由于规章制度的欠缺，有些管理者没有足够的责任感，采取了消极的方式处理问题，从而给整个干部人事档案的管理工作造成了负面影响。

近年来，首先，一些高校负责人忽略了干部人事档案的重要性，没有足够地关注与档案有关的诸如财政支持、基础设施、法律法规及职称培训等问题，将其置之一边。他们认为，这项工作没有太大的实际意义，仅停留在收集、整理、检索和借阅的层次，无法产生实际的经济价值，从而使得高校的档案管理陷入了一种无序、混乱和欠佳的境地。其次，由于档案材料形成部门的认知水平较低，他们没有重视档案的收集，导致档案资源无法依据相关的业务标准进行有效的整合和归类，从而导致大量的文件丢失，无法被有效地搜索。最后，一些档案管理者缺乏关于人事档案的知识，并且没有充分理解它们的重大价值。他们在看待人事档案时缺乏严谨的态度，没有遵守相关的标准，导致档案材料缺乏完善的信息，无法准确、完整地展示个人的职业生涯过程。

3 新时代高校干部人事档案数字化管理优化策略

3.1 要制定符合高校实际的干部人事档案管理制度和操作规程

为了更好地管理档案，高校应该成立一个专门的领导小组，确定档案管理的目标、原则和要求，并建立一套完善的规章制度来指导档案的收集、整理、保管和利用。要积极落实档案管理方面的法律法规，严格落实档案材料的收集和鉴别标准，规范档案整理著录的程序和要求，加强档案信息安全保密管理。高校还要根据数字化发展需要，适时修订及完善相关制度，为档案数字化管理提供制度保障[11]。

为了提升档案的有效性，高校的组织人事部门应当设立一套持久的档案管理系统，以便有效地处理干部的人事档案。此外，为了增加档案的安全性，还可以根据不同的情况，制定适当的档案管理流程，包括对纸质档案的收集、扫描、分析、归档、统计及其他必须遵守的规则[12]。也就是要建立一个完善的文书搜寻、档案查询和借阅审批机制，并且清楚地界定各项工作的权力范围和任务，指派专门的工作人员来严格审核和扫描所有的资源。高校应采取措施增进对工作人员的监督，以确保资源的安全和可靠，并且提升资源的利用效率。

高校要优化档案管理流程，提高管理效率和服务水平。高校要系统梳理档案管理各环节流程，找出流程中的堵点、痛点，运用信息技术手段加以改进。比如，在档案材料收集方面，可开发微信小程序等应用软件，方便教职工在线提交相关材料；在档案整理和数字化加工方面，可引入智能识别、自动分类等技术，提高整理效率和准确率；在档案查询利用方面，可建设档案管理信息系统，实现档案目录的网上公布、档案信息的网上查询等功能，让档案为师生提供更加便捷高效的服务[13]。

3.2 推动高校干部人事档案基础设施建设工作不断发展

一些高校缺乏关键的人事和数字化系统，以及相关的教学和科研资源。由此造成的影响是，许多高校教师缺乏“互联网+”的网络化管理和最新的教学方法，从而降低了高校的教学和科研能力。在高校里，档案的处理需要先进的技术，这需要配备先进的数字化系统，以便更好地完成档案职责。随着全球化的推进，高校数字化管理正在迅速崛起。目前，一部分高校干部的职务信息因为档案管理不善导致信息流失。为了应对当前的挑战，迫切需要改进高校的职务信息档案管理体系。完善和改进数字化基础设施，可以更好地满足组织人事部门的需求，并通过引入先进的数字化技术，如云计算和大数据，推动干部人事档案的管理从传统的方法转换到更先进的方法，以期获得更好的服务[14]。

3.3 高校干部人事档案数字化制度建设与流程优化

在新时代数字视域下，高校干部人事档案管理工作的实践探索必须紧跟数字化步伐，对现行档案管理制度进行彻底审视与深度挖掘潜在优化空间。广泛收集和借鉴其他高校在人事档案数字化管理方面的先进经验和做法，以此为鉴，针对具体问题提出改进策略。策略的制定旨在针对性提升档案管理的效率和质量，包括管理制度的更新与流程的简化。这一过程着重于将数字化技术与档案管理紧密结合，通过引入先进的档案信息管理系统，优化文档电子化流程，增设访问权限控制等措施以确保信息安全，同时提高工作效率和服务质量[15]。

干部人事档案工作流程作为优化策略的核心，不仅需要在制度层面做出改革，还需要通过具体操作层面的创新实践来实现管理的精细化和科学化。具体实施环节方面，依托高度集成化的数字档案管理平台，全面梳理和标准化档案上架、分类、检索与使用等各个环节，简化不必要的手续和步骤，确保档案信息的完整性和准确性。同时，通过云存储等技术手段，实现档案的高效备份和恢复，进一步保障档案数据的安全性和持久性。在整个优化过程中，聚焦用户需求，设计人性化的服务接口，不断提升用户体验，从而提高档案工作的整体效能。使得高校干部人事档案管理工作在数字化转型的大潮中始终保持先进性和高效率。

3.4 干部人事档案的人才培养与团队建设

在探索新时代数字视域下高校干部人事档案管理工作的实践时，针对人才培养与团队建设这一关键环节。纸质档案的管理和使用容易造成资料的丢失或是损坏，数字化电子管理是工作发展的必然趋势。运用好数字化管理，对于档案管理、查阅等十分方便，也便于长久性保存，但是人事档案工作较为私密，关系到个人的信息，因此在运用数字化管理时务必充分考虑保密性，如可以使用档案台账、目录档案等。因此，数字化运用也要考虑到人事档案是个人和高校的重要资产，它对于高校和个人长远发展至关重要，应该遵循合理和规范的制度保证工作的顺利进行。

数字时代高校干部人事档案管理中的专业化数字人才相对匮乏，高校应当重视对相关人才的培育，从而根据大数据时代的发展要求提升干部人事档案管理的质量，增强档案数据信息的处理能力，提高档案提取和利用的效率。众所周知，数字化技术手段拥有良好的分析能力，此种能力可以最大限度地挖掘事业单位干部人事档案资源中所蕴藏的价值，并为事业单位人才队伍建设提供参考与帮助。因此，高校需要采取培训讲座等模式提升档案管理人员的专业水平。对所有的档案工作者进行全面的培训，包括举办各种专题讲座、进行实践演练和分享实践心得。鼓励档案管理人员加强与相关院系、职能部门的沟通协作，主动参与高校中心工作，提高服务意识和大局观念。采取完善的绩效评估与奖惩措施，以唤醒员工的热情与活力，培养一支具有良好专业技能的档案管理团队。在未来工作中，不断增强团队建设的互动性和培训的个性化，以期达到更高水平的管理效能，为高校干部人事档案管理工作的不断进步提供有力保障。

3.5 注重档案业务的交流学习，推动档案管理创新发展

高校要支持档案部门与兄弟院校、档案主管部门加强工作交流，学习借鉴先进经验做法，共同探讨新形势下档案管理面临的新情况新问题。借鉴先进的管理框架与培训系统，综合运用多元化策略，系统性地设计一套高效的流程。为了确保人才培养的深度和团队建设的效率，可以指定一套双轨并行的培养体系，这一体系集结了定向培训和随机激励的机制。在定向培训方面，制定一份综合性的培训手册，该手册根据不同岗位的专业性和职责，详细划分必修课程和选修课程的比重，确保每位档案管理工作人员都能够得到针对性的知识补充和技能提升，要鼓励档案工作者勇于实践、勇于创新，积极开展档案管理课题研究，在丰富档案管理实践的同时，深化档案管理理论认识。为了更好地管理档案，还需要加强档案管理与计算机、数据科学等领域的交流和融合。利用大数据和人工智能技术，开发出更多的新方法和途径，提高档案管理的科学性、精确性和智能性。

4 结束语

总之，高校干部人事档案管理是一项涉及面广、政策性强、要求严格的专业性很强的工作。在数字时代，高校要以数字化转型为契机，立足高校干部人事档案管理的实际需求，在夯实制度基础、优化管理流程、加强队伍建设等方面持续发力，积极借鉴成熟经验，大胆探索创新实践，不断完善档案管理体系，提升管理效能，更好地为高校改革发展提供档案信息支撑和服务保障。通过坚持不懈努力，高校干部人事档案管理必将迎来创新发展的广阔前景。

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