档案管理的基础工作与档案管理的现代化研究

摘要：本文分析了档案管理基础工作及档案管理现代化的必要性，指出现阶段档案管理基础工作、档案管理现代化面临的问题，包括档案管理缺乏流程化、标准化管理，从业人员素养尚待提升，现代化技术和工具不足等，提出对应的解决策略，希望为档案管理提质增效作出贡献。

关键词：档案管理；基础工作；现代化建设；档案工作

随着时代发展，档案内容越来越丰富。因此，做好档案管理的基础工作，提升档案管理现代化建设水平，可以使档案管理成为单位高效运转的保障，提高单位的竞争力。其中，建立现代化制度、融入现代化技术、提升档案管理人员综合素养是三个关键点。

一、档案管理的基础工作及档案管理现代化的必要性

（一）档案管理基础工作及现代化建设的内容

第一，档案管理的基础工作。主要包括档案收集、筛选、分类、立卷、调档、档案借出和归档、档案更新和销毁、档案利用等具体内容。档案管理的基础工作和单位业务是同步的，是贯穿单位各类业务始终的。

第二，档案管理现代化的内容包括理念现代化、制度现代化、技术现代化、管理现代化。档案管理现代化是时代发展的必然趋势，提升档案管理水平是单位业务可持续开展的重要保障。

（二）做好档案管理基础工作及现代化建设的必要性

第一，为单位现有工作提供参考。档案管理是单位日常工作的重要内容，其形式多种多样，能够为单位领导提供科学的决策依据。[1]任何单位的人力资源管理、经济管理、技术管理、资产管理都离不开相关档案提供参考。只有做好档案管理的基础工作、实现档案管理现代化，才能保证为决策者提供详细的数据资料，使他们所做的决策科学化，避免决策失误给单位造成损失。

第二，提高档案管理效率。档案现代化建设是档案管理转型的必然要求，是档案管理工作得以创新、档案管理水平得以提升的重要前提。[2]例如，当有关部门需要某份档案时，可以通过管理平台直接调取相关数字档案，避免传统档案管理从众多档案当中筛选目标档案的时间成本，避免档案筛选过程中出现的磨损和遗失。

第三，提高档案的安全性。如今在大数据技术背景下，各单位存在平台上的很多档案数据面临黑客或者其他不法分子的攻击、劫持和篡改。也有人利用现代信息技术篡改个人档案，类似此类弄虚作假的行为不断增加。一些大型国企的档案甚至面临境外竞争对手的恶意篡改。因此，实现档案管理现代化可以提高平台安全水平，降低档案被篡改、劫持风险。

第四，提高档案利用率。通过档案管理基础工作以及档案管理现代化建设，可以使档案工作伴随单位所有业务始终，但凡有需要档案者，管理人员都可以随时随地提供，让各类档案得到高效利用，提升了档案的管理价值。

二、档案管理基础工作与档案管理现代化存在的问题分析

（一）档案管理缺乏流程化、标准化管理

流程化指的是将某项工作分解为不同环节，确保工作长远目标得到有效分解，实现工作的全过程监督和管理。标准化指的是，经过上级主管部门与机构的批准，通过特定的方式公布具体要求，将其作为社会各界需要共同遵循的依据与准则。[3]目前，在档案管理基础工作和档案管理现代化建设过程中，存在流程化不足、标准化缺失的问题。

第一，档案收集、更新不及时。档案管理当中档案收集不及时，会导致档案内容缺失。在数字时代，档案收集不及时，会导致有关资料、数据更新滞后，严重影响单位决策。

第二，档案填写不规范。档案内容不全、字迹不清晰、纸面不整洁，给后续档案利用造成一定的不良影响。例如，人事档案填写不清晰，会导致后续人才选拔利用时，无法通过人事档案深度考评。

第三，档案内部借调时，没有经过相关程序，档案被随意取走，而且归还不及时，造成档案的缺失，降低了档案的价值。不仅如此，人事档案被篡改、业务档案弄虚作假等现象也屡屡出现。

第四，档案安全管理不规范。主要是内部管理缺乏相应的制度约束，致使网络拓扑不完整、平台有漏洞，无形中增加了档案资料泄露的风险。另外，档案管理当中没有根据档案材质实行相应的管理，影像资料存在于强磁环境下内容出现缺失。

（二）档案管理从业人员素养尚待提升

目前，很多单位的档案管理人员并非专业出身，由将退休人员、老龄员工等负责，专业化水平不足，直接导致档案管理低效化。如何有效提升档案管理人员的专业素养，已经成为提升档案管理基础工作质量、提升档案管理现代化建设水平的关键。

（三）档案管理现代化技术和工具不足

目前，各单位档案管理现代化技术以及相应的软硬件和工具不足。例如，档案文档一体化系统、档案室智能通风以及调温设备、大数据技术、云技术等没有充分地融入档案管理基础工作以及档案管理现代化建设过程，导致档案管理基础工作质量不足，现代化建设不尽如人意。

三、做好档案管理基础工作与实现档案管理现代化的路径分析

（一）实现档案管理的流程化、标准化

第一，建立健全制度体系。档案管理必须要以档案管理责任制、档案管理流程与标准、档案管理监督制度、档案管理人员培训制度、档案管理人员激励制度等为基础，并通过人力资源通力合作认真落实培训制度，要让档案管理有关的文化深入人心，让档案管理人员形成制度意识。这是保证档案管理规范化、标准化的根本前提。

第二，明确档案管理基础工作的内容，并按照基础工作前后顺序对接、梳理具体的流程，针对每个环节形成相应的标准，保证档案管理基础工作流程化、标准化。根据国家档案局有关文件，档案管理的基础工作包括档案文件收集、筛选、分类、立卷、归档、维护、更新、利用，以及档案的调出、调入。在明确档案管理基础工作流程的前提下，需要建立健全严格的档案管理工作机制，要通过标准化管理保证档案资源的有效性，要保证相关责任的充分落实。[4]在明确档案管理基础工作、档案管理现代化建设规范、流程、标准的过程中，主要以国家档案局发布的有关文件为依据，积极执行其中的有关规定。

首先，及时收集档案资料，保证相关资料、数据等及时归集。以单位相关要求为依据，以单位有关业务为维度，对人事、业务、行政管理、技术等方面的档案资料实行动态收集，要保证有关资料、数据的完整性、系统性。为了达成这一目的，在档案资料收集中可以执行集中式和分布式两种管理方案。集中式管理当中，档案管理人员对接各部门定期收取档案资料以及相关文件，将档案集中到档案室统一管理。分布式管理则是在每个部门选出一名人员负责档案管理，保证档案及时归集，并将其放入部门档案室加强管理。二者各有利弊，需要结合各单位实际情况加以选择。若是属于集团式企业，或者具有上下隶属关系的事业型单位，选择分布式管理较为合适，反之，选择集中式管理。

其次，档案填写要规范。单位人事档案、行政档案、业务档案等档案管理中，很大一部分档案资料需要人工手填。因此，需要以国家档案局相关规定为标准，要求填写者必须字迹工整清晰，纸面清洁，还需要完整填写有关内容，避免漏项和错项。相关部门领导和档案管理人员需要对填写的内容进行反复核对和检查，确认无误才能投入使用以及入档。

再次，档案调出、调入、借调、归档需要遵循规章制度。档案管理人员在档案调出时，需要认真审核档案，在遵循相关规定的前提下，将档案系统转出，减少无头档案、无效档案的发生率。调入档案时需要一次性将相关要求说明等一次性办结，避免办事者跑冤枉路。内外部人员借档时，认真落实档案室阅读有关规定，根据档案的种类以及秘密程度实施档案室阅读、取走借阅等规定，同时声明阅读和使用档案时，不允许损毁、弄脏档案，更不可篡改档案。为了提高档案借阅管理质量，避免档案被人为篡改，对档案室进行全过程监控。

最后，实现档案安全管理规范化、标准化。主要抓住档案保管的安全管理、档案数字化平台安全管理、档案数字技术安全管理三个方面。要求档案保管过程中定期检查档案，避免档案老化、腐蚀、遗失，并根据具体业务情况，动态补充、补录、销毁档案。补充、补录的档案必须要写明日期、事项、补充补录的具体内容，并将其放入相应的档案，保证档案的完整性。销毁档案需要执行多层级审批，需要建立销毁档案清单，由单位领导人、档案管理负责人、档案管理人员三级审核，确认无误后由两人以上共同销毁。在档案管理技术、档案管理现代化建设当中，要与专业人员联合，对档案数字技术、档案室以及档案系统的完整性、有效性进行验收，避免系统存在漏洞的问题。在档案日常管理中，要做到档案的分类保管，将纸质档案、数字档案分别存放，后者有效空间内不得存在强磁场干扰。

（二）多措并举提升档案管理人员的素养

第一，积极实现档案管理队伍年轻化。单位需要积极引进档案管理专业人才，要实现档案管理队伍年轻化。为了从源头上提升档案管理人员综合素养，在聘用人才之前，要形成较为系统的岗位胜任力标准，将职业精神、专业技术、基础能力等细化出具体的标准，之后以胜任力标准模型筛选人才。

第二，积极落实档案管理制度。通过培训工作落实相关制度，结合档案管理工作实务开展动态考核，对绩优者实施激励，对绩效较差者进行惩罚，以奖优罚劣的手段提升档案管理人员的主观能动性。在培训过程中，要求档案管理人员熟悉业务流程，精通单位内部各类业务的基本内容，掌握档案资料收集的关键点。为了达成这一目的，可以采取视频培训法，或者引入AR技术，将档案文件以及这些文件产生的过程形象化、具象化，让有关人员在高度真实的环境下学习档案管理，做到档案收集、筛选、分类、立卷、归档、利用的精细化、标准化和规范化。[5]

第三，增强档案管理人员安全意识。通过日常宣传、专业培训，不断提升档案管理人员的安全意识，结合日常工作严格巡查，保证档案管理流程、档案平台管理、档案现代化建设的安全性。对于比较重要的单位或者机构，有必要组织档案管理人员对档案数字化系统以及有关软硬件进行测试，不断排除不安全因素。

第四，树立档案管理人员服务意识。要求档案管理人员要保持良好的服务态度，将档案管理部门作为单位文明窗口，展示单位人文精神、服务意识。为了确保档案管理人员树立服务意识，单位可设定意见箱，或者引导使用者通过数字平台反馈意见。单位人力资源管理当中，可将客户、内部其他部门评价作为考核指标，以此确保档案管理人员重视服务。

（三）构建档案现代化管理体系

第一，建立健全档案管理现代化建设规划机制。单位档案管理现代化建设必须要以本单位发展规划为参考，要保证档案管理现代化和单位各类业务发展匹配，避免建设不足和过度建设问题。因此，单位发展规划制定过程中，档案管理部门要参与其中，明确单位整体规划，并结合档案管理需求，形成科学合理的档案系统现代化建设方案。单位领导人也要高度重视档案管理工作，给予该项工作政策支持、资源支持，这是保证档案管理现代化建设与单位发展规划匹配的关键点。

第二，做好预算确保经费的合理使用。目前，很多单位档案管理都引入 “数字档案馆”管理软件，该软件以计算机语言为主，形成功能齐全的管理系统，具有运行速度快、体积小、兼容性好等优点，同时，该软件可以自行调整程序代码，使软件更加贴合单位档案管理的实际情况。[6]但是，该类软件造价较高，需要单位档案管理部门综合考虑做好预算，在单位可以承受的情况下引入系统。

第三，提升建设质量监理工作的水平。档案管理现代化建设中会引入各类技术，包括大数据、云计算、智能防灾系统等。为了提升档案管理现代化建设质量，需要由专业人员全过程监理，务必保证软硬件的质量和安全。

四、结束语

档案管理部门在认真做好档案基础工作的同时，需要积极开展档案管理现代化建设，抓住制度建设、人才培养、技术建设三个维度，努力推进该项工作。其中人才培养至关重要，树立人才安全意识、信息意识、制度意识，可以保证档案管理工作的可持续发展，为单位决策等行为提供指导。

参考文献：

[1] 赵丽，魏绪云.事业单位档案管理工作的开展研究[J].文化产业，2023（9）：13-15.

[2] 段竹莹.现代化档案管理转型方向与实践研究[J].兰台内外，2023（13）：46-48.

[3] 谭海嵘.新时期事业单位档案管理工作标准化、规范化研究[J].办公室业务，2023（10）：138-139+164.

[4] 陈艳秋.档案管理工作现代化的新方向[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学，2023（5）：9-11.

[5] 李春芬.计算机技术在档案管理现代化中的运用探讨[J].办公自动化，2024，29（1）：67-69.

[6] 赵颖.数字智能化背景下事业单位电子档案管理研究[J].办公自动化，2024，29（1）：55-57.