高校会计凭证管理系统设计

摘 要：会计凭证是会计档案管理工作的重要组成，采用人工方式对纸质会计凭证的转移过程进行管理，因信息不共享，会造成难以查询办理进度，不利于管理等问题。针对高校会计档案管理的需求，文章基于Spring Boot技术设计和开发了一个高校会计凭证管理系统，对会计凭证的转移过程以及后续利用进行信息化管理。试运行结果表明，此系统稳定性良好，功能上能够满足财务部门对会计凭证管理的实际需要，实现会计凭证管理全过程管理，切实提高工作效率。

关键词：Spring Boot 会计凭证 管理系统

中图分类号：F230" 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）08-066-02

一、引言

作为详细记录账簿的重要依据，会计凭证的完整性和准确性与财务核算之间有密切相关。不少高校存在会计凭证电子版与纸质版并存的情形[1]，在转移纸质会计凭证以及后续的利用时采用人工方式，会计凭证的处理信息无法保存，信息无法共享，信息的利用效率低下。例如：各类会计凭证在预归档之前，需要在会计、出纳、复核、会计档案管理员等多位财务人员之间采用人工的方式逐级流转，检查凭证相关的发票、支撑材料、签字信息等是否齐全。在多次流转过程中，由于缺乏信息共享，财务人员并不清楚某一张凭证当前由谁处理，也不清楚该凭证的处理结果，需要逐个询问相关人员才能了解具体信息，沟通成本过高；各类会计材料在整理完毕，完成预归档之后，会因工作原因需要借出，由于采用人工的方式登记借阅信息，导致财务人员需要查阅借阅登记表才可能知道资料由谁持有，是否归还；同时由于采用人工方式管理会计资料，导致无法对收集的会计资料信息进行统计分析、再利用，不利于管理且工作效率低。

针对这个问题，本文采用Spring Boot[2]技术，设计实现一个会计凭证管理系统。在这个系统中，财务人员登记移交会计凭证、记录处理步骤，可查看会计凭证转移的进展，可查询会计凭据的历史记录，按条件进行分类，对会计凭证流转进行全过程管理，解决会计凭证管理痛点，助力高校财务信息化进程。

二、系统设计

在进行系统设计时，首先要根据高校财务需求，对流程和功能设计，确保系统功能能解决用户实际问题；其次，为保障系统质量、后续维护，系统应采用分层及模块化设计，降低各个功能模块之间的耦合度；最后，系统还需要确保信息传递具有实时性，确保系统财务信息安全，按用户权限、按实际使用需要获取。

（一）总框架设计

系统总架构根据需求与系统的复杂度，使用了三层结构，即Web表现层、业务逻辑层和数据访问层[3]。

Web表现层：系统使用vue.js实现该层，运行于浏览器端，负责接收用户输入，为用户提供登录、会计凭证展示、会计凭证转移、会计凭证查询、借阅、归还等视图，用于展示数据处理结果，并实现路由、权限、状态保存等不可见功能，并将用户各类操作数据传送至业务逻辑层。

业务逻辑层：系统使用Spring Boot来实现该层，运行于服务器端，以WebAPI的形式，提供用户登录、用户鉴权、会计凭证管理、会计凭证转移记录、会计凭证借阅归还以及借阅记录等接口。该层通过接口接收Web表现层发送的请求数据，对数据按业务逻辑进行计算处理并将处理结果返回，与Web表现层之间使用HTTP协议及json格式来完成数据交换。

数据访问层：系统使用MySQL存储数据，采用MyBatis框架实现该层，它封装了MySQL数据表的读取、写入、修改和查询操作，为业务逻辑层提供用户表、会计凭证表、会计凭证转移记录表、会计凭证借阅表等数据表格的访问接口，由业务逻辑层调用。

（二）转移流程设计

根据财务部门的实际工作情况，会计凭证转移的次数存在不确定性，由上一处理环节的用户指定接收用户并传递凭证，下一处理环节的用户接收、处理、传递凭据，如此反复，直到凭据预归档。

三、系统功能

系统功能设计是会计凭证管理系统的细化与实际应用，通过对高校财务部门的深入调研，本系统根据需求设计开发的功能有登录模块、会计凭证传递管理模块、会计凭证查询模块、会计凭证借阅模块、会计凭证归还模块、用户管理功能模块。

（一）登录模块

会计凭证系统使用登录模块，验证用户的身份，并根据其角色授予相应的访问和操作权限。当用户非法访问或会话过期时，系统能将用户页面重定向为登录模块。这种机制确保了会计凭证系统数据的安全性和完整性，防止了潜在的安全风险。

（二）会计凭证传递管理模块

会计凭证记录的完整性、准确性、实时性，对正确反映单位各项经济业务有重要的作用。由此凭证传递管理模块是系统的关键模块，需要保障会计凭证信息在传递过程中的完整性、准确性、实时性，这一模块的数据质量直接影响到后面各种数据的可靠程度。

凭证传递管理模块有着多个功能，包括凭证查询、凭证添加、凭证搜索、凭证分类、凭证数据记录等功能。凭证查询可以对上一个用户提交的会计凭证进行编号、内容、是否符合要求等进行查询；凭证添加是创建或查找出所需的凭证后将此凭证传递添加给指定的下一个处理人；凭证搜索可以使用凭证号、日期、所处状态进行凭证搜索；凭证在系统中会按照凭证创建的时间或当前状态进行分类；凭证数据会记录与数据库之中，而且用户对于凭证的处理过程也会记录于传递日志之中。

在此模块可以对凭证进行审核、查询、传递。这个模块之中财务人员可对上级用户及其上传凭证进行审核、查询，还会将这过程中的各种操作记录到日志中，然后审核结束还需要传递至下一级的处理人，增加更高的容错率。该模块根据业务流程制定标准模板，实现系统控制，如对重复录入给出出错提示并进行系统控制，有效保障数据质量。

（三）会计凭证传递记录查询模块

为了解决人工管理模式中会计凭证传递信息无法共享的问题，系统提供了相关传递记录查询模块。通过该模块，财务人员输入单个会计凭证号，即可查询出该凭证的全部转移信息，包括发起人、发起时间，每一步骤的经办人、经办时间，当前经办人、当前经办时间以及会计凭证完备性状态、是否预归档等。

（四）会计凭证借阅模块

会计凭证在交由财务部门的档案管理人员归档且装订成册之前，有时候因工作需要，必须将会计凭证借出。此时，借阅人员须办理借阅手续，登记相关信息。为确保会计凭证的安全、便捷管理，系统提供会计凭证借阅模块，旨在通过信息化手段，优化凭证借阅流程，提高管理效率，并加强凭证的安全性。该模块主要设计了申请借阅及审批授权流程：借阅申请、审核确认、取件确认。

1.借阅申请：用户通过系统，选择多个在库会计凭证，生成借阅申请单。借阅申请单包含借阅人、申请时间、会计凭证信息清单、预计归还时间、借阅事由、附件等信息。用户提交后，自动生成借阅单号，并转由审核人员处理。

2.审核确认：系统收到借阅申请后，自动触发借阅审核流程。审核人员会核实申请信息是否符合实际，如有需要，审核人员退回申请，要求用户补充相关信息或提供证明文件。

3.取件确认：审核通过后，用户在取件时，核查借阅申请单信息与实物是否一致。若一致需在系统中执行“完成取件”功能，方能拿走会计凭证实物。

（五）会计凭证归还模块

为确保凭证的完整性和可追溯性，系统提供会计凭证归还模块。该模块旨在提供一个高效、便捷的归还流程，以便借阅人能够准确、及时地归还借阅的会计凭证。

会计凭证归还流程为：归还申请、审核确认、凭证检查与整理、系统更新与记录。

1.归还申请：用户在归还会计凭证之前，需要通过系统提交归还申请。申请中应包含归还的凭证号、归还日期等信息，以便系统能够准确追踪和记录。

2.审核确认：系统收到归还申请后，自动触发归还审核流程。审核人员会核实归还申请中的信息，确保凭证编号和归还日期等准确无误。

3.凭证检查与整理：审核人员会对归还的凭证进行实物检查。他们会核对凭证的完整性、是否损坏或缺失等情况，并对凭证进行必要的整理。这一步骤确保了凭证在归还后能够保持良好的状态，方便后续的管理和使用。

4.系统更新与记录：一旦凭证检查与整理完成，系统会自动更新凭证的状态，将其从“已借阅”状态更改为“已归还”状态。同时，系统还会生成详细的归还记录，包括归还人、归还时间、凭证状态等信息，以便后续查询和审计。

通过以上业务流程设计与实现，确保了会计凭证归还业务中会计凭证的完整性和可追溯性。

（六）预归档库查询模块

为方便财务人员了解预归档库中会计凭证的去向，系统提供预归档库查询模块。通过该模块，用户可以查询会计凭证是否在库，或是否在借。若是已经借出，则列出详细的借阅信息，包括借阅单号、借阅人、借阅时间等。

（七）借还历史模块

为方便财务人员对会计凭证的借还历史进行追溯，系统提供借还历史模块。通过该模块，管理员用户可查询到所有借阅申请、归还申请记录；普通财务人员则只能看到自己相关的借还历史记录。

（八）数据统计模块

通过该模块，财务人员可以按月按年统计会计凭证处理件数；按月按年统计每个人在会计凭证转移过程中的经办次数；按月按年统计预归档库中会计凭证的借出、归还件数。统计信息提供表格、折线图、柱形图、饼图等方式进行展示。

（九）用户管理功能模块

系统提供用户管理模块包含账户的管理以及角色权限的管理。根据需求，系统角色分为三种，分别是财务人员、财务管理员、超级管理员。财务人员角色由一般财务人员进行使用，用于日常的办公，其拥有的功能包含会计凭证传递模块、借阅模块、归还模块、各类查询模块。财务管理员角色拥有的功能涵盖财务人员角色，此外还拥有借阅审核、归还审核、数据统计、用户管理等功能。超级管理员角色主要用于系统的运行维护，拥有用户管理、密码重置、系统运行日志查看、系统运行状态查看等功能。

四、系统试运行

系统实现完毕并通过测试后，在某高校财务管理部门试运行了两个月。在此期间，系统部署在Tomcat 8.5环境中，全天不间断运行，平均每天转移约300份会计凭证，每月借还约120份会计凭证，财务人员可通过系统查看会计凭证的转移进展状态，借还状态，极大减小了沟通成本，提高了工作效率。

五、结束语

综上，本文主要是基于Spring Boot、Vue、MyBatis三者结合的框架进行会计凭证管理系统的设计与应用，该系统有着多个模块，每个模块中包含着许多的功能既符合了科学合理的设计理念，又使得这些功能满足财务部门对会计凭证管理的要求。当下的信息时代，我们结合实际业务需求，充分利用信息技术不断进行创新，使用更加方便且准确的系统而取代原有的人工方式，从而实现有效减轻高校财务部门的工作压力，提高工作效率。

[基金项目：2023年广西壮族自治区大学生创新创业训练计划支持项目（202316205065）]

参考文献：

[1] 马媛，崔晓昕.高校会计凭证无纸化报销、入账、归档实现途径研究[J].经济师，2024（03）：102-104+107.

[2] 莫文东，李呈彩，梁彬，黄泽益.基于Spring Boot技术的个人博客平台的研究与应用[J].科技风，2024（14）：94-96.

[3] 杜成龙.基于MVC模式的三层架构研究[J].软件，2022，43（06）：100-102.

（作者单位：广西农业职业技术大学 广西南宁 530000）

［作者简介：冯坤，2102级计算机应用工程专业硕士研究生，研究方向：软件工程；罗永辉，2102级计算机应用工程专业硕士研究生，研究方向：软件工程；莫春华，会计师，研究方向：会计信息化、财务管理；通讯作者：罗泉，硕士，高级工程师，研究方向：软件工程、人工智能。］

（责编：贾伟）