2019—2023年公立医院档案管理发展现状及对策

[摘 要]随着信息技术的快速发展和大数据时代的到来，公立医院档案管理面临诸多挑战与机遇。文章将现有档案学术文献作为展现国内医院档案管理研究成果的主要载体，根据2019年至2023年的数据分析，我国公立医院档案电子化、标准化及信息化建设取得显著进步。然而，同时存在着档案利用率低、安全防范机制不足、人才队伍建设落后等问题。研究表明，优化档案分类体系、制定详细的档案管理制度、引进先进的档案管理软件与硬件设备、建立跨部门的档案信息协同共享机制、提升档案管理人员的专业技能及素质是提高档案管理效率的重要对策。研究还指出，数据隐私保护与合规性是未来档案管理的关键，建议加强政策法规和技术研究，进一步推动我国公立医院档案管理的现代化进程。

[关键词]医院档案管理；信息共享；数据隐私；现代化

中图分类号：G27；R197 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）15-0094-03

★基金项目：2024年广西高校中青年教师科研基础能力提升项目《协同治理在档案管理中的作用效果评价：以高校附属医院为例》（2024KY0494）

随着社会信息化水平的持续提高，公立医院档案管理在过去几年（2019年—2023年）经历了重大的变革。面对患者数量激增、医疗服务复杂化以及医疗信息数据量剧增的背景，传统的医院档案管理方式已难以满足当前的需求。数据管理自动化、电子档案系统的普及以及档案信息化建设步伐的加快，成为这一时期档案管理工作的显著特点，也是迎头赶上信息化浪潮的必然选择[ 1 ]。

研究数据表明，在2019至2023年间，超过70%的公立医院投入重资进行了档案管理系统的升级改造，其中包括建立电子病历系统、建立云存储档案库、采用大数据分析技术进行档案信息的深度挖掘和利用等[ 2 ]。这些改革举措有效提升了档案资料的使用效率和安全性，优化了医疗服务流程，极大地增进了医患互动的便捷性和实时性。但进一步调研发现，档案管理仍旧存在“信息孤岛”、权限管理不明确、跨部门协同困难和隐私保护不足等缺陷[ 3 ]。尤其是在档案数据共享和信息系统安全防护方面，许多医院缺乏有效的风险评估和应对策略，给患者信息安全带来了隐忧。此外，档案管理人员专业技能参差不齐，信息化培训不足，已成为制约档案管理现代化的另一个主要障碍。要解决上述问题，必须结合不同公立医院档案管理的实际情况，制定差异化的管理对策和培训计划，将档案管理纳入医院的中长期规划和整体医院管理体系，实现档案管理工作与医疗服务全流程的深度融合。

一、公立医院档案管理概况

（一）2019—2023年发展回顾

2019—2023年，我国公立医院档案管理在推动电子化、标准化与信息化建设方面取得显著进展。推广数字档案系统的部署与应用，使得原本繁重的人工管理任务得以简化，提高了档案管理的工作效率与正确性[ 4 ]。电子档案管理系统在众多医院逐步完善，档案信息化程度得以提升，实现了在线查询与远程访问功能，极大地便利了医护人员与管理人员的档案查阅[ 5 ]。此外，网络技术的普及与应用，为不同部门之间的档案资源共享提供了技术支持，促进了跨部门的数据互联与信息交流[ 6 ]。

尽管有诸多改革措施的实施，医院档案管理仍存在一些棘手问题，如在安全与隐私保护方面缺乏有效的防范机制，面临着数据泄露与滥用的风险[ 7 ]。另外，档案的实体管理方面，仍有相当比例的医院未能建立集中统一的档案管理系统，导致档案保管环节混乱与资源利用效率低下。而人才缺乏问题也不容忽视，专业的档案管理团队建设滞后，缺乏具备现代档案管理知识与技能的专业人才，影响了档案管理的整体质量与发展。

面对种种挑战，公立医院需针对档案管理的现状及存在的问题，采取切实有效的对策，包括对档案分类体系的梳理与优化，确保档案类型与分级清晰，便于管理与查找；同时，明确档案管理责任，制定一套完善、具体的管理制度，规范档案收集、整理、保存与销毁等各环节的操作流程；在此基础上，进一步加大硬件与软件设施的投入，如增加预算用于档案管理系统的更新换代，引入先进的存储与保密设备，确保档案资料的安全性与可靠性；还应注重相关管理人员能力的培养与提升，通过职业培训和学术交流活动，增强档案管理人员对于现代档案管理技术与标准的理解与应用能力[ 8 ]。

（二）管理现状分析

随着信息技术的飞速发展，公立医院档案管理的自动化、信息化水平也在逐年提升。在2019—2023年，医院档案管理自动化系统得到逐步完善，有效地提高了档案管理的效率和安全性，但仍然存在一些亟待解决的问题。在现行的档案管理体系中，档案的利用率普遍偏低，一方面是由于档案的检索系统并不智能，无法提供精准的搜索结果；另一方面，档案内容在电子化转录过程中，缺乏高效的数据处理手段。此外，安全防范机制的不足导致档案数据面临被泄露的风险，档案管理人员的专业技能和素质参差不齐，管理水平亟待提升。从数据分析角度来看，现有档案管理中对结构化数据的处理能力较弱，对非结构化数据如图像、视频等的管理更是无从谈起。针对这些问题，相关文献提出的对策集中在优化档案分类体系、制定详细的管理制度，并积极引进区块链、大数据分析等先进技术，希望通过这些措施来确保档案信息的安全性，同时提升档案的可用性。具体来说，区块链技术可用于档案的数据追踪和安全存储，从而保障数据的真实性和完整性。大数据分析技术则有助于从海量的档案信息中快速提炼出有价值的匹配项，提高了数据的利用效率。

二、档案管理面临的问题

（一）系统性问题探讨

在2 0 1 9年至2 0 2 3年的发展过程中，公立医院档案管理虽然随着信息技术的进步实现了电子化、标准化与信息化的建设，但系统性的挑战依然突显。档案管理系统存在设计缺陷，如管理职责界限不明确，档案分类方法落后，致使管理效率低下，难以满足数据高速增长的需求。针对档案数据的存储和检索问题，现有技术手段无法有效支持大数据环境下档案的高效访问与分析。档案系统的不兼容性，亦制约了跨系统、跨部门的档案信息共享，降低了档案资源的利用率。此外，安全问题时有发生，档案数据泄露与丢失事件时有耳闻，相关防范措施薄弱，安全防护技术需求紧迫。在人才建设方面，档案管理专业人员的短缺及能力不足给管理工作带来诸多不便，难以适应新形势下的档案管理工作需要。因此，迫切需要系统性的解决方案来促进公立医院档案管理的现代化，提高管理效率，确保数据安全，同时加强人才队伍建设和技能提升。

（二）操作层面的难题

公立医院在档案管理上面临的操作层面的难题主要体现在档案利用效率不高以及管理体系的不完善。在具体操作过程中，众多医院缺乏电子档案分类标准，导致档案检索困难，信息的提取和回溯效率低下。比如，医疗档案数字化进程中，由于没有统一的编码和分类体系，导致重要的医疗数据和历史病历信息存在较大的查找难度，直接影响了临床决策的效率与质量。物理档案的存储与维护问题同样严峻。由于档案室空间狭小以及环境条件的限制，大量的纸质档案堆积如山，这在一定程度上也加大了档案材料的损坏与丢失风险。大多数公立医院在档案管理系统建设上还较为落后，缺乏合理的权限设置和人性化的操作界面，导致管理不仅低效且易出错。在档案安全管理上，无论是物理安全还是信息安全方面，都存在明显漏洞，档案材料的泄露事件屡见不鲜。缺乏有效的档案访问控制机制和数据备份恢复体系，一旦遭受外部攻击或产生内部误操作，就可能带来不可逆的严重后果。缺乏专业培训和人才储备是制约公立医院档案管理提质增效的重要因素。目前尚未形成医院档案管理人员的专业化成长路径，部分员工对于档案管理知识的掌握程度不足，难以应对日趋复杂的档案管理任务。

因此，需要根据医院档案管理体系的具体需求和资源状况，通过科学决策和规范操作，一步步加以实施与解决。在漫长的执行过程中，需要保持持续关注，监督实施效果，及时调整对策，以实现档案管理工作细节化、精准化与规范化的目标，促进公立医院档案管理向现代化、智能化发展。

三、管理对策与建议

（一）政策性对策分析

针对2019—2023年我国公立医院档案管理的现状，文章提出了一系列的管理对策。在政策性对策方面，首要任务是构建与档案管理相适应的法规体系。目前，虽档案管理在法律层面上已有规定，但对于医院档案的特殊性缺乏具体的操作法规。加之信息化、电子化日益普及，原有法规难以适应新形势下医院档案管理的需要。政策制定者需要制订包括电子病历、影像资料保密等方面的专门法规，明确档案资料的管理、使用与处罚等规定，以此确保档案资源的合法合规使用，保障患者隐私和信息安全。根据李侠阳的研究，增强医院领导档案意识的重要性不言而喻，将档案工作纳入医院日常工作考核，可加强各级管理层对档案管理的重视，促进档案管理的规范化、制度化运作。因此，应确立档案管理的核心地位，并对管理工作的实施情况进行定期评估，以此激励人员提高整体工作质量。除此之外，公立医院还需根据郝蕊等人的研究引进现代化管理系统，基于“互联网+OA办公平台”的医院档案电子信息管理系统，完善HIS系统，连接医院各类档案功能和系统的管理系统，以适应大数据时代档案大量增长的现实需要。开展综合档案管理的一个重要方向是调整档案管理体系结构，即在已有体系的基础上进一步明确各个部门和个人的档案管理职责，建立完善的档案归纳、借阅、管理及更新的流程，在确保档案管理严谨性的同时，高效地进行档案的存取与利用。为了应对人才队伍建设方面的挑战，公立医院必须着手构建相应的培训体系，通过聘用专业档案管理人才和定期培训现有员工，提高档案管理的专业化水平。

（二）技术创新与应用

随着医疗信息化的不断深入，公立医院档案管理在技术创新和应用方面迎来了转型升级的新机遇。通过引入先进的计算机管理系统，档案数字化存储和检索效率得以大幅提升。在档案电子化方面，采用OCR（光学字符识别）技术对纸质档案进行扫描和自动文字识别，有效减少了人工录入的错误和工时，实现了档案的快速转化和长期稳定保存。同时，利用数据管理技术对档案信息进行结构化处理，通过设置多级分类和索引，可实现对大量档案的快速检索和管理，大大缩短档案查找时间，提高工作效率及用户满意度。针对档案的安全性和保密性问题，引入了先进的信息安全技术，包括权限控制、数据加密和防火墙系统，在保障用户便捷访问的同时，确保了数据的安全性和完整性。另外，通过搭建基于云计算的档案信息共享平台，不仅可以实现内部资源共享，还能进行跨机构的数据交换和协同工作，这在提高档案利用效率的同时，也为医疗资源配置的优化提供了可靠的数据支撑。此外，数据隐私保护也是档案管理的重点，必须强化数据合规性审查和隐私保护措施，确保病患信息不被滥用。综合来看，技术创新在推动公立医院档案管理现代化的同时，也带来了管理理念和方法的革新，为公立医院的档案管理带来了全面而深远的影响。

四、结语

经过多年的探索与实践，公立医院档案管理已从传统的纸质档案转型为电子档案，信息化水平得到显著提升。数据显示，2019—2023年，虽然有部分公立医院实现了档案的电子化管理，引入了智能档案管理系统，然而，档案的实际利用率仍然偏低，处于“信息孤岛”状态的档案难以满足多部门的联合需求，此外，档案安全防范措施的缺失也让信息泄漏风险增加。针对这些问题，改进档案分类体系，全面提升档案管理人员的专业素养，引进高级的档案管理软件，以及加强跨部门的档案共享合作成为提高管理效率的关键策略。在保障档案完整性、可靠性与实时性的基础上，构建高效、规范、安全的档案管理体系是公立医院档案管理工作的中心任务。同时，加大智能化投入，提升档案信息技术的应用层次，对促进医院管理效率和质量的双重提升具有重要意义。

综上所述，未来公立医院档案管理不仅要深化信息化改革，还需在数据隐私保护与合规性领域不断探索，以期构建符合新时代公立医院发展要求的档案管理体系，促进医院的高质量持续稳定发展。

参考文献：

[1]韩兴发，叶茂，吴玉洪.公立医院综合档案管理的现状与对策研究[J].兰台内外，2023（23）：43-45.

[2]李侠阳.医院档案管理再探讨[J].兰台世界，2020（S1）：118-119.

[3]傅雪梅.“五位一体”协同机制对提升医院档案管理质量的作用研究[J].黑龙江档案，2021（04）：248-249.

[4]秦洁.医院信息化与医院档案管理数字化现状探析[J].中国卫生标准管理，2023（11）：7-10.

[5]孟祥洲.医院档案工作的发展路径[J].魅力中国，2019（23）：33.

[6]田丽杰.“互联网+”时代医院综合档案管理的思考[J].山东档案，2023（02）：53.

[7]张宁.新医改下医院档案管理的研究进展[J].当代医学，2021（20）：117-118.

[8]张园.医院档案管理现状与改革措施[J].办公室业务，2019（04）：157-158.