行政事务人员的日常事务处理策略探究

[摘 要]随着我国事业单位的转型与改革发展，行政事务岗位的重要性逐渐凸显。受到单位业务与岗位性质的影响，行政事务人员需面对较为烦琐、复杂的日常工作。日常事务处理可在促进行政事务工作高效开展的同时，为事业单位的可持续发展提供助力，要求行政事务人员具备严谨的态度与较好的耐心，对本职工作保持积极的态度，真正发挥“得力助手”的效能。文章以交通运输局为例，阐明行政事务人员的日常事务处理策略，旨在促进工作效率与质量的不断提升。

[关键词]行政事务；交通运输局；日常事务处理；工勤岗

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）15-0076-03

作为行政事业单位的关键岗位之一，行政事务人员在日常事务处理中发挥组织、监督与参与等职能，日常工作涉及指示传达、电话接听、会议安排与事务协调等。要想做到对日常事务的有效处理，要求行政事务人员具备较强的能力素质，保持认真、严谨的态度，借助科学对策的落实，为日常事务处理效率与质量的提升提供助力。

一、行政事务人员职责范围分析

交通运输系统为保障可靠、正常运行，对工勤岗行政事务人员提出了更高的要求，其具体职责范围包括以下几个方面。

其一，文件管理。行政事务人员需负责管理、归档各类行政文件和文件档案，需确保文件的准确性、完整性和及时性，按照规定流程进行归档、检索。

其二，会议组织和协调。要求人员负责组织、协调内部会议、部门间会议、外部合作伙伴会议等各类会议。需视情况合理安排会议时间和地点，发送邀请函，准备会议材料，并跟进会议纪要、行动计划的执行[ 1 ]。

其三，日程安排和行程管理。需在工作期间协助上级领导安排日程，并对外部行程进行统筹和管理。与各方做好沟通协调，确保行程顺利进行，能够有效解决可能出现的问题。

其四，决策支持和信息报告。按要求为上级领导提供决策支持与信息报告。结合对实际事务的分析，收集、整理和分析相关数据信息，并撰写报告或提供汇报材料，以帮助上级领导做出明智决策。

其五，部门协调和合作。在工作期间需要与其他部门进行协调合作，以确保行政事务的顺利进行。主动与人力资源部门、财务部门、采购部门等沟通，以实现对资源等的有效协调[ 2 ]。

二、日常事务处理的重要性

作为交通运输局稳定、长久运行的关键所在，日常事务处理具有以下作用。

一是提高工作效率。通过有效的日常事务处理，建立规范合理的工作流程，合理分配工作任务与资源，依托信息化系统提高工作效率，可有效减少重复劳动，提高工作质量和效率。

二是加强内部协作。通常情况下，日常事务处理涉及与其他部门的沟通与协作。基于对内部沟通机制的有效构建，可实现信息共享和协同，减少信息传递误差和延迟，提高协作效率，保证工作整体效果符合预期要求[ 3 ]。

三是优化资源利用。日常事务处理的高质量开展，可帮助交通运输局优化资源利用，合理安排日程和行程，避免时间浪费和行程拖延，并通过及时处理行政事务，节省时间和资源，有效推进实际工作和项目。

四是提高服务质量。日常事务处理直接影响到交通运输局对内外部提供的服务质量。及时回复邮件、处理文件、安排会议等，可提高对内员工和对外合作伙伴的满意度，提升交通运输局的形象和信誉。

五是优化决策支持。高水平的日常事务处理，可为上级领导提供准确、及时的决策支持。按要求及时收集、整理和分析相关数据和信息，向上级领导提供报告、汇报材料，帮助其做出明智决策。

三、行政事务人员的日常事务处理策略

（一）注重工作流程的明确与简化

为进一步提升日常事务处理的有效性，需以工作流程的优化设定为前提。鉴于此，可依据行政事务岗位要求，结合以下内容进行流程优化。

一是了解现有流程。要求人员全面了解与分析现有日常事务处理流程，明确掌握各环节具体步骤、涉及的人员和部门，并深度剖析可能存在的瓶颈和问题。

二是确定流程目标。结合对交通运输局运营需求和目标的分析，明确日常事务处理流程的目标，如提高工作效率、减少错误和延误、提高服务质量等[ 4 ]。

三是简化流程步骤。基于对现有流程的分析，识别与简化以往烦琐、重复或不必要的步骤，尽可能缩减流程中的冗余环节，促进日常事务处理效率的显著提升。

四是明确责任和权限。明确界定各步骤的责任人和权限，减少沟通误解、扯皮推诿等情况出现，提高流程的执行效率。

五是制定标准操作规程。针对各步骤，科学制定标准操作规程，规定具体操作步骤、要求和标准，确保各流程都能按照相同标准进行，减少错误、延误等问题的出现，优化工作流程，为日常事务的高效处理提供保障[ 5 ]。

（二）信息化管理系统的应用

现阶段的日常事务处理离不开信息化系统的有效应用，为促进日常事务的高效、准确处理，可结合以下系统或工具提升处理成效。

一是电子文档管理系统。以往的文件管理工作因手段滞后、陈旧，增大了文件遗失、存档不规范等问题的出现概率。而应用电子文档管理系统，可将文件进行电子化存储，实现文件的快速检索与共享。行政事务人员可结合实际工作要求，随时查阅、处理相关文件，显著提高工作效率和质量。

二是任务管理工具。有效应用任务管理工具，可对各项工作任务的截止日期进行有效管理、跟踪。行政事务人员可创建任务清单，设置提醒与优先级，督促任务按时完成，并做到对紧急事务的及时、有效处理[ 6 ]。

三是会议管理软件。在工作期间重视会议管理软件的应用，可为相关会议时间、地点的合理安排提供便利，并支持在线发送邀请函，记录会议议程和纪要，有效跟进会议计划的执行情况，有助于减少会议安排与跟进的时间消耗。

四是工作流程自动化。可视情况对日常事务流程进行自动化处理，显著提高工作效率。如建立自动化审批流程，有效缩减人工审批时间和工作量；支持报表的自动化生成与分发，节省大量时间和精力，帮助行政事务人员将更多精力投入到高价值工作中。

五是数据分析工具。合理构建信息化系统，可为行政事务人员提供数据分析功能。借助数据分析工具，行政事务人员可监控和分析行政事务处理过程，深度发掘潜在问题和优化空间，有助于及时调整工作策略，高质量处理日常事务[ 7 ]。

（三）促进内部沟通交流

日常事务的处理离不开内部沟通协作机制的有效构建，鉴于此，可结合以下几点来优化日常事务处理工作。

首先，定期召开团队会议，促进内部有效沟通。通过会议为行政事务人员提供集体讨论与交流的平台，引导团队成员了解彼此的工作进展、遇到的问题和需要的支持。同时，可依托会议来传达重要信息或安排工作任务，促进日常事务处理效率的提升。

其次，重视沟通工具的选择与使用。结合对日常事务处理要求的分析，借助电子邮件、通信软件、内部社交平台等工具，实现高效传递信息，为人员的在线沟通与讨论提供载体。行政事务人员可结合工作需要选择合适的工具，确保团队成员熟练使用。

再次，建立跨部门沟通机制。在交通运输局的运营管理期间，不同部门之间的协作和沟通至关重要。为提高日常事务处理的效率，需视情况建立跨部门的沟通机制。应重视召开跨部门的会议，通过成立跨部门工作小组等方式，促进不同部门的信息共享和协作[ 8 ]。

最后，营造开放、透明的沟通氛围，增强团队成员之间的合作意识。鼓励员工分享意见与建议，提供正面的反馈和支持。及时沟通和解决潜在的冲突问题，避免信息滞留和传递错误等情况的出现影响日常事务处理的有效性。

（四）掌握时间管理技巧

1.优先级设定与计划制定

要想实现日常事务的高效处理，需以优先级的合理设定为前提，并制订契合实际工作情况的计划，有效避免时间浪费问题的出现。

首先，行政事务人员应做到对工作任务优先级的有效识别与确定。结合对任务紧急程度和重要性的分析，合理进行分类和排序。紧急、重要任务应该优先处理，而对于不紧急但重要的任务，则需提前进行规划和安排[ 9 ]。

其次，行政事务人员可借助日历、待办事项清单或项目管理工具对任务进行跟踪与记录。在制订计划时将任务拆分成子任务，并为各子任务设定明确的截止日期和目标，以帮助人员加强对进度的掌控，在任务完成前有充足时间加以调整，确保潜在问题得到有效处理。

最后，可采用时间块方法管理时间。将工作日划分为不同时间块，各时间块专注于处理特定类型或优先级的任务。如将早上时间用于处理紧急事务，下午则对较为琐碎但重要的事务进行有效处理，以期通过集中注意力来提高工作效率。需要注意的是，在设定优先级和制订计划时，行政事务人员需要综合考虑可能出现的变动和意外，并视情况预留一定的弹性时间，以应对突发事件和紧急任务的出现[ 1 0 ]。

2.优化时间与资源安排

日常事务处理成效受到时间、资源安排的直接影响，鉴于此，需以高效处理事务为目标，在日常工作期间做到以下几点。

一是借助时间矩阵实现对时间和资源的合理安排。视情况将任务分为四个象限，分别为紧急且重要、紧急但不重要、重要但不紧急、不重要且不紧急。行政事务人员可按要求根据任务的紧急程度、重要性将其放入对应象限中，并做到优先处理紧急且重要的任务，适当安排时间处理重要但不紧急的任务，尽量减少对不重要且不紧急的任务的投入。

二是可合理制定工作时间和休息时间规划，维持工作与生活的平衡。在确定固定工作时间段的基础上，尽可能避免在非工作时间进行工作，保证休息与放松时间。若情况允许，可适当拒绝不必要的会议或任务，避免时间和精力的过多浪费。

（五）增强问题分析与评估能力

日常事务的高质高效处理与行政事务人员的问题分析与评估能力存在密切关联。鉴于此，行政事务人员需在工作期间不断提升问题分析与评估能力。

首先，要求人员全面分析问题。通过全面收集相关信息和数据，深入了解问题的背景和原因，把握问题本质，找到解决问题的关键点。如在处理运输安全问题时，行政事务人员需要全面分析事故发生的具体情况、可能原因及潜在影响。

其次，需具备较强的评估问题能力。可结合实际情况分析，通过逻辑思维或分析工具，对问题进行综合评估。如使用SWOT分析法来评估问题的优势与劣势、机会与威胁，或依托鱼骨图来分析问题的根本原因。问题评估可帮助行政事务人员了解问题的各方面情况，为解决问题提供有力支持。

再次，在分析与评估问题时，需要团队合作和多方参与。可组织相关人员进行探讨交流，以获取不同的观点和意见，让行政事务人员获得全面的信息与思路，实现对相关问题的有效分析和评估。

最后，需重视对问题长远影响的考虑。视情况对各解决方案的可行性加以评估，并预估实施后的具体效果和影响。如制定交通规划时，行政事务人员需要充分考虑交通流量的增长趋势、环境保护的要求等因素，评估不同方案的长远效益。

四、结语

日常事务处理水平是行政事务岗位职能的具体体现，并与行政事业单位的高质量发展存在密切关联。鉴于此，需要明确界定行政事务人员的职责，使其明确认知日常事务处理的重要性，从注重工作流程的明确与优化、信息化管理系统的应用、促进内部沟通交流、掌握时间管理技巧、增强问题分析与评估能力等方面入手，采取科学对策，提升日常事务处理的有效性，继而为单位的稳定、长远运行与发展保驾护航。

参考文献：

[1]谢继泓，涂毅.行政事务人员日常事务处理探究[J].时代人物，2021（22）：1-2.

[2]张金龙.机关部门行政事务人员日常工作处理技巧研究[J].大众文摘，2022（18）：150-152.

[3]王振国.行政事务人员日常事务处理技巧探讨[J].市场周刊·理论版，2020（13）：45.

[4]刘必奎.浅析行政事务人员的日常事务处理[J].办公室业务，2018（04）：36.

[5]陈国飞.试论事业单位行政事务人员在日常工作中实用方法[J].北极光，2019（05）：95-96.

[6]于文军.行政单位行政事务人员日常事务处理技巧[J].大市场，2020（08）：149.

[7]林娟.关于做合格行政事务人员的日常事务处理把握的分析[J].经济技术协作信息，2020（33）：41.

[8]闫东.行政事务人员规范日常工作的途径探析[J].人物画报（上旬刊），2020（06）：1.

[9]姜春华.行政事务人员规范日常工作的途径探析[J].消费导刊，2018（45）：178.

[10]严洲春.浅谈提升机关行政事务人员工作效率的策略[J].休闲，2021（09）：1-2.