电网企业重特大事件档案资源管理路径研究

摘 要：中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，要求加强重特大事件档案工作，为响应这一政策，文章从重特大事件档案的定义出发，阐述重特大事件档案管理的意义，对重特大事件档案管理的理论研究与实践现状进行分析，梳理重特大事件档案管理存在的经验与不足，并以国家电网四川省电力公司为例，率先对重特大事件档案的管理体系、专题数据库建设、信息化支撑等方面进行研究与验证，探索重特大事件档案管理的实现路径。

关键词：重特大事件；档案管理；专题数据库；信息化；数据库；电力公司；档案利用

我国作为世界上自然灾害最为严重的国家之一，灾害种类多、分布地域广、发生频率高，同时，企业安全风险隐患交织叠加，安全生产事故易发多发，造成重大经济损失与人员伤亡，对我国安全利益与社会公共利益有一定影响。加强重特大事件档案管理，对于总结应急处置经验教训、辅助现场决策、防范化解风险等具有重要的凭证价值和借鉴参考意义，能够有效推动防灾减灾救灾工作。基于我国重特大事件档案管理现状分析，以国家电网四川省电力公司（以下简称国网四川电力）为例，研究重特大事件档案管理策略，为我国重特大事件档案管理提供参考与借鉴。

1 重特大事件档案的定义及意义

1.1 重特大事件档案的定义

《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》）中，对“重特大事件档案”进行定义：“党和国家组织应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件形成的具有保存价值的历史记录。”[1]不同地区有不同重特大事件的档案记录，重特大事件的发生受国际形势、自然环境、企业管理、人员意识等多方因素影响，不同的地域和文化下产生各具特点的重特大事件档案。涉及政治、经济、生态、医疗等多个领域，其产生的档案分布较广，覆盖层级较多。

1.2 重特大事件档案的意义

开展重特大事件档案资源管理研究，对于提高重特大事件的应对能力，以及推进档案工作的进一步发展具有重要意义。具体如下。

重特大事件档案管理是响应国家号召的重要举措。《通知》要求：“深入贯彻落实党中央决策部署和习近平总书记重要指示精神，以对党、对人民、对历史高度负责的态度，完善制度机制，坚持创新引领，推动资源共享，全面提高重特大事件档案工作现代化水平，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。”[2]因此，开展重特大事件档案管理工作，加强对重特大事件档案管理机制研究、专题数据库建设和利用模式的探索，不仅提高了企业重特大事件档案管理水平，响应了国家的号召，引领行业发展，同时，做好国家重大灾害、大型活动等重要记录的归集整合，也有效保护了国家记忆，为推进重特大事件档案规范管理贡献力量。

重特大事件档案管理能够支撑电网企业中心工作。重特大事件档案是对已发生的重大事件、重要活动和应对紧急事件策略的重要记录，具备特殊的历史价值和参考，可以为相似活动或事件的处置提供宝贵经验。电力企业主要负责电网规划、建设、运营和电力供应，通过加强重特大事件相关文件资料的收集、归档，以及重特大事件档案资源整合利用工作，使档案资料能够在抢修救灾过程中，第一时间为灾害抢修提供切实有效的信息援助，充分发挥档案工作在服务电网高质量发展中的基础性作用，持续提升服务中心工作、助力地方经济社会发展的能力水平，为服务中心工作提供坚强档案支撑。

重特大事件档案管理是提高防险救灾能力的重要依据。重特大事件具有鲜明的突发性、复杂性、破坏性等特征，[3]会造成大量人员伤亡和巨大经济损失。通过加强重特大事件档案资源的管理和整合，使得重特大事件相关部门及人员可以及时、准确地获取所需档案信息，为应对部门在指导预防，以及人员部署、物资供应、经济管理、安全管理、环境保护、决策部署等方面提供参考和借鉴，有利于筑牢国家安全屏障，增强全社会安全意识，既是推动档案事业高质量发展的题中之义，也是提高防险救灾能力的重要依据。

2 我国重特大事件档案资源管理及开发现状调查

2.1 重特大事件档案资源管理理论研究现状

此次理论研究于2023年11月进行，选取中国知网期刊全文数据库、博硕士学位论文全文数据库作为检索来源。由于早期存在“灾害档案”“突发事件档案”“重大活动档案”等不同表述，为确保重特大事件档案理论研究的全面性、准确性，故以“重特大事件档案”“突发事件档案”“灾害档案”等主题词进行模糊检索，将时间界定为 1998年—2023 年，筛选剔除无关文献后，获取重特大事件档案管理相关理论研究成果，主要体现在法规研究、政策解读、管理策略、档案利用等方面。

在法规研究方面，我国目前对于重特大事件档案管理工作制定的法规政策共计10部。其中，在法规层面，主要包括国务院部门发布的《重大活动和突发事件档案管理办法》，以及《山西省重大活动档案管理办法》《齐齐哈尔市重大活动档案管理办法》等地区政府规章。在政策层面，主要包括中办、国办印发的《通知》，以及各地方政府出台的如《关于做好陕西省重大活动档案管理工作的通知》（陕办发〔2018〕 63号）、《关于加强无锡市重大活动及重要事件处置档案工作的通知》（锡办发〔2010〕62号）和《关于加强陇县重大活动档案管理工作的意见》（陇办发〔2013〕145号）等政策。在政策解读方面，部分学者基于《通知》，从重特大事件档案的制度机制及组织保障、收集工作、专题数据库建设及提升利用效能等方面对重特大事件档案管理工作进行解读，从而推动重特大事件档案标准化、精细化管理。在管理策略方面，部分学者提出应在多灾种档案管理方面，进一步明确收集方式、保存方法、保存期限等，并把握灾害档案的特点，逐步明确该类档案的归档范围、收集模式、利用途径，为重特大事件档案管理提供参考与制度支撑。在档案利用方面，有研究表明档案专题数据库对于提高档案利用效率具有独特的作用，应建设重特大事件档案数据库，为重特大事件档案的利用提供新途径。

2.2 重特大事件档案数据计量分析

基于以上研究，文章采用文献题录信息统计分析工具（Statistical AnalysisToolkit for Informetrics，SATI）对重特大事件档案相关的有效文献信息进行统计分析，输出发文年度、文献来源、分布学科等统计信息，然后使用微词云绘制词云图，并借助UCINET6绘制共现图谱。其中，SATI作为期刊文献数据统计与分析的辅助工具，通过对全文数据库题录信息的处理，利用一般计量分析、共现分析、聚类分析、多维尺度分析、社会网络分析等数据分析方法，挖掘和呈现出美妙的可视化数据结果。[4]

统计结果显示：在年度发文趋势上，突发事件档案、灾害档案、重特大事件档案相关论文的总年份数为25年，整体来看，突发事件档案、灾害档案和重特大事件档案相关研究整体呈小幅增长趋势。其中，2021年有关灾害档案、突发事件档案的研究达到峰值77篇。随着2022年《通知》的发布，首次采用“重特大事件档案”的表述，重特大事件档案相关研究成为档案事业关注讨论的新话题，其中最早的一篇是2022年10月发表，直至2023年10月，共发表26篇，较上一年增长12倍，可见档案领域对于重特大事件的重视程度，但整体数量较少，尚处于起步阶段。

在文献来源上，重特大事件档案文献来源共计17个，包括《中国档案》《云南档案》《档案学研究》《陕西档案》等，全部为学术期刊。其中《中国档案》是发表重特大事件档案管理论文最多的文献来源，从2023年1月开始，截至2023年5月，平均每月发表1篇，共计发表5篇，占比19.23%。

在学科分布上，调研表明，论文涉及档案及博物馆、计算机软件及计算机应用、行政法及地方法制、中国政治与国际政治、高等教育、航空航天科学与工程、预防医学与卫生学、交通运输经济等多个学科，其中档案及博物馆学科对于重特大事件档案研究较为重视，发布24篇，占比70.59%。

2.3 重特大事件档案资源管理实践研究现状

习近平总书记曾指出，调查研究是谋事之基、成事之道。真实有效的调查研究可以帮助切实解决难题，了解工作实际需求，为后续的工作提供依据与方向。重特大事件档案资源管理的调研就是对重特大事件档案管理情况的深入分析，全面客观地剖析我国重特大事件档案管理发展的总体情况、存在的问题、后续计划等需求特征，以及重特大事件档案资源管理的分析，并根据各调研单位的发展轨迹及实践经验，对重特大事件档案资源管理的未来发展趋势做出准确分析与预测，从而为重特大事件档案资源管理指出新思路、新方向。

为确保重特大事件档案管理符合国家和行业相关要求及领先性，本次研究围绕重特大事件档案的组织管理、制度建设、业务管理、资源开发利用等方面，选取天津港集团有限公司、国网北京市电力公司、国网河南省电力公司、国网湖北省电力公司、中国移动通信集团四川有限公司等重特大事件发生单位进行调研；同时，针对重特大事件档案的归口部门的管理情况，选取中华人民共和国应急管理部、宜宾市档案馆、成都市档案馆、四川省水利厅、四川省地震局、四川省气象局、四川省应急管理厅办公室进行调研。经过调研，发现大部分单位对于发生的重特大事件较为重视，能够对其产生的材料进行专门的管理，具体情况如下。

档案管理机制较为完善。调研发现，部分单位已建立较为完善的重特大事件档案管理机制，能够前置档案管理要求，加强档案过程管控，确保重特大事件档案管理工作顺利开展。例如中国移动通信集团四川有限公司在事件发生初期指导相关部门对过程资料收集整理，部门兼职档案员立卷归档，事件处置完成后，能够按公司档案规定移交公司档案室；国网北京市电力公司能够明确责任部门负责牵头整理汇总，确保重特大事件相关文件资料及时移交归档。

档案收集范围较为明确。目前，部分单位能够根据重特大事件产生的文件材料，结合实际需求，制定重特大事件档案的收集范围，例如国网北京市电力公司制定文书、声像、实物三类重特大事件档案归档范围；宜宾市档案馆制定重大活动和突发事件档案收集范围；国网河南省电力公司列出通用类文件材料归档范围以及各专业部门文件材料归档范围等，为后续重特大事件档案的规范管理奠定了基础。

重特大事件档案专题较为实用。调研发现，大部分单位能够结合自身行业的特性与实际需求，形成可参考、可借鉴的档案专题成果，例如国网湖北省电力公司建立“新冠疫情防控专题档案”、四川省地震局建立专题档案目录、中国移动通信集团四川有限公司建立重特大事件档案专题数据库、国网河南省电力公司建立“抗洪抢险保供电”档案专题等，能够实现重特大事件档案的精准利用。

从整体来看，由于我国在重特大事件档案的管理上没有形成系统性、规范性的标准及要求，各单位在重特大事件档案管理中的实际分类方案、整编规则、信息化建设等均存在差异，不能完全覆盖档案“收、管、存、用”全流程的管理要求，档案管理水平有待提升。

因此，需要加强重特大事件档案管理工作，统筹规划，从源头抓好重特大事件档案的形成和管理，建立统一领导、齐抓共管、高效联动的管理机制，确保档案工作与重特大事件应对管理工作同部署、同推进、同落实。并研究信息化技术手段，明确重特大事件档案专题数据库和共享利用的建设方向与方案，推动重特大事件档案资源管理与共享利用服务。

3 重特大事件档案管理策略研究与探索

为确保重特大事件档案得到有效保护与利用，需要企业立足于实际需要，围绕重特大事件档案组织机制、制度规范、信息化支撑、利用服务等管理要点，推进重特大事件档案管理模式转变。对此，国网四川电力开展了重特大事件档案管理试点研究，总结形成重特大事件档案管理经验，探索重特大事件档案管理策略。

国网四川电力是四川境内最主要的电网规划、建设、运营和电力供应企业，但受地区影响，面临自然灾害频发、恢复重建任务繁重等诸多困难，重特大事件发生情况较多，重特大事件档案数量也随之增多。为解决这一问题，国网四川电力基于自身丰富的重特大事件档案资源与应急管理经验，创新开展省域范围内重特大事件档案管理研究及实践，通过完善管理体系夯实基础、完善制度规范体系提供依据、强化信息化支撑应用提升效率、创新档案利用等措施，在规范管理、信息化支撑和提升利用效能等方面均取得显著成效。

3.1 完善管理体系夯实基础

完整、系统的档案管理体系是档案工作开展的重要前提，随着企业的发展和壮大，档案的数量不断增加，管理要求也越来越复杂，只有协调好各部门之间的工作职责，实现信息资源在档案管理过程中的科学调配以及控制，才能有效执行各项管理制度，真正把档案工作落实到企业管理的实际工作中，因此，需要加强组织领导和统筹协调，结合各业务部门重特大事件档案利用需求，构建档案集中统一、参与各方联动、职责明确的管理组织，建立覆盖档案“收、管、存、用”全流程管控的档案工作机制，确保档案管理工作与重特大事件管理工作全方位、全流程、全要素的深度融合，为重特大事件档案管理提供基础与保障。

为保障档案管理工作的准确性、规范性，国网四川电力加强顶层设计，成立了由办公室牵头，涵盖相关业务部门、各单位档案部门的重特大事件档案管理工作组，为重特大事件档案管理工作提供组织保障，并明确将档案工作纳入重特大事件应急处置组织中，按照“统一领导、分级管理”的原则，明确办公室、档案部门、相关业务部门，以及参与单位各层级单位及部门的工作职责。此外，前置重特大事件档案工作要求，将事件处置及档案工作纳入管理机制，明确重特大事件档案管理的应急启动流程、收集机制、移交机制、保管及利用机制，确保重特大事件档案的一体化管理，同时，加强重特大事件档案过程管控能力，建立档案工作沟通协调、逐级审核、闭环管理等一系列保障机制，有效保障重特大事件档案工作高效运转。

3.2 完善制度规范体系提供依据

在工作中制定和完善档案管理制度，对完成档案工作的标准化、规范化、科学化管理目标具有非常关键的现实意义，档案工作制度规范是影响企业档案管理水平的重要因素，如果没有一个健全的档案管理制度，缺乏统一的归档范围要求及管理标准，就无法进行统一管理，容易造成档案收集不齐全、归档内容不准确、归档流程混乱等问题，档案的真实性、有效性、完整性也无法保证。因此，需要通过统一档案管理规范，制定明确的重特大事件档案归档范围和整编细则，使公司各单位重特大事件档案实现标准化、统一化管理。

为确保重特大事件档案的完整性、系统性、准确性，国网四川电力依据《国家电网公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》等制度规范，结合重特大事件档案实际管理需求，梳理出重特大事件档案归档内容、责任部门、保管期限等要求，指导所属单位开展重特大事件档案管理，提升重特大事件档案标准化管理水平。同时，通过参考相关标准规范，结合企业工作实际，制定重特大事件档案管理细则，明确重特大事件档案管理的工作职责、工作机制、收集、整理与归档、保管、利用等要求，并明确采用“全宗号-年度-事件编号-保管期限代号-件号”结构进行统一管理，为重特大事件档案工作提供指导。

3.3 强化信息化支撑应用提升效率

档案信息化建设是时代发展的必然趋势。运用数字化技术、计算机技术等信息技术武装档案部门，可以对档案资源进行数字化转化，有利于转变传统档案管理形式，避免传统档案外界环境干扰，[5，6]切实提高档案工作质量，而企业档案信息化建设包含众多内容，需要推进企业管理与档案工作的紧密结合，贯通档案系统与办公系统的数据通道，加强各部门之间档案数据的兼容性，全面推进纸质档案向电子档案的转型升级。此外，专题数据库建设是档案工作顺应数字时代信息化需求的重要支撑性工作，能够实现档案的资源整合，使得各类档案以更加完整、直观且动态方式呈现，有助于进一步提升档案数字化、智能化和自动化工作效果。[7]

为提高重特大事件档案现代化管理水平，国网四川电力通过组织相关部门，对营销管理系统、基建管理系统、应急指挥系统等业务系统的技术路线、部署情况等进行深入研究，制定系统集成方案，打通业务系统与数字档案馆系统的在线归档接口，按照重特大事件的管理流程节点，自动打包封装相关归档文件信息，通过数字档案馆系统的“四性”检测管理功能，对归档材料的“真实性、完整性、可用性、安全性”进行检测，进行在线移交，实现重特大事件档案的在线归档。

同时，加强档案资源整合，遵循标准先行原则，对重特大事件档案专题数据库的元数据管理、建设方案和展示方式进行研究，将档案专题数据库建设与数字档案馆系统建设工作一体考虑。基于数字档案馆平台，按照自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件的类型，以及电网企业保供电重大活动等，分别建立重特大事件档案专题数据库。进而，依照重特大事件的事前、事中、事后的逻辑顺序，通过档案展示重特大事件处置过程，实现档案在线收集和资源整合，为事后跨地区跨部门跨层级紧急处置提供有效信息。

3.4 创新档案利用

当今时代，信息网络日渐发达，信息流转渠道不断增多，意味着数字化档案资源不断丰富，用户的需求也不断增加，[8]但各行业、各部门、各类档案管理较为分散，档案数据资源相互独立、互不相通，档案利用存在阻碍，需要加强利用主体、利用内容和技术支撑等方面的融合协作，以需求为导向，构建重特大事件档案跨单位利用模式，打通档案信息壁垒，实现档案数据资源共享利用。随着档案使用主体的多元化，获得渠道的日渐丰富，用户更希望以方便有效的方式检索到档案，需要不断优化档案利用服务方式，研究人工智能、物联网、多媒体识别等新型信息技术，探索档案智能利用场景，有利于实现重特大事件档案的在线收集、智能整理、高效利用，能够为实现重特大事件档案智能化利用奠定基础。

4 结语

国网四川电力为提高重特大事件档案共享利用服务效能，针对四川省域内管理和国网各层级单位两个层面，建立重特大事件档案共享利用组织，打破了重特大事件管理相关部门及单位之间“条块”体系的阻碍，构建档案部门内部各机构之间、各层级档案部门之间、档案部门与社会部门之间的资源共享利用网络。通过制定重特大事件档案专题数据库建设方案，利用大数据分析、人工智能等技术，对重特大事件的关键字分析，自动关联数字档案馆系统中已有的各类档案目录信息，辅助生成重特大事件档案专题，简化整理流程、提高整理效率。同时，通过研究大数据分析、语音识别、图像处理、自然语言处理等技术应用，结合相关业务部门对重特大事件档案的利用场景分析，拓展档案智能推荐功能，实现应急抢险救灾的档案跨单位利用。再者，对所属单位的历史重特大事件处置档案，实现基于事件类型、处置过程、处置单位等的动态专题利用，推进档案利用的智能化。

参考文献：

[1][2].中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》[N].人民日报，2022-12-13（01）

[3]刘婧，欧月.信息集群理论视域下重特大事件数字档案资源整合的障碍及对策[J].档案学研究，2023，（05）：64-72.

[4]王治，于涌，冯亮秋.《档案管理》杂志所载调查研究类论文的计量分析[J].档案管理，2023，（04）：118-120.

[5]李英子.档案信息化建设必要性分析及对策研究[J].湖北工程学院学报，2023，43（06）：102-106.

[6]刘伊玲，王胡燕，杨本富，等.智能小档：基于深度学习的智能化科技档案管理的应用研究[J].山西档案，2023（05）：136-142.

[7]汪建军.数字政府建设背景下档案数据治理的内在逻辑与实践进路[J].档案与建设，2023（09）：49-52.

[8]江妍.面向治理现代化的档案事业高质量发展路径研究[J].太原城市职业技术学院学报，2023，（11）：204-207.

（作者单位：国网四川省电力公司 张伟，学士，研究馆员；张雪，学士，副研究馆员；唐菁，学士，副研究馆员，高级经济师 来稿日期：2024-02-20）