文化遗产机构线上重大活动档案管理初探

2024-08-17 00:00:00王雪峰高大伟杨红瑞段惠烽

档案管理 2024年3期

摘要：重大活动档案管理的数字化、社会化趋势日益明显，文化遗产机构线上重大活动档案管理需求显著，本文以少林功夫网络考功大赛为例实施了相关调查和策略研究工作。大赛档案资源具有多源泛在、异构复杂和动态涌现特征，在档案收集、质量管控、数据转型等方面存在诸多难点。文化遗产机构线上重大活动档案管理应建立内外双循环的提升策略，不仅要健全治理生态营造，拓展重大活动档案治理空间，还要立足文化遗产机构档案工作基础，扎实推进档案规范管理。

关键词：文化遗产；重大活动；档案收集；档案管理；少林功夫；考功；治理生态；元宇宙

1 引言

重大活动档案是在举办重大会议、会展及赛事等活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种历史记录，[1]是国家档案资源体系建设的重要对象。《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）指出，应健全重大活动档案工作机制，做好归档、接收、征集和整理工作，加强口述材料、新媒体信息采集，统筹重大活动档案专题数据库建设等。[2]2021年6月1日起实施的《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16号，以下简称《办法》）明确了重大活动档案工作职责与管理要求，是档案馆及有关责任单位开展重大活动档案管理的重要依据。[3]北京、河南等地也陆续出台了一些区域性文件。以某项重大活动为对象，分析揭示档案工作机制不健全[4]、档案数量大战线长及整理不及时[5]、档案意识较为淡薄[6，7]等问题，提出符合综合档案馆、高校档案馆及其他政府部门施策需求的方法对策是学术研究的主要特点。

重大活动档案管理的数字化、社会化趋势日益明显。一方面，随着数字经济的快速发展和数字媒体的广泛应用，重大活动线上化、线上线下结合化特征更为鲜明，数字档案资源归集管控趋于重要。如，针对2022年北京冬奥会产生的电子数据、社交媒体信息，冯惠玲[8]、徐拥军[9]提出了推进奥运遗产数字化保存与传播、加强奥运数字档案管理与利用等构想。另一方面，伴随着国家文化数字化、文旅融合等战略的不断推进和文化产业的蓬勃兴起，各类非政府性文化遗产机构逐渐成为重大活动举办的有生力量，规范重大活动档案管理的主体需求更为广泛。

2022年2月，中国嵩山少林寺以其闻名世界的少林功夫文化遗产为依托，在线上成功举办了首届全球“2022快乐中国年·少林功夫网络考功大赛”（以下简称大赛）。本次大赛报名和举行受到海内外社会各界的高度关注，赛事活动也以“云比赛”“云考功”为创新，采用线上提交比赛视频、线下技术官评判网络直播相结合的形式进行，积累形成了大量电子文件、电子邮件、多媒体数据和社交媒体信息。加强大赛重大活动档案管理，并以该大赛为例，探索其对文化遗产机构线上重大活动档案管理的启发意义是本文研究的出发点。

2 案例背景

少林功夫享誉世界。考功是中国嵩山少林寺的一项重要制度和文化传统，多在少林寺常住院、海外少林文化机构举行。广义的考功包含禅定、禅武、禅医、禅艺、讲经、唱念、背诵等七大项，旨在策励少林四众弟子修行不怠。本文中的考功取狭义理解，指历届少林考功大赛主要开展的禅武功夫考评。少林考功大赛的国际化特色鲜明，从2012年在德国和奥地利举办的欧洲少林文化节，到2013年在美国举办的北美少林文化节，再到2014年在英国举办的欧洲少林文化节，[10]少林功夫考功大赛都是其中的重头戏，详见表1所示。

2022年2月的大赛在中国农历新年的正月初九至正月十五举办，大赛以“少林文化，人类共享”为理念，以“和平/友好·健康/快乐·传承/共享”为主题，旨在“供全世界少林爱好者欢度‘2022快乐中国年’”，以期“在世界各国积极应对新冠肺炎疫情的情况下，通过本次云比赛，能使全世界习练、爱好少林功夫的朋友们收获健康、快乐，传承好少林功夫”。

本次大赛由中国嵩山少林寺（国家级非遗少林功夫传承中心）主办，由分布在全球124个城市的少林文化中心（馆、校），及世界少林功夫传习联盟、河南大学武术学院、华南师范大学体育科学学院、河南省非遗保护中心、郑州市非遗保护中心、登封少林友谊学校等机构联办，河南少林文化交流中心（民办非企业单位）承办。大赛由河南君道体育发展有限公司提供技术支持，腾讯会议、虎牙提供直播平台支持，海内外联动抖音、微博、YouTube、Instagram、Facebook、TikTok等社交媒体，少林寺官方网站、少林APP作为信息发布平台，特步体育提供奖品支持。

本次大赛面向全球范围内的学校、幼儿园、社会团体、武术机构、俱乐部、少林文化中心（馆、校）等组织机构和个人。据主办方数据统计，共有来自美国、加拿大、墨西哥、阿根廷、德国、俄罗斯、希腊、日本、新加坡、印度尼西亚、尼日尔、肯尼亚等94个国家和地区的5368名参赛者参赛。大赛除设有个人参赛者项目四项（少林功夫拳法器械套路、少林功夫对练项目、少林功夫段品制一至九段套路、“少林一招功”）、集体参赛者项目两项（集体少林拳、集体少林器械）外，还设置有家庭竞赛项目（2代组、3代组、4代组、5代组的少林功夫拳术、器械、功法和少林易筋经等）。

竞赛规程共五项。[11]首先是参赛者通过电子邮件报名，参赛者需将大赛报名表、自愿参赛责任书签字扫描后，连同一英寸照片发送至技术支持单位邮箱。其次是线上提交比赛视频，即在报名审核成功后，参赛者在规定时间内，按规定的视频要求，拍摄、上传参赛作品。再次是裁判评判直播，专业武术裁判和少林武僧代表组成的裁判员在少林寺大彻堂现场对参赛作品评判打分，并同步全球网络直播。最后是成绩公布、闭幕式和颁奖典礼。即在成绩复查无误后，少林寺官方网站、少林APP公布参赛者成绩，随后在少林寺大彻堂网络直播大赛闭幕式，并分北美洲、南美洲、亚洲/大洋洲、大中华（含港澳台）、欧洲/非洲五个赛区直播颁奖典礼。

3 大赛档案资源的特征

通过调研中国嵩山少林寺档案馆、技术支持单位、直播平台、信息发布平台及国内外社交媒体，大赛档案资源内容丰富，构成分布情况见表2所示。少林寺档案馆已完成了相关档案资源的汇集，并结合内部现有制度和《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《录音录像档案管理规范》（DA/T78）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）等规范，正实施相应整理工作。

把握档案资源的特征，是持续做好大赛档案管理的基础。除具备重大活动档案的一般特点外，以本次大赛为代表的线上重大活动档案还有着突出的多源泛在、异构复杂和动态涌现特征。

3.1 多源泛在

线上重大活动档案在来源上具有显著的多源泛在性。本次大赛档案资源来源有三：一是参与大赛组织实施的有关机构所形成的档案资源，涉及主办单位中国嵩山少林寺、130家海内外联办机构、1家技术支持单位、1家奖品支持单位及活动有关审批部门等主体，包括大赛申报审批材料、合作协议、竞赛规程、邀请函、大赛设计方案、大赛评判打分材料、颁奖材料等。二是参赛者直接形成的档案资源，包括大赛报名表、自愿参赛责任书、参赛视频作品等，覆盖来自94个国家和地区的5368名各类参赛者。三是相关机构和人员通过直播平台、社交媒体等媒介所形成或传播的档案资源，包括直播视频及有关数据、社交媒体信息等，也不乏奥地利前总统Heinz Fischer、奥地利驻华大使AndreasRiecken、美国国会议员Grace Meng、美国纽约州州长KathyHochul等政界人士及成龙、吴京、王宝强、徐峥、郎朗、张鑫炎、蔡志忠等影视文艺界名人通过电子邮件和社交媒体发来的贺信、祝福等，见图1、图2所示。以上档案资源不仅记述了大赛组织管理的始末，更见证了少林功夫对海内外修习者、爱好者的巨大影响力和凝聚力，反映了以少林功夫为代表的中华优秀传统文化在国际上的一次成功亮相，对国家和少林寺极具价值。

3.2 异构复杂

线上重大活动档案因数字化环境而多具有异构复杂的形态特征。除大赛申报审批、评判打分等纸质档案外，绝大多数档案借助数字化环境形成、传播和保存，涉及在电子邮件报名、参赛视频制作、网络宣传推广、网络竞赛直播、电子证书发放、社交媒体推文转发、视频贺信祝福发送等方面形成的电子邮件、电子证书、电子图片、视频记录、媒介数据等各类数字记录，由eml、pdf、doc、xls、mp4、mov、jpg等数据格式和多样化元数据构成，做好数字档案资源跨媒介归集管控和面向长期保存的数据处理极为关键。

3.3 动态涌现

受媒介环境的影响，线上重大活动档案的形成“战线长”、采集成本高、时间跨度大，往往需要档案人员做超常规的动态跟踪，且档案形成往往具有超出主办方预期的涉及复杂受众情感态度和网络舆情的随机涌现现象——重大活动档案也可能涉及突发网络事件的应对信息。本次大赛作为当时令人瞩目的“热点”事件，中新社、新华社及大量省级媒体连续报道或直播，覆盖超10亿人次，海外1663家媒体报道覆盖超32亿人次，百度咨询指数日峰值达32万以上，虎牙直播每天最高峰有1944万人次围观，[12]Facebook、TikTok等海外社交媒体整体曝光量1811.4万次。[13]在大赛结束后，各类媒介报道、社交媒体信息的“余温”更是持续了相当长时间。在正面传播的主流舆论环境下，也不可避免地存在一些网络负面信息，对大赛主办方也有一定的决策支持价值。实际上，考虑到非政府性文化遗产机构档案工作基础相对薄弱，档案部门事前介入的意识和能力相对不足，线上重大活动档案动态涌现现象更加值得关注。

4 大赛档案管理的难点

4.1 档案收集难点

建立健全重大活动档案应对机制，加强档案收集，维护档案完整与安全是重大活动档案管理的重点，也是以多源泛在、异构复杂、动态涌现为显著特征的线上重大活动档案的管理难点。以本次大赛为例，参赛者从过去线下活动的几百人增长至线上参赛的5000余人，档案形态从主办方主导的相对单一的文件材料变更为涉及多元主体参与的多媒体数据、海内外社交媒体信息等复杂样态，形成过程从以活动为中心的受限时间跨度转变为超出活动之外的以网络事件为中心的长时间跨度，这些现象无疑对档案收集工作的组织管理、社会协同、平台跟踪、技术保障和应急响应等能力提出了更高要求。

4.2 质量管3cc7133e4c85c5b5b15c8fb4c9c43470控难点

“加强档案资源质量管控”是《规划》关于档案资源建设的核心要求，也是做好重大活动档案管理的中心任务。以本次大赛为例，大赛档案的形成、传播和暂存牵涉数字素养各异的参赛者和灵活性、自由度较强的技术支持单位与社交媒体平台，语言环境上也涉及中、英、法、意、葡、西、日等17国语言，活动组织与档案管控的专业性要求高、难度大。同时，由于档案主管部门、综合档案馆对大赛前期情况掌握不足，《办法》对文化遗产机构的施策指引不够，以及非政府性文化遗产机构档案工作基础相对薄弱，导致档案形成质量受到不利影响。如，大赛组委会要求参赛者上传其签署完毕的报名表和自愿参赛责任书扫描件，但实际收到的文件材料有相当一部分是缺少手写签名的可编辑文档文件，组织者也未及时反馈给参赛者更正。又如，技术支持单位要求的视频格式和制作规范与有关档案规范不一致，对时间、版本等核心元数据标记和存档保存不够重视，导致部分档案信息散失。此外，对大赛活动中反映少林功夫特有标识与社会影响力的档案，如对名人相关社交媒体信息的采集主动性和覆盖面不足，所采集的视频信息质量也参差不齐。

4.3 数据转型难点

由于对线上重大活动档案特征的认识不足，使得实践环节更关注主办单位、承办单位等机构记录，也更为关注传统纸质档案的归集和声像档案的跟踪录制，对电子邮件、社交媒体信息、舆情信息等新来源对象的归集谋划不足，新媒体传播环境下重大活动档案应对机制存在缺失，本次大赛档案管理中也存在类似的应对乏力情形。此外，针对《规划》强调的统筹“重大活动档案专题数据库建设”，以及《办法》对建立“专题目录”“建立检索系统、建设信息共享平台”的基本要求，线上重大活动档案管理的实际推进也不够充分，大赛档案专题数据库建设和共享服务工作仍停留于起步阶段。

5 文化遗产机构线上重大活动档案管理的提升策略

加强文化遗产机构线上重大活动档案管理既是其规范自身管理、积累历史文化资源、发挥档案文化价值、做强文化遗产品牌的重要实践，也是档案主管部门、综合档案馆等机构跟踪档案形成新领域新特点，拓展档案治理领域，推进国家档案资源体系建设的有为空间。结合大赛档案资源特征与管理难点，本文重点从文化遗产机构内外部两个方面分析线上重大活动档案管理的应对方法，以期建立起具有内外双循环特点的提升策略。

5.1 外循环：营造治理生态

健全重大活动档案管理组织，强化档案部门和责任部门职责，推进协作、协同、协商等多元化、社会化治理是《办法》的重要精神，“加强部门协同、区域协同、行业协同，鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务”也是《规划》所倡导的档案治理思路。为提升文化遗产机构线上重大活动档案管理水平，也应首先在全社会营造开放协调的档案治理生态，拓展重大活动档案治理空间。

档案主管部门是多元主体参与的、以共治共商共享为特色的线上重大活动档案治理生态的核心营造者，综合档案馆、活动审批部门、文化遗产机构则是治理生态的有机组成。一方面，档案主管部门应认识到重大活动档案管理数字化、社会化发展趋势，依据档案法律法规及《办法》有关规定，基于“大档案观”和地方实际，针对中国嵩山少林寺等非政府性文化遗产机构建立健全重大活动档案监督指导、重点征集或资源登记机制，并适时建立有关工作清单。尤其应运用政策、标准工具，前瞻设计线上重大活动档案管理任务要求，加强对社交媒体信息、网络舆情等新来源对象档案化治理的指引和规范，进而健全新媒体环境下线上重大活动档案应对策略。另一方面，活动审批部门、综合档案馆也应各尽其能，做好文化遗产机构线上重大活动档案的跟踪和后续征集或登记。通过档案治理生态营造，使文化遗产机构线上重大活动档案实践能“被知晓”“被监督”“被指导”，消除管理黑洞和盲区，不失时机地充实国家档案资源体系。

5.2 内循环：推进规范管理

文化遗产机构应积极对接外循环，加强前端介入、全程控制等经验做法导入和工作创新，强化内部档案责任制落实。对以中国嵩山少林寺为代表的宗教活动场所等非政府性文化遗产机构而言，考虑到其档案工作基础的现实条件，应首先在管理规范化上做重点加强。

一是强化做好档案工作的规范意识，提高在各类重大活动中实施档案管理、留存文化记忆的敏感性。在线上重大活动酝酿筹备阶段就应着手考虑档案工作的介入机制，预判可能的档案形成者和渠道，统筹档案收集、质量管控和数据处理等难点化解，选优配强工作人员和工作条件。

二是梳理整合电子文件归档、档案数字化加工、录音录像及网页信息归档管理等档案行业标准规范，完善其线上重大活动档案管理制度和工作网络。除规范重大活动档案全过程管理外，应重点加强与外部档案主管部门、综合档案馆、技术支持单位等的协同，寻求档案专业支持和信息技术支持，建立与社交媒体平台、直播平台的数据共享合作机制，并提高档案部门职能和专业化程度，做到在活动举办全过程对技术支持部门及其他档案形成者、形成渠道实施积极管控和服务。

三是掌握重点档案形成特点和规律，制定科学稳健、开放灵活的跟踪归集策略。以少林功夫网络考功大赛为例，除组织管理类档案外，应着重加强对大赛形象识别系统信息、线上线下大赛活动数据、贺电贺信类电子档案、社交媒体信息及重要网络舆情信息的采集，加强对方丈、邀请嘉宾等各类致辞、讲话稿、照片视频的掌握，跟踪做好名人档案收集。在工作中，应着重关注档案重要背景信息的留存和标注，扎实版本管理。同时，为弥补前期资源采集的不足，可邀请大赛主办方及大赛裁判、参赛者等亲历者采访录制口述档案，征集零散材料，回忆补充现有档案背景信息的不足。

四是推进档案资源组织与开发利用。统筹建立档案专题数据库，加强档案开发利用是写好线上重大活动档案管理“后半篇文章”的关键。对大赛档案管理而言，也应立足现有少林文化大数据体系建设基础，[14]以构建具有时代特色的少林档案数据体系为旨归，一方面聚焦大赛档案跨平台、跨主体形成和成套集中管理利用的需求，通过异构多样数据采集清洗、转化处理、鉴定整理、识别标注，以规范的数据结构和存储方法，建立大赛专题数据库；另一方面围绕“实现少林档案新质生产”思路，[15]依托已投入使用的少林数字展览、少林“元宇宙”平台，提升以数智开发和创意表达为核心的数字内容供给能力。

6 结语

以少林功夫网络考功大赛为代表的文化遗产机构线上重大活动是重大活动档案管理实践的新现象。探索这类档案的管理问题，既是应文化遗产机构所亟需，也是将非政府性文化遗产机构档案工作纳入监管视野，拓展档案治理空间，丰富线上重大活动档案管理制度设计，推进数字时代国家档案资源体系建设的重要任务。本文以大赛为例，尝试辨明其形成档案的特征与管理难点，提出内外双循环的提升策略，以期为文化遗产机构线上重大活动档案管理提供借鉴。

本文系国家社科基金项目：“元宇宙”场域下智慧图书馆空间服务创新研究（项目编号：23BTQ011 ）、河南省研究生教育改革与质量提升工程项目（编号：YJS2023SZ30）、郑州航院研究生学科建设与研究生培养专项项目（编号：2022YJSXK06）、郑州航院研究生教育创新计划项目（编号：2023CX45）的阶段性研究成果。

参考文献：

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[2]本刊讯.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案，2021（06）：18-23.

[3]重大活动和突发事件档案管理办法[N].中国档案报，2021-01-14（002）.

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[8]冯惠玲，任瑾，陈怡.北京“双奥”遗产的数字化保存与传播[J].图书情报知识，2022（03）：22-31.

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[10]吴艳.琴墨书武：佛教界传承弘扬中华优秀传统文化的创新实践[N].中国民族报，2022-03-29（007）

[11]少林寺网站.“2022快乐中国年”少林功夫网络考功大赛竞赛规程[EB/OL].（2021.12.23）[2023.12.21].http：//www.shaolin.org.cn/newsinfo/1/3/23874.html.