人民法院无纸化办案对传统档案管理模式的挑战

近年来，全国各地人民法院不断推动“智慧法院”建设，不少地区率先实现“全流程无纸化办案”，推动审判、执行工作模式深入变革，有力提高了办案质效。由此对传统档案管理模式带来一系列挑战。

一、无纸化办案对传统档案管理模式的挑战

（一）对档案法律效力的挑战

人民法院电子卷宗是指在案件受理前和案件审理过程中，将尚未装订归档成卷的纸质案卷材料，依托数字影像技术、文字识别技术、数据库技术等媒介技术制作而成的具有特定格式的电子文档和相关电子数据。

无纸化办案是指从立案、审理、结案、卷宗归档等各个环节实现网上办理，办案过程全流程网上留痕的新型审判模式。区别于传统纸质卷宗办案，整个过程承办人不接触纸质材料，所有纸质材料通过随案同步生成电子卷宗，全程通过电子卷宗进行审判活动。但是和传统的纸质档案经数字化扫描后形成的档案影像卷即电子档案相比，目前电子卷宗的法律效力欠缺位阶较高的立法支持。现阶段，在《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国刑事诉讼法》和《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规中只能找到关联论述，没有明确条文。最高人民法院下发的《人民法院在线诉讼规则》对在线诉讼中电子卷宗的应用也作出了概括性规定，但对于电子卷宗、电子档案与传统纸质卷宗、传统纸质档案的效力同等性并未作出明确规定。此外，电子卷宗中的电子材料结案后通过审判系统直接转为电子档案的法律效力也存在争议。

根据《中华人民共和国民事诉讼法》规定的“原件”规则，书证和物证应当提交原件，但在电子卷宗中提交的书证、物证均不是原件形式，对现行相关诉讼法律规范造成冲击[1]。虽然《民事诉讼程序繁简分流改革试点实施办法》第二十二条、《人民法院在线诉讼规则》第十二条等明确了电子化材料的“视同原件”效力，但其具体适用受到较为严格的审核限制。而且，“视同原件”效力主要解决的是电子化材料的形式真实性问题，其证据能力和证明力是否真正能够与“原件”的法律效力具有同等性，仍需在相关诉讼立法中进一步予以明确。其次，关于电子卷宗的真实性判定难题。在电子卷宗中，大量的电子诉讼材料系由当事人自行上传，受审查确认方式的有限性等影响，往往难以辨别真伪，导致实践中有很多当事人向人民法院请求对证据进行线下实体确认，在一定程度上影响了无纸化办案效率。

（二）对档案学术伦理的挑战

档案的本质属性是原始记录性，无纸化办案产生的电子材料来自两个方面——原始产生和过程产生。原始产生主要是指在诉讼中当事人、第三人和人民法院直接产生的电子材料，例如当事人通过在线立案平台、手机端立案上传的以word、pdf、图片、音频、视频等不同形式提供的电子材料，审理过程中提供的存储在光盘、U盘、硬盘等载体需要读取的数据文件，人民法院通过电子送达形成的送达记录和电子签章后生成的电子法律文书等材料。过程产生主要是对当事人通过现场、邮寄立案提供的纸质材料进行立案扫描，对审理过程中当事人新增纸质证据和人民法院案件调查中产生的纸质材料进行补充扫描，最终实现电子卷宗随案同步生成。

无纸化办案中的电子材料不再是全部由原始纸质材料扫描形成，而是原始产生和过程产生均存在，结案归档后形成的纸质档案不再和电子档案一一对应而是成为电子档案的补充说明。无纸化办案中最后形成的电子档案既不是简单的对纸质档案的数字化扫描也不是完全依据电子卷宗一键转档，而是删减后的电子卷宗加上纸质材料数字化扫描形成的电子材料的集合体，某种意义上可以将纸质档案看成电子档案的附件，这种模式下电子档案才是完整性的档案记录。纸质档案只保存本就是原始产生的纸质材料，对于直接生成的电子卷宗材料不再打印入卷，这就导致例如在线庭审中包含电子签名的笔录、电子签章系统审批通过的法律文书、在线立案以电子形式提交的诉讼材料等在纸质档案里均不再存在。

在电子卷宗深度应用和无纸化办案的大背景下，最高人民法院开始倡导以电子卷宗为主、纸质卷宗为辅的归档模式改革，但现阶段电子卷宗转档生成电子档案应包括的具体内容尚未明确。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》指出：当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。以往人民法院均是收取当事人原件，结案后入纸质材料入卷归档。无纸化办案模式下，纸质原件是否入卷不再强制要求，特别是北京、杭州和广州三家互联网法院以强大的信息系统做依托，在立案阶段就不再接收纸质材料，基本实现了无纸质档案无库房的档案生成模式。其他地区人民法院在无纸化办案中也在不同程度做出探索，例如江苏地区的人民法院全面实行电子发票和电子送达，不再向当事人提供传统纸质诉讼费等缴费发票，提供电子发票供其自行保管使用；对于同意电子送达的当事人，全程采用电子送达，不再通过邮政提供纸质文书的线下邮寄。由于各地情况不一，这就导致无纸化办案以后，不同地区不同人民法院的电子和纸质档案包含的内容同样也产生差异。

随着后续无纸化办案改革持续深入，作为附件的纸质档案将逐渐减少甚至消失，最终将会出现无配套纸质档案的纯电子档案。作为档案学核心理论之一的来源原则明确指出尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。而无纸化办案造成纸质档案和电子档案的完全剥离，导致全宗不再完整，对来源原则的挑战值得关注。

（三）对档案归档模式的挑战

无纸化办案全面铺开后，传统的“双套制”管理模式弊端显露，不利于各级法院践行智慧法院理念[2]。目前各地人民法院在案件结案后按照规定在审判系统内对电子卷宗内容进行排序，删除重复或者不需入卷的电子材料，经过整理后提交归档生成电子档案。案件相关的纸质材料按照敲码、打孔、装订等工序，形成纸质档案后同步归档。

同传统归档模式相比，电子卷宗一键转档仍要进行纸质材料的装订、打孔、敲码，相当于是将原纸质档案归档变为纸质和电子并存，只是纸质档案的内容和厚度会大幅度下降，但是该完成的装卷流程并未消失。同时一键转档操作人员在转档完成后，档案室工作人员要进行电子档案和纸质档案的双重接收。司法改革以后，司法行政人员在人民法院占比压缩到15%，专门从事档案工作的在编人员在中、基层人民法院大都是1至2人，逐年增加的案件量对后续人民法院归档质量管理带来不小的压力。

（四）对档案信息化的挑战

推行无纸化办案，采用审判系统电子阅卷和电子卷宗一键转档进行归档，需要依靠强有力的信息系统支持。同时扫描数据的骤增对系统安全性、可读性和存储容量都带来新的要求。现阶段各地区人民法院审判系统并没有统一，部分地方是全省统一一个系统，部分地方是全省同时使用多个系统，部分地方是各自使用不同的系统。在这样的背景下推行无纸化，需要大量的额外经济支出，同时对于一键转档的技术要求也较高。

据不完全统计，截至2023年12月，全国法院中实现电子卷宗一键转档的人民法院，有相当一部分因电子卷宗、电子档案编目之间存在差异，需人工逐一核对调整。以笔者所在的苏州地区为例，结案后电子卷宗在一键转档过程中，原始电子卷宗大量的电子材料无法直接匹配到电子档案目录中，需要人工一一拖拽匹配。由于诉讼案件包含的字段广、范围大，而且每个案件包含的字段内容还不一样，导致电子卷宗转档归档及时率反而不及传统装卷纸质档案归档。不少书记员反映在电脑上一件件的核对和调整电子材料顺序，反而没有传统装卷对纸质材料进行手工理卷方便。

无纸化办案对电子材料的生成质量要求较高，电子材料的成像效果直接影响司法审判效率和后续电子卷宗归档。当事人通过网络、微信小程序或者自助设备提交立案材料，立案人员非专业扫描人员，对于该材料是否符合电子卷宗成像和电子档案技术标准并不清楚，仅通过材料是否清晰、是否符合立案要求判断能否立案。然而个人提供的材料，例如照片、截图、非原件的复印件等电子材料很多并不符合后续案件结案归档数据要求。

同时，对于结案后已通过一键转档进行归档的案件，增加材料显得更加烦琐。传统纸质档案归档后加材料是对增加的纸质材料直接扫描，二次挂接档案系统。一键转档后的案件由于案件状态已经变更为归档，无法直接在系统中变更案件状态，需要将案件退回结案状态，添加新的增加材料重新转档生成新的电子档案后再提档进行归档。近年来为了确保审判数据的不可更改性，不少地区由省高院牵头对电子数据的修改进行了严格管理，以江苏地区为例，对于已经结案归档的案件状态进行变更需要由基层人民法院提交当地中级人民法院经汇总报省高院审核才能修改案件状态。然而针对基层人民法院上诉案件、发改案件等退回的审理材料和结案后当事人提交的解封申请等后续新产生的材料，这种修改流程无异于增加了不少额外工作量。

二、对相关问题的应对措施

（一）加强顶层设计，完善规章制度

由最高人民法院和国家档案局联合牵头制定相关政策，提供顶层支持。从制度着手，确保人民法院开展无纸化办案，电子卷宗归档有章可循。考虑到各地改革探索步伐不一，可在强化顶层设计的基础上，选取一定数量的代表性省份，在当地省法院和省档案局的指导下开展实践，最后国家层面在吸收总结各地经验的基础上统一规划、统一设计、统一部署，制定自上而下贯彻执行的相应制度和方案。

各地区人民法院同时也要加强和同级档案主管部门的沟通，现阶段各地无纸化办案和归档基本是人民法院独立承担，对于后续归档内容、方式等转变和同级综合档案馆、档案行政管理部门没有针对性的沟通。由于法院案件逐年增加，各地法院都面临库房胀库严重的问题，如何储存大量的纸质档案成为一个大难题。利用无纸化办案机会，能解决法院长期以来存在的“二次扫描”问题，即立案材料扫描进入审判系统，结案归档后纸质材料扫描进入档案系统，既造成了资源浪费，也带来了纸质档案越来越厚无处存储的问题。

由于审判工作和归档工作相比立案的滞后性，无纸化办案带来的纸质档案减少的效果从推行到凸显效果最快也需要两三年，因此在进行有关工作的时候要未雨绸缪，提早考虑各地综合档案馆对纸质档案、电子档案入库移交的具体要求，确保无纸化办案产生的纸质档案和电子档案符合同级综合档案馆的有关标准。

（二）统一规范标准，建立全流程体系

无纸化办案除了纸质材料电子化外，还包括电子文件接收、转化，以及电子卷宗、纸质卷宗、数字化副本的流转，需要从全流程的角度，统筹规划各方面、各层次、各要素。电子卷宗归档的前提是全流程网上办案体系，打通各个系统之间电子文件的联通渠道[3]。一是建立长效机制。卷宗质量提高是一个摸索和不断提高的过程，需要在技术、流程上持续优化，要在对自身状况进行认真分析后进行长远设计。二是摸清资源底数，对标拟用资源进行基础评估，通过评估明确建设目标、阶段内容，作为基础配备依据。三是设计关于评估的关键指标（如扫描率、已扫描案件编目率、扫描质量、编目质量等），建立评估周期等机制，完善评估方法。四是重视数据标准化建设，做好卷宗数据存储、生成、集成、共享、挖掘等工作，通过数据辅助决策，提高管理的精准化。

流程体系建设是案件归档工作标准化、规范化的基础。要加强组织领导，建立符合实际的组织协调机制。以实际办案需求为出发点，按照规范，借鉴经验，制定严格的电子卷宗制作标准和纸质卷宗制作标准。同时围绕电子材料和纸质材料全流程管理，健全双轨流转、管理制度，打通流转过程尤其是归档环节的堵点、难点。重点对扫描、编目、数据挂接等环节出台相应规范，明确职责清单。通过健全保障制度，提供标准化、伴随式服务，做好技术支持。加强诉讼材料电子化处理工作现场管理，制定严格的工作制度保密管理规定，加强手机等电子设备集中管理等相关措施。建立随机抽查、定期考核、工作通报制度，根据工作反馈情况，及时出台相关规范性文件等具体的工作指引。

（三）打造两柜三区，深化档案辅助事务社会化服务

近年来最高人民法院和有关部门多次对审判辅助事务社会化工作提出要求，2021年最高人民法院印发《关于在加快推进司法责任体系改革和建设中进一步加强人民法院队伍建设的意见》，进一步强调要“有序推进审判辅助事务集约化社会化管理，切实减轻法官事务性工作负担”。2019年中共中央政法委员会、最高人民法院、最高人民检察院印发《关于进一步优化审判辅助人员配置全面提升司法效能的意见》，对司法辅助事务工作，提出要提高集约化、社会化水平。国家档案局下发的《档案数字化外包安全管理规范》也对档案数字化外包安全管理作了明确要求。因此，利用推广无纸化办案的契机，将档案管理的事务性工作从审判核心工作剥离，也符合人民法院和档案行政主管部门的相关要求。

在无纸化办案模式下，调整传统档案归档模式，借助第三方社会化力量将档案辅助事务从审判核心工作中剥离，确保有限的法院工作人员集中在审执业务中。建设智能云柜、智能中间柜和数字化扫描区、集中装卷区和转档区的两柜三区模式，通过硬件设备的协助，将少量非无纸化案件的中间材料存储在智能云柜中，大量无纸化案件的纸质材料存储于智能中间柜中，配备专人进行存取。同时通过第三方派驻扫描人员，将立案扫描和过程材料扫描从法官和书记员工作中剥离，避免无纸化办案带来的扫描工作量骤增挤压原有的审判核心工作。同时成立集中装卷和电子转档团队，将敲码、打孔、装订和电子卷宗数据导入等重复性、程序性工作交由第三方团队，原有法院业务人员和档案管理人员承担质检和核验工作，实现从档案整理到档案管理的转变。

（四）加强技术投入和硬件改造，提升系统数据安全水平

采用无纸化办案的人民法院电子卷宗系统应具备材料接收、智能编目、全程流转、电子签名、安全认证等功能，支持在电子诉讼文件形成和流转过程数据采集、电子签名图形化转化、生成归档数据并按照程序要求向电子档案管理系统归档。该系统应为独立的系统，能够提供归档接口程序，实现在线移交归档等功能。归档接口能够通过信息包方式实现数据交换，以在电子卷宗系统设计推送接口或者在电子档案管理系统设计捕获接口的形式，实现归档文件自动转换、归档目录智能挂接、归档文件标注核对、归档目录自由选择，提供案件电子卷转档案卷、档案卷整理功能，实现让办案部门一键转档，档案管理部门核查后一键接收的一体化流程。

同时人民法院要及时扩容存储空间、更新老旧硬件设备，满足无纸化办案对于硬件设备的需求。在进行无纸化办案的推广过程中，要重视电子质证系统的研发和使用，保障庭审电子质证稳定运行。由于电子卷宗是借助于网络空间和电子设备进行流转、存储，其在某些特定情况下的安全性可能要弱于纸质卷宗，因为网络空间和电子设备可能会被黑客攻击、植入病毒等而减损电子卷宗的安全性[4]。落实电子卷宗冗余备份和区块链认证，同时做好数据安全保密工作，做到信息化发展与网络安全并重。

无纸化办案后对数据的安全性、可读性和保密性要求更高，由于原始纸质材料将大幅度减少甚至不复存在，通过线上线下物理载体多渠道备份，确保数据安全。电子卷宗流转、使用以及纸质材料电子化过程中，保密工作面临较大安全压力，需要制定严密的安全防护措施。此外，还要强化信息安全配套设施，同步规划、建设、运行主动防御体系，加强关键信息保护，提升分级保护能力，保证实体安全和信息安全，在数据形成、流转等环节严格把关。使用适当方式制作归档原件，确认信息内容的原始性。

三、结语

随着近年来人民法院信息化建设高速发展，智慧法院搭建日趋完善，实现从纸质办案到无纸化办案，从纸质档案到电子档案的变革，不仅是为了满足互联网时代对信息高速流转和存储的要求，更是为了进一步助力人民法院审判工作提质增效。在无纸化办案的趋势下，当前人民法院档案管理面临电子档案法律效力缺陷、电子卷宗归档模式适用顺序错位等难题，后续应结合审判辅助事务社会化、电子信息系统整合、规范标准建设等进一步深化档案管理模式的变革，更好地保障一线审执工作。

参考文献：

[1] 郝乐. 人民法院应用电子卷宗的理论基础、实践考察与制度完善[J]. 档案学研究， 2022（2）： 40-47.

[2] 王林燕. “单套制” 归档对检察机关电子卷宗归档的启示[J]. 兰台世界， 2023（4）： 76-78.

[3] 冷立新， 张卫东， 李海军. 智慧法院背景下档案管理模式创新研究[J]. 北京档案， 2020（3）： 25-28.

[4] 谢登科， 周鸿飞. 智慧司法下法院电子卷宗的归档模式与实践检视[J]. 浙江档案， 2022（12）： 43-46.

作者单位：苏州市相城区人民法院