档案资源建设视角下高校合同创新管理实践研究

新时期，档案事业发展要求加强档案资源体系建设，拓展档案资源收集范围。为进一步推进高校档案资源建设，确保合同的有效运行与及时归档，更好地维护学校及师生的合法权益，增强合同在学校各项工作中的服务保障能力，适应高校内部控制制度建设的相关要求，我们应加强高校合同、协议等各类契约性文书（即统称为合同档案）的收集管理，规范其归档整理，以期全面推进依法治校，促进学校持续健康发展。

一、高校合同档案创新管理实践的研究背景

（一） 合同档案定义

在高校发展过程中，高校之间、高校与社会之间的联动随着时代发展不断加强，签订合同、协议是高校之间、高校与社会之间最常见的联系方式，也是最为常见的互动方式。高校之间、高校与社会之间签订的合同、协议种类丰富多样，有经济合同、有办学协议等；而高校在管理过程中，也会产生大量的校内合同与协议，最常见的采购合同、联合办学协议等。这些合同与协议已成为见证高校发展的重要凭证，是高校发展的直接记录，也是明确高校之间、高校与社会之间权利与义务的重要凭证。

合同档案是指合同从签订至终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料。依据工作实践，本文将合同档案定义为“学校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括但不限于校（院）企合作、科研、培训、服务、捐赠、物资设备采购、基建、劳务等合同。”

（二） 高校合同管理现存问题

通过对高校合同档案管理情况的咨询及调研分析，发现各高校普遍存在以下问题：一是合同管理意识欠缺。大部分高校都没有认识到合同档案缺乏管理的风险，从高校领导层面到合同管理相关的业务部门和人员层面来看，都对合同风险缺乏必要的防范意识[1]，对所管理的合同敷衍应付，或存在侥幸心理，只是走程序，并未真正履行相应的监督职能，情况严重时会给学校造成重大损失。二是合同管理制度不完善。制度是保证合同档案有序、规范开展的必要保障。但目前大多数高校并没有制定统一规范的合同管理制度，已有的管理制度中关于合同审核、履行等方面的内容不具体，分工不明确，合同管理相关人员审查把关不严格、履职尽责不到位，导致一些不必要的纠纷，给学校造成经济损失。三是合同管理机制不健全。合同管理机制包括合同的监管机制与合同的归档管理机制。现阶段大部分高校都没有建立合同的监管机制以及归档管理机制，因此容易出现合同管理混乱、履行效果不佳、维权意识欠缺等状况，甚至出现一些无效合同。

二、高校合同档案规范化管理的重要意义

（一）维护学校合法权益

合同档案涉及学校内部的管理，加强学校合同档案的创新化管理，有助于维护学校的合法权益和全面发展。因此，加强学校合同档案的管理，不仅能够保证学校合同签订质量，也保证学校的经济利益、教师的权利与义务，同时，加强学校合同档案的规范化管理，也能够为学校的长远发展提供基础保障。

（二）规范校内工作流程

高校合同档案的管理遵循统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。根据相关法律法规，结合实际情况，制定一套切实可行的合同管理制度，完善和规范对各类合同的规范化管理，同时加强合同管理各部门之间的配合联动，也是完善和规范校内工作流程的重要环节。合同档案中包含例如采购所需的各类申请、批复、商家信息、产品信息、价格比较统计数据等大量原始记录材料[2]。把这些合同档案收集好、管理好，也是对学校的资产采购工作、财务工作、纪委审计工作的督促与规范，具有规范校内各环节工作流程的重要作用。

（三） 丰富学校档案资源

《“十四五”全国档案事业发展规划》中强调要拓展档案资源收集范围，因此我们要在原来的档案资源种类基础上发掘有价值的新的档案，不断完善与丰富高校档案资源。高校及高校与社会间合同、协议签订有丰富的种类，包含经济合同与办学协议等。合同档案的整理归档增加了档案类别，传统的高校档案管理类别包括文书类、教学类、科研类、基建类、人事类、实物类、照片类等，合同档案可作为单独一个专题类别进行规范保管，丰富了学校档案资源，也有助于高校档案部门服务范围的拓展与延伸。高校合同档案资源信息共享除了为归档部门提供信息参考凭证外，还可拓展高校档案部门服务内容。

三、高校合同档案创新管理实践策略

（一）整理原则

学校遵循“防范风险和责任权利相统一”的原则，将学校合同事务交由综合管理部门、归口管理部门和承办部门依各自权责进行管理和办理。合同档案管理必须遵循一定的整理原则，承办部门将本年度内已经签订完毕的合同，按照“一案一卷”的方式进行整理，每案均应按归档目录完成。按照归档要求，合同生效后由档案馆集中统一管理。不同于其他传统档案材料等整理归档方式，合同作为专题档案单独归档。

（二） 档号的确立

不同于文书、教学等常规档案材料，由于合同档案产生的部门和数量的不确定性，因此对于档号的确立有一定的难度。根据实践总结，推荐将合同档案的档号确立为“全宗—年度—部门号—案卷号”，例如1—2021—101000—001，1即学校的全宗号，2021即2021年签订产生的合同，101000指学校统一规定的各部门序号（例如101000对应的是资产处），001即第1卷。之所以将部门号设为档号的一个环节，是因为每个部门形成的合同是独立的，都是从第一卷开始给号，不会存在同时归档档号的冲突，也不需要提前留号，属于部门内流水。

（三）整理方法

一是保证一案一卷，采用“卷”的整理方式。按要求排列后，用黑色水性笔或打号器在每页的右下角编写页号，编号时注意反正页有字和图表的页面都需编号，空白页不编号，卷内的编号为大流水，例如1，2，3……末页。二是档案材料不装订，结合按“件”整理的方式，每一卷都要打印一份《卷内文件目录》，附在案卷最上边，后附《备考表》，中间是完整的排好顺序的档案材料。档案不装订是融合了“件”的整理优势，保护档案纸质材料及后续档案材料的增添。三是填写好《备考表》，将本卷合同有特殊说明情况一并在《备考表》上记录，因特殊情况未能归档的必归项的缺失情况，必须填写到备考表中，经检查后，立卷人和检查人签字确认，并附在这一卷档案材料的最后边。

四、高校合同档案管理制度体系的建立

（一） 合同归档管理制度

1. 归档范围

结合工作实际，高校合同档案归档范围应包括合同备案管理登记单、合同正本、合同审批单、合同签订双方身份证明材料、与合同事项有关的批准文件、会议记录、联络信函传真、合同履行情况、合同涉诉材料等，同时合同档案需按照“一案一卷”的方式立卷归档，便于保管和利用。

2. 归档流程

高校合同档案的产生到归档是一项系统性很强的工作，涉及部门广，合同类别多，管理流程复杂。档案馆需加强合同档案宣传，增强各部门合同档案管理及归档工作意识，确保完整而高效地搜集各类合同档案。高校合同的归档在每年上半年下发合同归档通知，收集去年形成的合同及相关材料。合同涉及单位的兼职档案员依照归档通知立卷后，将每卷合同档案的卷内文件顺序按要求排列，再将每卷合同档案信息按要求著录到档案信息管理系统中合同专题的临时表中，并在案卷首页前附上《卷内文件目录》，在尾页后附上《备考表》，整理完毕后将档案实体移交到档案馆。档案馆检查接收后再进行打印侧脊、装盒、上架，最后将系统中的临时表信息移交归档到合同档案正式表中，代表归档完毕。

（二）合同管理监管制度

1.全程监管——法律事务办公室

学校设置法律事务办公室（简称法务办）作为学校合同事务的综合管理部门，同时也是合同档案最重要的监管部门。学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。学校对外签署合同应当遵循“依法依规、平等互利、协商一致”的原则。法务办对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行监督检查与责任追究。法务办是合同归档监管过程中最重要的角色，其主要职责包括以下几点：（1）制订学校合同管理具体措施，指导和监督归口管理部门、承办部门制定和完善合同管理细则；（2）对合同进行合法性审查，依法提出法律意见；（3）对合同进行备案管理；（4）负责学校合同管理的监督、检查工作。法务办将根据年度检查报告或日常工作运行，不定期对各单位合同管理及合同履行进展情况进行抽查。

2.自我监管——归口管理部门

归口管理部门负责对其主管范围内的合同进行监督检查。学校归口管理部门应按年度对业务主管范围内的合同管理及合同履行进展情况进行检查和监督，并按年度向法务办提交上一年度本部门合同管理年度检查报告。年度检查报告的内容包括但不限于：上一年度本部门合同签订数量、本部门对合同的管理方式、各类合同的履行进展情况以及合同在签订和履行过程中产生问题的原因、解决方式和解决结果等。

3.联合监管——档案馆会同法务办

合同档案应按相关归档要求和归档流程向学校档案馆归档。归档前档案馆会检查移交档案的齐全与完整，同时会同法务办提供合同档案备案登记部门与份数，进行移交归档的催交。在合同档案移交归档管理监管过程中，离不开档案馆与法务办的密切沟通与配合，保证合同档案顺利、完整的移交归档。合同档案的监管制度需要创新档案业务监督指导方式，建立多重联合机制[3]，将档案工作融入各项业务的全过程。

五、结语

加强高校档案资源建设是高校档案事业发展的重要内容，要求我们在实践管理中，适当地创新优化合同管理模式，满足档案管理新要求。各高校须重视合同档案资源的归档管理，因为它不仅是高校推进依法治校的重要方式，是高校内部控制体系建设的重要内容，更是档案资源建设必不可少的一部分。针对当前高校的合同管理还存在制度不完善、体系不健全等问题，我们应积极思考对合同进行标准、科学、规范的有效管理措施，不断完善合同归档管理制度与监管制度，才能保证合同的合法有效，从而实现合同档案资源归档与利用目的。

参考文献：

[1] 刘颖. 加强高校合同类档案管理实践探索[J]. 浙江档案， 2021（12）： 60-62.

[2] 李林林. 优化学校合同档案管理分类的措施探索[J]. 办公室业务， 2021（6）： 143-145.

[3] 崔立红， 杨淑梅， 马帅章. 创新优化合同档案的管理实践探析[J]. 机电兵船档案， 2020（3）： 52-54.

作者单位：辽宁师范大学档案馆