略识档案检索工具

一、什么是档案检索工具

目前我国的综合性档案馆大多馆藏数量浩繁，想从这浩如烟海的档案中迅速锁定某一份档案，必须借助科学、高效的档案检索工具。档案检索工具是打开档案宝库大门的“钥匙”，简单来说，就是以一定形式揭示和介绍馆藏，报道、提供档案信息和线索，科学管理和利用档案的一种工具。

二、档案检索工具的作用

（一）实现档案查找的关键

提供档案查找的线索和手段，用户根据需要，通过检索工具迅速定位、查找所需的档案材料，检索工具直接关系到档案利用服务的效率。

（二）宣传报道的桥梁

对外宣传、报道馆藏情况、档案价值，提升档案服务社会效果和社会影响力。

（三）对外交流的工具

通过馆际交流、联合编制档案检索工具，各档案机构可以了解彼此的馆藏情况，交换信息、资源共享。

（四）提高工作效率的必要手段

直接反映馆藏实体档案管理体系、揭示馆藏，是档案人员熟悉馆藏、开展各种业务活动必不可少的工具。

三、常用的档案检索工具

档案检索工具的种类有很多，根据不同的标准可以进行不同的分类，常见的检索工具按照检索范围的不同来划分，大体有以下三类。

（一）以全部馆藏档案为对象的检索工具

主要有《档案馆指南》《全宗名册》《索引》等。《档案馆指南》是一种以文章叙述的方式、全面介绍档案馆概况及其所保存档案情况的报道型工具书；《全宗名册》是一种全面揭示馆藏全部全宗情况的书本式检索工具；《索引》是提取或摘录文件或案卷中所反映的某些特征，注明出处、并按某种特定顺序排列而成的检索工具，常见的有人名索引、地名索引、文号索引、档案存放位置索引等。

（二）以一个全宗档案为对象的检索工具

主要有《全宗卷》《全宗指南》《案卷目录》《文件级目录》《全引目录》等。

《全宗卷》是全宗档案管理的重要工具，由记录和说明立档单位及其档案的历史和管理现状的有关材料组合而成，因而也被称为“档案的档案”。内容构成包括全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类和综合全宗卷。

《全宗指南》又称“全宗介绍”，是一种以文章叙述形式介绍某一全宗立档单位历史、全宗历史，揭示档案内容与成分的检索工具。

《案卷目录》就是登记案卷的名册，对整个全宗内的档案进行分类、立卷、系统整理，依次编号、登记，就形成了案卷目录。

《文件级目录》包括卷内文件目录、归档文件目录。卷内文件目录是指按照排列顺序揭示卷内文件内容和成分的列表，通常放置在案卷的首页。归档文件目录是根据归档文件的分类方案和排列顺序，系统而全面地组织起来，以揭示档案文件全貌的一种检索工具。传统上以“卷”为单位整理的档案需要同时编制案卷目录和卷内文件目录，2000年以后以“件”为单位整理的文书档案，只需编制归档文件目录。

《全引目录》又称“案卷文件目录”“卷内文件目录汇集”，它是将案卷目录和卷内文件目录汇编在一起的一种检索工具。

（三）以馆藏中特定主题相关的档案材料为对象的检索工具

主要有《专题目录》《人名目录》《照片目录》等，特点是可以打破全宗限制，把同一问题或同一类别的文件条目组织在一起，实现按主题搜索档案材料，有利于解决一些专业问题，进行科学研究。

四、河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）常用档案检索工具编制和使用情况

作为一个馆藏丰富的省级综合性国家档案馆，根据日常管理和利用工作的需要，省档案馆（省方志办）已陆续编制了许多种档案检索工具，初步形成了一个检索体系。

（一）手工检索工具

1.供工作人员内部使用的检索工具：（1）全宗卷。省馆坚持规范整理全宗卷，常态化收集和充实全宗卷内容，随着档案业务工作的深入开展，持续丰富完善全宗卷，充分发挥好全宗卷在管理档案工作中的“档案”作用。（2）库房索引。为方便管理和查找档案，编制有“库房全宗存放位置一览表”“库房全宗位置索引图”等索引。

2.利用者直接使用的检索工具：（1）档案馆指南。我馆2021年编辑出版了新版《河北省档案馆指南》，是目前熟悉我馆馆藏档案基本情况最为直接、快速的手段。（2）案卷目录和文件目录。我馆馆藏已整理过的全宗均有案卷目录或文件目录，是我馆最多最基本的检索工具，目前查档利用大多依靠它进行检索。目前革命历史档案文件级目录分为开放和控制使用目录两种。（3）专题目录。有“抗洪档案”“领袖在河北”“商震档案”“气象档案”“印章档案”“照片档案”等专题档案目录。近几年，为提高利用效率，省馆利用室工作人员积极探索，整理制作了“河北省档案馆民生类档案目录索引”“烈士信息名录”等专题档案目录和索引，极大地方便了利用者的专项查询需求。

（二）计算机检索系统

为实现检索方式的多样化，省档案馆（省方志办）从20世纪80年代开始机读目录著录和目录数据库建设工作，目前省馆主要应用的机检系统有“档案信息利用中心系统”“数字阅览室管理系统”，可提供清代、革命历史、民国、建国后等各个时期的部分档案案卷级和文件级目录检索，可实现馆藏开放的革命历史档案和部分现行档案原文查看、下载服务，有很高的检索效率，并且查找速度比手工查找要快得多。

在众多检索工具中，代表未来发展趋势的是计算机检索系统，它能全、准、快、便地查找出所需档案信息，并保证较高的检全率、检准率和检索速度，但是我馆目前较多使用的还是案卷目录、文件目录等传统的手工检索工具。因此，今后在完善充实手工检索工具的同时，必须继续努力做好各种档案基础工作，比如目录著录标引规范化标准化、电子目录建设等，争取早日实现向现代化检索过渡，为提升省馆（办）档案业务水平夯实基础。

作者单位：河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）