河北省档案馆 （河北省地方志编纂委员会办公室）《名人档案征集管理办法（试行）》 释义

为进一步加强征集工作规范化、制度化、科学化、有序化健康发展，提升征集工作的质量和水平，接收征集部以工作需求为导向，按照工作计划，在国家和河北省有关法律法规框架下，结合工作经验和工作实际，计划出台《名人档案征集管理办法（试行）》《征集档案整理细则（试行）》《档案征集经费管理办法（试行）》等一系列切合河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）征集工作实际、具有指导性和实施性的规章制度。目前，《名人档案征集管理办法（试行）》（以下简称《管理办法》）已经馆务会审阅批准，不日印发，现对《管理办法》内容进行释义说明。

《管理办法》共22条，从收管存用四个方面对名人档案征集和管理进行了全流程规定，其中征集要求和接收流程内容涉及1—9条，整理、保存和管理内容涉及10—15条，开放利用内容涉及16—18条，其他内容涉及19—22条。

第一条明确了制定《管理办法》的依据。一是国家层面的法律——《中华人民共和国档案法》，二是地方性法规——《河北省档案工作条例》，三是地方规章——《河北省档案收集管理办法》，四是内部规范性文件——《河北省档案馆征集工作办法》和河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）档案方志资料征集工作规范》，多个层次的依据全面覆盖了法律法规体系，为本办法的制定提供了有力的政策支撑。

第二条定义了名人的内涵和外延。纳入《管理办法》征集范畴的名人应包含以下特征：一是在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等领域得到社会和历史认可；二是籍贯为河北；三是籍贯虽然非河北，但在河北学习、生活过；四是时间从古至今；五是国籍不限。

第三条确定了征集的范围。征集范围最大限度涵盖了与名人相关的各门类和载体的档案资料。一是名人自身形成的纸质档案资料，如笔记、日记、著作、成果等；实物档案资料，如证书、奖章、信函、谱牒等；照片和音视频档案资料，如日常生活、出席活动及口述档案资料等；二是名人收藏的珍贵图书、资料、书画及其他具有历史和纪念意义的物品；三是与名人相关的档案资料，如社会对名人研究、评价的材料，如纪念性、回忆性材料，研究介绍材料等。

第四条明确了征集方式。主要是主动争取和“被动”接收两种，可细化为五种具体方式。主动争取表现为省馆（办）通过前期搜集线索，掌握符合征集范围的名人，通过与名人本人、亲友接洽沟通宣传，将其个人档案资料征集进馆，这是我们工作的主要方法，包含第（一）（三）（四）（五）款；“被动”接收是我们在网络、媒体或者与其他单位发放征集公告或征集通知后，有捐赠者看到相关内容，主动与我们联系，捐赠相关档案资料，这也是一条较为有效的工作途径。

第五条至八条规定了征集档案资料的交接流程和交接手续。一是交接时对人员数量的规定，馆（办）接收人员不得少于两人；二是需要和捐赠单位或个人办理交接手续，也就是签署协议。协议由于捐赠方式的不同，可分为捐赠协议、寄存协议和购买协议三种。

第九条对购买这种征集方式中的特殊流程进行了专门规定。对于需要进行购买的档案资料，在按照第五、第八条流程实施之前，需抽取3名及以上专家进行鉴定，明确此次购买档案资料的价值和真伪后，出具鉴定意见，报河北省档案文献资料征集委员会审定批准，符合征集要求，才能征集进馆。

第十条明确了名人档案资料征集进馆后，首先暂存于接收征集部的临时库房，待整理完成后，分载体类型分别移交保管利用部（后库管理部）和信息化部。

第十一条、第十二条分别明确了名人档案整理资料的规律和原则，并明确整理职责由接收征集部承担。

第十三条强调了名人档案资料全宗卷的建立组织工作。对于全宗卷应包含的主要内容进行了规定，并明确名人档案全宗卷的建立由接收征集部承担，移交后全宗卷的管理和补充完善工作由保管利用部（后库管理部）承担。

第十四条是对名人档案安全保管提出的要求。

第十五条强调了电子名人档案应纳入省馆（办）电子档案管理体系，进行一体化管理。这是由于电子档案前端控制，全程管理的原则对进馆的电子档案从格式、组织方式等方面都有严格的要求，为避免出现征集的电子名人档案资料与省馆（办）电子档案整理和管理要求不一致，造成未来保管和利用的困难，因此特别在《管理办法》中专门加入相关内容。

第十六条规定了名人征集档案开放利用权限由捐赠者确定，最大限度保障了捐赠者的利益，也赋予捐赠者对捐赠的名人档案资料提出限制利用的权力，解除捐赠者的后顾之忧。

第十七条明确捐赠者确定的开放利用权限的体现方式。目前，省馆（办）签署的捐赠协议和寄存协议能明确体现捐赠者利用开放意见，不需另附相关意见。

在暂存期间，对于可利用的档案，各部室可提出利用申请，由所在部室主要负责人、分管馆（办）领导审批后提交接收征集部，再由接收征集部主要负责人、分管馆（办）领导审批后，办理查阅、借阅手续，原则上不能对外借出，如需借出，则需馆（办）主要领导审批。

移交保管利用部（后库管理部）后，名人档案资料的开放利用按国家规定执行。

第十八条明确了名人档案资料提供服务形式，可分为两大类，一是为各界开展学术研究提供利用服务，二是为展览和宣传活动提供利用服务。

第十九条强调了要保持名人档案征集工作的持续性，及时完善补充新的档案资料，确保名人档案更完整、更全面。

第二十条至第二十二条明确了罚责、解释权及实施时间。

《管理办法》制定过程中，对于名人档案资料的保存、管理和利用这三个部分，我们根据相关部室的职能设定和工作实际，秉承着既相互合作、又各司其职的原则，将暂存期和移交后的工作职能进行了清晰划分，包括整理、全宗卷的建立和管理、利用的流程和方式等，以保障名人档案征集管理工作的连续性和一致性。

作者单位：河北省档案馆（河北省地方志编纂委员会办公室）