国有企业办公室工作水平提升路径研究

摘要：国有企业是我国经济健康发展的重要支撑，关系国计民生，对维护社会经济的稳定发展有积极作用，需要确保国有企业稳定运作。办公室是国有企业的核心部门，承担着协调、检查等工作。办公室的工作水平影响企业相关业务的顺利开展。

关键词：国有企业；办公室工作；精细化管理；提升路径

国有企业是我国社会主义市场经济发展的中流砥柱和压舱石，是实现我国社会稳定发展的关键因素。国有企业的管理水平直接影响我国治理体系和治理水平的现代化发展。办公室是一个综合性服务部门，它的工作效能与公司的生存与发展息息相关，同时也是展现公司形象的有力平台。[1]

一、国有企业办公室工作水平现状分析

办公室是国有企业中的一个综合机构，职能是服务与行政。[2]办公室的工作范围和涉及领域很宽泛，与雇员的实际权益更加密切。办公室的最主要职责是为国有企业的正常运转提供协调服务和日常工作综合管理，如监督、信息统计、档案管理、值班应急、信访、收发文件、会议活动、综合服务、保密工作和正式接见等。国有企业办公室的行政工作质量与效益直接关系其运作能否顺利进行。国有企业要重视行政工作。工作人员要有清晰的工作思想和工作方向，有针对性地采取有效措施处理企业内部的一些小问题。

一些国有企业办公室形式主义和官僚主义较为突出，搞形式、走过场、不深入，搞表面文章、过头留痕；不到基层去，不知道实际状况，仅仅靠听汇报、要材料去了解信息；习惯于按部就班、一板一眼、推卸责任。一些国有企业办公室的部分干部没有重视自己的素质问题，没有严格遵守党的规定，对自己的约束有所懈怠，有令不行、有禁不止；上有政策、下有对策。

办公室是企业的 “窗口”，是企业的形象和风格的体现。办好机关工作，要面对很多的考验，不管是办文、办会还是办事，一丝一毫都不能马虎，一点纰漏都不允许出现。工作头绪多、责任重、压力大，又常常处于冲突的中心和风口浪尖上，很多问题和矛盾不可避免。只有加强作风建设，提高工作质量，才能顺应时代的要求，提高工作效率，推动国有企业的生产和管理工作顺利开展，加速国有企业的发展，为国有企业机关建设提供更有力的物质和政治支撑。[3]

二、国有企业办公室工作的现有问题

（一）办公室业务精细化不足

从内部的工作划分上看，有调研、情报、监督、信访、接待、机要、档案、文印、收发等，业务种类繁多，工作量大，而且烦琐。在人力、时间、任务紧迫的条件下，经常会产生项目漏项、效率低下、杂乱无章的情况。具体体现为：会务工作中物资供应不及时、桌椅摆放不正确、设备调试不规范；招待工作中考虑问题不全面、安排细节不周到、礼仪行为不规范；办文工作中公文运转不及时、文件格式不规范、文稿质量不够高等，这些都容易造成不良的影响，有损公司的形象，主要是工作机制不健全、责任分工不明确、工作流程不够完善造成的。

（二）办公室工作规范度不足

办公室工作千头万绪、繁芜丛杂，常常会陷入没有层次感、没有逻辑条理的困境中。在日常工作中，办公室要对公司内的各部门、各专业口径进行统筹，协调公司内的各种紧急情况，让原本就很复杂的工作变得混乱不堪。员工之间的分工和责任也不明确，这就加大了工作的难度，无法完成预定的任务。

国有企业自身的内部治理体系陈旧、死板，对各类工作的划分不够细致，从而造成在公司内的职位错综复杂。虽然办公室内的员工数量比较多，但员工在工作中并没有清晰的分工，对于自己要做的事情也是一知半解。有些员工要同时处理多种工作，而有的员工却游手好闲，这样不但影响了工作的整体效率和内部团结，而且还会影响到公司未来的工作。

（三）办公室工作人员综合素质不高

一个企业的总体生产力取决于一个好的工作团队。所以，在国有企业的办公室工作中，办公室人员既要有一定的专业理论基础，又要有一定的文化修养。一名优秀的办公室人员，必须具有高度的责任感和丰富的工作经历，以及一丝不苟的工作作风。但目前，一些国有企业办公室工作人员存在懒散、拖沓等问题，这些问题已经成为制约其工作效能和工作质量的重要因素。

三、国有企业办公室工作水平的提升路径

（一）做好办公室业务的精细化管理

1.提升办公室人员的服务意识

在国有企业中，办公室是一个特殊、责任重大的部门。从某种意义上说，办公室人员的自我认识是实现 “精益”的关键。[4]在公司的工作中，办公室人员要重视工作的细枝末节，仔细地学习，保证每项工作都能尽善尽美。在外在层面上，办公室人员要注重与其他各部门的工作，建立良好的服务观念，并根据本单位的工作特点，积极配合各部门努力提升工作品质。同时，要树立为各部门服务的观念。

2.完善办公室工作管理机制

办公室工作离不开良好的行政体系。[5]建立公司的内部治理体系，主要是要处理好两个方面的问题：一是如何合理地进行工作。办公室要为每个季度的工作制订一个明确的工作方案和工作指标，并将其细化到各个部门，根据工作体系将其分为多个层次，有条理地进行，保证工作井然有序，避免 “有些工作任务繁重，有些工作可以被忽视”的现象，从而保证工作的质量。二是如何安置工作人员。一定要把工作人员的领域和职责分开，使他们能够更好地发挥作用。让大家 “有事可做”，能极大地增进公司的内部和谐，同时员工在各自的岗位上相互激励、共同进步，也能提升工作的积极性与信心。[6]

为了实现工作的精细化，需要建立一套高效的运作体系，通过不断完善，将精细化的工作变成一种固定的、公认的工作方式。养成了这样的习惯，精细化工作的大格局就构建完成。体制的建立关系到方方面面，而且涉及很多细节，特别是要根据工作的实际，制定出相关的管理体系与办法，既要完善系统，又要协调好管理过程，使工作的职责更加清晰，从而提高工作的效率和质量。

（二）强化办公室工作规范度

1.严明办公室工作纪律

先进的公司普遍拥有健全的行政管理制度，每个层级都有清晰的责任和奖励制度，才能在竞争的市场中立足。[7]要强化体制机制的变革，明确办公室的职责分工，明确工作人员的工作职责，实行责任制，使办公室工作更加制度化、规范化。规范行政程序，防止公物私用和职权滥用，造就一支经验丰富、严肃认真的优秀员工队伍，全面提升办公室的工作效能。

2.完善岗位责任制

由于国有企业机关办公室人员众多，过去的办公室行政工作相对宽松，难以满足现代公司发展的要求，因此，必须建立完善的岗位制度，使之符合市场经济发展的要求。将办公室错综复杂的工作细化到每个单位、每个人，再强制执行，每个人都有自己的责任和任务，做到各司其职、各负其责、各尽其能。通过科学的办法进行管理，根据企业的经营模式和经营方法的变化不断进行调整和完善，最终形成一套规范化、科学化、制度化的工作流程和工作方法。在确定了自己的工作职责后，就必须要遵守自己的工作规则，确保员工的执行力不会受到任何影响。“今天的事情今天做”，在工作中要加强员工的责任感、归属感和纪律性。

3.优化办公室组织结构

国有企业的办公室要加强工作实效、提高工作效率，必须重视内部机构的构建与优化，这是企业绩效提升的一个重要因素。如何使办公室的机构架构最大限度地发挥其作用，其核心在于其内部各单位或团体是否能够全面、准确、及时、高效地进行沟通，进而持续地为办公室的运作与发展注入新的活力。

办公室必须抓紧机构改革的大好机会，遵循精简、统一、高效的原则，对机构设置、职能、机构名称进行规范，使之更适应新时代的工作要求。国有企业在进行具体的机构改革和建设时，必须实事求是，从现实的角度考虑，要根据国情，考虑自身的发展情况，考虑自己的工作性质，要理顺关系，掌握结构的协调和工作的灵活性。只有建立一个良好的组织架构，才能使办公室的工作更加高效。

（三）提升办公室工作人员的综合素质

1.加强对办公室工作人员的培训

强化对国有企业办公室工作的监管与训练，是实现高质量行政工作的关键。有效地实施监管制度，可以更好地完成国有企业的生产和运营指标。加强对办公室工作人员的全面培养，使他们的业务水平和综合素质得到进一步提升。国有企业办公室工作内容复杂，涉及企业的方方面面，所以，工作人员不仅要具备一定的职业技能，而且要具备一定的综合素质。在日常工作中，公司要重视对工作人员的专业技能训练，定期开展培训，加强对工作人员的理论知识和专业技能的培养，增强对岗位职责的理解和责任心，更好地融入办公室的工作。办公室的培训工作必须有一个长期机制、有一个完善的培训体系，每年制订一个培训计划，定期针对不同的岗位进行培训，而不是胡子眉毛一把抓。此外，国有企业办公室应充分采取网络互联的形式分享先进的管理经验、节约学习成本、实现学习目标。完善的培训体系可以提高员工的技能，使其高效工作，更好地服务于行政工作、服务于国有企业办公室战略目标的实现。

要提升国有企业办公室的工作效率，必须建立一套行之有效的绩效评价机制，以激发员工的潜在能力，提高员工的工作积极性。工作人员的素质影响办公室工作的效率，因此，加强办公室管理人才的培养，提升员工的整体素质，是公司发展、个人提升的需要。在办公室的队伍建设上，企业要加强人才的引进，在招聘过程中严格把关，吸引更多高素质的人才；同时，要加强对办公室工作人员的培训，制订有效的培训计划，对他们进行专业、科学的技术和思维训练。

2.营造良好企业文化，带动员工进步

优秀的国有企业文化能够传达正确的价值观，从而让国有企业的内在活力更加旺盛。精细化经营思想是国有企业的一种积极的文化和价值观念，在国有企业中树立了一种高效能、高品质的优良风尚，使企业的精细化经营得到进一步落实。把行政工作的精细化管理与国有企业的文化紧密地联系起来，把国有企业的精细化管理和人性化的文化建设结合起来，使公司的职工树立精细化管理的观念，创新精细化工作思路，自觉主动地用精细化的管理方法带动工作实效的提升。在细致的工作环境中，企业的工作人员会意识到自己工作中的缺陷，主动学习、争取进步。

国有企业应该尽量创造与职工沟通和共享的空间，以实现有效的工作思路和技能共享。通过讲座、培训等方式，使职工意识到自己的职责，并能以更高的质量和效率来完成自己的工作。当办公室具备了有能力、有责任感、能力出众的员工，就会有效地提高行政效率，并在国有企业中建立起一种良好的经营氛围，影响其他员工，从而推动国有企业的精细化经营。

四、结束语

本文探讨了国有企业办公室工作质量提高的问题，指出了当前国有企业办公室工作中的业务精细化程度不够、工作规范度不够、工作人员整体素质低等问题，从加强办公室的精细化管理、强化办公室工作规范制度、提升员工整体素质等方面提出了对策，进一步提升国有企业办公室的工作质量。

参考文献：

[1] 王彩霞，胡荇玲，周之翔，等.如何提升国有企业综合办公室的管理能力[J].办公室业务，2022（08）：7-8.

[2] 陈圆.国有企业办公室组织质量管理探索[J].办公室业务， 2022（07）：7-9.

[3] 孙立君.简述国有企业办公室如何在提高经济效益方面发挥参谋作用[J].中国集体经济，2021（29）：63-64.

[4] 张晓冬.浅谈新时代国有企业办公室工作的创新与提升[J].东方企业文化，2021（S2）：179-180.

[5] 马剑辉.治理能力现代化视角下提升督查督办工作水平探析：以国有企业办公室为例[J].办公室业务，2021（12）：113+127.

[6] 樊航.国有企业办公室管理工作的改进和创新[J].办公室业务，2020（07）：188-189.

[7] 鲁中萍.做好国有企业办公室行政事务管理研究[J].办公室业务，2020（01）：191-192.