基层事业单位档案管理现代化实现路径探析

张菲

摘 要：任何一个事业单位的发展都离不开档案管理工作，现代化的管理方式更是为档案管理工作带来了很多优势。档案管理是事业单位管理工作的基础，更是单位发展的依据和写照，档案管理不仅是一项非常重要的工作，还关系着事业单位整体的决策方向。随着时代的快速发展以及社会经济水平的不断提高，人们对基层事业单位档案管理的重视程度也逐渐加大，在新形势下有必要转变基层单位档案管理方式，以满足现代化发展的要求，帮助基层事业单位健康、稳定发展。结合基层事业单位具体工作情况，文章对基层事业单位档案工作如何实现规范化、科学化、系统化管理展开了探讨，并阐述了信息技术在档案管理中的应用，以提高档案管理效率，希望能够解决现代基层事业单位档案管理中存在的问题。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化；路径

中图分类号：G271；D630 文献标识码：A

引言

在信息化时代，各行各业普遍应用先进的数字化技术，基层事业单位更需要将先进的技术应用到档案管理工作中，以解决当前因人为因素导致的效率低、准确性差和传递速度慢等诸多问题。加快档案管理现代化进程，有助于实现基层事业单位档案管理工作效率的提高。我国基层事业单位是国民经济发展、社会和谐稳定的重要部门，在社会公共服务体系中占据着重要地位，实现基层事业单位档案管理工作现代化，有助于社会安定团结，促进社会经济稳定、快速发展。基层事业单位档案管理工作的优秀程度，直接决定了其管理资料的完整与否，对基层事业单位未来的发展有着重要影响。

目前，随着信息技术的不断发展，基层事业单位长久以来沿用的传统档案管理模式逐渐表现出一些弊端和不足，已无法满足信息时代对档案管理的需求。因此，对于基层事业单位来说，当前最重要的任务就是积极分析和掌握档案管理现代化的内涵，在此基础上大力开展实施档案管理现代化，才能够促使档案管理工作快速有序开展，跟上时代进步的节奏，满足新时代基层单位的需求。

一、档案管理工作的发展趋势

1.档案管理工作向信息化、数字化发展

随着信息技术的普及，基层事业单位基本构建了自己的档案管理信息系统，实现了无纸化办公。以电子文档的形式录入和存储档案已成为主流形态，有效提高了档案管理的安全性和便捷性。

2.档案利用方式多样化

档案管理水平的提高，促进了档案内容和利用的多样化发展，有效满足了利用群体的多样化和个性化需求，丰富了档案的利用方式。

3.档案服务趋于大众化

网络、计算机及智能手机的普及，让档案利用服务的终端方式多样化，人们不再需要到特定的档案馆、档案室查找相关档案资料，通过计算机或者手机就可登录档案馆管理系统查阅。现代科技的进步，推动了档案利用大众化的趋势。

二、实现档案管理现代化的重要意义

当前，利用信息技术实现档案管理现代化，已经成为我国基层事业单位档案管理工作的必然趋势。实现基层事业单位档案管理现代化，有效提高了国家档案信息的传播效率，并推动了现代化信息技术的进一步发展，是提高基层事业单位档案管理的重要手段，是社会发展的必然趋势。针对传统档案管理中纸质档案管理模式的滞后性，实现了档案管理现代化，满足了时代发展的要求，是确保基层事业单位稳步发展的关键。因此，基层事业单位应增强对档案管理现代化重要性的认识。

1.现代化管理模式是档案事业发展的必然趋势

我国社会经济的繁荣发展，对档案事业提出了更高的要求。无论是档案数量还是规模上的大幅增加，已经让传统的档案管理方式无法满足社会的需求。社会公众对档案的利用诉求与日俱增，面对大众多样化和个性化的需求，档案管理工作的方式注定要发生改变。传统的人工、纸质档案管理模式，难以适应当今档案工作的实际发展要求，反而对档案事业的发展产生了阻碍作用。鉴于此，将信息技术融入档案管理工作中的现代化管理模式，必将成为档案事业发展的必然趋势，将档案事业发展带入新的阶段。

2.现代化档案管理模式是社会主义市场经济繁荣发展的要求

社会主义市场经济的繁荣发展，对档案管理工作提出了新的要求，要制定出与市场经济发展相匹配的发展策略。传统档案管理模式与社会主义市场经济对档案开发、利用的要求存在不小的差距，无法满足其要求。因而，实现档案管理现代化，是满足社会主义市场经济发展的必要措施。

3.档案管理现代化是解决传统管理方式不足的重要手段

传统档案管理模式以人工、纸质档案为主，会由于人为因素导致其工作效率低下，纸质档案的破损、遗失甚至出现泄密的情况也是屡见不鲜，严重影响了档案管理工作的整体效果。在利用信息技术的现代化档案管理模式中，有效解决了上述传统档案管理模式的不足之处，在确保档案真实性和完整性的基础上，为档案利用群体提供了便利的服务，切实提高了档案管理工作的效率。

4.有效推动基层事业单位的发展

现代化档案管理模式是实现基层事业单位档案管理的有效途径。在市场经济的不断推动下，现代化的管理手段也呈现多样化的发展趋势。将现代化技术手段高质量地应用于事业单位档案管理工作中，使其智能化的管理机制得到充分体现。基层单位不论是技术还是管理，都正处于转型的重要阶段，在这一背景下，现代化管理模式的应用，有效实现了档案管理工作的创新，符合现代化发展的要求，为基层事业单位的可持续发展提供保障。

三、我国基层事业单位档案管理中存在的问题

当前，我国基层事业单位档案管理工作中仍存在一些问题，影响了基层事业单位档案管理与日常工作的协调，阻碍了事业单位的健康发展。

1.缺乏对档案管理工作现代化建设的重视，缺乏资金的投入

作为事业单位的基础性工作，档案管理现代化需要大量投入人力和资金，且在一定时间内无法获取明显的成效，导致基层事业单位对其缺乏重视，资金投入受限。档案管理现代化的实现与应用，需要更多的资金投入，但目前资金不足是其最大的问题。此外，还受到人员、基础设备设施等多方面的限制，导致事业单位档案管理现代化进程缓慢，档案信息利用率低下。

2.缺乏健全的档案管理制度

相当一部分基层事业单位在档案管理工作中，没有明确规范工作人员的职责和分工，相应的监督机制也未建立，这些情况都是由于未制定健全的档案管理制度造成的，档案分类混乱、重复保存等现象时有发生，导致档案安全性、完整性不足。在基层事业单位中，不健全的档案管理制度削弱了档案本身的利用价值和可靠性。

3.缺乏对档案的有效利用

档案资料具有极高的社会价值和使用价值，对有需求的用户有很大的指导作用。但就目前而言，基层事业单位的档案资料还未对社会开放，导致档案的利用价值没有发挥具体的作用，造成了档案资源的浪费。原因在于：（1）基层事业单位档案查阅需要的手续过于繁杂，各种申请加上层层审批，需要耗费大量时间，影响了档案查阅的时效性和有效性。（2）基层事业单位档案查阅基本属于人工检索、查找、转交，缺乏基础的信息化现代科技手段，效率低且容易出现人为因素的工作失误。这种耗时长、效率低的档案管理，提供的服务质量注定无法让用户满意，由此导致事业单位档案未发挥出应有的社会价值和指导作用，大量珍贵有价值的档案资源被浪费。

4.档案管理人员缺乏现代化管理理念

基层事业单位档案现代化管理的基础是管理人员要具备现代化管理意识，只有具备了现代化管理理念，才能顺利推进档案管理现代化的开展。基层事业单位由于种种原因，对档案管理的重视程度不够，管理人员一般都是由各部门中抽调而来，年龄相对老龄化，大多不具备档案管理的专业知识，认为档案管理无外乎就是保管、外借、收回档案资料等简单的工作，未认识到档案管理现代化的重要意义和作用。档案管理人员不具备档案管理现代化理念，阻碍了基层事业单位档案现代化管理的顺利开展。

5.缺乏熟练掌握信息技术的专业管理团队

基层事业单位档案管理人员的专业素质是实现档案管理现代化的关键。基层事业单位档案管理现代化，要求管理人员必须是既具备档案管理专业知识，又熟练掌握计算机、网络技能的复合型人才。从目前基层事业单位档案管理人员队伍来看，这种复合型人才严重匮乏，大部分档案管理人员知识结构单一，对现代化信息技术掌握程度偏低，不能满足档案管理现代化建设的需要，阻碍了基层事业单位档案管理现代化建设的顺利开展。

四、基层事业单位档案管理实现现代化的具体途径

我国基层事业单位是国民经济发展、社会和谐稳定的重要基层组织，在社会公共服务体系中占据着重要地位。因此，事业单位的档案资料数量随着工作量的不断攀升也在快速增长，这些档案资料对社会有着实用价值和指导价值。面对如此庞大的档案资料，基层事业单位传统的档案管理模式比较落后，只有对档案实行现代化管理，融入先进的信息技术，制定完善的管理制度，才能满足事业单位的发展需求，让基层事业单位档案资源发挥出应有的作用。

1.加强对档案管理现代化的重视，树立现代化档案管理理念

基层事业单位领导要加强对档案工作现代化的重视，提高对档案管理工作重要性的认知程度，将档案管理现代化进程提到工作日程安排中，把档案管理工作作为重要环节抓紧抓好。事业单位档案管理人员要摒弃传统的档案管理思想，树立全新的现代化管理理念。在现代化基础设施建设完成后，在档案管理工作中充分运用大数据、云计算等信息技术，提高档案管理效率，充分发挥档案利用价值，确保基层事业单位工作顺利开展。

2.完善档案管理制度，规范档案管理流程

基层事业单位领导要重视档案管理工作，深知其重要作用，并要清醒认识到基层事业单位档案管理需要建立健全档案管理制度，明确具体工作要求，并落实责任到人，统一单位各部门的文档格式，标准化开展档案收集、归纳和储存，以便于随时搜索和使用。还要结合自身单位的实际情况，健全和完善档案管理工作的保密制度，在档案管理中的存档、调档、查阅、保密和存储等工作环节中做到有据可查、有章可循，规范工作人员的工作流程，避免出现不必要的损失，保障基层事业单位管理工作顺利开展。

3.加强运用信息技术，提高档案利用率

基层事业单位档案涉及社会建设和发展的各个领域，覆盖面广，资料翔实，实用性强，具有极高的社会价值和指导作用。通过制定各项严格的档案管理制度，事业单位档案信息的收集、整理、分类、归档和保存等是一项艰巨而细致的工作，仅靠人工是无法有序、快速完成。

因此，将日益成熟的信息技术应用于档案管理工作中，是必然的选择。现代化档案管理模式是当今基层事业单位档案管理工作的最佳方式，事业单位要重视信息化建设，投入资金、人员，加快档案管理信息化建设的步伐。只有通过现代化的档案管理模式，提高档案资料的共享率和使用率，基层事业单位的档案资源才能充分发挥其社会价值和指导作用。

4.档案管理人员要树立现代化管理理念，具备创新意识

专业的档案管理知识是一名档案管理工作人员具备的基础技能，而现代化信息技术的应用，则对档案管理人员的工作技能有了更高的要求。首先，档案管理工作者要树立档案动态管理理念。档案管理工作者要认识到，档案管理工作不仅是单纯的保管工作，还要改变传统的档案管理工作思想，在有序分类、妥善保管的基础上，动态管理档案以配合事业单位各部门的工作，充分开发、利用好档案资源。其次，在基层事业单位档案管理工作中，面对海量档案资料的整理、分类和转移等工作，档案管理人员除了按照规章制度执行外，还要具有创新意识，结合事业单位的具体工作，科学、合理地制定相应的档案管理方案，吸收和引进国外的先进管理方法，合理利用，全面提升档案管理工作的质量和效率。

5.基层事业单位要重视专业团队的建设和人才的培养

基层事业单位要重视培养档案管理专业人才，注重提升档案管理人员的专业技能，并开展人员考核，调换不具备担任档案管理工作能力的人员，调入专业人员补充档案管理队伍。在信息化时代背景下，基层事业单位要对档案管理人员开展全新的系统培训，尤其是着重加强人员对计算机等相关信息技术的掌握。事业单位也要注重从外部引进优秀的档案管理专业人才，组成一支优秀的骨干队伍，以此提升事业单位档案管理的整体实力。事业单位要制定有效的考核机制，奖励工作中表现优秀、对档案管理创新提出建设性意见的员工，对工作中不思进取、严重失职的员工要予以处罚，通过有效的奖罚制度，激励档案管理人员的工作积极性。

五、结束语

综上所述，档案管理是基层事业单位管理工作的重要组成部分，是事业单位的重要基础工作。信息化时代的到来，要求事业单位档案管理工作改变传统管理方式，向现代化管理模式转变，积极利用计算机、互联网等信息技术，改变传统的纸质档案管理方式，搭建信息共享平台，将信息快捷、安全、及时传递给各个部门。基层事业单位要重视档案管理现代化建设，加大对档案管理信息化所需的资金、软硬件设备设施的投入，并组建一支既具备档案专业知识又精通信息技术的综合型人才队伍，保障档案管理现代化的顺利开展。基层事业单位档案施行现代化管理，确保了档案管理工作高效、有序、安全的同时，也提高了档案资源的利用率，充分发挥其社会价值和重要的指导作用。

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