新媒体环境下档案利用的发展路径探究

樊兴富

摘 要：进入信息化时代，随着计算机、互联网技术的不断发展，新媒体的应用得到了广泛的普及，为人们的生活带来了丰富的信息和获取各类信息的渠道。新媒体是数字技术的产物，因而具备了高效、快捷、互动性强的特点。随着新媒体技术在各行各业的普遍应用，档案利用工作也面临着新的机遇与挑战。档案利用需要借助一定的媒介才能实现，使得媒介技术给档案利用带来较大的影响，特别是在当前新媒体环境下，给档案利用的发展带来了良好的契机。随着信息技术的快速发展，新型媒体代替传统媒体已经是大势所趋，不可逆转。文章通过对档案利用的应用功能以及在当前新媒体环境下出现的问题为切入点，寻找相应的解决方案，希望能够促进档案利用工作的健康开展。

关键词：新媒体环境；档案利用；发展方向

中图分类号：G273.5 文献标识码：A

档案利用是档案管理工作中的重要内容之一，是档案馆机构为满足人们对相关档案的需求，为广大用户提供档案的一种服务行为。传统档案利用的提供的服务内容多限于政治、历史等方面，多以复印件、复制品的形式提供给用户。随着多媒体技术的出现，传统的档案利用服务无论是形式上还是内容上均无法满足人们多样化的需求。为了满足用户多样化的需求，档案馆的档案利用服务结合新媒体技术，推出了数字化电子信息等新型模式，并将内容扩充到启迪教育、休闲娱乐、知识传播等各个方面，内容更加丰富，凸显档案的利用功能。

一、传统档案利用服务的缺陷

传统档案利用服务的形式较为单一，一般采用提供复印件、档案复制品、相关档案编研成果给用户，其内容相对固定、内容较少、受时间、空间诸多条件的限制。档案馆传统档案利用服务在服务过程中处于被动地位，简单的说，就是满足用户的需求，而不会主动去寻找、发现用户的需求开展主动服务，处于封闭型的被动服务模式。这种传统的档案利用服务，缺乏与用户的沟通，无法获取用户的真实需求，加上受限颇多，导致传统档案利用的服务质量欠佳、服务效率低，无法凸显档案利用的社会价值，档案管理工作的重要性不能受到认可。

二、新媒体环境下档案利用工作中新媒体技术的运用

对于新媒体的定义较多，通俗而言，新媒体是对互联网、数字化技术的应用，以计算机、智能手机、触摸屏、数字电视等为终端，充分展示数字化技术和互动性传播的新型媒体形式。在档案利用中，多以档案馆网站、新型社交媒体、手机网络媒体以及网络视频等形式出现。

1.档案利用工作中的新媒体技术

在信息化时代，各地、各级档案馆充分认识到新媒体技术在档案利用工作中的重要性，因而都比较注重自身网站的搭建，通过档案数字化管理、自动搜索、自助服务等多种系统的建立，让用户可以通过档案馆中的电脑、触摸屏等方式获取所需的档案资料。

2.档案利用工作与新媒体多种形式充分结合

首先，各级档案馆重视自身数字化建设，积极推进档案网络化管理模式。其中，网络媒体是最广泛的应用手段。在网络媒体的推动下，档案馆建立相当数量的档案专业网站，内容汇集了数字化档案馆藏资料、可公开的政府信息及各类档案编研成果等，满足了广大用户的不同需求。

其次，档案机构越发认识到智能手机对当代人群的重要性，结合手机媒体和相关软件开发公司，不断尝试推出关于档案利用的手机App，让广大用户足不出户，不受时间、空间的限制，随时查阅所需的档案资料，有效提升了档案利用的服务档次。

最后，重视数字电视传媒的运用。数字电视是电视传媒的必然发展趋势，通过与数字电视台合作，将档案馆资料制作成相关宣传节目，通过数字电视向广大用户播放，对档案利用起到了良好的推广作用。

三、新媒体技术对档案利用的重要作用

1.新媒体技术为档案利用服务提供创新方式

新媒体的特点就是数字化和互动性，这也是新媒体和传统媒体最根本性的区别。传统媒体深受时间、空间限制的困扰，而新媒体打破了这种局限性，实现了及时传播、互动传播。在新媒体环境下，各级档案馆利用网络媒体和智能手机，为广大用户提供的档案利用服务，突破了传统服务的空间、时间的约束，让用户不受时间、空间的限制，随时可以上网查询所需的档案资料。这种全新的档案服务模式，就是新媒体为档案利用服务提供的创新方式。档案信息的载体也随着新媒体技术的介入，出现了本质上的变化。传统的纸质档案被新型的数字化电子档案逐渐取代，数字化档案的出现，使得原有的信息资源的收集、整合、传递更为快捷，实现了实时共享。在传播形式上，通过网站、手机App等形式提供了档案服务功能，数字档案馆必将成为未来的发展趋势。

2.新媒体技术扩大了档案利用的主体

在新媒体环境下，“全民参与，大众传播”不再是一句口号，新媒体技术真正实现了信息的大众化传播，传播面广且传播速度快，使大众成为传播的主体。在传统档案利用中，基本是以政府机关、学术学者为主体，在特定时间、特定事件中起到了引导和传播的主体作用，但受时间、空间的局限性较大，不能产生持续的影响力。随着互联网技术的成熟，智能手机用户量的快速增长，新媒体环境下档案利用已经有了大众化的趋势，各种网络媒体平台、庞大的新媒体用户为档案利用大众化奠定了基础。新媒体技术实现了档案利用方式的创新，为档案利用主体的扩大提供了必要条件。通过网络技术的利用，打破了传统档案利用方式的时空局限，为公众利用档案提供了便利，激发了潜在的档案利用需求，扩大了档案利用的主体，使档案利用真正成为大众化的行为。

3.新媒体环境下拓展了档案利用目的多样化

通过新媒体技术的应用，信息传播突破了时间、空间的限制，并提高了信息的准确性和针对性，在实现快捷传播的同时，还满足了不同用户的多样化和个性化需求。新媒体环境下，档案利用服务工作中通过新媒体的传播，拓展了档案利用目的多样化，在确保用户获取档案资料的快捷性外，还能够激发潜在的用户档案需求，满足不同用户的不同需求。传统档案利用中，政府机关工作报告、学术研究、历史编修是用户的基本利用目的，而新媒体出现后，用户的档案利用目的不再是单一的，而是向着多元化需求发展。档案馆为了满足用户的需求，网站的内容也从原来简单的图片、文字描述向视频、音频具有故事性、趣味性发展，吸引了大量的用户，让档案馆网站成为用户利用档案的首选。此外，智能手机和数字电视以档案资料为基础编制的App内容和电视节目，更是满足了广大用户在娱乐性方面的需求，通过这些间接性档案利用，让档案利用的主体越发大众化。

四、新媒体环境下档案利用工作存在的问题

新媒体环境下，网络技术的应用提高了档案的利用效率，扩大了档案的利用范围，且利用方式多样化，为档案管理事业提供了前所未有的发展机遇。当前，在档案利用工作中还存在着诸多问题，制约了新媒体技术在档案利用工作中的进一步应用。

1.档案管理人员欠缺新媒体理论知识和相关技术

档案管理人员年龄年轻化已经逐步实现，在经过专业的档案专项培训后，档案管理人员在专业知识和技能方面都有了显著提升。但在新媒体环境下，仅仅掌握档案管理方面的专业知识明显远远不够，还无法达到档案馆数字化建设的要求，在与新媒体技术相结合的过程中，档案管理人员对新媒体软硬件的熟练程度不能完全满足实际工作的需要。许多档案管理人员对新媒体的利用还处于在档案馆网站上做宣传的浅显层面，对档案利用工作甚至还停留在传统的复印、查找方面，没有树立起现代化的档案管理理念，对多媒体技术的应用还很生疏。

2.档案管理基础建设未完善

完善的基础建设是各行各业中顺利发展的前提条件，在档案利用工作中，无论是在原有的传统环境中，还是现代多媒体环境中，各级档案馆的基础建设都是保障档案利用工作顺利开展的前提。但就目前实际情况来看，我国各级档案馆由于资金或者技术等种种原因，档案管理数字化进程还比较缓慢，发展程度也或高或低，参差不齐。基础设备设施的不完善，影响了档案馆在新媒体环境中档案利用工作的顺利开展。

3.档案利用工作中应用新媒体技术不均衡

在档案利用工作中，使用最广泛的多媒体技术就是网络媒体，除此之外，就是智能手机、数字电视和社交媒体。而运用网络媒体最为常见的是各级档案馆设立的档案网站，覆盖范围广，并已初步形成了档案网络系统。档案网站已经成为广大用户查阅档案及了解档案相关法律法规的主要方式，包括智能手机在内的其余三种多媒体方式，则由于不同原因，发展较为缓慢。例如，智能手机的应用方面，由于受到技术和开发成本的影响，在档案利用工作中进展较慢，而数字电视由于受到场地、网络的影响，虽然也吸引了相当数量的用户，但对用户而言，其体验效果还不甚理想。因此，在当前档案利用工作中，多媒体技术的应用出现了不均衡性。

4.档案管理工作者和档案利用者媒介素质欠缺

媒介素质，主要是指人们对新型媒体的接受和使用能力，其中包括对媒介的选择、应用、学习及判断等。在新媒体环境中，多媒体技术的应用已经深入档案管理的方方面面，作为档案管理工作者要树立现代化管理理念，改变传统工作模式，熟练掌握和应用各项多媒体技术，才能为广大用户提供更好的档案利用服务。但是，相当一部分档案工作者由于媒介素质的欠缺，还无法对多媒体技术有更深层次的了解，对多媒体技术的运用还不熟练。作为档案利用的广大用户，已经趋于年轻化、高学历，对新媒体接受能力强，成为新媒体技术应用的主力。但也要认识到，还有相当一部分用户，对于新媒体的接受和使用能力相对较弱，无法对网络上的信息做出正确判断，导致认知错误。媒介素质的欠缺，阻碍了档案利用工作的顺利开展。

五、 新媒体环境下档案利用工作发展策略

新媒体技术的成熟发展，成为档案管理工作实现现代化、数字化、网络化和规范化的基础，档案管理数字化建设已经是大势所趋。档案利用工作是档案管理中的重要组成部分，只有提高档案利用率，才能发挥档案更大的作用和社会价值。

1.重视新媒体对档案利用工作的重要作用

各级档案管理部门尤其是领导者，要重视新媒体技术在档案利用工作中的作用，并积极加大资金投入，完善新媒体技术运用所需的基础建设。作为档案管理工作者，要充分认识到新媒体环境下各项新媒体技术对档案利用工作的重要性，并运用多媒体的特点加以充分利用，从而有效提高档案利用工作的效率。

2.加强档案馆人才队伍建设

各级档案馆要重视自身人才队伍的建设，对现有工作人员加强档案专业知识培训外，更要注重在多媒体技术方面的技能提升，让工作人员能够熟练运用各种计算机、网络技术，实现档案专业知识和新媒体技术综合能力的全面提高。同时，档案馆也要注重从社会中引进高端专业人才，尤其是在多媒体技术方面的优秀人才，补充到人才队伍当中，打造一支高素质、综合型人才队伍。

3.建立科学、规范的管理制度

新媒体技术在档案利用工作中的应用可以有效提高档案利用效率，发挥档案的重要价值。因此，在新媒体环境下档案利用工作更应建立科学、规范的管理制度。网络媒体的兴起，打破了传统信息传递的时间、空间的局限性，其便利性、快捷性更是深受广大用户的青睐。但也要认识到，网络媒体缺乏严格的管理机制，很多别有用心者或者是黑客会在网络媒体上大肆散播一些虚假、编造的信息，严重破坏了网络秩序，对档案利用工作产生了不良影响，尤其是各级档案馆的网站存在被黑客攻击的风险。因此，在档案利用工作中要建立一套科学、严密、规范的管理制度，防止网络风险的发生，确保档案管理工作安全、有序开展。

4.提升档案管理工作者的媒介素质

提升档案管理人员的媒介素质是多媒体环境下档案利用工作的必要前提，只有拥有较高的媒介素质，档案管理人员才能更好地运用多媒体技术提高工作效率。

加强档案工作人员对多媒体技术的掌握，尤其是新媒体网络平台操作水平，要熟练掌握档案馆网站的封面设计、内容更新以及相关某博、某信公众号内容的编辑、排版等技能。

要通过网络平台加强与档案利用者之间的互动。可以通过档案馆网站留言、某博、某信公众号等多种形式，开展线上互动，充分了解档案用户的真实需求、所遇到的问题，并及时解答，满足用户的个性化、多样性的不同需求。

随着互联网技术的日益成熟，档案馆搜集信息的来源越发广泛，信息量也大幅提升。但是，在网络环境中信息的真实可靠性有待考证。档案管理人员要具备信息搜集、辨别、筛选的能力，在繁杂海量的信息中，去伪存真，确保档案馆网站发布信息的真实性。此外，还应收集广大用户的反馈信息，从而满足客户需求，提升档案利用服务质量。

六、结束语

综上所述，档案利用工作是档案管理中的重要组成部分，只有提高档案利用率，才能发挥档案更大的作用和社会价值。在新媒体环境下，档案利用工作要充分发挥新媒体技术数字化和互动性的特点，通过各级档案馆网站、某博、某信公众号等形式，加强与档案用户的互动，了解用户的真实需求。通过不断完善基础设备设施、加强档案人才队伍建设、提高工作人员的媒介素质以及建立科学、规范的管理制度等多种方式，提高档案利用工作的效率，提升服务质量，促进档案利用工作的全面开展。

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