大数据背景下高校图书馆档案管理对策研究

吴洋

摘 要：高校图书馆担负着收集信息、管理档案的重要职责，可为高校管理与发展提供可靠的信息支持。在大数据时代背景下，大数据技术为档案管理工作的创新开展提供了技术支撑，高校图书馆应顺应时代发展趋势及时更新与优化现有档案管理的模式及方法，健全档案管理设备设施及制度，从而加快档案管理工作的数字化转型。基于此，文章以大数据时代为背景，分析了大数据对高校图书馆档案管理的积极影响，梳理了高校图书馆档案管理现状，并以问题为指引，针对性提出了优化档案管理工作的可行性对策，旨在迎合大数据时代，驱动高校图书馆档案管理工作向数字化、高效化的方向发展。

关键词：大数据时代；高校图书馆；档案管理

中图分类号：G251 文献标识码：A

大数据时代的来临，加快了高校图书馆档案管理模式的更新与优化，促进了档案管理工作的数字化、网络化发展，为档案管理工作高质效推进产生了有力驱动。各大高校应主动将现代化信息技术手段融合应用于图书馆档案管理过程，积极推进信息化建设工作，利用专业化设备设施以及先进的档案管理信息系统，实现数据信息的快速归集、精准统计与高效利用，有效整合各类档案资源，深入挖掘档案信息资源的可利用价值，为高校档案管理工作顺畅、安全、科学开展奠定基础，从而充分发挥档案资料在高校教学管理及经营发展决策中的价值。

一、大数据对高校图书馆档案管理的积极影响

1.优化档案管理流程，提高档案管理效率

高校图书馆档案管理中引入大数据技术，可以简化原本烦琐的档案管理流程，通过剔除冗余环节、合并重复性程序，增强档案管理流程的简洁性，保障档案信息资源汇总、传送与利用过程的高效性。面对社会环境的不断创新发展，信息资源逐步呈现出数字化发展趋势，原本以纸张为载体的阅读模式逐步向数字化阅读方式转型，为高校图书馆档案资料的电子化转变提供了指引。在高校图书馆数字化发展过程中，会重新调配档案资源，更新档案检索方式，可以转变由人工翻找纸质档案的传统模式，能够减少档案检索的时间成本，提高档案查找与利用的效率。档案管理人员还可以依托现代化信息技术手段创建档案信息化管理系统，在线完成档案录入、整理、归档、检索和利用各个流程，或依托大数据统计分析方法快捷分析数据关联及规律，通过档案资料在线管理提高档案管理效率，从而释放档案管理人员的时间及精力，为档案服务质量优化提供更多支持。

2.整合信息资源，实现智能化管理

档案信息资源是档案管理的基础，而信息的有效整合可以促进档案文件价值的最大化。高校图书馆依托大数据技术构建档案信息化管理系统之后，可以结合学校、教职工及学生的实际需求，开展档案信息资源的分析与整合，可以在现代化信息技术手段支持下，科学归类档案文件，提取具有关联性的信息资源，并汇总到一起，以此获取更加完善且具有较高价值的信息资源，使档案信息处理过程变得更加科学与智能。对于高校图书馆的档案管理工作而言，高效汇总、安全存储档案资料，快捷提取、快速传送档案信息是重中之重。应用大数据之后，高校可以运用更加安全、高效的技术手段提高信息采集效率，保障信息存储的安全性。同时，也可以在线快捷完成信息传送，突破时空限制管理与利用档案信息资源，推动高校图书馆档案管理工作的智能化、低能耗开展。

二、大数据背景下高校图书馆档案管理现状

1.缺乏可靠的信息共享机制，档案信息共享尚未实现

共享信息是高校图书馆档案管理的主要发展趋势，以往所采用的共享模式有文献传递、馆际互借等。然而，由于高校图书馆未能构建完善化、科学性的档案共享机制，限制了档案信息的共享共建，削弱了档案信息资源的利用价值。一方面，高校图书馆未能搭建规范化的档案管理应用平台，也没有出台明确的档案信息资源共享要求及标准，无法为档案信息全面共享提供清晰的依据；另一方面，高校图书馆尚未制定与推行标准化共享制度，主要是由于未能深入认识档案信息共享价值及意义所致，因而没有为共享制度建设提供充足的支持，未能严谨、认真签署共享信息相关协议。此外，高校图书馆没有推行分级管理机制，未能根据档案数据库权限分配档案管理工作任务，由于一些部门涉及一些机密性档案信息，使该部门的非机密性文件也未得到及时、有效共享。

2.重视档案数据存档，忽视数据采集管控

对于高校图书馆而言，需要收集与存储的档案数据信息较多，按照档案信息类型的不同，可将档案划分为业务、设备设施、财务、人事以及声像等多种类别。在高校图书馆开展档案管理工作中，一直将档案数据存档作为档案管理的核心工作，一些时间较为久远的理论性结果仍然留存至今，而对于数据采集工作的重视度有所不足，未能按类别创建档案资料数据库，同时也未有效管控处理档案资料收集中遇到的问题。例如，人事档案、业务档案有着本质不同，二者应分别存储于不同的数据库中。在人事档案存储管理时，虽然不会存留业务要求相关信息内容，但在管理人员培养及训练规划相关文件存档时，则会将业务要求详细记录在内，并保留相关的资料数据，导致档案信息重复性存储，影响档案数据的清晰归类，使数据采集工作开展无序化、低效化。

3.信息安全系数偏低，档案信息化管理存在风险

大数据技术可以为高校图书馆档案管理工作智能化、高效化开展提供技术支撑，然而受网络开放性的影响，在档案信息化管理过程中，同样也会面临传统档案管理模式下未曾出现的安全风险隐患。例如，黑客攻击、病毒感染等。如果高校图书馆档案管理中所采取的安全防护措施不到位或是防护范围不全面，可能会降低档案信息的安全系数，从而给档案信息化管理工作带来更高的安全隐患。与此同时，高校图书馆档案管理的设备设施具备一定的应用期限，如果在档案管理过程中未能定期备份信息，一旦计算机、软件系统因达到使用年限或是由于故障原因无法正常运行，则可能造成重要档案信息丢失、损毁问题，会给高校图书馆档案管理工作带来难以弥补的损失。

4.档案管理模式创新不足，管理工作低效

以往在高校图书馆档案管理工作开展中是将重点放在历史性档案分析利用方面，在此过程中所耗费的时间精力较多，之后会通过召开活动、发放文件的形式开展档案管理，对于活动中所收集的各类档案信息同样是采取单向性的考察与利用模式。由于受到高校图书馆档案管理岗位编制较少的限制，专职的档案管理人员数量无法满足实际工作需求，而档案管理过程需要采集、整理、分析、利用的档案数据数量较为庞大，因而高校图书馆会采用由其他岗位人员兼任档案管理职责的情况，但这些兼职人员并非档案管理专业出身，档案资料管理知识相对薄弱，不具备专业化的档案资料归档处理能力，虽然也有部分高校图书馆引入了大数据技术开展档案管理，但应用深度有所不足，因为档案管理模式过于陈旧，导致高校图书馆档案管理工作低效化开展。

5.档案管理理念陈旧，未完善构建管理评价机制

在大数据时代背景下，图书馆档案管理工作逐步呈现出数字化发展趋势，然而一些高校图书馆未能跟随时代发展同步更新管理理念，而是以档案管理及利用作为重心，未能结合数字化档案管理需求，同步推出完善、科学的档案管理评价机制，从而导致档案管理工作成效无法得到及时、客观反馈，未能有效察觉档案管理中的不合理做法，难以为档案管理高质、高效开展提供保障。一些高校图书馆的档案管理人员主要是收集一些总结性的材料，而没有依据档案采集要求，将档案信息收集前置到事前、事中环节。并且，在以事后为主的档案资料收集方式应用下，也未能有针对性地评价档案资料收集的全面性与价值性，无法准确衡量所收集档案的实际利用价值，且不能科学判断图书馆档案对于高校教育教学、学生管理、办学发展各个方面所产生的积极作用，难以通过有效评价反馈推动高校图书馆档案管理工作的持久性与平稳性发展。

三、基于大数据时代的高校图书馆档案管理优化对策

1.借助技术共享机制，推动档案信息全面共享

对于高校图书馆而言，其档案管理业务类型多种多样，且业务较为分散，因而信息共享面临一定难度。在大数据时代背景下，高校图书馆档案管理工作开展需要积极引入新型技术手段，推行技术共享机制，与其他图书馆开展深度合作，共同推动图书馆档案信息资源的共建共享，从而实现档案信息及时互换与全面共享的目标。在此过程中，高校图书馆之间应开展深度的业务技术交流，突破时间空间的束缚，既要在本校内部召开部门之间横向交流会议，也要跨校区、跨地际开展信息共享技术分享会，以此增强高校图书馆档案管理人员的信息共享意识及能力，使之能够采用先进技术不断完善技术类业务档案的元数据，并构建知识技术可视化的档案管理氛围。此外，高校图书馆还应引入云计算等新兴技术，消除馆际之间信息互换及共享的屏障，从而最大化展现高校图书馆档案信息资源的利用价值。

2.重视数据采集，着力创建档案数据库

立足大数据时代背景下的档案管理，需要提高对数据采集工作的重视，不能仅将管理重心放在存储和归档环节。在高校图书馆档案管理过程中需要严抓档案信息数据采集工作，确保各个业务环节均可以按照规定的流程生成、收集与存储数据信息。同时，还需要积极构建多元化的档案数据资料库，以完善档案信息内容，科学分类不同类型的档案数据，从而为档案资料有效整合、快捷检索与高效利用提供有力支持。高校图书馆应运用现代信息技术手段，全面、快捷地收集图书馆各个业务环节形成的各类档案，并利用大数据技术对这些信息资源按照类别、来源、用途以及价值展开归类，以便创建不同类型的档案资料数据库，并构建完善的档案目录数据库。在此过程中，应注意从数据采集源头做好信息质量把控，及时剔除不准确的信息，补充完善不全面的信息，进而保障高校图书馆档案数据库的完善性。

3.加强安全管理，构建网络化信息安全防护屏障

为保障高校图书馆档案信息安全，需要有效预防与控制档案管理工作中的信息安全隐患。一要利用缩影技术翻修处理回溯档案，以便尽可能地减少占用空间，并能够长期、安全存储原始档案记录；二要以云计算技术为支持，利用专门的服务器存储机密性文件，引入分级管理技术，以此保障机密性数据查阅与利用过程安全；三要科学归档处理有时效性的日志，保障处理过程独立性开展，避免由于受到干扰而出现日志失效问题；四要剥离基础数据建设及档案评价两个不相容的工作，保密存储与归档原始数据资料，未经允许的人员不得查看，防止原始资料数据信息被篡改；五要加强网络服务器安全管控，定期检查系统日志文件，每隔一段时间要更换一次管理员密令，且同一用户名称及密码不得多主机共用；六要安装专用杀毒软件，及时升级杀毒软件，科学设置防火墙，联合运用多种防护措施保障档案信息化管理系统的安全性。

4.推动信息化建设，创新优化档案管理模式

在大数据时代背景下，数字化档案管理可以弥补传统档案管理模式无法满足新时代档案管理需求的弊端，而数字化档案管理的实现，要以健全的档案信息化基础作为保障。为实现档案管理数字化，需要生成、存储与利用电子档案，这是由于传统以纸张为载体的档案资料不再契合大数据时代的档案管理要求。同时，纸质档案的存储对于存储空间容量要求较高，存储时还可能出现部分资料被遗漏的问题。为此，高校图书馆档案管理工作需要顺应大数据时代发展趋势，加快档案信息化建设速度，投入充足的资金，引进数字化档案管理模式下所需的扫描仪、摄像机等硬件设备设施。同时，还需要统一高校内部信息管理系统，将各部门的系统与图书馆的档案信息管理系统相连接，以便及时、快速地接收各类信息数据，在数据接口科学设置的基础上，保障数字化档案信息的全面收集、统一存储。此外，高校图书馆还可以采用统一的连接方式，收集分散的邮件及文档，从而构建专题性档案资源，为实现数字化档案管理目标奠定信息基础。

5.更新管理理念，科学运行档案管理考评机制

为及时、有效地优化档案管理措施，高校图书馆档案管理需要引入先进的管理理念，除了要重视档案资料的管理利用之外，还需要科学开展档案管理利用成效评价工作，及时发现档案管理漏洞，排查低效或无效的档案管理措施，并及时修正与整改。在档案管理过程中，应将完整性、有用性以及客观性等指标作为档案信息质量评判的重要依据，针对档案管理的信息质量、利用成效等多个方面展开全方位评价。高校应结合图书馆档案管理工作实际开展情况，科学制定档案信息量评价机制，或是完善档案利用成效评价制度，从而为档案管理质量评价提供可靠的保障。同时，高校图书馆还要根据现实需求合理设置评价模块，并科学选取各个模块的评价指标，并严格筛选评价人员，选用多种不同类型的评价方式，对评价过程开展全过程的监督监控，以减少档案管理质量评价过程中的干扰因素，得出客观、公正、准确的评价结论，为及时填补档案管理漏洞、科学优化档案管理措施提供有效依据。

四、结语

大数据时代，高校图书馆与信息技术手段融合，是向档案管理数字化转化的重要动力。在此过程中，高校图书馆应明确档案管理中融入大数据技术所带来的积极影响，认识到大数据技术在档案管理流程简化、信息资源整合方面的价值，并深度解析自身档案管理中遇到的各类问题，进而从共享机制完善、档案数据库构建、信息安全防护加强、档案管理模式更新以及档案管理考评机制建设五个方面入手，通过多管齐下、多措并举，全力推动档案管理过程中现代化信息技术的深度融合，从而发挥大数据对高校图书馆档案管理数字化发展的驱动作用，有效提高档案管理工作与大数据时代全新档案管理要求及标准之间的适应性。

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作者单位：鹤岗师范高等专科学校