新时期医院档案服务的创新思考

孙伟

摘 要：档案服务是体现档案价值、档案作用的途径，加强档案服务是新时期各领域对档案工作的基本要求。在这样的形势下，医院档案服务面临着新一轮的思考，新时期医院档案服务也呈现出新的特点，结合医院档案工作的特点以及当前医院的发展需求，积极创新服务理念、转变服务方法，已经成为医院档案工作的重点。文章以新时期医院档案服务为内容，并对其档案服务创新提出了几点思考，推动医院档案工作更好地开展。

关键词：医院；档案服务；创新；意义；策略

中图分类号：G275文献标识码：A

引言

在信息化时代背景下，人们的信息需求量也在不断增加，档案作为社会发展的重要资源，在各领域工作中都发挥着重要作用。医院作为救死扶伤的重要单位，对档案工作要求越来越高，尤其是档案服务关系到医院管理和人才成长，只有紧紧抓住信息化时代的发展机遇，不断优化档案服务理念、转变服务方式，才可以更好地助力医院顺利开展各项工作。

一、医院档案服务创新的意义

1.推动档案管理机制与管理体制的创新

创新档案管理机制体制可以为档案服务提供有效的助力和支持。新时期，医院积极参与管理体制与机制创新，能够从档案管理的实际情况出发，大部分医院在积极搭建信息化的档案处理平台，通过扫描刻录的方式，实现档案的数字化、电子化转化，促进档案服务创新，丰富档案类型，突破传统档案管理模式的制约，推进档案管理服务体系的优化和完善，从而更好地适应时代特点，更好地服务于社会、服务于人民。

2.拓展档案利用的范围

传统的档案服务内容、服务方式需要不断创新和突破，避免陷于传统守旧的思维之中，导致无法实现发展和进步。医院要借助先进的技术、方法，促进服务方式的转变，从而更好地满足新时期人们对医院档案服务的需求。比如医院可以加大资金投入，建设服务大厅，整合纸质档案服务与电子档案服务，建立数字档案阅览区、检索区，实现交互式电子档案阅览，不断拓展档案服务形式，提高档案服务水平和质量，使档案服务功能得到最大限度地发挥。

3.带动档案基础工作创新

医院在推进档案服务创新的过程中，要基于原有档案服务形式上改进和完善，并且要加强基础性工作的创新，深入研究新方法。近些年，档案领域改革实践不断深入，归档文件整理方法也更加完善，医院要以此为参考，加强档案信息的数字化处理，促进文档一体化建设，严格按照相关规定大胆提出意见，敢于突破自我设限，加快基础工作创新步伐，加强数字档案服务建设，大幅提高档案服务实效。

二、新时期医院档案服务的创新思路

1.档案服务理念由重收藏向重利用转变

（1）最大限度地利用档案信息资源

新时期，医院档案服务理念需要转变，过去档案服务以收藏为重点，而新时期，档案服务则更加重视档案利用。在过去的医院档案服务中，档案部门在档案信息资源利用方面有所忽视，工作人员只是简单地将信息资料收藏，使用时再调取，并没有更深度地利用和开发，造成了档案资源的浪费。新时期，医院档案服务要打破旧观念，在档案服务中要凸显“以人为本”的理念，充分利用和挖掘档案资源，依靠信息技术、自动化管理手段，推进档案服务的一体化、规范化开展，实现档案资源的全方位采集与高效利用，并能够远程调取和借阅档案，提高档案共享程度，真正发挥档案的价值和作用，为人们提供便利。

（2）积极引入信息技术

加大医院档案信息的收集力度，优化档案信息收集的方式和途径。具体来说，构建信息化的检索手段，由于医院档案内容多而复杂，人工档案服务的效率相对较低。依靠先进的网络信息技术以及计算机平台展开信息化检索，能够帮助档案使用者快速找到档案信息，在调取档案时只要在检索中输入姓名，就可以查找到相应的档案，大幅提高了档案信息资源服务效率。此外，还应构建档案数据库，提升档案信息的全面性，依靠信息技术提升档案服务范围和功能，依托信息技术扩大档案信息采集范围，强化各方联系，提升档案信息搜集的效率和质量。

（3）档案信息资源的开发利用

医院在提升档案服务质效的时候，要重视档案编研工作的开展，通过科学、有效的编研，提高档案资源的开发与利用效率。医院档案的针对性、实用性很强，尤其是医院人事档案信息，记录的都是医院职工的成长历程，是非常宝贵的资料，科学开发利用档案，能够满足医院的工作需求，为医院发展提供可靠的依据。

医院要加强档案信息资源形式创新，包括纸质档案、图片、影像等，要生成立体图像，为不同的人提供不同的档案使用需求，提高档案资源的利用率，为医院各类活动的开展提供数据支持，丰富的档案资料信息对医院建设发展具有非常重要的意义。

2.档案服务方式由被动等待向主动上门展开转变

（1）收集方面

在新形势下，要积极转变档案服务方式，从过去被动的服务方式向主动服务方式转变。过去，档案资料收集是被动的，档案收集存在不全面、不准确等问题，这些现象得不到管理者的关注，在很大程度上影响档案服务效果。基于此，将过去被动档案采集的方式向主动服务方式转变，及时采集重要的档案信息，主动向相关人员提供档案咨询服务，不断补充档案数据库内容，积极与相关人员沟通和联系，加强各部门之间的沟通，从整体上引导和监督档案服务，促进部门协作创新，进一步提高档案资料采集时效和质量。在医院日常工作中，随时采集第一手档案资料，并能够对其筛选，将重要的档案资料信息录入档案数据库中为档案服务提供支持和保障。

（2）服务方面

在医院发展的新时期，医院要加大档案服务力度，还要在内部建立良好的服务环境，医院要定期开展宣传教育活动，让档案部门认识到自身服务职能，在日常工作中能够充分发挥自身职能，为医院以及用户提供服务。档案管理人员要全面了解和掌握服务对象的特征，了解不同服务对象的不同需求，能够为其提供个性化服务，凸显档案服务的有效性、个性化，真正发挥档案服务的价值和作用，为医院发展提供支持。此外，还应最大限度地挖掘档案资源的潜在价值，明确档案服务人员的职责和义务，做好服务内容划分，让每位服务人员都能够在岗位上发挥作用，充分发挥其价值，为医院发展以及医院人才成长提供助力。医院档案服务与档案工作人员自身的素养能力密不可分，在医院档案服务的过程中，提高档案管理队伍专业能力和综合素养是非常必要的。

3.档案服务的载体由纸质向数字化过渡

医院要从当前档案领域的发展形势出发，加强数字档案建设开发。第一，应加强医院档案工作人员的信息素养培养，提高档案管理人员的信息技术水平，通过培训教育提高管理人员的水平，使其具备先进的管理思维，熟练掌握信息技术、互联网技术、大数据技术，更好地实行档案数据开发、处理和转化，为数字档案资源开发利用提供支持和保障。第二，加强各部门的联系和交流，不断丰富档案数据库内容，并搭建好专业的信息化配套设备设施，在医院建立完整的网络体系，配备高速的网络系统，提高医院网络的运行速度以及信息处理能力。第三，搭建完整的档案数据库，完善数据库信息，做好数据备份，提高数字档案利用率与规范化进程，为用户实行档案查询提供最便利的服务，让档案使用者能够更加快速、便捷地查询信息资料，为其提供更加高质量的档案服务。通过计算机网络实行档案资料信息的上传、借阅和查询，整合线上与线下服务，广开服务渠道，拓展档案数据采集路径，给高质量档案服务最有力的支持。第四，加强档案线上服务建设，为医院人员提供更加广泛的档案信息使用途径，档案使用者只要通过线上平台就可以便捷地在线查询，从而获得相关数据，大幅提高了医院档案服务质量与效率。

4.建立完备的电子档案

在信息化时代，医院在档案服务方面要加强电子档案建设、数字档案建设。随着医院发展，医院档案内容不断丰富、数量不断增加，档案管理难度越来越大，纸质档案的管理流程复杂，在档案采集、整理、分类方面存在诸多困难。因此，想要提升档案管理实效，提升档案服务实效，就必须推进电子档案、数字档案的建设和转化，医院要建立完善的电子档案系统，还要加强纸质档案与电子档案的转化与整合，并配合专业的档案管理设备设施，工作人员利用专门的扫描设备将纸质档案转化为图片，通过图片、数字化载体储存档案，并纳入档案电子系统之中，促进电子档案与纸质档案的同步推进。医院还要将重要的档案录入电子系统，技术人员要针对纸质档案与电子档案建立相关的检索字段，以提高检索效率，便于更好地服务于用户。

一方面，医院档案呈现出多样化的特点。因此，各类档案也存在明显的差别。比如有些档案是病历档案，有的档案是人事档案，不同类别的档案需要实行有效管控。这些档案分散在不同部门，想要将其实行统一管理，就需要完善的档案管理规范和体系，还需要切合实际的管理标准，如果标准不统一，档案就会出现不齐全、不完整的情况，档案管理者要忙碌于不同部门采集信息，不仅办事效率低下，还容易出现遗漏和错误。建立完善的电子档案系统之后，医院能够实现统一整合和规范化管理，还能够避免档案资料出现遗漏和错误问题；另一方面，目前医院的档案管理模式导致相同用户的档案分散在多个卷案，在搜集档案信息时非常烦琐，也会给档案工作人员带来诸多不便，有时为了查询一个问题，需要调取很多案卷，消耗大量时间，将工作人员捆绑在繁重的劳作中，从而降低了工作人员的工作热情。因此，建立电子档案系统，可以有效解决以上问题，不仅便于服务医院发展，还可以从根本上转变档案工作模式、方法，降低员工的工作强度，从整体上提升医院档案服务质量。

5.加强档案管理人员队伍建设

构建电子化档案服务体系以及开展医院档案服务都需要专业的档案管理人员队伍为支持。优秀的档案管理队伍是档案事业发展的原动力。随着医院规模不断扩大，医院档案数量不断增多，使档案管理的难度更大，要想提高档案服务，必须加强高素质人才队伍建设，还要不断提高档案队伍的综合能力和专业素养，使其能够更好地应对新时期的挑战。医院要结合当前档案服务需求，定期开展教育培训，帮助档案工作人员掌握最先进的档案管理理念和管理方法，并能够按照档案管理服务的基本要求，坚持“以人为本”原则，在档案服务中要凸显人的价值、人的需求，要具备服务于人的思维，更好地开展档案服务。档案管理队伍还要具备良好的职业道德与专业素养，在档案管理中要确保档案数据的真实性、权威性。档案管理人员除了要掌握基础知识技能之外，还必须掌握各种计算机知识、网络知识与数字化技术等，以提高档案工作效率与档案服务质量，并能够确保档案数据的真实性、可靠性。同时，档案工作人员还要熟练掌握各种信息技术，积累相关理论知识，在推进电子档案建设进程时，能够保障档案数据的安全性和可靠性。另外，档案工作人员要具备团队精神，在档案服务中能够积极推进协作，提高医院档案数据的开发利用效率，提升档案服务质量。

6.提高档案云服务的安全性

在档案服务中，实现档案云服务是一个必然趋势，而在云服务中加强安全管控非常重要。档案涉及用户的个人隐私，是各项信息的真实记录，医院在将各种档案信息上传至云端时，必须加强安全管控，由于网络本身具有开放性、共享性因此，存在诸多安全隐患，这就要求医院要在提升档案云服务的同时，必须加强安全管控，建立完善的安全防护体系，并引入先进的技术手段，促进医院档案服务整体水平的提高。

7.档案服务功能由资料收藏向资源整合拓展

医院档案服务功能地发挥，需要丰富的馆藏作为支持，医院档案部门要积极与其他部门联系沟通，打通部门之间的沟通渠道，提高档案信息采集的速度，提升档案服务功能。档案部门综合运用信息技术将档案资源收藏与整合，促进纸质档案向电子档案转化，加强数字化档案建设，通过改变档案资源形式，满足不同用户的需求。医院应转变过去单一的档案资料形式，加强动态档案资源的建设，提升档案的质量和品质，还应加强档案资源的收集和调查，将最具价值的档案资料整理编入档案数据库，建立具有新时代特色的档案服务体系，并加强数字档案的录入和整合，实现各部门的联合和协作，为用户及时地获得最新资料信息，为高质量的档案服务提供支持。医院要加强档案信息服务，管理人员从医院当前情况出发，为广大用户提供多方面的档案服务。例如，及时搜集医务人员的档案信息资料，了解其成长历程，及时解决他们提出的问题。档案工作人员可以通过信息化系统做好数据信息的统计和搜集，为医院档案服务提供指导和参考。在全媒体时代，医院要建立统一、完善的档案信息服务体系，与时俱进，借助先进的技术手段，改变过去单一的服务形式，完善档案服务平台，实现档案信息自动化存档、传递和沟通。此外，医院档案管理人员还要善于创新，能够敏锐地发现最新的档案资源与服务动态，为档案服务提供更加广阔的环境。

三、结束语

随着医院的不断发展，随之而来的档案数量也在增加，档案管理难度增大，其服务方式、服务模式亟待创新。通过对医院档案服务相关内容的讨论，并提出相应的创新和改进措施，助推医院事业繁荣发展。

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作者单位：山东省临沂市中医医院