大数据分析技术在企业档案管理中的应用

顾静

摘 要：在数字化时代背景下，将大数据分析技术与企业档案管理实践紧密结合，已经成为推动企业管理和工作流程改革的核心手段。通过大数据分析技术的应用，企业可以构建先进的档案管理理念，进一步提高办公自动化水平，实现档案管理的现代化与高效化，有效推动了信息化档案管理理论与实践技巧的进步。特别是随着企业档案数量与规模的不断扩大，确保档案的安全性和有效性已经成为重要的管理工作。为此，企业必须调整档案管理策略，充分利用大数据分析技术手段，以实现对档案管理的全面优化。

关键词：大数据分析技术；企业；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A

引言

传统的企业档案管理模式显得较为落后，不仅增加了企业人员和财务成本，还使得企业经营成本相对较高。随着社会的进步和发展，企业需要重视档案管理信息化转型，提升企业的竞争优势。企业通过引入大数据分析技术手段，将复杂的档案信息转化为网络数据，可以提高档案检索的便捷性，促进各部门之间数据和信息的共享，实现各级部门的有效连接，不仅有助于提升员工的责任感，还将推动企业的整体发展。

一、大数据分析技术在企业档案管理中的应用意义

1.提升档案信息资源共享价值

传统企业档案管理方式多采用纸质手段，往往受到时间和地点的限制，使得档案管理的效率受到一定影响。由于纸质档案长期存储的不规范性会导致档案损坏、数据模糊等问题，进而影响档案的真实性和实用性。此外，为了实现数据共享，需要在不同部门之间承担大量烦琐的任务，进一步增加了档案管理成本和工作难度。纸质档案传输流程往往显得复杂且效率低下，不利于档案的科学、合理保护。

因此，在档案管理中使用大数据分析技术能够消除传统档案管理的弊端，切实提升企业档案信息的共享效益。企业通过运用互联网技术，实现档案信息的内部共享。员工只需登录指定平台，便可轻松浏览、研究和下载企业同步的各类档案，不仅有助于协调各部门间的任务分配，还显著促进了企业内部沟通的效率。通过此种方式，档案信息的使用效益得到了极大提升，为企业的整体发展提供了有力支持。

2.助推档案管理向全新方向发展

大数据分析技术在企业档案管理中的应用不仅显著提高了管理效率，还增强了精确性，为企业档案管理的现代化转型奠定了坚实基础。通过整合大数据分析技术优化档案管理策略，可以促进企业档案管理迈向更高层次的信息化发展。企业将大数据分析技术应用于档案管理，促进了档案由纸质形式向电子化形式的转化，不仅大幅提升了信息处理的稳定性和效率，还为企业重要档案的保存提供了有力保障，有效防范了非法获取档案信息的风险，切实维护了企业的核心利益。同时，电子档案的便捷性使得企业各部门间能够迅速交换和共享数据资料，对于推动企业的持续发展具有积极意义。

3.提高档案信息化管理水平

企业的全面数据主要通过档案形式实施保存，档案涉及企业的制造和人事信息，对企业的稳定运营有着重要的影响。为了推动企业发展，员工必须深刻认识到档案管理的重要性。在传统企业档案管理方式中，通常需要大量员工参与档案信息的搜集和编撰工作，不仅使得整个管理流程变得烦琐、复杂，还可能导致效率降低、质量下降，给企业带来经济负担。在大数据时代背景下，企业通过对档案数据展开深入解读与整合，并能实时更新相关数据，从而拓宽数据的应用领域和深度，不仅有助于降低管理成本，使企业能够将更多资源和精力聚焦于核心发展方面，还有助于企业构建全面、高效的现代化管理工作流程，确保企业能够健康、稳定地向前发展。

二、大数据分析技术在企业档案管理中的应用问题

1.传统观念和依赖纸质档案

企业仍旧沿用传统的纸质文档管理模式，对于数字化文档的重视程度有所欠缺，导致档案信息的储存、检索和共享效率受到制约，无法适应大数据时代对档案高效处理的需求。大部分企业尚未充分意识到档案中蕴含的数据价值，尚未形成数据驱动的思维模式。在决策制定、业务创新及流程优化方面对档案数据的利用尚显不足，未将数据化的档案视为推动创新的关键工具。因此，未能通过档案数据发现新的商业机会、优化产品或服务。同时，对市场需求的预测精准度也有待提高。

2.大数据技术难以得到充分运用

企业在搜集和整合不同来源和形式的档案信息时，可能会面临一定的挑战。目前，由于缺乏先进的数据搜集设备和技术，数据搜集过程变得复杂、耗时且容易出错。此外，企业尚未建立健全大规模数据保存与管理体系，在一定程度上影响了档案资料的高效保存、处置和查询能力。同时，企业也未能对数据质量和一致性实施有效的监控，缺乏对于技术和方法的掌握，导致无法全面发掘档案资料中的潜在价值和深刻见解，阻碍了企业对数据的精确理解、预测和决策支持，影响了企业的业务发展和竞争优势。

3.档案信息安全难以得到保障

企业档案存有极为敏感且需要保密的重要资料，包括但不限于客户详细信息及财务报告等。若缺乏充分的保护措施，这些资料将面临被非法获取或泄露的风险，进而可能引发商业纷争与法律诉讼。若未经授权的个人获得档案查阅权限，或授权者滥用此权限作出不当决策，均可能导致档案信息被篡改、删除或滥用，从而给企业带来极为不利的影响。

三、大数据分析技术在企业档案管理中的应用策略

1.树立科学的信息化管理理念

首先，为顺应大数据时代的发展潮流，必须构建科学的档案管理观念。企业应要求全体员工深刻把握大数据时代的特点，并能迅速、有效地调整工作方式。同时，企业必须清晰认识传统档案管理过程中存在的问题和不足，并运用科学、高效的方法有针对性地解决这些问题，以推动企业档案管理工作的持续开展。

其次，在日常经营活动中，员工需深入学习信息化管理理念，熟练掌握并应用多元化的大数据分析技术，以实现大数据分析技术与档案管理相结合。同时，企业充分利用互联网、大数据和云计算等先进技术的优势，推动企业业务的创新发展。通过不断学习和研究，员工可以更加深刻理解大数据科技的内涵，从而提升信息化经营的品质和层次，为企业的发展注入新的动力。

最后，构建科学的数字化管理观念。企业需加大财务投入，充分激发员工的积极性与创造力，勇于创新，塑造积极向上的企业文化。企业应制定严格的管理规章，促进员工深入理解数字化管理理念。此外，定期召开档案管理工作评估会议，总结近期档案处理的难点，明确未来重点发展方向，以便员工清晰地认识个人技能水平，为企业的持续发展贡献力量。

2.做好档案管理建设全面规划

首先，转变管理观念。企业的管理层应当发挥指导作用，深刻认识到档案管理数字化转型对企业持续发展和经济利益的关键性和重要性，并从高效管理的角度出发，推动档案管理数字化转型的实现。为顺应数字化趋势，提高企业运营效率，企业可以将档案管理任务全面融入日常运营架构之中。为确保此项工作的顺利推进，企业可以设立专项经费，为档案管理的数字化转型提供必要的资金支持。同时，为推动企业档案管理理念的转变，即由传统的“重保存、轻利用”向“高效利用、合理保存”转变，可以组织系列主题活动，深入挖掘电子档案的价值与潜力。此外，为提升档案管理人员的专业素养与信息化管理意识，企业可以持续开展有针对性的教育与培训工作，强化职责感与工作热情，确保企业档案管理工作的持续优化与提升。

其次，完善档案管理制度及标准。企业通过系统性、标准化的管理，能够为档案的数字化建设奠定坚实基础，并规范档案使用状态，实现监控手段的优化。企业应根据当前档案数字化管理现状，明确划分工作职责，利用责任体系将档案管理与个人责任紧密结合，确保责任落实到人，强化制度对人工操作流程的约束。

最后，可以运用数据库、大数据、计算机等技术手段，构建档案资料信息云端平台，充分发挥技术优势，建立档案信息共享体系，使工作人员能够自由运用这些档案资料，提高共享程度和使用效率。

3.构建基于云计算的企业档案管理系统

云计算集成了分布式计算、并行计算以及互联网技术的前沿网络科技资源服务手段，实现了对网络科技资源的自动化操控与调度，不仅大幅简化了网络科技管理的复杂性，还显著提高了资源的使用效率。资源共享、快速交付以及按需服务构成了云计算的三大核心优势。凭借三大优势，云计算能够有效缓解大数据分析技术对企业档案管理带来的压力与影响。经过云计算技术的优化，档案管理实现了信息的便捷保存、高效共享与深度挖掘。以云计算为核心的企业档案管理体系，不仅大幅降低了运营成本，还赋予了前所未有的存储能力、解读精度以及快速响应机制，为企业未来的持续发展指明了方向，奠定了坚实的基础。

4.加强企业档案管理安全制度建设

（1）机要信息保护制度

企业需要构建能够甄别关键信息的系统，并需定期更新企业核心机密信息的类别。此外，为优化档案管理流程，需对企业的机密档案信息实行合理划分，以减少机密信息的接触者和传播环节。为确保机密信息的安全性，需实施加密措施，并确立严格的机密信息存储安全标准。同时，制定禁止访问协议，以防止机密工作人员或高层领导在离任后泄露机密。还需设立保密规则，以防范咨询企业、云服务供应商等第三方机构泄露机密信息的风险。

（2）信息资源共享制度

为了确保档案资源的安全与共享，企业可以采取以下关键的保护策略：首先，设立多层次的保护结构，明确各层级所涵盖的影响范围。其次，制定详尽的企业内部信息获取、使用、查询及复制等操作的规章制度，以确保信息的合规使用，并针对信息的重要性，将需要存储于云端的数据“云”化处理，以提高数据的安全性和可访问性。最后，实施云端数据访问许可制度，严格限制未经授权的用户访问敏感数据，从而确保信息的保密性。

（3）信息审计制度

为确保企业档案信息资产系统的安全，企业可以组建专业的档案信息审计团队，并实施统一的信息审计流程。企业可以严格界定信息审计的范围和时间，定期对系统的运营和用户操作开展安全评估。如果出现云端信息被泄露，企业需要立即启动第三方信息安全审计机制，并对云端数据存储开展持续的风险评估，以确保数据的安全性和完整性。

5.组建具有大数据分析能力的档案管理团队

（1）制定相关聘用标准

在大数据时代，企业在档案管理人员招聘时应当制定详尽的档案管理人员招聘规定与标准，选拔方式应综合考量应聘者在档案管理领域的实际经验是否丰富以及专业技能是否突出等因素，以确保档案管理人员既掌握档案管理相关经验，又具备使用大数据分析技术的能力。

（2）加强技术培训

在大数据时代背景下，传统的信息收集、整理与汇总方法已无法满足现代需求。企业可以通过系统的教学与严格的训练，培养档案管理人员的服务精神，使其能够始终坚守以人为本、提供优质服务的工作原则。同时，注重塑造档案管理人员的专业形象，展现在档案管理领域的专业技术水平。因此，档案管理人员需要接受更为专业、深入的技能培训，如Hadoop和NoSQL等大型数据平台的课程学习。通过掌握这些专门的知识和技能，档案管理人员能够在实际工作中灵活运用相关理念、策略与工具，以应对大数据时代带来的挑战。

（3）雇佣外包

为了优化企业的档案管理团队结构与人力资源配置，可以考虑引入外部服务提供商，将大数据分析的相关职责委托给专业顾问。这种策略尤其适用于特定任务性档案数据对场景的分析，其中需要专门技术人员的解读能力，无须长期设立固定职位。

（4）高校培养

为了全面优化工作人员大数据分析技术的能力，企业需要积极与各类高校建立合作关系，共同推动专业人才的培养。高校需要紧密围绕大数据时代的发展需求，加强对大数据分析相关教育的投入力度。具体来说，高校需要重点关注R语言统计编程、Hadoop和MapReduce编程技术的培养，并对机器学习等智能化数据处理技术开展充分的教学与训练，全面提升人才大数据分析技术的综合实力，更好地服务于社会发展的需求。

四、结论

总而言之，在当前时代背景下，推进企业档案管理的数字化改革已经成为提高企业管理效率与质量的重要手段，不仅有助于巩固和增强企业的核心竞争力，还将在激烈的市场竞争中为企业实现长期稳健的发展提供有力支撑。因此，企业管理层及相关员工必须深化对大数据分析技术的认知与掌握，提高档案管理人员实际的应用能力，以推动企业档案管理系统的数字化转型，从而为企业的长远发展奠定坚实基础。

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作者单位：陕西延长石油（集团）有限责任公司气田公司