大数据时代背景下医院档案管理的创新路径研究

湛丽莉

摘 要：大数据时代背景下，档案管理成为医院综合便民服务的重要窗口，推行医院档案管理数据化、信息化、现代化成为必然。医院需要研发档案管理数据平台并做好日常的优化和维护工作。文章深入研究了大数据时代背景下医院档案管理的创新路径，得出了一些结论，以期能够给其他同行提供参考。

关键词：大数据；医院；档案管理；创新；路径

中图分类号：G271文献标识码：A

一、大数据时代背景下医院档案管理创新的意义

1.发挥档案价值和作用

医院有着各种各样的档案资料，包括文字类资料以及影像类资料。医院利用好各种资料能够为病患提供优质的服务。以往患者在完成诊疗检查后，需要在医院停留数小时才能等到检查报告，耽误了患者的宝贵时间。现在患者无须在检查窗口等待，一部智能手机即可在医院官方App上输入诊疗卡号，获取检查报告，节省了患者的在院等候时间，最大限度地发挥了医院档案数据系统的价值。医院每日诊疗各种各样的患者，需要以档案的形式记录患者的治疗过程与病情变化，为类似疾病的治疗提供参照，丰富医生治疗思路，提高医院治疗水平。医务人员的成长周期比较长，学习和使用医院档案能够让刚刚进入医院工作的医务人员更准确地了解不同疾病特点以及治疗需求，强化新入职医务人员的学习效果，最大程度地发挥档案价值。

2.满足群众需求

医院各项经营管理工作的有序开展离不开档案部门的支持，档案管理工作也需要各业务部门的密切配合。在传统档案管理模式下，档案收集工作以各相关部门报送的病例为主，有些业务部门的医生工作量大，患者多，病历档案的录入工作就会迟缓，未能按时报送，容易出现延迟报送的情况，出院患者无法在最短时间内拿到病历档案，给患者的复诊带来一定困扰。单向报送的方式收集档案资料已经不能适应医院档案管理工作要求，应用大数据技术能够有效解决这一问题。数据的即时传送，档案资源信息整理工作前置化，不再需要报送后的再次录入工作，档案管理人员只需要在后台审核后直接归档，推送到服务环节，医院档案管理流程进一步简化。患者出院后即可在医院档案数据系统中下载病历，为患者提供了更为便捷的医疗档案服务。

运用信息技术管理医院档案，能够保证临床诊断的科学性。面对同一名患者，不同医院会提出不同的治疗方案，而不同的治疗方案患者所承担的医药花销大不相同。医院使用计算机系统分析整合案例信息，制定标准化的诊治流程，让患者能够以最合适的方案和价格完成治疗。医生按照患者描述的症状与大数据档案信息分析最适合患者的治疗方案，提高诊治的科学性与安全性，帮助患者减轻经济负担。

3.实现平台资源共享

医院档案覆盖面广，内容丰富，包括病历档案、科研档案、财务档案、人事档案等，每种类型的档案分布在不同的业务部门，业务部门想要调阅其他科室的档案就需要到档案室调取，其中的环节较多，比较烦琐。大数据技术引入档案管理后，档案的调阅和查询将会十分便利，无论是哪个科室人员，只要登录医院档案管理信息系统平台，在线申请档案调阅权限，系统核实账号和密码准确无误，即可开放职能权限，允许医院职工调取所需档案的信息资源。

4.保护档案安全

应用大数据技术管理医疗档案能够保证医院信息管理的安全。病人病历属于隐私档案，如出现被泄露信息的情况，必然会影响医院信誉。应用大数据技术管理医疗档案能够降低档案被泄露的概率，强化档案保护效果，能够保证医院财务数据安全，更好地保护知识产权。

二、在医院档案管理中应用大数据技术带来的影响

1.改变了传统的档案收集方式

在医院档案管理中应用大数据技术收集档案，拓宽了档案收集渠道，改变了传统的档案收集方式。医务工作者在交接班时就能完成当日医疗档案资料的收集工作。

2.完善档案管理制度

在医院档案管理中应用大数据技术，使医院档案管理制度得到了完善。医院上下都参与到档案管理工作中来，每个业务部门不再“各自为政”，而是遵循统一的档案管理制度，按照档案管理的规范和标准开展医疗档案信息录入工作，将分散、混乱的档案资料汇总到大数据系统，系统自动实行分类并整理保存，大量医疗档案数据得到及时分析，产生的医疗档案成果也能够迅速推向市场，医疗科研部门可以再开发和利用这些档案成果。

3.优化人才结构

医院档案数据库建设离不开技术人才的支持，传统的人才结构被打破，一批具备数据处理能力和数据建设思维的专业人才进入档案管理工作岗位。医院档案工作人员不断学习先进技术知识，档案管理水平得到了提高。

4.促进档案管理精准化

在医院档案管理中应用大数据处理技术能够精准化分类医院档案资料，档案数据经筛选后形成分析报告，实现了深层次挖掘医院档案数据的目标，档案管理工作向分析和提炼档案数据方面拓展。医院档案资料经数据化整理分类后，存储在医院档案数据库之中，各个业务部门都可以精准调取所需档案资料，打破了传统医院档案管理模式的壁垒，创新了档案服务内容和方式，提高了医院档案服务水平。

5.提高了档案利用率

大数据时代，医院档案管理工作目标发生了变化，从档案资料的保管到档案数据的利用，这一跨越式的改变对医院档案管理工作长远开展产生了积极作用。随着医疗事业的蓬勃发展，医院档案数量显著增加，大量档案资料需要快速收集和整理。在医院档案管理中，应用大数据技术实现了档案数据的同步收集、整理、归档、检索等一系列操作，使海量的医院档案数据能够在最短的时间内得到管理，提高了档案管理效率。

三、医院档案管理的现状

1.医院领导不重视档案管理，经费投入少

医院领导不重视档案管理，没有认识到档案管理工作对医院可持续发展的积极意义。医院档案管理人员把自身角色认定为档案保管员，档案利用也只停留在查找和调阅环节，没有理解档案数据化管理的作用。部分医院将经费投入医疗设备设施引进、医生进修培训、科研项目开展等方面，档案管理方面经费投入较少，档案数据化系统常因软硬件设备设施条件简陋而无法持续推进。

2.档案管理工作效率低

医院档案资料分散保存在各业务科室，没有形成良好的档案收集流程，各业务科室档案资料堆积严重，不能及时送到档案室，档案资料流转速度缓慢，给患者的复诊就医造成困扰。

3.档案数据系统安全维护机制不完善

虽然部分医院建设了档案数据系统，通过购买软件和外包服务等引入现代化的档案管理方式，但是医院档案数据系统缺少完善的安全维护体系，不能够根据自身的需求开展安全维护工作，医院档案数据系统的界面操作不友好，档案资料极易被泄露，档案信息在调阅和传输过程中容易出现内容被篡改、文本乱码等情况，严重危害医院档案信息的安全。

4.档案管理人员知识水平不高

部分档案管理人员知识水平不高，工作经验不丰富，对数据技术一知半解。新入职的专业技术人才不够了解医院档案管理的特殊性，医院档案管理人员呈现出文化结构、操作能力等方面参差不齐的现象，影响了医院档案数据系统的建立和维护。

四、大数据时代背景下医院档案管理的创新路径

1.提升领导人员认知

医院领导要更新大数据观念，借鉴大数据思维，把握档案工作各个环节的关联，从全局出发，积极推进档案管理工作创新，制定档案数据分析、挖掘、利用和共享的大数据战略，稳步实施大数据战略。加强法制宣传，通过各种方法与渠道组织医院领导学习档案管理相关知识和法规，提高领导人员的重视度，使他们了解档案数字化转化的意义和价值。领导要做好顶层设计，发挥带头作用，使医院所有人员都能意识到创新档案管理的重要性，激发各部门人员归档的自觉性，保证档案信息完整。只有在医院管理人员意识到档案管理的重要性、能够根据医院发展情况制定完善且科学的管理办法、按照医院发展规划需求开展工作、提高档案管理能力，才能实现医院各项工作的有序衔接和发展。医院领导必须创建明确的规章制度，为医院的档案管理工作提供依据，确定不同环节和岗位负责人的职责与工作要求，严格按照规章制度标准开展工作，精细化管理每一个事项和工作环节。医院应加强档案工作宣传，应用可行举措，加大宣传力度，利用新媒体展开宣传，包括医院公众号、医院工作群以及医院官网，提升医院领导和员工的认知，明确档案管理的重要性，体现档案的价值。

2.投入充足的建设资金

医院要为档案管理现代化建设投入充足的人力、物力和财力支持，更新软硬件配套设备设施，为实现大数据战略目标提供保障。医院要运用好资金，实现医院档案管理系统的优化升级，根据医院情况，配置各种软件系统与硬件设备设施，保证医院档案工作的有效开展。

3.完善档案管理机制

医院要根据大数据环境的变化，完善电子档案管理机制模式，明确电子档案工作细则，落实档案管理责任，建立健全档案立卷归档制度、档案保密制度等， 确保大数据环境下的档案管理工作有序开展。

落实标准化归档和借阅标准。在管理档案过程中，标准化工作流程能够从源头把控档案资料的安全性和完整性，有利于工作人员合理、科学地开展档案管理工作。档案归还与借出必须符合标准化流程规范，有关人员要先填写借调，单经过审批同意后才准许外借档案。如果借阅档案为涉密档案，则需要核定人员的书面审核，通过之后才能借阅。绝密档案的借阅必须安排专人负责档案流转工作。借调的档案需安排专人跟踪动态，采取必要性防护手段。

4.推进档案管理数字化建设

推进医院档案管理数字化建设要实现不同档案系统之间的资源共享，提高档案管理工作效率，提升档案资料利用价值。首先，实现各管理系统与数字化档案管理系统的信息资源共享。医院档案管理系统要与医院教学科研管理系统、办公管理系统、财务管理系统、人事管理系统对接，共享档案信息资源，使医院档案管理部门可以在各个管理系统中获取医疗档案资料，确保档案资料归档的完整性；其次，加强纸质档案与数字档案并行管理。医院可以实施纸质档案与数字档案并行管理制度，实现纸质档案与电子档案工作协调运作，充分发挥各自的优势；最后，建设大数据智能分析平台。医院要充分利用大数据分析技术、大数据挖掘技术，建立档案智能化分析平台，分析现有档案，分类管理档案数据。

5.保证档案信息传输安全

信息时代的到来，医院的档案数据量逐年递增，信息量十分庞大，种类繁多，加大了数据备份和恢复工作的难度。医院档案数据系统中存储着大量的档案信息资料，一旦出现设备故障，容易导致系统瘫痪，影响档案数据的使用。因此，保证档案信息传输安全是医院档案数据系统维护工作的重心。首先，强化防火墙访问安全管理。医院要使用安全性能高的防火墙和网络入侵监测防御系统，监测数据的安全，防止黑客入侵医院档案管理信息系统；其次，医院还要建设网关病毒防御系统，有效防范病毒危害，保证医院电子档案信息的安全；最后，做好电子档案备份。医院要执行档案备份制度，尤其是医疗研究成果的保密档案信息，要加强在档案信息管理平台的安全管理。

6.完善档案数据库，提高信息共享水平

为充分发挥档案数据库作用，医院需要在档案管理工作，分类归档数据库中的各种档案资源，保证档案检索和使用的便利。在大数据时代背景下，医院在使用档案资源的过程，必须重视大数据技术的应用，运用大数据手段将不同类型的档案整理到不同的数据库当中。医院档案数据库的管理工作需要依托强大的软硬件和技术，为不同类别的档案资源建设不同的档案数据库，保证档案数据库的规划与整合，充分利用医院档案资源，提高档案数据分析与使用能力。此外，在档案数据库管理中，医院应设置密钥保证档案使用安全。采用“内网+外网”的管理方式管理档案数据库。工作人员使用档案数据库，提高各部门人员信息互动、共享的水平，便于各个部门之间的协作与沟通，改善医院服务质量。

7.组织档案管理人员培训

只有专业的档案管理人员才能做好医院档案管理工作。因此，医院有关人员要重点关注档案管理人员的继续教育培训，进一步完善人才引进机制，让更多专业人才充实到医院档案管理队伍中。医院应拨付专项培养资金，定期培训档案管理人员，聘请专业档案管理教师来医院授课，提高医院档案管理人员的专业水平。同时，医院还可以采取“传帮带”的方式，鼓励引进的专业人才把先进的数据技术教给档案管理人员，工作经验丰富的职工向新职工传授档案管理经验，互相学习，互相帮助，最终建立一支高素质、能力强的医院档案管理队伍。

五、结语

综上所述，在大数据时代背景下，传统医院档案管理工作模式面临重大挑战。医院档案管理工作人员要树立大局意识，培养数据思维，从安全维护技术、人才结构更新等方面出发，着力提高医院档案管理水平，创新医院档案管理工作。

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作者单位：山东省公共卫生临床中心