新时代人力资源档案信息化管理研究

严亮

摘 要：档案信息化是推进人力资源档案规范化、科学化、高效化管理的基础，是新时代数字档案发展的现实要求。当前，为提升人力资源档案收集、整合、管理、利用的一体化实施和高质量运行，应在信息化基础、信息技术、信息化平台建设等方面入手，全面提高人力资源档案管理信息化水平，为档案数字化升级提供助益。

关键词：人力资源档案；信息化；数字化；原则

中图分类号：G271   文献标识码：A

目前，国内国外竞争环境更为复杂，人力资源的竞争成为国家竞争的核心，要想不断提升综合国力，就需要在人力资源方面主动发力，不断提升人才队伍整体质量。人力资源档案管理作为档案管理的重要方面，在人力资源开发与利用过程中发挥重要作用。新时期，有必要给予人力资源档案信息化管理足够的重视，并将作为一项复杂的系统工程加以落实。各单位要给予人力资源档案信息化管理足够的支持，既要在理念上宣传人力资源档案信息化管理的重要性，也要在实际工作中主动引进现代信息技术，将人工智能、区块链、5G技术与人力资源档案信息化管理相融合，更好地发挥人力资源档案信息的特殊价值。因此，有必要研究新时代人力资源档案信息化管理的相关问题，并提出合理化建议。

一、新时代人力资源档案信息化管理的现实问题

“十四五”期间，国家档案管理部门明确指出，要加强档案信息化建设，各单位也在档案信息化建设方面出谋划策，不断提升档案信息化建设整体质量。但在成绩的背后看到，部分单位在人力资源档案信息化管理过程中还存在着档案管理制度落实不到位、人力资源档案开发规范性不强、在人力资源档案利用过程中其价值没有得到充分发挥、信息技术与人力资源档案管理结合得不够紧密、人力资源档案信息化建设滞后、人力资源档案统一化管理程度不高，这些现实问题在一定程度上影响了人力资源档案信息化管理工作顺利开展。

首先，人力资源档案信息化管理规范性不强。人力资源档案信息化管理是一项复杂的系统工程，在管理过程中需要遵循一定的技术标准和制度机制，才能够确保人力资源档案信息安全。如果在人力资源档案信息化管理过程中存在着随意性问题，不仅容易造成人力资源档案信息丢失或损毁，甚至还会影响单位的人员安排和人力资源配置。人力资源档案信息化管理并不是一成不变的，要随着单位人力资源的实际需要优化和完善档案信息。新时期，随着单位人员的职务变迁和岗位变动会形成的新的档案信息，这些档案信息要及时归档，并按照相关规范流程展开实施管理。但目前部分单位在人力资源档案信息化管理过程中，对人力资源档案信息化制度机制建设重视程度不足，在制度机制执行过程中还存在着简单的执行、难的不执行等部分执行问题，人力资源档案信息化管理缺乏规范，在一定程度上影响人力资源档案信息化管理质量，也容易造成人力资源档案信息失真，难以保障人力资源档案信息的原始性。

其次，人力资源档案开发与利用缺少信息化支持。人力资源档案信息的开发与利用是人力资源档案管理的重要组成部分，在人力资源档案信息化管理过程中，只有为单位人事安排和人才使用提供信息支持，发挥其特殊价值，才能够被单位重视，才会给人力资源档案信息化管理工作更大的支持。但是，目前部分单位在人力资源档案信息化管理过程中，没有将开发与利用作为关键环节加以落实。一方面，部分单位对人力资源档案信息化管理重视程度不足，没有围绕单位的人事安排和人力资源开发对人事档案信息实行开发和利用，即使有部分单位关注到了人力资源档案信息的价值，但在开发利用过程中只停留在浅层表面，没有对人力资源档案信息展开大数据分析和关联性分析，提供的档案信息内容只是简单的工作经历、学习经历、获奖情况等，无法结合岗位需求提炼出有针对性、高价值的人力资源档案信息，也在一定程度上影响了单位的人事安排；另一方面，由于对人力资源档案开发与利用重视程度不足，相应地也就没有为其提供先进的设备设施和信息技术，客观造成了人力资源档案开发与利用还停留在纸质层面，即使利用了相关技术，但受到档案管理人员能力素质限制，人力资源档案开发与利用质量不高。

最后，人力资源档案信息化管理程度不高。在新形势下，人力资源档案信息化管理是单位人力资源合理开发和利用的重要前提。档案管理部门应给予人力资源档案信息化管理足够重视，为其提供必要支撑。但是，目前部分单位在人力资源档案信息化管理过程中还存在着管理制度落后，缺少统一的档案管理标准，在硬件设备设施完善和信息技术支持方面也存在着诸多不足，出现了“信息孤岛”。加之人力资源档案管理系统与其他业务系统存在数据不兼容、端口不统一问题，也无法实现重要的人事档案信息的全面共享。人力资源档案信息化管理程度高低直接影响着其档案价值的实现。由于在制度、技术层面的落后，难以真正提高人力资源档案信息化管理整体水平，也难以满足信息化时代背景下单位对人力资源档案管理的现实诉求。一旦单位人力资源档案信息化管理工作与单位主线工作脱离，势必会成为边缘部门，相关业务的开展也难以得到单位的重视，进而会影响单位人力资源档案管理信息化建设。

二、新时代人力资源档案信息化管理的基本原则

新时代，为进一步提高人力资源档案信息化管理水平，有必要明确其管理的基本原则，将系统设计原则、整体开发原则、全面利用原则融入人力资源信息化管理全流程，进一步提升人力资源档案信息化管理质量，实现人力资源档案信息的合理利用。

第一，系统设计原则。人力资源档案信息化管理需要完善的技术支撑和档案管理信息系统。在人力资源档案信息化管理系统建设过程中，既要做好前端的平台功能，也要做好数据库信息安全。一是要建立经济实用的人力资源档案信息数据库，全面收集单位人力资源档案信息，确保人力资源档案信息的完整性和系统性；二是要在前端形成多元功能，方便人力资源信息的调用和开发，为单位人力资源开发与管理提供必要支持；三是要切实保障人力资源档案信息系统安全。从人力资源档案管理的大局出发，设置不同的口令限制，确保无关人员无权进入人力资源档案信息系统查阅、删减相关信息。同时，还需要专业的档案管理人员管理、开发和维护档案信息系统，确保档案信息系统的安全和稳定运行。

第二，整体开发原则。人力资源档案涉及面广，包含的内容多，涉及单位工作人员的基本信息、业务水平、工作经历、获奖情况、组织关系等，都是人力档案信息的收集范围。在这一背景下，需要坚持整体开发原则，特别是在纸质档案向数字化转换的过程中，一定要从多个层面重新审核原有的纸质档案信息，对于缺少的档案信息要及时补充，不能补充的要展开说明，并加盖公章，使档案信息更加真实、全面，在此基础上才能够整体开发人事档案信息。只有从整体层面思考人力资源档案信息化管理，才能够完善顶层设计，确保人力资源档案信息的全面性和真实性，只有通过整体开发才能够挖掘人力资源档案信息真正的价值，服务人力资源开发、人事调整和干部调动等相关工作。

第三，全面利用原则。人力资源档案信息化管理就是要利用信息化手段全面收集、科学管理人力资源档案，在此基础上实施系统开发，更好地挖掘人力资源档案信息的内在价值，并加以合理利用。通过人力资源档案信息的挖掘，能够为人力资源优化配置提供依据。此外，单位也可以结合人力资源档案信息，为人事安排调整提供档案信息支持，使单位在人员安排方面能够游刃有余，更好地发挥人力资源的优化配置作用，进一步提升人岗适配性。同时，单位档案管理部门也要多维度地利用开发人力资源档案信息，实现人力资源档案信息的共享共建，避免造成信息资源的浪费。

三、新时代人力资源档案信息化管理的路径选择

结合当前部分单位人力资源档案信息化管理存在的具体问题，有必要以信息化管理作为突破口，将信息化理念贯穿人力资源档案管理全流程，更好地指导其管理工作。同时，要注重引入先进的信息技术，发挥信息技术的创新性作用。此外，还要结合人力资源档案信息化管理实际，探索和完善相应制度机制，为人力资源档案信息化管理相关工作保驾护航。

1.信息化理念贯穿人力资源档案管理全过程

新时代，信息技术为人力资源档案信息化管理提供了技术支持，也提出了新的挑战。目前，部分单位对于档案信息化管理重视程度不足，也没有围绕具体问题形成有针对性的措施，导致人力资源档案信息化管理相关工作开展举步维艰，在一定程度上影响了档案信息化管理质量。在这一背景下，要想彻底扭转人力资源档案信息化管理的被动局面，进一步提升其地位，就需要从意识层面改变对人力资源档案信息化管理的看法，将信息化理念贯穿到、人力资源档案管理全流程。首先，要树立大数据理念。充分认识到当前大数据技术对人力资源档案信息化管理产生的深刻影响，并以大数据理念为指引开展人力资源档案管理工作，将人力资源档案数据作为档案管理的重要对象，围绕业务工作深度挖掘档案数据，找到数据之间的关联性，提炼出有价值的档案数据，更好地服务人力资源工作；其次，要树立档案信息服务意识。新时期，随着现代信息技术的不断发展，在人力资源档案服务过程中完全可以通过平台、公众号等多种形式，为不同主体提供更为先进的档案信息服务。

2.信息技术融入人力资源档案利用全过程

信息化时代背景下，在人力资源档案利用开发过程中一定要将信息技术作为重要手段，系统开发人力资源档案。首先，要将大数据、云计算、人工智能等技术融入人力资源档案利用全流程。借助大数据技术可以形成人力资源档案数据库，有助于提高人力资源档案管理效率。同时，通过人力资源档案大数据库建设也可以集中开发和利用相关档案信息。在人力资源档案大数据库中，可以结合不同档案类型分为扫描档案、视频档案、图像档案等，形成门类齐全、分类清晰的人力资源档案数据，为后续档案信息资源的利用开发创造有利条件；其次，创建和优化人力资源档案管理系统，优化和完善业务流程。要从单位业务工作实际角度出发，优化和完善人力资源档案管理系统整个流程，该系统要实现基本信息管理功能，包括人员档案归档、使用、接收、转出等相关功能，通过完善这些功能，能够进一步提高档案管理效率。借助平台可以随时调用人力资源档案信息，随时利用，随时开发，并将结果存储在系统中。唯有如此，才能够更好地发挥信息技术对于人力资源档案管理和利用的价值。

3.信息化手段保障人力资源档案管理安全运行

人力资源档案信息化管理是信息技术与档案管理融合的重要产物，在人力资源档案管理的过程中一定要充分认识人力资源档案信息的隐私性和严肃性。要采取必要措施，切实保障人力资源档案信息安全，防止因疏忽或技术问题造成档案信息被泄露或丢失。

首先，可以借助区块链技术实现人力资源档案信息的安全、多点存储。区块链技术本身具有去中心化、不可篡改、可追溯等特点，非常适合人力资源档案信息的管理和存储工作，利用非对称加密算法能够有效保护人力资源档案信息安全和个人隐私。在区块链技术的加持下，使人力资源档案信息管理更加公开透明，并能够确保信息的安全性和全面性。

其次，选择先进安全防护技术手段。一方面，为了确保人力资源档案信息系统运行安全，要明确责任分工，技术主管要经常检查系统，对于可能出现的安全风险和系统漏洞要及时上报，并采取有针对性的措施实行维护，确保信息系统的运行安全。同时，分管领导也要做好日常监督工作，要求相关工作人员要经常检测人力资源档案信息系统，并做好权限管理，一般档案管理人员只有数据上传和查看权限，系统管理人员才有资格备份、整理和修改人力资源档案信息；另一方面，要采用更先进的安全防护措施维护系统安全。可以借助360 WEB防火墙技术保护网站和平台，有效拦截各种SQL注入、XSS跨站、网站挂马、拖库等黑客攻击，保障用户原平台的信息安全。

最后，档案管理人员也要掌握必要的安全信息技术，包括指纹识别、数字证书、数字签名等，借助这些先进的信息技术，进一步提升人力资源档案信息的安全性和可靠性。

新时代，信息化管理已经成为人力资源档案管理的重要趋向，在人力资源档案管理过程中应主动拥抱时代发展，顺应时代潮流。在具体实施过程中，一方面，人力资源档案管理部门要正视自身在管理方面存在的不足，特别是要重视部分管理人员缺乏信息化意识、软件系统和硬件设备设施建设滞后、信息技术与人力资源档案管理融合不够紧密以及档案管理人员专业素养较低等现实问题，应积极采取有针对性的措施，进一步提升人力资源档案管理人员专业素养，主动引进先进的设备设施，为人力资源档案信息开发和利用创造条件；另一方面，需要得到档案管理部门的指导和帮助，针对人力资源档案管理存在的风险和漏洞形成更专业的意见，不断优化人力资源档案管理系统，完善相应的规章制度，为人力资源档案的管理、开发提供支持。

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作者单位：延安市人力资源与社会保障信息中心