信息技术对高校档案管理的影响研究

郑立梅

摘 要：随着信息技术的飞速发展，高校档案管理也迎来了前所未有的变革。信息技术的应用已经成为高校档案管理不可或缺的一部分，使高校档案管理工作面临新的机遇。文章以信息技术与高校档案管理为研究对象，厘清信息技术与高校档案管理的内在逻辑关系，分析信息技术对高校档案管理的影响因素，并从六个方面提出了应用路径，为高校档案管理工作创新提供一些思路。

关键词：信息技术；高校档案；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A

随着我国社会经济的快速发展和科技的不断进步，信息技术已经成为推动社会进步的重要力量，特别是在高等教育领域，信息技术的发展和应用对高校档案管理产生了深远的影响。计算机、通信、网络等现代信息技术手段为高校档案管理提供了新的工具和方法，不仅提高了档案管理的效率，降低了档案管理的成本，还提高了档案资源的利用率，使得档案管理工作更加高效、便捷。与此同时，信息技术也使高校档案管理面临着诸多挑战，如信息管理难度增加、档案信息安全性问题凸显都急需解决。因此，深入分析信息技术对高校档案管理的影响，有助于高校档案管理的信息化、数字化和智能化开展，为高校档案管理提供更加高效、便捷和安全的档案服务。

一、信息技术与高校档案管理的逻辑关系

1.信息技术与高校档案管理相互促进

信息技术的应用与高校档案管理工作具有相互促进的关系。首先，计算机通信等现代信息技术的发展为高校档案管理工作提供了新的工具和手段，传统的档案管理主要依赖于纸质文档，但随着时间的推移和档案数量的增加，这种管理模式变得不再高效。数字化管理技术的引入使得档案的存储、查询、备份等操作变得简单快捷。通过扫描、拍照等方式，可以将纸质文档转化为数字格式，不仅节省了物理存储空间，还提高了档案的检索速度；其次，在信息化背景下，许多高校已经建立了档案管理系统，实现了档案的网络化共享。同时，通过设置不同的访问权限，可以实现档案的分级共享，确保核心档案的安全性。高校档案管理工作在日常运行的过程中也不断发现问题、优化解决方案，进一步为信息技术的提升提供了实践经验，促进信息技术的发展。因此，信息技术与高校档案管理工作是一种相互促进的关系。

2.信息技术与高校档案管理相互补充

信息技术与高校档案管理工作是一种相互补充的关系，有助于提高档案管理的效率和质量，更好地服务于高校的教学、科研和管理。首先，利用先进的数据挖掘和分析技术，对海量的档案数据实施深度分析，从而发现其中隐藏的知识和规律，不仅有助于提升教学质量、优化管理流程，还可以为学术研究提供宝贵的数据支持；其次，智能化管理可以通过人工智能、机器学习等技术实现对档案的自动分类、自动摘要、自动关键词提取等功能，提高了档案的管理效率。同时，智能化管理还可以通过数据分析等技术实现对档案的深度挖掘和利用，为高校的教学、科研和管理提供更有价值的信息。智能化管理的应用使高校档案管理的效率和价值得到提高。总之，信息技术是提供档案管理的新工具和手段，但同时也存在着局限性和不足，需要与传统档案管理相互补充。

3.信息技术与高校档案管理相互融合

信息技术的发展和应用为高校档案管理提供了新的工具和手段，而高校档案管理的需求和挑战又促进了信息技术的发展和应用。同时，信息技术与高校档案管理之间也存在着相互融合的趋势，可以通过技术手段实现档案管理的信息化，也可以通过档案管理信息化来推动信息技术的发展。首先，安全保障是信息技术的核心问题之一，也是高校档案管理的重要关注点。随着信息技术的不断发展，网络安全问题日益突出。为了保障档案信息的安全性，需要采取一系列的安全措施，如数据加密、身份认证、访问控制等。同时，还需要建立完善的安全管理制度和应急预案，确保档案信息的安全性和完整性；其次，在高校档案管理中，确保档案的安全性和用户的隐私是至关重要的。通过采用先进的加密技术和用户权限控制机制，可以确保只有经过授权的用户才能访问特定的档案。同时，日志记录功能还可以追踪档案的使用情况，以便在发生问题时实施追责。总之，信息技术与高校档案管理之间存在着密切的关系，信息技术在高校档案管理中发挥着重要的作用和地位，两者之间存在着相互促进、相互补充和相互融合的关系。

二、信息技术对高校档案管理的影响因素分析

1.技术水平

信息技术的发展水平影响高校档案管理的成效和高度。随着计算机技术、网络技术和多媒体技术的不断进步，档案管理需要不断更新技术和设备设施，以适应新的发展趋势。高校档案管理逐渐从传统的纸质档案管理转向数字化、网络化、智能化的管理方式，这种转变不仅提高了档案管理的效率和准确性，还降低了管理成本。数字化技术的不断发展，使档案数字化管理成为发展趋势，云计算、大数据等技术的广泛应用，为档案的智能化管理提供了新的路径。因此，高校档案管理需要不断关注技术更新，及时引入新技术与新设备，提高档案管理的效率和水平。

2.人员素质

档案管理人员的素质和能力水平直接影响着档案管理的质量和效率。信息技术的应用需要有高素质的人才来支持和维护。这些人才需要具备信息技术知识、档案管理知识和业务能力，能够熟练运用信息技术来提高档案管理的效率和质量。因此，高校需要加强档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素质和技能水平。例如，通过定期培训、学术交流、技能竞赛等方式提高档案管理人员的技能水平和综合素质，为档案管理的信息化建设提供有力的人才保障。

3.管理理念

传统模式的高校档案管理注重的是档案保管，信息技术的发展更注重档案的开发和利用。管理制度是信息技术在高校档案管理中发挥作用的基础，信息技术需要有完善的制度和规范来支持和管理。档案管理制度和规范包括档案管理流程、数据管理规定、信息安全管理等，只有建立完善的制度和规范，才能确保信息技术在高校档案管理中的有效应用。因此，高校需要更新管理理念，制定科学、合理的管理制度，注重档案信息的开发和利用，提高档案信息的价值和服务水平。通过数据分析、知识挖掘等技术手段，对档案信息实施深度挖掘和利用，为高校的教学、科研和管理提供更有价值的信息和服务。

4.信息安全

随着信息技术的不断发展，网络安全问题日益突出，档案管理需要采取一系列的安全措施，保障档案信息的安全性和完整性。例如，通过数据加密、身份认证、访问控制等技术可以有效防止档案信息被非法获取、篡改或损坏。同时，还需要建立完善的安全管理制度和应急预案，确保档案信息的安全性和可靠性。

三、信息技术在高校档案管理中的具体应用

1.信息技术在高校档案收集中的应用

随着信息技术的不断发展和普及，高校档案管理也在不断改革和创新。在高校档案收集中，将纸质档案数字化，并将其存储在计算机或其他数字存储设备中，档案数字化可以提高档案收集的效率和质量，使得档案收集工作更加快速、准确和便捷，不仅可以提高档案的存储效率，还可以方便档案的查询、管理和利用。另外，在高校的档案收集中，信息技术还具有其他优点。例如，信息技术可以方便档案的分类、编目和检索，使得档案管理更加有序、规范和高效。信息技术还可以方便档案的保存和保护，使得档案的寿命得到延长，并且可以减少档案的损毁和遗失。

2.信息技术在高校档案整理中的应用

信息技术在高校档案整理中的应用主要包括档案数据库建设、档案数字化整理等。首先，传统的档案管理方式通常是基于纸质文档的，这种方式存在很多问题，如易损坏、易丢失、易被篡改等。档案数据库则可以有效解决这些问题。档案数据库可以存储大量的文档，并可以实现对这些文档的快速检索、管理和共享。此外，档案数据库还可以实现对文档的自动化分类、标签和索引等功能，从而提高了档案管理的效率和准确性；其次，传统的档案整理方式通常是人工的方式，这种方式存在很多问题，如耗时耗力、容易出错等。数字化整理则可以有效解决这些问题。数字化整理可以将纸质文档转换为数字文档，从而实现对这些文档的快速处理和利用。数字化整理还可以实现对这些文档的自动化处理和分析，从而提高了档案管理的效率和准确性；再次，信息技术在高校档案整理中的应用还可以提高档案管理的规范性和标准化程度。传统的档案管理方式通常是基于个人的经验和感觉，这种方式存在很多问题，如标准不统一、缺乏规范性等。数字化整理则可以实现对文档的标准化处理和规范化管理，从而提高档案管理的规范性和标准化程度。数字化整理还可以实现对文档的自动化比对和分析，从而提高档案管理的准确性和可靠性。

3.信息技术在高校档案鉴定中的应用

随着信息技术的发展，高校档案管理逐渐实现了现代化、数字化和网络化，信息技术成为高校档案鉴定的重要手段，主要包括档案信息分析、档案价值评估两个方面。首先，利用信息技术对高校档案中的信息开展深入分析，以了解档案的内容、形式、来源、价值等信息。通过信息分析，可以发现档案中的问题、矛盾和缺陷，进而采取相应的措施实施改进和优化。同时，档案信息分析还可以为高校档案管理提供数据支持，帮助管理人员更好地了解档案的情况，为档案的合理利用提供依据；其次，利用信息技术对高校档案的价值实行评估，确定档案的重要性和优先级，档案价值评估是高校档案管理中非常重要的一环，可以有效指导档案的保存、利用和处置；最后，信息技术在高校档案鉴定中的应用还可以实现档案的自动分类、自动编目、自动检索等功能，提高档案管理的效率和质量，使高校档案管理更加便捷、快速和准确。

4.信息技术在高校档案编目中的应用

信息技术作为一种新型的档案管理方式，已经被广泛应用于高校档案编目中。一是档案数据库建设。档案数据库是一种专门用于存储和管理档案数据的电子化数据库系统，它具有容量大、查询速度快、数据共享性好等特点。在高校档案编目中，档案数据库可以实现对档案数据的快速查询、统计、分析和共享，大幅提高了档案管理的效率和质量。在档案数据库建设中，高校根据自身档案管理的需要设计和建设相应的数据库结构。一般来说，高校档案数据库应该包括档案基本信息、档案内容信息、档案管理信息、档案利用信息等多个方面的内容；二是档案编目自动化。档案编目是指对档案实行分类、描述、编号、索引等工作的过程。在传统的手工档案编目中，这项工作需要耗费大量的人力和时间，且容易出错。档案编目自动化可以通过计算机程序来实现。这些程序可以自动地对档案实施分类、描述、编号、索引等工作，大幅提高了档案编目的效率和质量。此外，档案编目自动化还可以实现档案编目的自动化更新和维护，确保档案编目的准确性和完整性。

5.信息技术在高校档案保管中的应用

档案安全保护是高校档案管理的重要环节。随着信息技术的不断发展，高校档案安全问题日益凸显。一是档案加密技术。通过采用加密技术，对档案信息实行加密处理，可以有效防止档案信息被泄露。加密技术可以将档案信息转换为密文，只有拥有密钥的授权人员才能解密并查看档案信息，即使档案信息被非法获取，也无法被未经授权的人员查看，从而保障了档案的安全；二是档案数字化技术。档案数字化可以有效降低纸质档案的损坏风险，提高档案的利用效率，数字化技术方便存储、传输和利用。同时，数字化技术还可以实现档案的在线查阅，提高了档案的利用效率；三是建立档案管理系统。档案管理系统可以对档案的创建、修改、删除、查询等操作实施自动化处理，提高了档案管理的效率。此外，档案管理系统还可以实现对档案的实时监控，及时发现和处理档案安全问题，保障档案的安全。

6.信息技术在高校档案利用中的应用

信息技术在高校档案利用中的应用主要包括档案信息查询和档案资源共享。首先，档案信息查询是信息技术在高校档案利用中最主要的功能。传统的档案查询方式需要到档案室查阅纸质档案，耗时耗力且效率低下，通过信息技术，高校档案信息查询可以实现在线查询、远程访问等功能，提高了查询效率和便捷性。此外，信息技术还可以实现档案信息的多维度、多终端查询，使得档案查询更加灵活和智能化；其次，档案资源共享也是信息技术，在高校档案利用中有着十分重要的作用，传统的档案资源共享需要通过人工的方式实施，不仅效率低下，还容易出错。融合信息技术可以实现多个部门、多个人员之间的档案信息共享，大幅提高了资源共享的效率和便捷性。最后，信息技术还可以实现档案资源共享的实时监控和管理，使得资源共享更加安全可靠。

四、结语

信息技术的发展为高校档案管理提供了新的工具和方法，使得档案管理工作更加高效、便捷。电子档案、数据库、网络技术和信息安全技术等在高校档案管理中的应用，为档案管理工作带来了革命性的变革。随着信息技术的进一步发展，高校档案管理工作将朝着智能化和高效化方向发展。

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作者单位：信阳师范大学