新时期人社局人事档案管理的有效性研究

陈珊

关键词：新时期；人事档案管理；有效性

引言：本研究旨在探讨新时期人社局人事档案管理的有效性，为提高人事档案管理水平提供理论和实践基础。本文将从档案管理的现状及存在问题方面入手，分析新时期人社局人事档案管理的有效性并提出相应的改进措施。

  一、人事档案管理的现状及存在问题

首先，一些企事业单位在人事档案管理制度设计上存在不足，缺乏明确的流程、规范和标准，导致档案管理工作的混乱和不规范；虽然信息技术的发展为档案数字化提供了可能，但一些单位仍未充分利用信息技术手段进行档案管理，导致档案存储、检索和共享效率低下。其次，人事档案中包含大量敏感信息，但一些单位对档案的保密措施不够严格，容易造成信息泄露和滥用的风险；同时由于缺乏有效的档案共享机制和信息交流平台，不同单位之间的档案共享和利用困难，导致信息孤岛的出现，影响了人事管理的协同性和效率。

  二、提高人事档案管理有效性的措施

  （一）加强档案数字化建设

要加强人事档案的数字化建设，首先制定明确的数字化建设规划，明确目标、任务和时间节点，为数字化建设提供整体指导，要选择适合企事业单位需求的档案數字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和管理。同时建立档案数据库，按照档案的属性和关联关系进行组织和管理；还要加强档案数字化管理人员的培训，提高其对数字化工具和系统的操作和应用能力。最后，定期评估档案数字化建设的效果和问题，根据反馈结果进行优化和改进，确保数字化建设与实际需求的紧密结合。

  （二）加强档案保密工作

可以建立档案查阅权限制度，根据职责和需要，划分不同的档案查阅权限，或者采取多种保密措施，如密码控制、人脸识别、指纹识别、视频监控等，并定期开展档案保密安全审计和检查，加强对档案安全风险的识别和评估，及时发现和解决存在的安全问题。坚持依法办事，严格执行有关档案管理的法律法规，规范档案管理行为，防止违法行为的发生。

综上所述，通过以上改进措施的实施，可以有效提升人事档案管理的水平和有效性，进一步满足企事业单位对人事档案管理的需求。

参考文献：

[1]曹务端.信息化时代，人社局档案管理优化策略探析[J].兰台内外，2023（13）：1-3.

（作者单位：邯郸市丛台区人力资源和社会保障局）