数字技术赋能直管公房档案管理的策略研究

刘蕊

摘要： 在当今信息技术飞速发展的时代， 数字技术的应用逐步深入至各个领域。直管公房档案管理作为一项重要的社会管理任务， 也面临着日益复杂和庞大的数据量及信息化的需求。面对这一挑战， 我们需要不断探索数字技术赋能直管公房档案管理的最佳途径， 以提升其效率和质量， 更好地满足人民群众对优质住房的需求。本文将围绕这一主题展开深入研究， 探讨数字技术赋能直管公房档案管理的策略， 以期能为相关部门提供决策参考。

关键词： 数字技术; 直管公房; 档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240810

数字技术是现代社会各个领域发展的助推器。在直管公房档案管理领域， 数字技术的引入对于提高效率、 优化流程、 增强数据的安全性显现出了巨大的潜力。面对庞大而复杂的档案信息， 传统的纸质档案管理方式已经无法很好地满足日益增长的需求。因此， 数字技术赋能直管公房档案管理的策略研究势在必行。

一、 直管公房档案管理的含义

直管公房档案管理是指针对直管公房， 通过建立健全档案管理系统， 进行档案材料的收集、 整理、 归档和利用的一项管理工作。它包括建立档案目录体系、 建立并完善档案管理规章制度、 档案登记、 借阅、 查询等环节， 以确保直管公房的档案资料能够准确、 有序、 高效地被管理和利用。

二、 直管公房档案管理的现状

直管公房是国家重点保障房屋资源， 其档案管理是保障房产制度健康运行的重要环节， 但目前直管公房档案管理面临着一些问题和挑战。首先， 由于直管公房数量庞大， 档案数量巨大， 而管理机构的人力、 物力等资源有限， 导致部分直管公房档案管理工作难以及时、 高效地完成。其次， 档案管理中的信息化建设也亟待改进， 目前过多采用纸质档案存储的方式， 给传递和查询带来诸多不便。再次， 直管公房档案信息的准确性、 完整性不足， 给评估和监管工作带来了困难。最后， 档案管理不规范， 一些重要的信息可能丢失或不易查询， 也给直管公房的日常管理和决策带来了一定的困扰。

然而， 值得注意的是， 近年来， 政府对直管公房档案管理的重视程度有所提升。一些地方政府积极推行档案管理规范化、 信息化建设， 加大了人力、 物力的投入， 通过建立档案管理中心、 案卷管理系统等措施， 有效提升了档案管理的效率和质量。

三、 数字技术在直管公房档案管理中的应用

（一）数字技术在档案数字化和存储方面的应用

数字技术在直管公房档案管理中扮演着重要角色。首先， 数字化技术的应用使得档案的管理更加便捷和高效。通过应用数字化技术， 实体档案可以被扫描、 转化为电子文件， 并按照规定的标准进行快速分类和组织。其次， 通过数字技术， 档案可以被存储在服务器和云端， 实现远程访问和备份。

（二）数字技术在档案检索和共享方面的应用

随着数字技术的发展和创新， 其在直管公房档案检索和共享方面的应用越来越广泛。首先， 数字技术实现了档案的快速检索。通过利用搜索引擎和关键词技术， 可以快速定位到需要的档案信息， 这就大大缩短了查找档案的时间， 提高了办事效率。其次， 数字技术使得档案的共享更加便利。通过云存储和网络传输技术， 档案可以实时共享给相关部门或个人， 不仅节省了纸质复印和传递的时间和成本， 还可以确保档案信息的准确性和及时性。

（三）数字技术在档案安全和保护方面的应用

数字技术的迅猛发展为直管公房档案的安全和保护带来了许多新的解决方案。首先， 数字技术的应用可使直管公房档案管理安全性更高。采用数字化存储的档案， 可以通过密码和权限管理的方式进行访问控制， 只有授权人员才能获取和修改档案信息。这种安全措施可以有效防止信息泄露和非法篡改， 确保档案的完整性和可信度。同时， 数字化技术还可以记录访问日志和操作轨迹， 为档案管理提供更加严密的监管和追溯。其次， 数字技术还可以在直管公房档案的备份和恢复方面提供可靠的保障。纸质档案容易受火灾、 水灾等意外事故的破坏， 一旦遭受損失， 想要恢复十分困难。而数字化档案则可以通过定期备份和数据恢复措施， 为档案的安全提供更好的保障。即使发生了意外， 也可以通过备份数据迅速恢复， 避免档案信息丢失。

四、 数字技术赋能直管公房档案管理的优势与挑战

（一）优势

1.提升档案管理的效率和精度

数字技术的发展给直管公房档案管理带来了诸多优势。首先， 数字技术可大幅提升档案管理效率。在传统的档案管理中， 往往需要人工进行繁琐的手工操作， 包括归档、 检索、 整理等环节。而采用数字技术， 则可以通过电子化处理， 实现档案的快速录入、 存储和检索， 大大提高了工作效率。其次， 数字技术可提升档案管理的精度。在传统的纸质档案管理中， 由于人为因素， 很容易出现疏漏和错误。而数字化档案管理系统则能够自动进行数据的检验和校对， 从而减少人为错误。

2.提高档案信息的可访问性和共享性

在传统的直管公房档案管理中， 受信息存储和检索方式的限制， 档案信息的访问性和共享性不高。然而， 随着数字技术的迅速发展和广泛应用， 直管公房档案管理迎来了新的机遇。通过数字技术的应用， 直管公房档案可以被数字化， 使信息的获取更加便捷、 高效。与传统的纸质档案相比， 数字档案的存储、 备份和检索速度明显提升， 一键搜索即可得到所需信息， 大大提高了档案管理工作的效率。除了提高信息访问的便捷性外， 数字技术还可以实现档案信息的共享化。通过建立数字档案库或网络平台， 不同部门和工作人员可以共享和获取档案信息， 使得各部门之间的工作协同更加紧密， 从而避免“信息孤岛”问题， 更好地支持政策制定、 资源调配等工作的开展。

3.加强数据安全和隐私保护

传统的档案管理方式往往依赖纸质文件， 而这种方式容易导致文件丢失、 遗漏或被盗窃。而采用数字技术进行档案管理， 可以将档案数据进行数字化存储， 减少纸质文件的使用， 进而降低了数据丢失或被窃取的可能性。数字化的档案管理系统可以设置高级数据安全措施， 使用先进的加密技术保护档案数据的安全。同时， 还可以通过合理的权限管理， 限制档案的访问权限， 确保只有授权人员才能查阅和修改档案。这样不仅能够保护档案的隐私， 还能防止非法获取或篡改档案数据的行为。

（二）挑战

1.技术应用与档案管理的结合问题

随着数字技术的迅猛发展， 数字化档案管理成为现代社会组织管理的重要一环。数字技术的广泛应用为档案管理带来了诸多机遇， 如电子档案的快速检索、 多维度数据分析等。然而， 随之而来的是技术应用和档案管理的融合难题。如何将技术与档案管理相结合， 实现高效的档案管理流程、 保障档案数据的安全和可持续性， 仍需要档案管理人员克服技术应用与档案管理之间的矛盾。

2.保障数据质量和完整性

保障数据质量和完整性也是数字化档案管理面临的关键问题。在数字技术的支持下， 档案管理可以更加精细化和自动化， 但同时也会带来数据质量和完整性的风险。数字档案的管理依赖于数据的准确性和完整性， 而数字化过程中可能会出现数据丢失、 数据错误、 数据被篡改等问题。因此， 需要制定相应的策略和措施， 确保数字化档案的数据质量和完整性。

3.组织和人员变革的管理难题

组织和人员变革的管理难题也是数字化档案管理的挑战之一。数字技术的应用需要改变组织的工作流程和人员的工作方式， 这涉及组织结构调整、 员工培训、 意识转变等多个方面。如何在数字化档案管理的过程中有效管理组织和人员的变革， 使其与技术应用相协调， 是迎接档案管理数字化的一大挑战。

五、 数字技术赋能直管公房档案管理的策略与建议

（一）强化数字技术支持， 构建全面的档案管理系统

为了提高直管公房档案管理的效率和质量， 需要强化数字技术支持， 构建全面的档案管理系统。首先， 要强化数字技术支持。一方面， 要为档案管理人员提供技术指导和咨询， 解决其在数字技术应用过程中遇到的问题。另一方面， 应加强数字技术在直管公房档案管理中的应用。通过引入先进的数字化技术， 实现对档案的快速扫描、 数字化存储和智能化检索。这样不仅可以节省大量的时间和人力成本， 还可以提高档案的安全性和可靠性。例如， 可以使用OCR技术进行档案文字的识别和转换， 将纸质档案转化为电子文档， 方便档案的统一管理和传输。其次， 应建立并完善档案管理系统。系统应具备档案的分类、 归档、 检索、 借阅等功能， 能够满足直管公房档案管理的各种需求。在系统的设计中， 应注重用户友好性和操作的便捷性， 使各级管理人员和使用者都能方便地进行档案管理工作。最后， 应该加强系统的安全性和防护能力， 确保档案的机密性和完整性。

（二）制定和明确直管公房档案数字化管理的流程与标准

制定和明确直管公房档案数字化管理的流程与标准， 是实现数字技术赋能直管公房档案管理的重要环节。为了确保数字化管理顺利开展， 首先， 应制定详细的数字化管理流程， 具体包括收集、 整理、 存储、 检索、 维护以及直管公房档案管理的各个环节。流程应明确每个环节的具体操作步骤及其涉及的技术工具和软件支持。同时， 要确保流程简明易懂， 方便各相关部门和人员参考和遵循。其次， 应建立统一的档案数字化管理标， 包括对档案的格式、 标识、 命名、 存储、 备份等方面的规范。标准应确保档案的数字化质量和可靠性， 方便档案的长期保存和利用。同时， 要与相关的法律法规和行业标准衔接， 确保数字化管理符合法律法规要求。

（三）重视人员培训， 提升其数字技术应用能力

在数字化时代， 数字技术已经成为提升档案管理效率和质量的重要工具， 而直管公房档案管理作为一项重要的政府工作， 也需要充分利用数字技术提升其管理水平。因此， 重视人员培训、 提升档案管理的数字技术应用能力尤为重要。首先， 要加强对档案管理人员的培训。通过开展有针对性的培訓， 提升档案管理人员的数字技术应用能力， 使其能够熟练掌握档案管理系统的操作和维护， 并灵活运用数字技术工具进行档案管理工作。培训内容可以涵盖档案数字化转换技术、 数字档案管理系统的应用、 数据分析和挖掘等方面， 以帮助档案管理人员更好地应用数字技术解决实际问题。其次， 积极开展跨部门合作， 促进数字技术在档案管理中的应用。档案管理涉及多个部门和单位， 需要各方共同努力， 形成合力。与信息化部门、 技术驱动型企业等开展合作， 共同研发相关的数字技术解决方案。最后， 推动数字技术在档案管理中的持续创新。数字技术在不断发展和更新， 档案管理人员也应积极关注行业动态， 学习并掌握新的数字技术应用方法。同时， 通过与相关领域的技术专家和学者的交流和合作， 共同推动数字技术在档案管理中的创新与应用。

（四）完善各项规章制度， 保障档案数字化管理的安全性与可信度

首先， 要建立健全科学的数字档案管理制度。通过制定详细的操作流程、 标准化的文件命名格式以及统一的数据存储规范， 科学管理直管公房档案。通过完善各项规章制度， 为数字档案的整理、 访问与维护提供清晰的指导， 确保档案管理的持续性与规范性。其次， 要加强与数字技术安全相关的保护措施。数字档案管理必然涉及大量信息， 为了保障信息的安全与可信度， 需要加强网络安全、 实施权限控制、 加密传输等措施。此外， 必要的备份与灾备措施也是不可或缺的， 可以防止数据丢失或被篡改。最后， 应建立相应的监督机制， 监测数字档案管理过程中的安全与可信度。可以引入第三方审计机构对数字档案的管理流程进行评估， 避免原始数据被篡改或损毁; 也可以通过定期的数据追溯与核对， 确保数字档案的真实性与准确性。

（五）加强技术与业务深度融合， 推动信息共享与部门协同

在数字技术不断发展的时代， 直管公房档案管理工作需要加强与技术的融合， 从而提高信息共享和部门协同的效率。首先， 要加强技术团队和业务部门之间的交流与合作， 实现技术与业务的深度融合。技术团队需要深入了解公房管理的业务流程和需求， 根据实际情况进行系统的设计和开发。业务部门也要重视技术的应用， 以提供真实、 准确的数据和需求， 为技术团队提供支持和反馈。只有技术与业务紧密结合， 才能更好地实施数字化档案管理， 并解决实际问题。其次， 要建立跨部门信息共享平台， 推动部门协同工作。不同部门之间的信息共享是提高档案管理效率的重要手段， 通过建立共享平台， 各部门可以实时获取并共享公房档案的最新信息， 避免信息不一致或重复录入的问题。同时， 平台还可以提供协同办公的功能， 方便不同部门间的沟通和合作， 减少信息传递的时间和人力成本， 实现直管公房档案管理工作的可持续发展。

六、 结语

数字技术赋能直管公房档案管理是新时代发展的趋势， 数字技术的应用将加速推进直管公房档案管理工作的现代化和智能化进程。相信未来在各方的共同努力下， 数字技术将为直管公房档案管理工作带来更多的机遇和更大的发展空间， 为公房管理部门提供更加高效、 便捷的管理手段， 为社会进步和发展做出更大的贡献。

参考文献：

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