事业单位实行档案“三合一”制度探析

田白雪

摘要：档案“三合一”制度是当前档案管理的一项基本制度。本文旨在探讨事业单位参照编制实行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表（“三合一”制度）的产生背景、编制路径、注意事项、意义作用等，以期为提高事业单位档案管理水平和效能提供参考与建议。

关键词：事业单位；档案管理；“三合一”制度；安徽省美术馆

引言

安徽省美术馆严格遵照国家档案局在2022年印发的关于推行档案“三合一”制度的文件精神要求，经过两年时间摸索，较为科学合理地编制了符合美术馆特色的本馆档案“三合一”制度。此举对于夯实档案管理基础，提升档案信息化建设水平，优化全馆档案资源体系，进一步维护档案完整和安全具有里程碑意义。

一、“三合一”制度的定义与实行背景

（一）“三合一”制度的定义

所谓“三合一”制度，是以实践为发展基础，实现档案分类方案、保管期限表以及归档范围三者的融合，使得档案形成更规范，顺利完成档案的收集、整理、归档等工作，是目前我国档案管理的一项基本制度［1］。

（二）实行“三合一”制度背景

中共中央办公厅、国务院办公厅于2021年印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》），《规划》聚焦高质量发展主题，创新性地提出全面推进档案治理体系和档案资源、利用、安全体系“四个体系”建设［2］。为贯彻落实《规划》中关于档案资源建设的相关要求，国家档案局于2022年5月印发文件《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（以下简称《通知》）。《通知》要求，“各地区各部门要结合实际做好三合一制度的编制和审查工作，不断提升机关档案管理的科学化、规范化、标准化水平，到‘十四五末期在机关全面实行三合一制度”。安徽省档案局迅速响应，于2022年6月初转发国家档案局《通知》，要求尚未制修订文件材料归档范围、档案保管期限表的机关单位，按照新要求编制本单位“三合一”制度。

2022年，安徽省美术馆迎来了建成开放，一切从“新”出发。机构成立后，各项管理制度相继出台，档案管理也不例外。自筹备建设时期开始，省美术馆上下始终将档案管理工作放在非常重要的位置上。在咨询省档案局相关处室并了解到国家及我省档案部门最新指示精神后，编制属于美术馆自己的“三合一”制度提上了日程。

二、“三合一”制度编制路径

（一）确定实施范围

作为实行“三合一”制度的依据，2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“8号令”）和2019年国家档案局发布的第13号令《机关档案管理规定》（以下简称“13号令”）都对实施范围作了明确说明，“规定适用于各级党政机关和人民团体，军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。安徽省美术馆作为安徽省文化和旅游厅所属公益一类事业单位，属于独立立档单位，需单独编制本馆档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表，其工作性质、管理模式与机关较为相似，应当纳入实施范围。

（二）制定档案分类方案

实行“三合一”制度，应对本馆文件材料归档范围做全面系统梳理。按照《通知》精神，本馆在公务活动中形成的各种载体、各种形式的全部档案均应纳入范畴。通过详细梳理开馆至今已经产生的档案种类，结合安徽省美术馆实际情况，最终确定省美术馆一级档案门类9个、二级门类6个。一级档案门类包括文书、科技、会计、人事、专业、照片、录音、录像、实物；二级档案门类包括科研、基建、设备、藏品、征集、展览。

除了划分门类，还需要对分类方法和档号结构进行设置。根据《归档文件整理规则》及相应国家规范标准之规定，结合安徽省美术馆内设机构情况及每年产生的档案数量规模，确定主要按照年度、机构、保管期限等分类项相结合的方式进行分类。以文书档案为例，采取以“件”为单位开展整理归档，档号结构为“全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－机构代码－件号”。

（三）界定文件材料归档范围

《通知》罗列了十余项制度规范，涉及文书、科技、纪检、照片、录音、录像、实物等，为确定文件材料归档范围提供了基本遵循。安徽省美术馆的“三定方案”对单位职能定位、内设机构、主要职责范围作了明确的规定。在制度规范和单位“三定方案”的框架下，安徽省美術馆梳理出包括文书档案在内的各门类档案保管期限表，以表格的形式逐条列出。文书档案数量在全部档案中所占比重最大，各部门都会产生，情况也最为复杂。工作人员将文书档案按部门职能活动逐条进行归纳罗列，一条为一组类型相同的文件名称或标题。条目表述尽量做到明晰准确可执行，能够反映出一组文件的来源、内容和形式。同时，采用分层编号法划分层次，一般为2至4层，“1”表示第一层，“1.1”表示第二层，“1.1.1”表示第三层，编制层次普遍为2至3层。

（四）划分文件材料保管期限

保管期限标注在保管期限表每一条款之后，按照该组文件材料应当保存的期限进行编制。划分保管期限应全面分析和鉴别文件材料在利用、查考、凭证等方面的价值，综合判定文件材料的现实作用与历史作用，这也是编制“三合一”制度的难点［3］。保管期限划分过长，会挤占本就有限的存储空间；相反，划分期限过短，会导致本应长期保存的档案早早地被销毁，无法继续发挥其价值。安徽省美术馆参照8号令文书档案等相关规定，将全部档案保管期限定为两种，永久和定期，其中定期分为30年和10年。此外，会计档案和人事档案参照相关规定执行，保管期限表中不编列。

（五）征求各部门意见

“三合一”制度初步定稿后，安徽省美术馆以办公室名义下发通知，面向各部门征询意见，得到全馆职工的积极回应。各部门围绕本部门职能和工作实际，提出合理化建议，每位职工无论是否有意见建议均需书面回复。此举也有助于加强全体干部职工的档案意识，提示工作人员在日常工作的点滴中要注意安全保管和主动移交经手的文件材料，养成自觉爱档护档的优良习惯。办公室共收集意见建议近20条，经过安徽省美术馆办公会议讨论研究，最终采纳了一半以上的建议。

（六）上报档案主管部门审核备案并印发

在对“三合一”制度内容修改完善并报馆分管领导同意后，办公室联系省档案局（馆）相关处室再次征求意见并审核把关。在反复修改确认后，安徽省美术馆将制度定稿以正式公文形式报送安徽省档案局审核备案。需注意，未经同级档案主管部门审查或者审查未同意的“三合一”制度是不能作为单位档案工作执行依据的。在收到省局的函复同意“三合一”制度印发施行后，安徽省美术馆历时两年时間编制的“三合一”制度终于得以以单位正式文件（红头）形式印发给全馆各部门贯彻执行。

三、编制实行中需特别注意的几点事项

（一）归档范围宜齐全完整

8号令为安徽省美术馆文件材料归档范围作了明确指示，这些文件材料包含以下几种情形：（1）能反映本单位主要职能活动、基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；（2）日常工作活动中形成的，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；（3）本单位需要贯彻执行上级单位、同级单位的；（4）其他对本单位工作具有参考价值的。根据美术馆的职能定位，主要承担美术作品的收藏、保管、陈列、展览，学术研究、交流合作与公共服务相关职责。因此，在确定档案归档范围时，要在归档行政管理类档案的同时，应特别关注核心业务类档案的收集归档。安徽省美术馆履行本行业特有职能形成的专业档案主要包括典藏部形成的藏品档案、征集档案，展览部形成的展览档案等。在关注纸质档案基础上，也要加强对实物档案的收集，包括但不限于奖状、奖杯、奖牌、锦旗、印章、名人题词和签名等。此外，还要关注以数字形式存在的档案，包括数码照片、录音、录像等电子文件。

（二）保管期限宜从长设置

在划分档案的保管期限时，应践行以人民为中心的思想，坚持“以我为主”、归档从宽、期限从长原则，力求划分准确。例如，对本馆召开的重大会议、制发的正式文件、组织的重点工作、举办的重要展览等所形成的文件材料，以及涉及馆内干部职工切身利益的工资、行政关系文件等，都应列入归档重点，并尽可能给予最长保管期限。同时，考虑到本馆的档案库房保管条件较好、面积尚充裕等现状，对一些文件价值把握存在模棱两可的情况下，可适当把30年的定为永久，以充分保证档案的价值和保存期限。

（三）推广实行宜培训宣贯

“三合一”制度不能“一发了之”，推广实行的过程中需要做好宣贯落实，推进制度在单位落实落细落地，真正发挥作用。安徽省美术馆在“三合一”制度以正式文件（红头）下发给各部门后，为确保各部门兼职档案管理员能够理解并落实相关要求，采取了“自学了解制度内容－分部门针对性指导－实际操作发现问题－集中学习答疑解惑”的工作流程。由馆办公室组织年度文件材料收集归档工作，各部门档案员通过自学熟悉“三合一”制度内容后自行开展本部门文件材料归档；馆办公室档案管理人员针对各部门产生档案情况的不同，逐个部门进行一对一针对性指导；馆办公室组织召开档案专题工作会议，对各部门档案员进行宣传培训，细致讲解文件的精神实质、条款的正确理解及落实的具体要求［4］，开展业务交流，回复各部门关切，针对共性和个性问题，解疑释惑。

（四）制度内容宜及时修订

值得注意的是，“三合一”制度的编制受当时单位职能定位、业务范围、编制人员业务水平等多方面因素影响，在推广实行过程中，会遇到各种各样新的问题。诚然，随着时代发展、机构改革、单位自身职能定位等变化的发生，单位产生的档案种类、类型也相应会做出调整，“三合一”制度应注意及时组织修订，建议距上次编制或修订满5年，应重新修订完善。

四、编制推行“三合一”制度的意义与作用

编制和实行三合一制度，对于事业单位有着重要的意义与作用，具体体现在以下几个方面：

（一）统领全局，确保档案齐全完整

确定分类方案，能够了解单位档案的整体框架；编制归档范围，能够充分梳理单位工作全部职能；界定保管期限，能够充分体现单位档案的保存价值。三者彼此衔接、协调统一，为单位档案工作构成一个完整而详细的资源管理体系，从源头上确保本单位档案的齐全完整，为单位的长远发展提供了坚实的保障。

（二）科学制定，强化档案管理合规性

通过制定一套完整、科学、规范的档案“三合一”制度，实现了将原本分散在个人或者不同部门的档案进行统一科学地收集管理，避免了档案重复、遗漏等情况发生，提升了档案管理的科学性和规范性。

（三）促进共享，打破部门间信息壁垒

丰富而全面的档案资源为美术馆事业发展、学术研究、艺术交流打牢了信息资源基础，可以满足各类人员的档案研究和利用需求，提高档案的可利用性，充分发挥档案的查考、利用价值。各部门对馆内产生档案种类、内容有了具体了解，能够促进各部门间的信息交流与共享。

（四）坚实基础，加快单位信息化进程

实施档案“三合一”制度，通过科学的档案管理理念，完善单位的档案资源建设。下一步，可以此为基础，推动事业单位的信息化、数字化和智能化进程，运用信息技术手段，推进全馆档案的数字化和智能化管理，进一步提高事业单位综合管理水平。

（五）服务资政，促进档案事业健康发展

编制和实施“三合一”制度，进一步促进构建覆盖面广泛、内容丰富、形式多样、结构优化的档案资源体系，对于维护档案资源安全和完整，推动国家档案事业健康长远发展，建设档案强国具有重要意义。

结语

2025年是我国“十四五”规划的收官之年。根据国家档案局《通知》要求，到2025年底，机关单位和事业单位要全面实行“三合一”制度。2024年1月底，在北京召开了全国档案工作暨表彰先进会议，会议主题为“全面提高档案工作质量和服务水平，为推进强国建设民族复兴伟业贡献力量”。会上，对做好2024年档案工作提出了具体要求，专门提及要“全面推进档案资源体系建设”。“三合一”制度作为贯彻落实档案资源体系建设要求的一项基本档案制度，势必会列入各级档案主管部门的年度重点工作，要求各单位编制、修改完善并实行。希望本文能够对提高单位档案管理水平和效能提供有益的参考与帮助。

参考文献：

[1]丁德胜.奋进“十四五”：机关档案工作的十大重点任务[J].中国档案.2021（8）：32-33.

[2]陆国强.新时代档案事业发展取得历史性成就［N］.学习时报.2022-09-26（1）.

[3]彭玉.机关实行三合一制度应注意“七忌七宜”[J].中国档案，2022（10）：58-60.

[4]舒欣.科学合理编制机关档案“三合一”制度[J].档案记忆，2022（9）：56-57.

（作者单位：安徽省美术馆）

（责任编辑：豆瑞超）