信息化时代必须强化底层数据财务合规管控

王旭

任何一家企业，都希望业绩、规模持续增长，成为行业的龙头，实现百年老店千年老店的梦想。但是很多企业都难以保持业绩长期持续增长，很多企业亏损甚至破产不是因为产品没有市场了，而是因为内部管理不善导致企业风险无法控制所致，税务处罚风险、合同上下游违约风险、巨额诉讼赔偿风险、资金链断裂风险等等，足以让一个曾经有着辉煌历史的企业瞬间倒下。2023年，多家追求快速发展不重视内控合规的民营地产公司被列为失信被执行人，同为房地产企业的合规内控较好的部分央企地产公司业绩却稳步增长。因此，除持续盈利目标之外，合法经营，做好财税合规风险管理，对企业生存至关重要。

一、企业要合规经营，避免发生税务风险

在全球经济放缓的情况下，国内税收的经济调节作用愈发得到重视，纳税征管力度不断加大。金税四期在“以票管税”的基础上，强调用大数据来加强征管效率和精准度，实现“以数治税”。以企业为例，税务机关将日常经营、财报、工商、海关、税务数据、其他非税数据等匹配到企业，系统筛选分析形成纳税人基本信息画像，并伴随形成纳税人动态风险画像进行动态评估，据此生成的纳税征管预警指标体系，根据预警信息将会加大对企业的税务检查和审核力度，一旦触发预警，企业将会收到电子税务局发送的税务稽查通知。所以企业要合规经营，遵守税法税规，避免发生税务风险。

为达到这个合规目标，企业应该对其业务流程和涉税事项进行全面梳理，包括销售、采购、生产等各个环节，做好各个环节的证据链，这样做有助于企业更好地进行税务风险管理和内部控制。“四流”一致通常是税务机关判定交易是否真实的依据，也是企业进行合规风险管理的有效方式。“四流”不一致可能会导致其相应的进项税不能抵扣，追补税款及滞纳金，甚至会缴纳相应的罚款。“四流”一致指的是发票流、资金流、合同流、货物流统一相对应。《国家税务总局关于加强增值税征收管理若干问题的通知》（国税发〔1995〕192号）规定：“……（三）购进货物或应税劳务支付货款、劳务费用的对象。纳税人购进货物或应税劳务，支付运输费用，所支付款项的单位，必须与开具抵扣凭证的销货单位、提供劳务的单位一致，才能够申报抵扣进项税额，否则不予抵扣。此条款就是要求资金流、发票流、合同流必须一致。”而对于货物流，才是真实交易的证明，因此货物流与合同的一致是合规的基础。

二、维护企业权益，为企业提供安全证据链

为做好“四流”一致，企业必须做到以下几点：第一，合同签订完整。开发票必须有对应的合同，签订合同首先要能实现商业目的，要明确约定销售方与购买方名称，有明确的产品或服务要求，有明确的付款条件及付款时点、交付要求等履约要件。第二，发票与合同、物流信息一致。开发票与接收发票，发票抬头应符合合同中约定的付款主体信息，发票明目符合合同明目，开发票时有对应的出货单及物流信息，或者相关服务的证明。如果没有这些的话，很容易被税务局认定为是虚开发票。第三，有真实的货物出入库或服务的发生。这是合同履约的根本要件，货物在运输物流这个环节的轨迹是没办法模拟的，发货单位与收货单位尽量在货物流转单中注明发货人和收货人，发货单跟合同主体相匹配。第四，企业收付款一定用公司账户，付款时一定要付到合同约定的对方公司的对公账户上。做好“四流”一致，除规避税务风险外，在保证合同向对方履约、一旦发生纠纷时维护企业权益、内部防腐等方面都会给企业提供安全证据链保证。因此，企业日常运营过程，一定要保证业务“四流”一致。

企业快速发展的同时，希望财务能够为企业经营发展赋能，各项业务能够实现快速高效审批，于是各类企业办公系统、财务信息系统不断升级迭代，各个业务环节都是线上进行管理与审批。在企业从财务信息化到财务数字化转型过程中，企业的财务人员越来越多地从基础业务工作中解脱出来，开始进行数据分析、管理报表编制等工作。在非智能化时代，为保证“四流”一致，公司会要求财务人员死记硬背财务制度和付款、报销审核要点，各业务部门也会培训报销付款相关财务制度，同时传統纸质的付款单据及合同、其他附件更便于查看，各级审批人员也会对单据及附件一一进行严格的审核，然后才会签字，并向下一个节点流转。等付款时，出纳会认真地核对纸质付款单据上的供应商名称，保证付款单位的准确。信息化时代，这些工作基本上都是通过信息系统线上审批来实现。各级审核人员每天需要做的就是快速地点击流程，实现高效审批，不知不觉中对制度不再熟记，对附件的要求慢慢开始弱化。上传的附件是否齐全合规不再是流程审核过程中关注的重点，当无数管理人员被大量流程捆绑得不堪重负的时候，效率优先成了第一审核原则，合规管理也在不断弱化。

三、做好业务数据的链接、共享与协同

正如万丈高楼离不开坚实的地基，无论看似多么健全的内控制度、智能化的财务信息系统，财务合规都离不开扎实的底层业务数据的完善与合规。财务信息化的目标不能被智能化、数字化捆绑，而是在优化核算效率的同时，提升会计信息质量，增强管控能力。为此一定要做好底层业务数据的链接、共享与协同。因此在业务审批系统建设或完善更新时，需要高度重视业务合规审批链条的嵌入。可视化流程表单建设可以帮助企业实现高效审批，同时将合规化证据链做实。

对企业各类业务进行分类，分别设置审批流程、交通费、租赁费、住宿费、办公用品、餐费、材料采购、劳务服务采购等等，然后根据不同业务所需的交付要素不同，分别搭建流程表单。

第一，表单界面审批要素齐全，直观可见。以住宿费为例，除申请人、申请部门、申请金额等基础信息外，将住宿城市、住宿天数、单日住宿费金额等信息设置在审批界面，能使各级审核人员快速判断住宿费是否超标；以车辆费为例，除申请人、申请部门、申请金额等基础信息外，将车辆起始里程数在流程表单界面进行显示；以材料供应商付款流程为例，在流程审批的界面，将申请人、申请部门、合同签约单位名称、合同金额、采购商品名称、付款条件摘要、已经付款金额、本次付款金额、截至本次累计付款金额、已经开具发票金额、货物是否入库等审核环节需要关注的要素在表单上一一清晰列示出来，这样能让各级审核人员直观地得到想要的信息，进而快速地做出判断。

第二，在表单界面设置清晰的附件上传窗口，明确标识。为保证流程表单中上述直观化的信息，均有充分的证据支撑，在表单的下方设置各审核附件上传栏，以住宿费流程为例，设置发票上传栏、出差申请单上传栏或出差审批流程链接栏、住宿流水信息上传栏等，能使审核人员快速找到发票附件、出差申请附件；以车辆费为例，设置起始里程照片上传栏，能够证明行驶里程；以材料供应商付款流程为例，设置合同上传栏、发票上传栏、发票核验证明上传栏或发票自动核验链接、供应商送货清单上传栏、验收单上传栏、入库单上传栏、合同付款条款页截图上传栏等，审核人员可以根据需要，快速找到所需要的业务真实性支撑附件。

第三，在流程表单界面，各上传栏后面，明确注明审核责任人，因为往往一个流程需要无数人审核，容易造成审核责任不清晰，往往会出现无数人审核但是关键要素却未能得到有效把关的情况，或者高级领导把所有附件都审核一遍造成时间浪费占用精力较多的情况。举例发票审核责任人明确为财务会计，会计必须对发票的合规负责，经办部门主管对入库单信息、验收单信息负责，对应的审核责任人为相应主管，这样各级审核人员知道自己关注的重点及必审项，保证各项审核要素有明确的责任人，以便更高层级的领导进行重点要素审核，在进行合规把控的同时，既能提升审核效率，还能抽查各级審核人员的工作质量。

第四，在表单界面列示重点制度条款。随着智能化转型基层财务人员的数量不断减少，以及随着纸质单据流转的减少，财务人员与各类业务人员面对面接触的机会越来越少，各项财务制度的直接宣贯会逐渐弱化，如何让各类业务人员不断掌握持续优化的财务制度，可以在搭建流程表单时予以考虑。各项流程表单打开时，除前面提到的审核要素及附件上传栏之外，流程表单首页将各项业务相关的制度条款直接放上去，有助于各类业务人员每次使用流程时，能够第一时间看到企业相应的制度要求，并加上是否阅读本制度的选项，保证流程申请人强制阅读相应制度，能够让申请人提交流程时，知道自己提交的资料、申请是否符合公司制度规定，避免业务人员不清楚找谁询问或因为咨询财务人员耽误自己与财务人员的时间，也避免不合规的流程提交上来浪费各级审核人员的时间。

四、结 语

综上所述，随着各类业财系统的升级优化，很多表单要素比如合同金额、前次累计付款金额、发票金额、是否超预算等都可以自动提取，降低了申请人填写工作量。另外，银企直连功能直接保证了资金流的一致性。所以搭建清晰可视化的流程表单，是企业合规审核、在信息化系统中做齐财务合规证据链的有效工具，流程表单设计合理，既能提高财务审批效率，又能保证原始业务审核工作层层勾稽环环相扣，在业务执行过程中实现高效合规。