事业单位档案管理现状及优化路径

包高娃

［摘 要］档案是事业单位的重要资产，包含着单位的历史沿革、组织结构、人事信息等重要内容，科学、规范的档案管理制度，可实现档案信息的快速检索、准确归档，提高信息的利用率和处理效率，同时优化档案管理流程，简化办事程序，从而减少烦琐的手续和时间成本，为增强事业单位档案管理运作效率提供有效依据。

［关键词］事业单位；档案管理；优化路径

［中图分类号］G27文献标志码：A

事业单位档案中往往包含大量敏感信息，如员工个人信息、财务数据等，建立完善的档案保密制度和安全措施，可有效防范信息泄露、篡改等安全风险，进一步提升档案信息可控性。作为为公众提供服务的机构，事业单位档案管理直接关系到服务的便捷性和效率，优化档案管理流程，构建便捷的档案查询和借阅机制，能够更好地满足用户需求，提升服务体验。

1 事业单位档案管理相关概述

1.1 事业单位档案管理的含义

事业单位档案管理是指对事业单位（如政府机关、事业单位、社会团体等）产生的各类文件、资料进行系统的收集、整理、保存、利用和销毁的活动。事业单位档案的收集是指搜集、汇总和获取相关信息、文件和记录的过程。有效的档案收集是建立全面档案库的第一步，能够为后续管理提供基础。整理档案指对收集到的档案进行分类、排序、归档和编目的过程，以便于后续的检索和利用，有助于提高工作效率，减少信息检索的时间成本。保存指对整理好的档案进行妥善的保管和存档，确保其长期保存完整、安全，并使用适当的存储设备，采用防火、防水等措施。针对不同类型的档案有着不同的法规要求，需要事业单位档案管理人员在日常工作中注意符合相关规范［1］。利用档案是指将档案信息应用于组织的运营、管理、研究等方面，并通过实际案例分析，阐述如何有效利用档案信息来支持业务决策和改进管理。

1.2 事业单位档案管理的特征

事业单位档案管理的特征主要包括法制性、责任性和服务性。

首先，档案管理必须遵循相关法律法规的规定，如《中华人民共和国档案法》等，规定事业单位档案的管理范围、流程、责任等内容，为档案管理提供了法律依据，也明确了档案管理的权责主体，包括档案管理部门、管理人员及相关工作人员的权利和义务，以确保档案管理工作的有序进行。

其次，事业单位档案管理强调管理人员对档案的责任与义务，要求管理人员确保档案的安全、完整和准确，及时制定档案管理制度、指导档案管理工作，并对档案管理工作的执行负责，对于档案管理中的失误、疏漏或违规行为，事业单位应建立相应的追责机制［2］。

最后，事业单位档案管理旨在为单位内部管理、决策和外部服务提供支持，可帮助管理者做出科学决策，推动工作的开展和发展。同时，事业单位档案管理也为社会公众提供服务，如提供历史文献的查询、档案复制等，促进社会的文化、学术交流和研究［3］。

2 事业单位开展档案管理工作的重要性

2.1 工作决策依据

首先，事业单位档案中包含了大量的历史数据、管理文件、决策记录等信息，管理者可以通过对这些档案信息进行分析和研究，了解单位的运行状况、问题所在以及未来发展方向，从而为决策提供可靠的依据和参考。

其次，事业单位档案中保存过去的管理经验和决策记录，通过历史档案的分析和总结，可发现以往管理中的成功经验和失败教训，从而在当前决策中吸取经验、避免犯错，提高管理的科学性和效率性［4］。

最后，事业单位档案记录了单位的各项管理活动和决策过程，可作为决策合法性的重要验证依据，帮助管理者避免违反法律法规或组织规章制度，减少法律风险和管理风险。

2.2 提升信息资源利用价值

首先，事业单位档案中包含着大量的信息资源，包括历史文书、管理文件、决策记录等，对单位的运行和发展至关重要，规范管理和有效利用档案信息，可保护信息的完整性和安全性，避免信息泄露和损毁的风险，同时也可以充分利用这些信息资源支持单位的各项工作和决策。

其次，事业单位档案中所记录的历史数据、管理经验、决策过程等信息，可以为管理者提供决策支持和智慧化管理的重要依据，通过对档案信息的分析和研究，发现潜在问题、把握发展趋势，为管理者提供科学决策的参考和指导，推动管理工作的智能化和精细化发展。

最后，事业单位档案承载着单位的文化传统和社会责任，也是文化传承的重要载体，有效管理和利用档案信息能够弘扬单位的优良传统和价值观，传承文化遗产，树立良好的社会形象，为社会和谐稳定做出积极贡献［5］。

2.4 保障公共资源

首先，事业单位档案中包含了大量的公共资源，如财务信息、人力资源、物资资料等，这些资源为单位的正常运行和公共服务的开展提供重要的支撑，通过规范管理和开展有效利用档案信息，可确保公共资源的合理配置和有效利用，提高资源利用效率，实现资源优化配置，推动单位的可持续发展。

其次，事业单位档案管理对于提升公共服务的质量和效率具有重要作用，可帮助事业单位及时掌握公共服务的需求和变化，优化服务流程和服务方式，提高服务时效性和便利性，满足公众对优质服务的需求，提升单位服务水平和竞争力［6］。

最后，事业单位档案中记录了当地各项管理活动和决策过程，通过对档案信息的规范管理和有效利用，可及时发现和预防安全风险及突发事件，保障公共秩序和社会稳定，维护公民合法权益和社会的和谐发展。

3 当前事业单位档案管理工作现状以及面对的挑战

3.1 管理观念仍需提高

事业单位档案管理在一些单位中仍被认为是次要的甚至是可有可无的工作，缺乏足够的重视和认知，导致对档案管理工作的投入不足，管理制度不健全，档案信息安全风险增加，公共资源的合理利用受到威胁。因此，应提高管理者和员工的档案管理意识，将档案管理纳入单位发展战略中［7］。随着信息技术的广泛应用，信息安全已成为事业单位档案管理工作中的重要问题。然而，部分事业单位在信息安全意识方面存在不足，对档案信息的安全保护和风险防范不够重视，單位内部应当加强对档案信息安全意识的宣传教育，建立健全的信息安全管理制度，加强对档案信息的保护和监控，确保信息安全稳定［8］。

3.2 管理内容有待优化

部分事业单位的档案分类与整理过程烦琐，导致档案存储混乱、检索困难。这就要求事业单位建立科学的档案分类体系，根据档案的性质、用途和重要性进行分类整理，确保档案的清晰归档和便捷检索，提高档案利用效率。积极引入先进的信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储和管理，提高档案管理工作的效率和便捷性，确保档案信息的安全和完整性［9］。同时，部分事业单位对档案保护与安全的重视程度不够，存在着档案信息泄露和损毁的风险，未建立健全的档案保护机制，对档案信息的备份、加密和权限控制存在不足，降低了档案信息的安全性和可靠性，易出现信息泄露和损毁等事件。

3.3 缺少专业管理人才

事业单位档案管理工作需要专业的管理人员和技术人才进行支撑，然而部分单位在人员培训和选拔方面存在不足，缺乏专业的档案管理人才，导致档案管理工作的专业性和水平不高。事业单位档案管理人员的专业素质和管理能力直接影响着档案管理工作的质量和效率，应当加强对档案管理人员的培训和学习，提升其专业水平和管理技能，增强档案管理团队的凝聚力和执行力，推动档案管理工作的持续改进和优化。

3.4 缺乏完善管理体系

当前，一些事业单位缺乏有效的档案管理监督与评估机制，导致档案管理工作的规范性和效果难以保障，未建立健全的监督与评估机制，缺乏对档案管理工作的监督和检查，难以及时发现和解决问题，降低了档案管理工作的规范性和透明度［10］。此外，事业单位档案管理工作需要严格遵守相关的法律法规和政策规定，如缺乏对法律法规的深入了解和遵守，易造成档案管理工作的违规行为和法律风险，事业单位档案管理人员应当加强对法律法规的学习和宣传，建立健全的法律法规遵守机制，确保档案管理工作的合规性和稳定性。

4 事业单位档案管理优化的具体路径

4.1 增加管理重视度

事业单位管理层的重视程度直接影响着档案管理工作的开展和效果。事业单位可以通过领导讲话、文件精神等形式，强调档案管理的重要性，将档案管理纳入单位工作的重要议程中，明确领导对档案管理工作的关注和支持。事业单位内部可通过组织培训、宣传推广等方式，向全体工作人员宣传档案管理的重要性和意义，增强员工对档案管理工作的认识和重视，形成全员参与、共同推动档案管理工作的良好氛围［11］。此外，激励是提高档案管理工作积极性和主动性的有效途径，可通过表彰先进、设立奖励等方式，激励档案管理人员积极投入档案管理工作中，发挥其专业能力和创造力，推动档案管理工作的不断创新和进步。

4.2 提高信息化水平

档案数字化是将纸质档案转化为数字形式，实现档案信息的数字化存储和管理，是提高档案管理信息化水平的重要途径。事业单位档案管理人员可采用扫描、数字化拍摄等技术手段，将纸质档案转化为电子文档，建立数字化档案库，实现档案信息的长期保存和便捷访问。信息化档案管理系统涉及大量的敏感信息，面临着信息泄露和安全风险，因此事业单位需要加强对档案信息的加密、备份和权限控制，建立健全的信息安全管理制度，确保档案信息的安全性和完整性，防止信息泄露和损坏事件的发生［12］。除此以外，信息化技术的不断发展和更新，要求档案管理人员具备较高的信息化水平和技术能力，培训是提升档案管理人员信息化能力的重要途径，单位内部可组织培训班、开展培训课程，向档案管理人员传授信息化知识和技能，提升其信息化水平和应对能力，推动事业单位信息化档案管理工作的顺利开展。

4.3 构建合理管理体系

首先，事业单位应建立健全的档案管理组织架构，根据当前单位的规模和档案管理需求，建立相应的档案管理机构和部门，明确各级档案管理机构的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行，并结合单位实际情况，制定档案管理制度。

其次，监督检查和评估是保障档案管理工作规范运行的重要手段，可发现和解决档案管理工作中存在的问题和不足，及时纠正和完善档案管理工作，事业单位可针对档案管理工作建立健全的监督检查和评估机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，加强整改并提升工作水平［13］。

最后，档案管理涉及国际交流与合作的领域，事业单位应与国际组织、机构进行合作与交流，借鉴国际先进经验和技术，推动档案管理工作的不断创新和进步，定期开展档案管理领域的国际合作项目，促进档案管理国际化水平的提升。

4.4 加强管理团队建设

人才培养是事业单位档案管理优化的重要环节，其方法和内容应根据档案管理工作的实际需求和人才队伍的特点进行合理选择和安排。

首先，应根据档案管理工作的特点和要求，设计相应的培训课程，包括档案管理基础知识、档案管理制度和规范、档案管理技术和工具等内容，以提高档案管理人员的专业水平和管理能力，并结合实际工作需要，安排实践教学环节，让档案管理人员亲自参与，锻炼其实际操作能力和解决问题的能力［14］。

其次，可建立导师制度，由资深档案管理人员担任导师，对新入职的档案管理人员进行指导和培养，帮助其快速适应工作环境和提高工作能力。

最后，事业单位应为档案管理人员提供学历提升支持，鼓励其积极参加相关学历教育和培训，提高学历水平和专业素养。

5 结语

优化事业单位档案管理工作在提升单位运行效率、保障信息安全、提高服务质量以及展现责任担当等方面都具有重要意义，因此应充分重视档案管理工作，加强制度建设和技术支持，不断提升档案管理水平，为事业单位的可持续发展奠定坚实基础。

参考文献

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［5］吴翠红.机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践［J］.办公室业务，2023（22）：12-14.

［6］徐若香.关于提高事业单位文书档案管理效率的路径分析［J］.兰台内外，2023（31）：52-54.

［7］赵悦.事业单位党建与档案工作深度融合路径的实证研究——以常德市灯饰管理处为例［J］.办公室业务，2023（19）：107-109.

［8］郭琳.新时代事业单位档案管理中存在问题及困境的应对策略研究［J］.兰台内外，2023（28）：37-39.

［9］单芳.新形势下的事业单位档案管理创新和服务模式改革实践［J］.兰台内外，2023（28）：55-57.

［10］冯天.事业单位档案管理工作规范化标准化的实现路径［J］.黑龙江档案，2023（4）：45-47.

［11］郑濮馨.关于优化事业单位人事档案管理制度的几点思考［J］.黑龙江档案，2023（4）：204-206.

［12］牟晓燕.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考［J］.兰台内外，2023（20）：43-45.

［13］王宇.精细化理念在事业单位档案管理中的应用探析［J］.兰台内外，2023（19）：64-66.

［14］金嵐.事业单位档案管理的透视与反思——以地勘单位档案管理为例［J］.办公室业务，2023（11）：118-120.