基于职务代理规则的企业合同风控对策探讨

李 斐

（中海油能源发展装备技术有限公司深圳分公司，广东 深圳 518000）

一、《民法典》对职务代理的规定

《中华人民共和国民法典》第170条对于职务代理的立法规定，是民商合一立法体例在代理法律行为规制方面的又一次积极实践。有学者认为，后民法典时代的民商合一应该是建立在承认商法独立性基础上的民商合一，即在客观承认并有效分隔了民商法的不同作用领域和作用机制前提下，以民法典作为整个私法领域的基础框架，同时通过从成熟的商事基本法和单行法律总结出更加凝练、高效的商事法律规则，作为社会经济生活的直接调整手段，进而实现对整个社会经济的规制与调整。第170条从草案形成到正式定稿的过程中，立法者对相应商事制度所投入的关注度及融合度产生了一系列的讨论和解读。

第170条第1款规定，执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。该规定位于法典总则的“委托代理”章节，确立了法人与非法人组织中执行工作任务人员行为的法律效果归属，理论上称之为“职务代理”。在纷繁复杂的社会经济生活中，每个经济活动的参与者都可以自由决定其内部的职务设置，何种职务因何行为产生何种代理权，该条文没有也无法提供详细而明确的判断标准。代理权的确定，既可从职权范围的方向进行解读，也可从具体的职务类型进行解读。“因职权而代理”一词，在文义上更接近企业日常经营中的“经授权后进行代理”，对于代理者的身份不需做出具体要求；“因职务而代理”则更侧重于因代理者在组织内的特定身份而直接获得代理权。无论从何种方向解读，都需要符合我国的立法现状与司法实践。

二、企业实务中对职务代理规则的考量

第170条中的“执行法人或者非法人组织工作任务的人员”表明了这些人员与组织的特定关系，但该条文在企业经营活动中也面临着如何适用的问题。

从立法层面，法典有效区分了“职务代表”与“职务代理”的适用规则。对于企业法人，法定代表人的行为会被视同为法人的自身行为，不适用于代理规则。因此，第170条所述的“人员”理所当然地排除了对“法定代表人”的适用，而更多地指向董事、监事、高级管理人员及其以下层级的工作人员。通常认为，职务代理的权限来源于企业的概括授权。3种授予形式分别为书面明示授予、默示授予、进行推断。以合同签订权为例，上述概念的逻辑结构如图1所示。

图1 各概念之间的逻辑结构

在适用范围上，适用“职务代理”的人员至少应在团体组织中取得“职务”。职务一词最早出自南梁何逊的《为孔导辞建安王笺》，在现代汉语中意为“在组织内具有相当数量和重要性的一系列职位的集合或统称”，是一个企业管理活动中约定俗成的用语。职务在法律体系中并无明确定义，更没有明确的法律属性。因而判断是否为职务人员，还需从其与团体组织的关系来考虑。不同学者对现实经济生活的客观存在有着不同理解和法律价值选择。有学者认为，“执行法人或非法人组织工作任务的人员”的表述过于宽泛，应当予以限缩，企业中基于劳动关系或雇佣关系的“内部组织性代理”才是本条职务代理的实质适用范围。有学者认为，应将其进一步限缩于在组织内部或劳动合同关系中承担一定职务的人员。还有学者认为，需要将该关系扩展至劳动、雇佣关系外的劳务派遣关系。

在原《民法通则》第43条的基础上，《民法典》第170条第1款使用“执行法人或非法人组织工作任务的人员”替代了前者所用的“工作人员”表述。在文义上，与“工作人员”限于组织内部不同，只要取得企业的授权，有关人员均可成为“执行工作任务的人员”。在经济生活中，对外执行法人工作任务并不意味着该人员与法人或非法人组织一定存在劳动关系，诸如企业人员编制限制等客观因素，使得雇佣、挂靠、劳务派遣等关系都可以构成执行工作任务的现实基础。例如，在工程建设领域，客观存在许多挂靠于建筑企业的项目经理，他们经常被交易相对人认定是执行工作任务的人员。因此，只要在职权范围内，“执行工作任务的人员”的语义使得取得代理权的基础关系除了内部劳动关系外，还需要扩展到组织外成员间的雇佣、委托、单独授权等关系，这才更加符合社会经济生活的现实，也说明我国“职务代理”规则的适用范围需要具有相应的开放性与包容性。

我国公司签订经济合同，主要存在以下几种方式：法定代表人签字、法定代表人签字+公司盖章、其他授权代理人签字、其他授权代理人签字+盖章。《全国法院民商事审判工作会议纪要》第41条第3款规定，代理人对外签订合同时首先审查其代理权限、盖章等非必要附加条件。但受法律传统影响，社会经济生活中法人签订合同极度依赖其印章的使用，“法定代表人或代理人签字+法人盖章”普遍成为获得相对人信赖的方式。对于大众而言，他们关注的不是签字者的权利来源，反而把印章使用作为法人对签字者权利行使的确认途径。

需要补充说明的是，对于法人分支机构负责人的行为归属，无论是从“职务代表”还是“职务代理”来看，其法律结果都没有实质上的差异。但基于担责后追偿的归责有利因素考虑，将负责人的行为认定为代表行为更有利于保护交易相对人的利益。

三、合同风控对职务代理的应对策略

在企业经营中，职务代表行为的发生频率较低，职务代理行为的出现频率和重要程度相对较高。合同风控实务的任务之一就是要规范职务代理行为，预防表见代理、无权代理的发生，有效管控经营合规风险，避免经营合同因签约人代理权限瑕疵而发生法律风险。这种风控包括两个方面：一是在企业内部，要保证己方合同签署人员在其代理权限范围内正确履行业务职责。二是对合同相对人而言，要充分防范合同对方的签署人员做出无权代理的行为，将法律风险控制在“表见代理”的射程以内。对于第一个方面，可以通过规范公司的自身管理活动来进行。对于第二个方面，则需要公司法务人员、合同管理人员以及经营采办人员，在日常工作中时刻注意代理权限风控。具体到合同实务操作，可从以下环节进行更具针对性的管理。

（一）授权管理

大型企业的授权工作相对规范、可控。常见的经营合同签订授权包括年度授权和单项授权。年度授权在上一自然年年末或本自然年年初，由法定代表人根据公司业务管理权限对分管领导、分公司经理、大项目经理或采办、销售部门经理等进行授权。其核心内容是记载具体权限范围。单项授权则是根据具体业务需要，对某一业务具体负责人给予更大权限或者新的权限授予。在授权过程中，分管领导、分公司经理等即对应职务代理中的业务人员；授权权限则对应职务代理中的代理权限。

授权书在制作过程中，应特别注意代理权限的文字描述，做到清晰明确，避免发生歧义。在实务中，经常发生合同金额、工作内容等变更，故在代理权限中注明“及其变更”，会有效提高授权的执行效率，避免因合同金额追加导致超出原有代理权限范围，不得不进行新的单项授权或者转由不熟悉当次业务的其他更高级别代理人，乃至法定代表人直接进行变更协议签署的情况发生。当然，这里隐含着企业希望由同一代理人完成具体业务全过程合同签订的价值判断，如果其更多地从业务管理权限考虑，则又另当别论。

授权书签署完成后，可以选择在适当的途径发布，例如在公司官方网站向社会公开发布，而不应仅局限于在公司内部发布。这种发布以只披露完整授权内容为宜，避免直接发布授权书的图片或扫描文件，规避被其他人员冒用、伪造的风险。发布当然包含对失效授权文件的信息披露，除了注明授权期限的授权文件到期失效之外，对于因代理人员职务变动或其他事由引起的授权文件提前失效，也应当及时采用与原授权文件相同的方式进行发布，这种授权失效发布在某种意义上重要程度更高。

（二）合同起草

成熟企业通常会有一系列标准合同、示范合同模板，涵盖买卖、服务、工程建设、租赁等，并会标注合同条款的使用注意事项与说明。在实务中，除了严格按照模板要求进行填写外，还应在合同首部写明合同双方当事人的法定代表人或负责人的姓名，在签章处写明合同双方当事人签字人的姓名、职务。当然，此处我们更关注的是对方当事人的上述信息。即在这一环节，被关注的是代理权限风控的第二个方面。

做出这种安排的逻辑是：通过明确对方当事人的职务代表人是谁，即谁具有不提供授权文件而能直接签署合同的资格。由对方的职务代表直接签署合同，己方所承担的法律风险最低、所负担的审查义务最少，特别是在对方为独立法人时，因为“法人章程或者法人权力机构对法定代表人代表权的限制，不得对抗善意相对人”。如果通过签章处的信息，获知对方最终签字人是职务代理人，而己方可以要求对方在签署合同时提供相应的签字人授权文件。

实务中常有合同签字人笔迹“龙飞凤舞”的情况出现，一旦发生合同纠纷，需要证明字迹是谁的、证明合同对相对方的效力，这时会具有一定的难度。在签章处的字迹下边标注相应的打印体姓名、职务，再辅以合同对方相应的公章或者合同专用章，此时的证明容易程度和效力都会大大提高。而且，这也充分说明了己方在合同签订过程中合理注意并审查了对方签字人的代理权限；即便对方签字人的签署行为构成实质上的无权代理，但己方依然可以“享有”表见代理所提供的利益保护。

（三）文档管理

对于合同对方提供的职务代理人授权文件，己方应当做出适当的形式要求。对于单项授权，以提供原件并直接归入合同档案为宜；对于年度或者限期授权，则可提供复印件，并在复印件加上注明与本次合同签订日期相同的日期，然后加盖公章或者合同专用章。这种要求与“授权文件管理环节”的要求相呼应，预防对方签字人的代理资格在期限内被取消的情况发生。

合同签署完成后，通常会转由专门合同管理部门或者业务部门的合同管理岗位进行文档管理，包括合同信息的整理、合同文件的扫描上传等。此时，企业的合同管理部门需要履行一定的审查职责，避免合同经办人员忙中出错，忽略对相关事项的审查核对。例如，曾有某集团（A方）的内部关联交易合同发生过该种情况。B方为A方的贸易单位，其职务代理人范围比较广，包括分管领导、总经理助理等，签字权限根据职务不同而有所区别。合同双方日常交易频次很高，业务人员相对固定、彼此熟悉。某份合同的金额较常规金额高出许多，超出常规签字人的代理权限范围。B方业务人员“习惯性”继续交常规签字人进行合同签署，并提供授权文件，手续“完整”，A方业务人员也按“流程”办理。这种情况就构成典型的B方签约人“超越”其代理权签订合同。由于A方没有尽到合理的注意、审查义务，因而“没有充分的理由”相信行为人有代理权。一旦发生法律纠纷，B方签约人的行为将会被认定为“无权代理”而非“表见代理”。发生法律纠纷时，该合同的法律后果难以归属到合同B方。在实务中，这种“惯性”操作的发生概率并不低，需要予以注意。为了核实对方签约人的代理权限，可以要求对方出具公证书，还可以委托当地律师事务所进行查证，方法有很多。然而，企业的管理活动直接与企业经营成本挂钩，职务代理风险防范也面临同样的问题。在合同实务中，企业法务和合同管理人员应当在对代理相关法律制度充分理解的基础上，有机地融合法律规范要求与企业内控制度、工作流程，使企业投入适当的管理成本，旨在杜绝己方签约人为“表见代理”“无权代理”的行为，同时把相对方签约人可能出现的“无权代理”控制在“表见代理”的范畴内。