档案信息化建设在档案管理中的价值

[摘 要]本文旨在探讨档案信息化建设在档案管理中的价值，通过对档案信息化建设的定义、优势以及实施方法的分析，揭示了档案信息化对提高档案管理效率、确保信息安全和促进信息共享的重要作用。本文还强调了政府和组织应该充分认识并积极推动档案信息化建设，以实现更高水平的档案管理。

[关键词]档案信息化建设；档案管理；信息安全；信息共享；

效率提升

一、引言

随着信息技术的飞速发展，数字化时代改变了我们的生活方式和工作方式。档案管理领域也没有例外，档案管理已经从传统的纸质档案管理逐渐转向数字化的档案信息管理。这一转变不仅仅是技术工具的更新换代，更是一场关乎信息管理方式和效率的革命。

二、档案信息化建设概述

档案信息化建设是一个重要且复杂的过程，它涵盖了将传统纸质档案转化为数字形式，并运用信息技术手段来管理、存储、检索和共享档案信息的一系列过程。首先，档案信息化建设包括了数字化转型的过程。这意味着将原本以纸质形式存在的档案资料，如文件、记录、报告等，经过扫描、拍摄或其他数字化手段，转化为电子文档或数据形式。这一过程不仅有助于节省物理存储空间，还能够降低文档丢失或损坏的风险。其次，档案信息化建设包括了信息技术的应用[1]。这包括了建立档案管理系统、数据库、云存储和其他相关工具，以便有效地存储、管理和检索数字档案。信息技术的应用也使档案信息的共享和传播变得更加便捷。例如，通过网络平台或内部系统，员工可以轻松地访问和分享档案信息，无论他们身处何地。最后，档案信息化建设还强调了信息的安全性和合规性。在数字化环境中，保护档案信息免受未经授权的访问、篡改或泄露是至关重要的。

三、档案信息化建设的优势

（一）档案管理效率的提升

档案信息化建设在提高档案管理效率方面发挥着至关重要的作用。数字化转型和信息技术的应用，为档案管理带来了一系列显著的优势，这些优势不仅提高了工作效率，还改善了整个档案管理流程。档案信息化建设可以加速档案检索的过程。传统纸质档案的检索通常需要耗费大量时间，因为人们需要手动查找文件，翻阅大量文件夹。然而，通过数字化转型，档案信息化建设使得档案可以迅速通过关键字搜索或元数据检索，大大减少了查找所需信息的时间。像谷歌文档等工具可以帮助用户轻松地搜索和访问特定的数字档案。档案信息化建设提供了更好的版本管理和更新机制。在纸质档案管理中，当需要对文件进行修改或更新时，可能需要创建新的版本或手动更新现有文件，这可能导致混乱和错误。但在数字化环境下，档案可以轻松更新，保留版本历史记录，确保档案信息的完整性和准确性[2]。例如，文档管理系统如Microsoft OneDrive或Dropbox允许用户在不同版本之间进行切换，以保持档案的最新状态。

档案信息化建设也有助于流程和任务自动化，自动化可以节省大量的人力资源和时间，减少了手动处理文件和数据的数量。例如，工作流程管理软件Trello、Asana等，可以用于自动分配任务、提醒截止日期，从而加速档案管理流程的进行。数字化档案的备份和恢复变得更加容易和可靠，在传统环境中，纸质档案可能会受到火灾、水灾或其他自然灾害的破坏，导致信息永久丢失。数字化档案可以通过定期备份和云存储来保护，确保即使出现灾害也能够迅速恢复。例如，云服务提供商AWS可以提供可靠的数据备份和恢复解决方案。

（二）信息安全的保障

档案信息化建设在信息安全保障方面发挥着关键作用，它不仅有助于防止未经授权的访问和信息泄露，还提供了强大的保障措施，以确保档案信息的完整性、可用性和保密性。档案信息化建設通过访问控制和权限管理，实现了信息的合法使用和保密性。例如，许多档案管理系统允许管理员为不同用户或用户组分配不同级别的访问权限。这意味着只有经过授权的人员才能访问特定的档案信息，像Microsoft SharePoint等工具提供了高度可配置的权限设置，确保档案只被授权人员访问。档案信息化建设提供了数据加密和安全传输的功能。对于机密或敏感信息，加密技术可以保护数据在传输过程中不被窃取或篡改。例如，使用SSL/TLS协议的网站保护用户在互联网上传输的信息，确保数据的安全传输。

数字档案的备份和灾难恢复方案是信息安全的重要组成部分，在传统环境中，纸质档案容易受到火灾、水灾或其他意外事件的破坏，导致信息丢失。然而，数字化档案可以通过定期备份和云存储来保护，确保即使出现灾难也能够迅速恢复数据。此外，安全审计和监控也是信息安全的关键方面，档案信息化建设可以记录和监测档案访问和操作的日志，以便追踪潜在的风险或不当行为。通过这些安全审计措施，可以更好地保护档案信息的安全性。例如，SIEM（安全信息与事件管理）工具如Splunk和QRadar可以用于监控和分析安全事件，以及生成报告以供审计使用[3]。

（三）信息共享的促进

信息共享是现代档案管理的一个重要目标，而档案信息化建设在促进信息共享方面发挥了关键作用。它有助于将档案信息变得更加容易访问和共享，从而加强了组织内部和外部的合作，并促进了知识传播与合作。档案信息化建设通过提供远程访问的功能，实现了全球范围内的信息共享。传统的纸质档案需要亲临档案馆或办公地点才能查阅，而数字化档案则可以通过互联网远程访问，让用户可以随时随地查看和分享档案。例如，数字图书馆和在线档案管理系统允许用户在线浏览和下载数字档案。档案信息化建设提供了多种共享选项，以满足不同的共享需求。用户可以根据需要选择公开共享、限制共享或私密共享档案信息。例如，Google Drive允许用户轻松地与他人共享文件和文件夹，设置访问权限，确保信息只被授权人员访问。不仅如此，团队成员还可以同时访问和编辑共享的数字档案，实现协同工作。协作工具如Google Workspace（G Suite）和Microsoft Teams提供了实时协作和版本控制功能，使多人共同编辑文档变得更加高效。此外，数字档案的元数据和标签化使得信息更容易分类和检索，从而促进了信息的共享。用户可以使用关键字搜索、过滤和排序档案，快速找到所需信息。

四、档案信息化建设的实施方法

（一）确立信息化建设目标

在档案信息化建设中，确立清晰的信息化建设目标是实施过程的第一步，也是取得成功的关键。首先要确立信息化建设目标，组织需要对当前的档案管理状况进行全面的评估。这包括了解现有的纸质档案和数字档案，了解档案管理流程，以及评估现有的技术基础设施。通过这一评估，组织可以识别出当前档案管理中存在的问题和挑战，以及信息化建设可以解决的潜在风险。其次要确定信息化建设的目标和优先级。这需要明确组织期望从信息化建设中获得的好处。例如，目标可以包括提高档案管理效率、加强信息安全、促进信息共享等。这些目标应该与组织的战略目标和需求相一致，并根据其重要性进行优先排序。这有助于确保信息化建设的焦点不会偏离组织的核心目标[4]。接下来，需要明确信息化建设的范围和时间表。这意味着确定哪些档案将被数字化，选择合适的信息技术工具，以及规划项目的时间线。明确范围和时间表有助于确保信息化建设项目的可行性和可管理性。最后，需要建立明确的指标和评估方法，用于衡量信息化建设的成功与否。这些指标可以包括了档案管理效率的提升率、信息安全的改善程度、信息共享的增加等。通过不断监测和评估，组织可以及时发现问题并进行调整，以确保信息化建设目标得以实现。

（二）选择合适的技术和工具

选择合适的技术和工具是档案信息化建设过程中至关重要的一步。这一步骤直接影响到信息化建设项目的成功和效率，因此需要慎重考虑。为了选择合适的技术和工具，组织需要明确其信息化建设的目标和需求。不同的项目目标可能需要不同类型的技术和工具支持。例如，如果主要目标是提高档案管理效率，那么可以选择具有强大搜索和检索功能的档案管理系统，如Documentum或OpenText；如果信息安全是首要考虑因素，那么可以选择具备高级加密和权限控制功能的云存储解决方案，如Amazon S3或Microsoft Azure。同时要考虑到组织的现有技术基础设施，选择与现有技术基础设施兼容的技术和工具可以减少集成和迁移的复杂性。例如，如果组织已经使用了Microsoft Office 365作为办公套件，那么可以考虑集成OneDrive或SharePoint来存储和管理数字档案，因为它们可以与Office 365无缝转换。另外，要考虑到技术和工具的成本和可维护性，信息化建设项目不仅包括初期投资，还需要考虑到长期运营和维护的成本。组织应该评估技术和工具的总体拥有成本（TCO），包括许可费用、硬件和软件维护费用、培训成本等。同时，还应考虑供应商的可信度和支持服务，以确保在项目实施后获得充分的技术支持。

（三）建立信息化团队

一个专业的团队可以有效地规划、执行和管理信息化项目，确保项目按时、按预算、按质量完成。信息化团队应该包括不同领域的专业人员，如项目经理、信息技术专家、档案管理专家、安全专家、培训师等。每个团队成员都应该具备相关的技能和经验，以便有效地履行其职责。例如，项目经理负责项目规划和执行，信息技术专家负责技术实施，档案管理专家负责档案处理和管理，安全专家负责信息安全，培训师负责培训用户等。同时，团队需要明确项目的范围、时间表、预算和交付物。这有助于团队成员明确任务和职责，以及衡量项目的进展和成功。信息化项目涉及多个团队成员和利益相关者之间的合作。因此，建立有效的沟通渠道和协作流程是至关重要的。团队应该定期召开会议、更新进展、解决问题，并确保所有相关人员都了解项目的最新情况。信息化项目可能涉及新技术和工具的使用，因此团队成员需要不断学习和适应变化。培训和支持可以帮助团队成员掌握所需的技能，并提供在项目执行过程中的支持和指导。

（四）培训和意识提升

首先，管理组织要确定培训的对象和范围，确定哪些团队成员和利益相关者需要接受培训，以确保他们能够有效地使用新的信息化工具和技术。培训对象应包括档案管理员、IT支持人员、最终用户等，要确保培训计划覆盖了所有必要的参与者。根据参与者制定培训计划和课程内容，根据培训对象的需求和技能水平，制定詳细的培训计划和课程内容。培训计划应包括培训的时间表、地点和形式（如面对面培训、在线培训、自学课程等），课程内容应涵盖信息化工具的使用方法、最佳实践、安全注意事项等。其次，选择合适的培训方法和工具。根据培训的对象和内容，选择适当的培训方法和工具，可以使用在线培训平台、教育管理系统（LMS）、培训视频、文档和实际操作演练等，确保培训方法和工具与目标群体的需求和学习风格相匹配。培训后，要进行反馈和评估，以了解培训的效果和参与者的反应。可以通过定期的问卷调查、考试和绩效评估来实现，根据反馈结果，调整培训计划和内容，以不断提高培训质量和效果[5]。然后，组织可以通过内部宣传、信息化政策的制定和强调信息安全的重要性来提高员工的信息化意识。意识提升活动可以包括定期的信息安全培训、员工手册、安全政策的传达和宣传等[6]。最后，要为参与培训的人员提供持续的技术支持和咨询服务，以解决实际应用中遇到的问题，还要建立反馈渠道，鼓励员工提出建议和意见，以不断改进信息化建设和培训计划[7]。

结束语

档案信息化建设是现代档案管理的必然趋势，它为组织提供了丰富的机会和益处。然而，它也需要组织做好充分的准备和规划，以确保项目的成功和可持续发展。通过认真考虑并实施上述方法，组织可以更好地利用信息化建设的潜力，提高档案管理的水平，满足现代社会对信息管理的需求。档案信息化建设不仅是一项技术工程，更是一项管理创新，它将为组织带来更高效的信息管理方式，从而提升组织的竞争力和可持续发展。

参考文献

[1]邵蓓，陆玮玮.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].信息记录材料，2021，22（5）：200-202.

[2]何亚楠.电力企业档案信息化项目管理研究[D].西安：西安建筑科技大学，2019.

[3]陈俊文.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].新西部，2019（15）：101+103.

[4]商枣河，袁晓红.浅析网络技术在档案信息化管理中的运用价值[J].办公室业务，2015（23）：43.

[5]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].济南：山东大学，2012.

[6]张海燕.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].电子技术与软件工程，2019（3）：211.

[7]赵华锋.档案信息化建设在医院档案管理中的有效研究[J].办公自动化，2023，28（7）：52-54.

作者简介：高广燕（1975— ），女，汉族，山东枣庄人，枣庄市交通运输综合执法支队，馆员，本科。

研究方向：档案管理。