院管公共实验室全方位设备管理的探讨与实践

武岩 李翠英

摘 要：作為确保科研工作连续性的院管公共实验室，全方位的设备管理是实验室可持续利用的基本保障，探讨高效、科学、适合现状的设备管理方法至关重要。本研究分析实验室现状，通过摸索最佳管理方法，在实践中大胆改革，完善了设备管理制度，采取按人员与职责分层负责与软硬件管理结合，对实验室设备实行全生命周期管理，使公共实验室的设备运行机制有效支撑了科研人员的高质量产出。

关键词：公共实验室；设备管理；管理制度；设备管理软件

文献标识码：A

Comprehensive Equipment Management in Institutional Public Laboratories：

Exploration and Practice

Wu Yan Li Cuiying*

Central Laboratory，Peking University School and Hospital of Stomatology & National Center for Stomatology &

National Clinical Research Center for Oral Diseases & National Engineering Research Center of Oral Biomaterials

and Digital Medical Devices Beijing 100081

Abstract：Institutionally managed public laboratories serve as the foundation for ensuring the continuity of research work，and comprehensive equipment management is essential for the sustainable utilization of these laboratories.It is imperative to explore efficient，scientific，and suitable equipment management methods for the current situation.This study analyzed the current state of institutionally managed public laboratories，engaged in exploration to identify optimal management methods，and implemented practical reforms to enhance the equipment management system.The adopted approach involved a hierarchical management mode based on personnel and their responsibilities，achieving scientific management through the integration of software and hardware，and ensuring the comprehensive management of the equipment's entire lifecycle.These equipment management mechanisms in public laboratories effectively supported the highquality output of researchers.

Keywords：public laboratory；Equipment management；Management system；Equipment management software

口腔医学院校的人才培养离不开实验室阶段的科研训练与业绩产出，而院管实验室建设是完成专业人才教学与科研能力培养、承担社会服务和提高科研能力的重要组成部分。随着实验室建设水平和培养人才要求的日益提高，开放性公共实验室的建设需求日益增多，而实验室建设除了制度完善、科技人才梯队培养和环境优化建设外，实验室设备管理的好坏更是其功能高效运行和促进成果产出、推动学科建设的重要方面。而开放性的公共实验室体现其功能的情况除了需有大量完备的实验设备作为基本资源和工具外，良好的设备管理更是其基本保障，因此设备管理的质量是决定科研活动能否顺利进行［1］，能否确保实验室长期可持续利用，能否高效发挥实验室作用的重要环节。为了探讨适合当今快速发展的口腔医学人才良好科研能力培养目标的需要，承担起攻克口腔疾病生物防治研究的社会责任，提升我国在口腔医学研究领域的国际影响力，本文以一个院管实验室设备管理建设过程为例，介绍和探讨实验室设备管理的建设理念和做法，希望为国内口腔医学院实验室建设提供有益借鉴。

1 院管公共实验室设备管理的现状和问题

高校实验室根据功能可以分为科研实验室、教学实验室或教学科研混合实验室，而医学院的院管实验室实际是承担高校专业型人才培养的重要组成部分。不过，由于不同医学院承担人才培养的专业侧重点和实验室建设的经费来源不同，实验室管理更具体、要求更不同，也更有不同特点，北京大学口腔医学院就是北京大学医学部培养口腔医学专门人才的专科医学院，其中心实验室是为完成医学院各类人才科研能力培养、社会服务和科研产出的以科研为主的院管公共实验室。本来该院各学科都有自己的实验室，但是由于科建实验室毕竟受空间与经费的限制，全面的基础研究能力有限，为此，2009年起医院投资建设了公共开放性的具有多个实验平台的中心实验室。总结建设初期稍带有国内部分院管实验室的共性问题，探讨科研型院管公共实验室设备管理的改革经验教训与启示，以期为同类实验室建设提供可借鉴的参考意见。

院管实验室不同于校管实验室，无论在建设规模、经费来源、人员队伍、实验室等级和功能上等都存在很多建设和管理上的困难和问题，纵观国内部分院管实验室，也不难看出存在如下一些问题。

1.1 规划定位不准确，或贪全乏新，或缺乏特色

院管实验室不比高校实验室，往往都是依据自身能力为了解决一部分基础研究建立的实验室，有的是为了突出研究特色而建立，基本实验设施缺乏全面支撑，导致无法形成体系的实验室研究条件；或者购齐了基础研究设备，专业设备不足，也使实验室功能特色缺乏，很难满足专业实验需求，这实际上也体现了实验室最初规划和定位无法求全和准确。

1.2 技术力量不足，实验室专职研究队伍建设相对薄弱

国有事业单位有的科研人员队伍不稳定，由于专业人才临床绩效等分配体系的差异和科研压力大、吸引力不足等原因，缺乏强烈的业务能力主动提升意识，甚至人才外流，导致队伍建设相对薄弱。

1.3 设备管理与使用上缺乏安全意识，管理难度大

医学院校研究人员的工作性质决定了利用者许多因白天忙于临床工作，主要管理教师都下班后他们才来利用实验室，业余监管难度大，设备操作培训和管理制度执行存在难度，只知道使用需要的设备，不关注水电气阀门的关闭和防护，尤其实验室有很多气瓶、危险试剂等，存在安全隐患。

1.4 设备管理手段尚需改善

由于实验室中大型设备昂贵，多数需收费维护，故只注重这类设备的使用看管，忽视了其他设备的运行过程监管，放松了设备的维护保养与全周期、科学化管理，导致部分设备培训只倾向于大设备，其他方面有漏洞，设备损毁快、使用周期缩短，影响了实驗室的长期可持续利用。

2 院管公共实验室设备管理的改革实践与启示

院管实验室承担着为不同专业培养优秀实用型人才的重任，是高校实验室建设中不可忽视的部分，而且其培养的人才往往更应贴近未来临床岗位需求，也是社会服务更需要的专业力量。因此，院管实验室建设和设备管理质量是高校人才实现人才培养目标中不容忽视的问题。针对如上院管实验室设备管理中容易出现的问题，北京大学口腔医学院中心实验室学习国内诸多重点实验室建设经验，从建设初期就报定安全第一、以人为本的安全理念，全面做好目标建设，力争实现制度管人、以理服人，逐步在完善实验室建设中获得了一些启示和体会。

2.1 改变管理机制，实现设备管理科学化

伴随实验室建设的不断成熟，设备逐渐增多，原有的一张卡片管理一台设备终生的设备管理模式已经无法满足科研需求现状，原有的只管买时入账和报废时销账的设备记录方式必须被现代化手段替代和改进，以便更好地服务于教学和科研［2］。设备管理员花费大量时间将全部设备卡片和台账都建立了电子台账实现了设备管理信息化；制度进一步完善；科室设备管理队伍也逐渐形成专职管理员、平台技术员和使用者三级管理，各级人员职责明确。自此，设备管理从技术人员的硬性看管变成了科学化、制度化、人性化和程序化管理。目前上千件大小设备已经形成了中心实验室高效运转的链条，其设备运行状况已经成了上百利用中心实验室的研究人员产出的重要依靠，完全做到了设备管理有序、运行高效、安全顺畅的良性循环状态，这得益于不断从细摸索、大胆改进、管放结合、群策群力的成功实践。

2.2 加强准入培训，实现设备管理制度化

为了科学管理，我们着重健全了实验室的准入培训，不断完善了设备采购、维护与保养、使用、维修、报废等全流程管理的各种规章制度，严格实施设备使用前培训考核、设备基本操作规程、大型精密仪器设备使用、实验室仪器设备借用和赔偿管理规定、实验器具器皿使用注意事项等管理制度［3］，要求大型设备第一次理论培训后，使用之前技术员仍要完成再次机旁培训，强调所有设备涉及安全的注意事项，尤其高速、高压、高温等设备的详细注意事项［4］。

2.3 关注设备动态，实现设备管理全生命周期

设备信息电子化后，一改实验室设备管理滞后现状，为了管好这些设备，随后实验室进一步申请采购了设备管理软件系统，并针对实验室情况适当加以改进。设备管理软件的使用，使设备管理不再只关注购入环节，从设备购入那一刻起，便进入了管理系统。为了便于科研设备使用中的经费管理，管理人员着重与财务系统有关部门对接，调研开发了不同情境下的自动收费功能系统，形成了适合本院财务管理规则的设备管理软件，科学有效地辅助了人工管理，还逐渐完善了设备使用管理中的各项费用结算制度。所有设备都建立了仪器标签（贴于机身）、电子台账、纸板卡片［5］。设备的所有信息对使用者都是公开的，便于利用实验室人员查询使用。这一系统会根据设备位置的变更、设备采新、报废而实时更新；根据设备的使用记录可以看出设备的使用频率、维修次数及当前仪器的状态，因使用年限较长而无法满足工作需求的设备可按规定年限进行报废，所有关键信息都及时录入电子库，使得设备的全生命周期都账目清晰，实现了设备的科学且全生命周期管理［6］。

此外，严格遵守上级规定的设备集中采购流程，明确规定采购新设备必须全面考虑科室和平台的发展规划、实验室现有空间、电力容量、未来研究人员的需求与使用率调研结果以及使用耗材及维修维护成本等因素，提供所有相关资料后经核心组讨论确定才可提出采购计划，再经过医院设备管理委员会论证讨论后才可制订下一年的设备采购计划［7］。

总之，现在的设备管理是从采购计划的制订与提出、设备购入、入账、设备使用、维护、维修到报废的过程，即全生命周期均实施严格科学监管，有效保证了国家财产安全和设备的高效使用率。

2.4 管放结合，科学分工，实现设备分层次管理

在设备管理上，采用人员和岗位分级管理制度，即科室设备管理员、各平台技术员、使用人员三级管理制，每一级人员都有各自不同的管理任务，明确各自的职责［8］。①科室设备管理员监控管理全中心设备的全部情况，负责账目信息的更新、设备的采新及报废手续的办理，即做到电子账目与纸版卡片实施同步管理；设备采新时加入电子账目、制新卡片、贴标签；设备报废时退卡片、填写报废单、变更设备摆放位置的标注；每年进行一次设备的盘点，逐一核查设备的各项信息、位置变更及本年度的状态变化标注，以保证实物与账目是相符的。②各平台技术员教师负责本平台设备使用管理和培训、维护保养和报修，利用者需经过设备使用培训和机旁培训后才可以使用设备，后者由技术员教师在设备旁实操讲解设备的使用及注意事项，人员初次使用时需要有技术员教师在场，设备旁放有设备使用的操作步骤及使用注意事项，以保证每位人员第一次操作设备时真正掌握正确的使用方法［9］。各平台负责设备的教师会每天不定时巡视，以便及时解决设备使用中出现的各种问题。③设备的使用人員对使用设备也赋予相应的权力与责任，即学习、考核、培训通过后的预约使用权，使用前后检查设备是否正常运转的监管责任，并要使用设备后填写相应的设备使用记录，以便仪器及时得到维护及维修。分级管理制度的实施有效地保证了使用人员操作设备的正确性，大大降低了设备的报修率。但由于利用实验室的人员较多，定期的考试与培训可能不能满足所有利用人员的需求，所以针对特殊情况会增加考试与培训的频次。

2.5 软硬件结合，实现设备高效管理

由于设备数量的增大和使用人员的增多，我们在硬件建设上引进了设备管理软件来补充人工管理无法做到的各项精准管理制度，利用管理软件监管设备使用的预约及机时数的统计，以提高设备的利用率［10］。设备管理员负责将已通过设备使用考核的注册人员激活并给已培训合格人员下发卡片。技术员老师负责给已通过设备使用前培训的人员授予设备预约使用权限，根据不同设备的使用特性来设定设备的预约时段和计费方式，设定各项违约人员的限制［11］。人员培训合格后可办理设备使用卡，登录设备管理软件并注册，申请预约使用已培训过的设备。未通过考核与培训人员即使注册了也不会被激活，无法使用设备。为了便于统一管理，每一期参加考核和培训人员的各项信息是设备管理员和各平台技术员教师实时共享。每台设备都连接设备管理软件，采用预约刷卡上机使用，用后刷卡退出并计费，未按预约进行使用会被禁止再次预约的权限，只有找负责该设备的技术员教师按相关规定接受惩罚后才可恢复预约权限［12］。人员因特殊情况不能按时上机使用时，可在规定时间内取消预约，如已超过可取消预约时间需告知技术员教师，由教师从后台操作放出预约权限以供其他人员利用；仪器故障时，可通过使用记录查询详细情况，以便及时维修，如因违规操作造成的仪器损坏，由使用人支付维修费用，也可通过实验室24小时全方位监控查询来辅助判断。

2.6 管理制度的完善

由于国家对设备等固定资产的管理越来越严格，上级设备管理部门及海关监管、审计等部门会不定期进行设备检查，明确设备实物是否与标签相符、摆放位置是否与登记位置一致、使用机时数是否与上报相同，管理制度到位与否等。因此，从软件建设的角度，我们更加严格完善制定了一系列管理制度，除上述制度外，还针对实验室频繁出现的难以治理现状，制定了实验室违规惩罚处理条例，目前该条例已经经过8次修订，在实施中不断完善，视情节予以一定惩处，以体现教育和思想警械目的为主，如一次违规暂停预约使用设备一定时间，实验不能停的，则选择清洁实验室某些公共区域卫生等，起到了格外有效的监督惩戒和辅助管理作用，每一次只要被发现或被举报，或被查到违规，均一视同仁地予以惩罚，让使用人能够意识到正确使用设备的重要性，做到按规定使用并爱护设备才是设备可长期利用的根本。还建立了实验室隔周例会制度，通过例会，总结两周内实验室出现的所有违规问题，或举例表扬优秀人员或事迹，并提出具体应该做到的要求，或新的应对规定，让大家清楚实验室的实时变化和应该怎样做，未能参会的研究人员会自觉遵守规定抄写例会内容上交，目的是让所有利用实验室者均有序利用实验室，至今院内网已有我们近6年的隔周例会内容，这些都有效起到了实验室安全管理的作用。由此可见，建立健全的规章制度才是科研实验顺利进行的基本保障［13］。

此外，实验室设立了安全助管制度，在保证教师不在期间实验室设备正常运转方面，尤其对一些临床科研人员经常利用晚间做实验、不能及时出席例会，对实验室规定不清楚、设备操作不规范的监督和指导方面起到了非常重要的作用［14］。在管理中，还根据情况适时进行人性化管理，使制度保证下，各种规章制度得以被研究人员自觉自愿地去接受约束。

3 院管实验室设备管理未来面临的挑战

当然，实验室的运行中还会不断出现新问题，在设备管理软件的功能方面还有可拓展的空间，例如未来将设备机身带有信息的标签中的条形码与设备软件相连［15］，在盘账时只需要扫条形码即可核实设备信息；将设备管理软件与财务智慧财经系统做进一步对接，将设备采购、上账、使用、维修等全部流程都体现在系统中，通过设备的唯一编码就可以在系统中查到这台设备的所有信息。这项工作我们已经联合软件研发厂家、医院财务处和医院医装处，经过多次联合研讨初步形成了可试用的模块，正在进一步成熟中。

结语

虽然院管实验室设备管理有很多难处，但是只要明确实验室定位，建章立制，使设备管理制度化、软硬件结合科学化、管理人员分级管理职责明确，实现设备全生命周期严格监管，做好设备管理是完全可以做到的，实现院管实验室可长期持续利用也是可期的。

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基金项目：北京大学口腔医院第四届管理科研基金资助项目（YS042415）

作者简介：武岩（1983— ），女，汉族，北京人，本科，初级职称，研究方向：实验室管理。

*通讯作者：李翠英（1959— ）女，汉族，黑龙江牡丹江人，博士，教授，主要从事口腔病理学研究及口腔实验室管理。