跨境电商出口业务ERP建设研究

何沛

【摘要】跨境电子商务要求信息具有及时性、准确性、兼容性，因此信息系统是关键，其贯通于跨境电子商务的各个流程和环节，推动跨境电子商务的发展。随着跨境电商出口业务的逐年递增，建设相关业务的ERP系统已经势在必行。文章基于S公司现有的传统贸易的ERP程序，对跨境电商出口业务模块的ERP程序的框架进行研究，从整体架构和库存监管架构、财务核算架构的介绍，以满足跨境电商出口业务特有的运营管理需求。

【关键词】跨境电商；ERP；库存监管；财务核算

【中图分类号】F275

一、跨境电商出口业务ERP构建背景

（一）S公司基本情况介绍

S公司成立于1999年，作为江苏省知名的国有外贸企业，多年来一直稳步经营，主营机械工具出口业务。主要的客户是国外排名靠前的大型跨国建材超市，年出口额破亿美元，客户遍布美洲、欧洲、亚洲等，利润也逐年稳步增长，在业内一直保持良好的声誉和口碑。S公司组织结构相对扁平化，主要包括销售部、货源采购部、职能部门、仓储部门等。

S公司响应国家的政策，顺应业务战略扩张需求，突破自己的传统外贸形式，在2017年正式开展跨境电商出口业务，依托原有的企业组织结构，成立了跨境电商业务组。经过几年的摸索与探究，S公司已经逐步适应了 B2C的销售模式，现阶段S公司的跨境电商出口业务主要通过亚马逊平台进行销售。S公司注重自有品牌的开发和保护，亚马逊平台上主营自有品牌的高端机械工具产品，并且自有品牌已经申报江苏知名品牌。

跨境电商出口业务的业务流程相对比较复杂（见图1）。首先，S公司根据对市场的预测与供应商签订采购合同，供应商将货物交到S公司的国内仓库，S公司负责商品的报关，通过海运物流发往亚马逊FBA仓库，与传统贸易不同的是，商品需要S公司自行承担清关费用。当产生客户订单时，由亚马逊FBA仓库的配送团队负责分拣、打包、配送以及退换货等工作。S公司采用的收款方式是亚马逊全球收款方式，由亚马逊平台指定的持有专业牌照的中国服务商第三方收汇平台办理收汇业务。亚马逊平台在客户下单后的十四天会将资金转入境内第三方收汇平台，再由第三方收汇平台转入S公司账户。S公司亚马逊平台的销售业务尚处于发展阶段，销售规模逐年递增，但是各方面的运营风险也逐渐显露出来，制约了S公司业务的扩张。

2017年，经过一年多的筹备期和4个月的试用期，S公司经历了新旧ERP程序的更换。与旧ERP程序相比，新ERP程序一方面提升和优化了公司内部管理及运营效率，能应对多元化的业务需求，提升企业竞争力；另一方面，新ERP程序弥补了原先程序的不足，将财务系统与业务流程有机地连接起来，员工可以将精力放到附加值更高的工作上。随着数字化时代的到来和S公司跨境电商出口业务规模的迅速扩张，实现跨境电商出口业务的信息化已是势在必行，S公司作为江苏省外贸行业的龙头企业，更应该通过优化ERP信息化系统，不断加强企业对于跨境电商出口业务经济活动的精细化管理，加大对跨境电商出口业务的控制，提升业务的标准化、流程化水平。

（二）S公司跨境电商出口业务发展现状

1.业务量逐年递增

S公司主营业务以传统外贸出口业务为主，已经有二十多年的机械工具产品的出口业务经验，随着全球化进程脚步加快，S公司抓住时代发展机遇，2017年尝试在亚马逊平台开设店铺，业务量逐年递增，规模稳步扩大。2021年销售收入较2020年同期增长122.22%，S公司已经在美国、加拿大、英国等发达国家开设站点，目前S公司已经打破传统外贸的桎梏，跨境电商出口业务已成为S公司新的业务突破口。

2.库存管理效率低下

库存方面，为保证产成品和原材料库存连续供应，S公司在亚马逊FBA仓库设置了较高的安全储备库存。由于跨境供货周期长，海运速度缓慢且不可控因素较多，S公司会根据市场情况预判，提前在亚马逊FBA仓库储备35天以上的安全库存，当客户下订单时，直接从亚马逊FBA仓库包装发货，及时满足客户的需求，但也导致了S公司大量流动资金的占用。S公司曾试图把部分安全库存转移到供应商，但是由于工具產品通用程度不高，且供应商比较零散、规模较小，供应商往往很少愿意储存原材料和产成品。即使有少量供应商愿意提前储备部分原材料和产成品，但是，由于市场不稳定及产品需求突然下降，往往致使原材料和产成品库存滞销，给供应商和S公司造成了不同程度的损失。

3.财务核算无法出具多维度财务报表

传统的财务报表所包含的对营运能力、偿债能力、盈利能力、现金流能力的分析，已经不能全面反映跨境电商出口业务的运营情况，这些财务评价指标只能提供一定的借鉴。而且财务指标面向过去而不反映未来，不利于考评企业在创造未来价值能力上的绩效。跨境电商出口业务更加关注老客户指标、客单价指标、客户保持率指标等非财务指标。另外，财务部门应该提供多维度的财务报表分析以供外销做出业务战略的判断，比如每个站点、每个产品、每个地区的利润表，可作为销售人员对市场预测的判断依据。

4.现有信息系统流程不适用

首先，S公司现有的传统贸易的ERP程序以“出口合同”为整个信息系统流程的起始点，传统贸易的业务模式一般为收到下游客户的出口合同，然后安排上游供应商的采购计划（见图2），而跨境电商出口业务的业务流程是，业务员根据对市场变化趋势的预测安排采购计划。其次，传统贸易一般都采用FOB价，即“船上交货价”，由买方统一安排船只运输货物，卖方只需将货物在规定期限内交至买方指定的船只，并通知买方。货物在被装上指定船只后，物权即由卖方转移至买方。而跨境电商出口业务中，当货物发往货代后，物权仍然没有转移，只有当货物实际卖出且超过退货期时，物权才发生转移。最后，传统贸易中退货较少发生且都为大批量退货，相比较而言，跨境电商出口业务退货发生频率更高而规模较小，跨境电商出口业务与传统贸易的信息系统流程相比，还增加了应对客户退货的管理需求。

二、S公司构建跨境电商出口业务ERP程序的可行性研究

在ERP程序建设之前，应先充分分析构建跨境电商出口业务ERP程序的可行性。S公司构建跨境电商出口业务ERP程序具有以下优势：

（一）先进的信息系统

所有业务得以运行都需要依靠稳定的具备业务连续性的IT系统支持，通过ERP程序使得跨境电商出口业务的业务流、信息流和实物流实时协作。目前S公司传统贸易各个业务流程均已经上线ERP，S公司可以借助现有的传统贸易的ERP程序，对现有ERP的流程进行优化。跨境电商出口业务的ERP程序作为现有ERP的信息系统新的子模块，可以借助于现有的信息系统的辅助。

（二）高质量的从业人员队伍

S公司人员配备齐全，跨境电商销售部门人员达十余人，包括选品、市场预测、订单跟踪、售后服务等。S公司自有信息部人员8人，主要从事软件开发和设计，对外贸业务有一定的了解，拥有丰富的软件开发经验。

三、S公司跨境电商出口业务ERP程序设计思路

（一）S公司跨境电商出口业务ERP程序的需求分析

由S公司ERP程序的项目小组和实施部门的项目小组共同组成需求调研小组，对S公司业务及管理现状进行了全面的调研，与相关的管理人员和业务人员进行了深入的交流，形成以下需求分析。

1.总体需求

（1）满足风险管理的需求

风险管理一直是S公司重点关注的工作，构建跨境电商出口业务ERP程序应当满足S公司风险管理的要求，风险管理的主要目标包括如下几方面：一是帮助企业实现经营目标；二是保护企业各种财产的安全性；三是确保企业的各种会计信息的客观性。

（2）满足信息安全的需求

在数据经济飞速发展的时代，我国在数据价值化的关键环节已取得了初步成效，正沿着数据资源化、资产化与资本化三阶段全力推进。客户和供货商的信用数据、产品的畅销程度、网页的点击率等，为业务战略提供了可靠的信息基础，同时也是企业具有价值的数据资产。S公司在构建跨境电商出口业务ERP程序时，设置安全防范和运营实施保障机制，可以保证数据信息的安全性。

2. S公司的业务需求分析

（1）满足库存管理要求

相对于传统贸易，跨境电商出口业务的货物的库存状态更繁多，包括境内库存状态、物流状态、配送状态、报废状态、退货状态等。ERP系统需要覆盖S公司现有的亚马逊业务库存全流程，主要包括采购流程、仓储流程、报关和退税流程、提单运输流程、亚马逊FBA仓库仓储流程、销售流程、退货流程等。库存管理对S公司整个跨境电商出口业务流程的管理至关重要，良好的库存管理有利于提高库存的周转效率，减少资金的占用，降低公司的经营风险和财务风险。

（2）财务指标和非财务指标并重，支撑企业总体决策

财务指标依赖于财务数据，是企业评价财务状况和经营成果的指标，反映的是企业过去的经营情况，虽然数据容易获得，但不利于企业对未来价值做出评价。非财务指标反映企业在经营过程、员工能力、市场决策能力和顾客服务等方面表现，虽然不易定量分析，数据难以获得，但是更能综合体现企业的经营水平和管理能力。S公司在过去的经营期间更加注重财务指标的分析，忽略了非财务指标的重要性，只有做到财务指标和非财务指标并重，才能支持管理者作出促进企业未来发展的战略决策。

（3）对第三方的数据信息兼容

由于S公司跨境电商出口业务目前信息化水平较低，大多数管理依赖于纸质和人工，管理层对具体业务情况不能做到实时掌握，难以识别可能存在的风险。跨境电商出口业务的ERP程序应加强对各项业务数据的获取和分析，降低人工成本，提高工作效率。这也对ERP程序提出了技术要求，需要进一步完善相关对接接口（见表1）。跨境电商出口业务应与全流程参与方的数据对接，比如客商信息、物流系统、仓库管理、退税管理、支付平台等（见图3）。提高对全流程参与方的数据信息的兼容，为以后的数据挖掘、態势感知打好基础。

（二）S公司跨境电商出口业务ERP程序架构设计

1.整体架构

ERP是一个战略性、综合性、全员参与性、系统性的信息系统，需要企业内部人员的多方共同合作，并且拥有第三方平台的数据支撑，才能确保业务管控的顺利进行，从而构建一个能适应业务发展的综合性的跨境电商出口业务ERP程序。如图4所示，将ERP程序整体架构分为以下四个模块：

（1）业务管理：首先分为三个子模块，分别是境内业务流程、境外业务流程和业务综合管理模块。境内业务流程、境外业务流程主要是针对业务操作流程建立的模块，其中境内业务流程包括采购、入库、出库；境外业务流程包括亚马逊FBA仓库库存数据、亚马逊平台销售数据、亚马逊平台退货数据，主要是从亚马逊系统获取数据；业务综合管理模块主要是为业务的开展提供各种数据的查询和监管，对业务的风险进行管控，满足企业风险管理的需求，同时帮助企业内部管理人员全面掌握企业经营成果，帮助业务员预测评估经济前景。

（2）资金管理：账户管理主要是对供货方和客户的信用进行核查，减少企业的法律纠纷风险；融资管理主要包括信用证、远期结售汇、期权、银行借款等；资金管理的重点是资金结算模块，分为销售收汇和采购付款，其中销售收汇需要账户管理和资金计划作为支撑；资金集中是指归集业务的收款、付款情况，能实时显示亚马逊出口业务的现金流；票据管理主要涉及采购发票的登记、费用发票的登记等。

（3）服务产品：报关服务、保险服务主要用于业务员与单证科的工作对接，并且进行报关费、单证费、关税、保险费用的付款申请；退税服务用于业务员与退税人员对接，用于统计已申报出口退税的实收退税金额；物流服务主要用于业务员与货运组的人员对接，并且进行运费、前方进仓费等费用发票的登记和付款申请；报销处理是用于歸集业务员取得的餐饮费、差旅费、招待费等费用。这五个模块综合归集与业务有关的各项费用，是费用管控的重要组成部分。

（4）财务管理：财务管理分为财务核算、税务管理、财务控制、资金管理、财务预算。财务核算主要是对跨境电商业务进行会计账务处理；税务管理主要涉及税金的管理；财务控制包括合同管理系统、合同结算系统和预算控制系统，关注合同的执行程度和结算进度；资金管理包括银企直联系统和资金管理系统，主要涉及资金的结算功能；财务预算包括制定每月的财务预算，并对财务预算的执行情况进行跟踪。

2.库存监管架构

库存监管是跨境电商出口业务ERP程序最核心的模块，也是与传统贸易ERP程序差别最大的模块。

库存监管作为“业务管理”中“业务综合管理”里的一个模块，主要是为了解决跨境电商出口业务的库存管理需求，是整体架构中重点部分，也是“财务管理”重要的数据来源（图5）。

“待入库产品”为已向供应商发出采购合同但未入库的产品；“境内仓库库存”为境内仓库库存管理，需要统计：产品名称、货号、采购合同、采购运编号、采购数量、货值、仓库名称，数据来源于仓储管理系统；“海运在途产品”为已从S公司仓库发货但未到达亚马逊FBA仓库的库存，一般海运时间长达2～3个月，故也需对此状态库存进行关注；“亚马逊FBA仓库库存”分为以下几个状态的库存：亚马逊FBA仓库待入库库存、亚马逊FBA仓库已入库库存、亚马逊FBA仓库客户已下单未发货库存、客户已签收库存、退货库存；“报废库存”为由于产品生锈或者管理不善、客户退货等原因导致无法再次销售而申请报废的库存。

S公司跨境电商出口业务的库存状态众多，做到对每个产品库存状态的跟踪需要多方程序的对接，对境内库存“待入库产品”和“境内仓库库存”的跟踪，需要仓储管理系统的接入，对境外库存“亚马逊FBA仓库库存”和“报废库存”的跟踪，需要亚马逊系统的接入，“海运在途产品”的库存状态，需要将两个程序比对才能得出结果。

通过以上对库存状态的区分，确保每个库存状态都纳入“库存监管”，业务人员可以对货物的整个库存状态生命周期进行跟踪。对库存状态的监管和追踪，是跨境出口业务库存管理的重点和难点，只有将每个库存状态进行区分，并进行准确统计，才能准确掌握库存情况，并为财务核算的准确性提供支撑和保障。

（三）财务系统架构

“财务管理”作为ERP程序中最重要、综合性最强的模块，是整个ERP程序的关键所在，它需要“资金结算”和“库存监管”的数据支撑，主要分为“费用分摊”“会计核算”和“财务指标和非财务指标”三个部分（见图6）。

1.费用分摊

（1）费用数据的选取。亚马逊平台的扣费条目纷繁复杂，费用项目达五十余种，有些费用的数据取得比较简单，比如广告费、退货费用、仓储费用等，可以分摊到每个产品，但是比如弃置费，数据分摊到每个产品有一定的难度；另外，每月亚马逊提供的费用数据多达几十万条，将所有的费用都分摊到产品会导致管理成本增加，这需要有经验的业务人员与财务人员根据自己的专业作出判断，比如对产品影响较大且联系紧密的费用可以分摊到产品成本，低值费用可以作为公共费用。

（2）费用数据的多维度分析。由于费用数据繁多且种类复杂，业务员根据财务数据进行决策，需要更加直观的数据分析进行支撑。众多的费用数据可以从“商品费用”“店铺费用”“发生时间”等多种维度，将费用按不同的类型进行统计。

2.会计核算

跨境电商出口业务的会计核算与传统贸易的会计核算相比，有很多特殊的情况。首先，跨境电商出口产品不是按最后的卖价报关，而是按成本加成报关；其次，跨境电商出口业务退税确认时间点与传统贸易不一致，根据《国家税务局关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）中的第八条规定，对于未按规定收汇且不符合视同收汇规定的出口货物，不得办理出口退（免）税，待收齐收汇材料后，可继续按规定申报办理出口退（免）税。传统贸易的货权转移时间相对固定，退税风险较小，跨境电商出口产品销售给最终客户的时间不确定，有的可能超过一年；最后，与传统贸易相比，跨境电商出口业务的退货风险更大，发生瑕疵品报废的概率更高。基于以上可能发生的情况，下文通过案例的方式对会计核算进行介绍。

假设境内采购货值100万元，进项税为13%，退税率为13%，已将货物发往境外亚马逊FBA仓库，报关金额为135万元，发生海运费10万元。当满足销售确认条件时，销售给最终客户200万元，亚马逊平台扣费20万元。海外买家发生退货退款30万元，退货货物成本15万元，最终将150万元转回S公司。由于管理不善，现将退货货物报废处理。

（1）国内采购：

借：发出商品 100

应交税费——应交增值税（进项税额） 13

贷：应付账款 113

借：应付账款 113

贷：银行存款 113

（2）货物从境内仓库发往亚马逊FBA海外仓：

借：委托代销商品——报关 135

贷：发出商品 100

委托代销商品——加成 35

借：应收出口退税 13

贷：应交税费——出口退税 13

借：主营业务成本——运杂费 10

贷：银行费用 10

（3）收到亚马逊平台代销结算清单：

借：应收账款——应收外汇账款 200

贷：主营业务收入 200

借：主营业务成本 100

委托代销商品——加成 35

贷：委托代销商品——报关 135

借：主营业务成本 20

贷：应收账款——应收外汇账款 20

（4）买家发生退货退款：

借：应收账款——应收外汇账款 -30

贷：主营业务收入 -30

借：主营业务成本 -15

委托代销商品——加成 -5.25

贷：委托代销商品——报关 -20.25

（5）亚马逊FBA仓库瑕疵品报废处置：

借：待处理财产损益 5

委托代销商品——加成 5.25

贷：委托代销商品——报关 20.25

借：待处理财产损益 1.95

贷：应交税费——应交增值税（进项税额）1.95

借：应收出口退税 -1.95

贷：应交税费——出口退税 -1.95

借：管理费用 16.95

贷：待处理财产损益 16.95

（6）收到亚马逊平台货款：

借：银行存款 150

贷：应收账款——应收外汇账款 150

（7）满足退税条件，收到出口退税：

借：银行存款 11.05

贷：应收出口退税 11.05

3.财务指标和非财务指标

为更好的反映S公司跨境电商出口业务的经营情况，除了净资产收益率、资产负债率、营业净利率等传统的财务指标以外，还需要增设以下指标：

（1）财务指标

①新业务市场价值指标。从新业务收入增长曲线入手，分析企业新业务市场份额占比，未来的发展后劲与市场价值。

②业务增速与经营活动现金净流量比指标。目前国内电商企业多数处于高速发展末期，该指标可以分析业务增速带来的经营现金流变化比率，可以根据企业发展阶段具体分析现金净流量的变化情况。

（2）非财务指标

①老客户指标。普遍使用消费频率、消费金额、重复购买率等衡量指标。

②客单价指标。即每一个客户平均消费金额，表示为客户交易总额/交易用户数。客单价越高，说明消费者越信赖此企业，潜在价值越大。

③客户保持率指标。反映业务部门保留和维持当前状态的指标，客户保持率=（企业当期客户数量-企业当期新增客户数量）/企业上期客户数量。研究表明，客户保持率与企业利润存在相关性且正相关。

④客户满意度。是指电商企业客户对于网站排版、商品质量、服务质量的满意程度，它一方面取决于网站的智能化、个性化和连接性，另一方面，还包括对商品的质量要求、订单送达速度和货款支付便捷性。

⑤新增点击比率。衡量电商企业对首次使用客户吸引力的指标，新增点击比率=新增点击次数/上期点击次数。

（四）S公司跨境电商出口业务ERP程序建设的保障措施

1.人力资源保障

ERP是一种较为专业化的管理系统，它的成功运作离不开人员的投入和运作，人力资源是改善ERP系统的重要保障因素，因此，S公司对人力资源的需求尤为关注。

首先，应该确保专业人员的投入保障。不仅要具备ERP和计算机技术的人才，还必须要有项目管理、财务管理的人才支持，具有长远战略眼光的管理人员也至关重要。其次，制定完备的人才培训，对于新进人员，应该提供一个可以在仿真系统中进行实际作业训练的机会，使其能够更好的了解工作情况；对于重要且繁杂的岗位上的人员，可以采用“导师”制度来进行，由ERP项目团队的人员担任其“导师”，为其在实际作业遇到的疑难问题给予专业的辅导与协助。

2.技术保障

首先，跨境电商出口业务ERP程序需要计算机人员的技术支持，目前S公司自行研发的业务系统、财务公司系统，SAP做账系统、仓储保管系统、出口退税软件等5套大系统已经能进行信息互换，亚马逊系统、第三方收汇系统、船讯网信息尚未加入系统。为了做到最大化的信息共享，需要打通所有的系统平台，同时增加亚马逊系统用来获得库存和销售信息，第三方收汇系统用来获得实时的收汇信息，船讯网用来跟踪实时的海运情况和库存状态，从而实现全流程对跨境电商出口业务的监控和管理。另外，S公司作为大型国有外贸公司，在建设跨境电商出口业务ERP程序时，要兼顾网络信息安全，深刻认识到网络信息安全的重要性。S公司应定期对ERP系统的网络环境状况、运行性能、安全技术水平进行综合评价，针对存在的问题和隐患，根据实际情况，不断改进ERP系统的安全管理体系。

3.审批制度保障

高质量的发展，制度保障是关键。为实现避免亚马逊FBA仓库的库存积压、降低供货商资金占用、降低仓储成本等管控目的，S公司以问题为抓手，明确了跨境电商出口业务的权限管理，对单笔出口金额、单一客户项下累计采购合同的预付款金额、单笔采购合同金额设立了经理层、管理层、办公会不同层级的审批权限。不用层级的授权审批制度明确了各级人员的权责边界，强化了规矩意识，形成了权责分明、各司其职、相互协同的管控体系。

四、结语

近年来，跨境电商出口业务成为新的业务增长点，发展态势迅猛。ERP是企业当代管理思想的重要实践，是现代信息平台技术在企业运营管理中的运用，S公司旨在建立综合性的跨境电商出口业务的ERP程序，以提高跨境电商出口业务信息更新的及时性，保证财务数据的准确性，为企业的发展战略提供强有力的支持。本文首先对S公司的基本情况和跨境电商出口业务的发展现状进行介绍，论证了构建ERP程序的可行性，综合项目小组提出的总体需求和业务需求，结合跨境电商出口业务的业务流程，搭建了跨境电商出口业务ERP程序的整体架构，再针对“库存监管”和“财务系统”两个最重要的模块进行了具体分析，最后提出了三点保障措施，希望给予其他从事跨境电商出口业务的外贸企业一些参考性意见。

主要参考文献：

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[5]王多娜.跨境电商实务[M].天津：天津大学出版社，2018.

[6]何珊，黎心怡.RCEP背景下跨境电商企业财务绩效探究——以跨境通为例[J].国际商务财会，2023（22）：14-17.

[7]田晓燕，黄东斌，张婷婷.数字化背景下我国跨境电商企业智能运营策略分析[J].商业经济研究，2021（8）：152-155.

责编：梦超