行政中心区工程项目管理的研究与实践★

李 博

(温州市机关后勤发展中心,浙江 温州 325000)

行政中心区工程项目作为政府自身建设的一部分,在保障机关高效运行方面发挥了重要作用[1-2],近年来逐渐成为机关事务工程项目管理工作的重点。随着社会经济的高速发展,工程项目管理模式随之变革创新,传统管理模式已无法满足新形势的需要,行政中心区工程项目如何适应新时代发展要求,统筹管理效能、资金效益、时间效率之间的关系,实现科学管理、高效实施、合理运行,是摆在机关事务管理部门面前的重要课题,是机关事务管理部门必须回答的时代之问。本文结合温州市行政中心区工程项目管理的特点,就新时代背景下如何抓好行政中心区工程项目管理进行了一些思考。

1 行政中心区工程项目管理的内涵

2004 年国务院机关事务管理局出台《中央国家机关建设项目管理办法(试行)》,将中央国家机关建设项目定义为中央国家机关各部门使用中央预算内基本建设资金、行政事业费以及部门自有资金进行的服务于机关的建设项目,主要包括办公用房新建、扩建、翻建、维修改造项目,办公区以外服务于机关的建设项目等[3]。

由此,机关事务工程项目管理可以归纳为利用政府建设资金,建设为满足日常办公、服务机关等功能要求的建筑场所,并对其整个建造进行有效管理使之达到最初目标、满足各方要求的行为。机关事务工程项目管理,涵盖行政区域外维修项目、大型建设项目和行政中心区工程项目,由机关事务管理部门负责[4]。行政中心区工程项目管理作为机关事务工程项目管理的工作重点,主要针对办公室、会议室、多功能厅、食堂等维修项目。

2 行政中心区工程项目管理的特点

2.1 项目种类具有多样性

行政中心区同时有多家单位驻点办公,各单位在工作领域、业务范围、职能分工、岗位设置上的不同,使得同一区域内的办公空间规划和功能布局呈现多样化态势。行政中心区工程项目以区域内各单位为服务对象,实施范围从局部到整体、从单体到总体、从零星到专项,内容涉及办公室改造、会议室装饰、屋面保温防水更换、强弱电线路改造、院内绿化改造提升等众多条线,不同单位对办公空间的不同需求使项目种类存在多样化特征。

2.2 实施时间具有固定性

按照国家机关、事业单位统一的工作时间规定,行政中心区时间与空间闲置率较高的时段集中在周末和法定节假日。考虑到工程项目实施的安全性和正常办公时间的局限性,一般将短暂的法定节假日作为施工的首选时间,争取在不影响正常办公秩序的前提下,通过合理安排维修计划,做好项目申报、技术方案和预算等前期工作,确保假期内完成行政中心区工程项目施工。

2.3 维修内容具有复杂性

行政中心区单体建筑具有跨度较大、层高较高、幕墙造型较多等特点,部分容易破损的部位由于使用年限和维护状况不同,对维修工艺、维修方法提出了不同要求,在一定程度上导致维修内容呈现复杂的特征,也在资金、进度、质量的控制上给工程实施带来较大难度。如何在遵循管理程序、提高资金使用效益的前提下,确保在行政中心办公期间完成既定维修任务,是机关事务管理部门长期面临的挑战。

3 行政中心区工程项目管理的难点

当前,行政中心区工程项目的管理模式虽符合市场经济条件下工程项目管理的基本特点,也顺应了加强财政资金管理、提高资金使用效益的要求,但在实际管理过程中因其自身特点,仍面临着诸多难点和挑战。

3.1 项目经费难控制

资金控制贯穿项目全过程,是工程三大目标控制中的关键环节。行政中心区工程项目由于工程量小、施工区域零散、施工时间受限等特点,施工过程中窝工现象频发,导致原材料采购成本、人工费、施工措施费等相应增加,给结算审价工作带来一定困难,也给项目经费控制带来一定难度。

3.2 目标工期难控制

进度控制的目的是确保工程如期完成,是对工期的管理和保障。行政中心区工程项目因其内容的复杂性和时间的局限性,常常出现在机关单位正常办公时间被叫停施工或改变施工工序的情况,即便在已编制工程进度计划的前提下,施工工期仍无法得到保证,工期弹性极大,给施工管理造成很大困难,机关事务管理部门作为管理方难以把控工程进度。

3.3 企业实力难控制

质量控制是工程三大目标控制的基础与核心,工程竣工后不仅要在实体结构上符合标准,更要在功能上满足使用者需求。行政中心区工程项目大多通过政府采购的方式选取施工单位,因享受扶持政策,中标单位往往集中在中小型企业。针对行政中心区工程项目质量要求高、作业地点特殊、施工时间受限等特点,参建各方的专业能力和管理水平是保证工程质量的先决条件,而中小型企业往往缺乏专业力量做后盾,在人员、团队、技术、工艺等方面难以得到有效保障。

4 行政中心区工程项目管理现状——以温州为例

基于行政中心区工程项目管理的特点和难点,温州市机关事务管理局从服务单位能力、现场施工秩序等方面进行严格把关,争取实现工程项目管理效益最大化。

4.1 以预选择优为宗旨的资质管理

前期阶段,针对限额以下(非政府采购)工程类和中介服务类项目,采取预选入围的发包形式进行管理,再通过公开招标,从入围单位中择优选取一家中标。服务期间,由业务处室从履约水平、服务能力、综合实力等多个维度对中标单位进行全方位评价,并将评价结果以书面形式反馈给管理处室。一旦出现挂靠、围标、串标、违法转包、提供虚假材料等行为,受到市、局领导严厉批评、媒体通报批评或造成恶劣影响,施工现场发生生产安全事故,无正当理由累计两次放弃项目承接或不参加简易比价,日常工作中累计两次被业务处室评为不满意的情况,或存在其他违法违规行为的,直接从预选入围库中剔除。

4.2 以事前审批为原则的秩序管理

严格执行进场审批原则,所有进入行政中心的施工作业人员,必须事先向综合管理部门申请办理施工作业人员登记审核备案、向物业申请安全文明施工审批,完成相关备案审批手续并签订《安全文明施工责任协议书》后方可进场。严格规范施工秩序,原则上禁止夜间施工,白天施工时段控制在工作日8:00—18:00、非工作日7:00—18:00,易产生较大噪声、大量粉尘的作业必须安排在双休日进行,避免对正常办公秩序造成影响。尤其重要区域(如一号院)原则上禁止工作日施工,若有特殊情况确需安排的,必须报综合管理部门审批。

4.3 以安全文明为目标的现场管理

安全生产是推进工程项目的基本要求,文明施工是创建优质工地的首要条件,现场文明安全管理贯穿施工作业全过程,是工程建设的中心环节。为加强行政中心区工程项目施工现场的文明安全管理,除在仪容仪表上做出要求外,规定所有进入行政中心的施工作业人员必须佩戴标准的安全帽;户外高空、吊装等危险作业必须做好安全防护,实行专人监护;室内施工前必须做好地面保护措施,损坏地面及设施一律按要求修复或赔偿;绿化施工前必须做好周围绿地防护措施,放置施工护栏,严禁随意踩踏扩大破坏范围,一旦受损必须立即恢复原貌;建筑垃圾遵循日产日清的原则,施工人员应在指定区域休息、用餐、如厕等,确保施工现场及周围环境整洁卫生,创建安全文明工地。

5 新时代背景下行政中心区工程项目管理的优化实践

近年来,随着国家经济快速增长,人民生活水平不断提高,人们对办公环境的要求随之提升,工程建设领域也随之飞速发展。随着深基坑、大体量、全装修、装配式、绿色节能、人工智能等成为发展趋势,一体化设计、系统化管理、专业化分工、总承包实施的要求日益凸显[5],法治化、程序化、标准化管理制度的刚性约束不断增强。面向新时代,行政中心区工程项目如何优化管理模式、提升管理效能、达到理想管理模式是机关事务管理部门亟待解决的问题。就现状而言,工程项目管理要达到理想模式,最大的挑战来自现有的制度制约手段、从业人员素质和管理方式方法的落差。

5.1 统一修缮标准,强化制度刚性约束

2001年,国务院机关事务管理局发布《关于改进和加强中央国家机关办公用房管理的意见》及其《实施细则》,要求中央国家机关办公用房建设和维修项目要根据统一标准进行建设和维修,避免相互攀比,盲目追求高标准、高档次。由于行政中心区存在多部门办公,各单位对维修项目提出的要求各不相同,在标准的掌握和项目的执行上造成一定困难,客观上也导致一定程度上的政出多门和各取所需的现象[6]。相关职能处室应当制定行政事业单位办公用房装修和维修标准,在确保行政中心区工程项目建设符合政策标准的前提下,满足各使用部门职能的要求,并在各部门之间寻求办公条件和环境的相对平衡。一方面,对办公用房装修分项指标和综合指标预算进行最高控制(限额),避免建设项目超概算、超规模、超标准和豪华装修的情况。另一方面,按损坏程度、维修工作量、使用年限等要素对办公用房维修进行等级区分,根据不同等级制定相应维修费用限额标准,满足经济、适用、安全的原则。同时,将维修项目纳入行政办公用房使用单位的年度部门预算,未按规定履行审批程序的不得安排预算。鉴于此,温州根据《机关事务管理条例》《党政机关办公用房管理办法》《浙江省党政机关办公用房管理实施办法》等有关规定,制定《温州市党政机关和事业单位办公用房管理实施细则》(以下简称《细则》),旨在进一步规范温州市党政机关和事业单位办公用房管理,推进办公用房合理配置和集约使用,促进党风廉政建设和节约型机关建设。《细则》从总则、权属管理、配置管理、使用管理、维修管理、处置利用管理和监督问责、附则八方面做出了明确规定。配置标准方面,要求机关事务管理部门严格按照机构编制部门批复的“三定”规定和《党政机关办公用房建设标准》,核定办公室和服务用房使用面积,挂职、借调、聘用等人员不予核定;核定总面积是办公用房使用安排的上限,超出核定面积的,应按照相对集中原则交机关事务管理部门或统一封存,统筹安排利用。所属单位用党政机关办公用房的,统一按照机关标准核定面积。使用要求方面,规定党政机关和事业单位工作人员办公室应采用大开间、多人合用等形式,单人间办公室应严格控制使用范围和标准。超标办公室整改应优先采取调换或合用方式;无法通过调换或合用方式调整的,经机关事务管理部门审核同意后,可采取工程改造方式整改。工程改造方案应简易、合理、厉行节约,不得直接隔断封死,防止造成新的浪费。维修方面要遵循经济、适用、安全的原则,严格执行有关标准和规定,由使用单位负责,所需资金由使用单位在部门预算内统筹安排。办公用房大中修项目 (50 万元及以上) 由使用单位行政主管部门提出申请,报本级机关事务管理部门审核同意后,统一报发展改革部门审批,由财政部门核实预算资金,由机关事务管理部门组织实施或委托使用单位实施,维修经费纳入实施单位年度部门预算,未经审批不得安排预算。

5.2 打造数字平台,优化工资监管模式

随着城市化进程的加快和产业结构的调整,越来越多农村劳动力涌向城市寻求更好的就业机会,其中很大一部分流向了工程建设领域。由于工程建设领域的工作特性,民工往往难以享受稳定的工作和薪酬,在与用工单位的劳动合同和薪酬支付方面存在极大不确定因素,在一定程度上增加了欠薪问题的可能性。一方面,制度的缺陷是欠薪的根本原因。部分用工单位通过虚假合同、拖欠或克扣工资来逃避薪酬支付,且民工在经济地位上处于弱势,缺乏相应的维权能力和途径。另一方面,薪酬支付周期长、流动性差是欠薪的主要原因。民工多为临时工或季节性工人,部分用工单位为追求利润最大化,故意拖延薪酬支付时间,以此延缓现金流支出。因此,除严格执行劳动法律法规外,应强化对薪酬支付周期的监管,借助大数据平台、智慧化手段,建立修缮项目民工工资监管平台。为此,温州市机关事务局着手打造政府采购资金监管平台,为行政中心区每个工程项目设置一个专用监管账户,规范项目资金使用程序,要求项目资金一律通过监管平台转出,不得借助其他渠道,确保专款专用。施工方在平台创建项目,根据不同项目类别设置相应的农民工工资监管比例参数,并在平台对农民工信息进行维护;业主方通过网上转账、银行柜台等多渠道将项目款项转入监管账户,系统按照系统参数设置规则自动冻结资金比例,用于发放农民工工资,其余部分资金可正常使用(如按首付款、期中款、尾款等分期发放,则每笔款项使用均同上,如工程实行分包,则其余资金可随时划转给包工头),资金到账后业主方将收到平台提醒;农民工通过胸卡定位或微信小程序功能进行身份认证和考勤打卡,进行实名制管理,考勤数据自动同步、自动整理形成考勤统计报表,为劳务人员每月工资核算提供详细、真实、有效的数据,系统据此发放农民工工资;业主方可通过平台对所有施工方的账户余额、收支明细、发放情况进行实时监管,施工方可通过平台实时掌握本单位所有项目的账户信息,实现多层可视化信息查询和多维度实施监管。修缮项目民工工资监管流程图如图1所示。

平台投用后,将有效解决当前建筑市场上频发的拖欠农民工工资的问题,确保专款专用,切实保障农民工合法权益,便于机关事务管理部门通过银行介入和数字化平台对工程款项监管进行线上处理、自动发放、实时监管,切实提升监管效率。

5.3 规范现场秩序,提升项目管理效能

工程建设是从无到有、从小到大的过程,工程管理贯穿工程建设的全过程,是确保项目工期、保障工程质量的有力支撑。项目的实施,不仅需要施工方精益求精、追求卓越,还需要监理方认真履职、严格监管,更需要建设方充分协调、有效监督[7]。可见,充分发挥现场监管作用,强化人员活动管理是工程管理的关键环节。为此,温州市机关事务管理局打造温州市行政中心智慧消安一体化平台和iSecure Center综合安防管理平台,实现安防视频监控、消安设备管理、消安事件联动报警、安防力量部署、实时人员流动数据管理等一体化管控,通过接入视频监控、入侵报警一卡通、停车场、动环监控、消防监控等系统设备,获取边缘节点数据,实现安防信息化集成与联动。借助蓝牙信标、智能工牌、无线AP、智能对讲机和蓝牙网关对管理人员、施工作业人员和施工过程进行可视化、数字化、智慧化、精细化管理[8-10]。在现场秩序管理方面,一方面借助智慧平台进行事前报备审批。施工前期准备阶段,房产处、工程处、综合处、物业部门及施工方根据工程性质及需求召开协调会或进行现场查验,确保进场后各工序之间无缝衔接、各处室之间协调及时。进场前,施工单位必须将施工方案、施工蓝图、工期进度计划、施工人员信息、车辆信息、设备材料等相关材料通过平台进行提前申报,经物业部门审核备案、机关事务管理局综合处审批后,施工作业人员从行政中心登记室领取智能数据胸卡后持卡方可进入市行政中心。智能数据胸卡可将数据实时统一汇聚到温州市行政中心智慧消安一体化平台控制中心,便于机关事务管理部门对工程人员进行管理。另一方面借助智能定位划定活动区域范围[11-12]。根据不同施工类型,施工人员须统一穿戴不同颜色制式的施工马甲、佩戴智能数据胸卡,且不得擅自进入施工区域外的办公区域、不得在非施工区域逗留、不得在施工现场或办公区域内吸烟。一旦发生超出施工区域范围或超出施工时间范围的行为,胸卡将通过定位功能进行报警提醒,物业管理人员可借助胸卡精确定位施工作业人员的具体位置,并对其进行劝离。对不服从管理、乱跑乱逛等不文明现象,机关事务管理部门有权责令施工方立即停工并进行纪律整顿,整顿合格后方可重新施工。

6 结语

工程项目管理是一项涉及多学科、多专业、多领域的系统工作,行政中心区工程项目因其种类多、任务重、技术复杂等特点给项目管理带来一定困难。在行政中心区工程项目管理的优化改革上,我们进行了大量的探索与实践,为解决项目管理中存在的突出问题提供了一些新思路、新方法、新举措,但仍有进一步完善和发展的空间。下一步,我们将继续在管理模式改革、技术手段创新上下功夫,建立科学合理、切实可行的行政中心区工程项目管理模式,助力机关事务管理工作迈上新台阶。