复杂组织网络业务数据归档问题研究

李健　孙光友　王壬子　任国珍　郑永玲

关键词：档案管理；复杂组织；绿色能源；数据档案；数据归档；共享利用

复杂组织是兼具多重身份的复杂集合体，康丽群、刘汉民将复杂组织定义为：为了实现组织目标而由存在网络关系的大量元素组成的、具有复杂性特征并与环境互动的企业组织。[1]数据是对客观事物的逻辑归纳，是用于表示客观事物的未经加工的原始素材，具有数量大、类型多样、利用价值高等特点。而任何复杂组织都嵌入在复杂的价值网络中，为实现企业业务网络的价值目标，本文以国网青海电力为例，基于绿色能源业务数据特点，提出业务数据归档策略，为复杂组织网络业务数据管理提供参考与借鉴。

1 数据归档的概念及意义

1.1 数据归档的定义及内涵。《中华人民共和国数据安全法》将数据定义为任何以电子或者其他方式对信息的记录。王建霞根据《档案工作基本术语》对数据归档进行推导，认为数据归档就是将处理完毕且具有保存价值的数据经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。[2]中国石油档案馆王强、高强认为，数据归档是对具有保存价值的数据进行鉴定、归档内容和方式确定、分类整理、语义关联相关信息、规则固化，最终收集保管。[3]依据当前的研究成果，数据归档可以从不同角度进行分析。从数据归档对象分析，广义上存储网络产业联盟（SINA）将归档对象定义为数据对象及其元数据。从数据归档目的分析，SINA立足于系统性能的角度，将数据归档的首要目的归纳为以保存为主。[4]刘越男等将数据归档的目的定义为通过归档数据由主存储向次存储的移交流转，从而实现生产系统运行效率的提高，降低数据存储成本。[5]

综合以上观点，笔者认为数据归档应该是以处理完毕且具有保存价值的数据为归档对象，以“数据低成本存储，系统高效率运行”为归档目的，借助数据归档系统及相关技术手段，按照制定的策略转移到归档文件，最终实现数据的存储。

1.2 数据归档的意义。数据归档是数据转化成档案的关键环节。归档是将有保存价值的文件或数据转化为档案的枢纽环节，是档案工作的基础性环节。通过数据归档，固化业务数据，将数据转化为安全、可靠的数据档案，能有效保障数据的长期保存，有利于数据发挥其凭证价值及信息追溯作用。

數据归档是推进“业档融合”的创新举措。从发展趋势看，数据利用正从业务管控转变为业务驱动，数据逐渐成为能直接创造价值的企业无形资产。[6]通过数据归档，加强前端业务和实际档案工作的融合，前置数据归档要求，促使数据在形成前端和业务流转中实现数据管理的规范化、标准化，为企业数据治理工作奠定安全、合规的数据基础。

数据归档是企业整合资源、发挥价值的重要途径。数据归档是将各个业务系统中的数据集中、汇总，通过大数据、人工智能等信息技术对归档数据蕴含的信息加以挖掘分析，可对企业发展趋势、蕴含规律等进行总结提炼，使数据不再是简单的信息记录，能够充分发挥其利用价值。

2 绿色能源业务数据特点及问题

2.1 绿色能源业务数据的特点

2.1.1 数据量大且分布广。信息化时代，数字经济蓬勃发展下数据量呈现爆发式增长，数据价值凸显，绿色能源业务数据从前期规划、过程管理到最后的组织交易，涉及地方政府、发电企业、电网公司、电力交易企业等众多单位，相关业务环节较多，过程数据分别保存在各自的业务系统中。整体来看，业务中产生的数据涉及内外部等多个组织，具有数量大、分布广泛的特点，加大了统一管理的难度。

2.1.2 数据类型多样。电力企业按照运营情况，可以分为生产、输送、供应、使用等环节，[7]且各个环节涉及的电力系统不同，导致其产生的数据也大不相同。经调研，绿色能源业务数据主要包含非结构化数据和结构化数据，在非结构化数据上涉及PDF、Excel、Word等电子文件格式，在结构化数据上涉及Oracle、MySQL等数据库形式。由此可见，业务数据内容丰富、类型较为复杂，数据的格式具有多种多样的特点。

2.2 绿色能源业务数据档案存在的问题。一是归档范围不明确，绿色能源业务数据作为企业的重要资产，能够为绿电追溯、认证、交易等工作提供重要参考和依据，但部分重要业务数据尚不在传统归档范围内。二是归档方案不清晰，绿色能源业务数据涉及相关业务单位上传的非结构化文件和业务系统直接形成的结构化数据，由于缺少统一的管理标准，存在数据格式不统一、内容不规范的问题。三是展示利用难度高，结构化数据受原始固定结构形式限制，展示利用不够直观，需要借助数据分析、处理、可视化等相关技术，提取不同文件材料中的相应数据，展示利用难度较高。基于上述问题，企业应积极转变传统的档案管理理念，通过拓展归档范围、明确数据归档方案、加强数据存储和利用等，将数据转化为有价值的信息资源，为企业重要数据的长期保存和共享利用奠定基础。

3 复杂组织网络业务数据在线归档路径研究与创新

数据归档工作应将档案管理的要求与理念贯穿到业务数据的生命周期中，从组织保障、标准制度、归档方案、利用机制等方面开展研究，构建全方面、多层次、跨领域的数据归档体系，以实现数据的标准化、规范化、智能化管理。

3.1 构建档案工作组织体系，加强数据归档工作保障。

档案工作组织体系是数据在线归档研究的支撑性要素，是加强档案数据治理能力建设、提升档案数据治理水平的基础。国网青海电力经研究提出，应将档案工作组织体系的构建分为三个步骤：建立工作组织、明确职责分工、加强沟通协调。

一是建立工作组织。围绕企业自身业务，建立由档案管理部门统一领导，相关业务部门共同参与的数据归档研究工作小组，全面落实工作目标和重点工作任务，加强对数据归档的重视，在工作开展过程中实时关注存在的问题，及时沟通解决，确保档案管理工作顺利推进。

二是明确职责分工。明确各层级数据业务相关单位档案工作的职责和任务，档案管理部门统筹规划，通过制定标准规范、开展业务指导、定期检查、组织专业培训等措施，总体把握项目的研究方向和管理思路。各相关业务部门将档案管理要求纳入岗位职责中，通过加强环节管控、及时收集整理，并按照要求检查过程材料的完整性和准确性，促进业务数据和文件规范管理。复杂组织中内外部利益相关单位应明确自身在业务数据管理中的职责范围，按照要求对档案工作进行监督、检查和指导，做好业务数据的形成、积累、整理和移交归档工作，形成逐级落实、层层推动的工作格局。

三是加强沟通协调。通过建立沟通协调机制，加强档案管理部门与相关业务部门之间的联系，定期开展档案工作专项检查，分析研究并解决业务数据归档研究过程中出现的问题，保障数据归档的质量与效率。

3.2 构建数据归档制度体系，指导档案规范化管理。企业构筑档案数据归档的制度框架，是保障数据归档质量的重要内容，是引领数据归档规范管理的关键指标。《“十四五”全国档案事业发展规划》立足于国家总体性目标与档案事业发展的需要，明确要求了数据归档的工作内容与任务，为我国数据归档工作发展提供了前进的动力与关键性的指导。[8]以国网青海电力为例，应通过围绕数据产生的主体、范围、格式、利用需求等内容开展调研，结合内部管理需求和外部单位优秀做法，对业务数据进行筛选、过滤、确认，并参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，最终形成《企业数据文件归档范围及保管期限表》，为开展绿色能源业务数据的收集奠定基础。同时，结合管理需要，制定《企业数据档案归档管理规范》，明确业务数据文件产生、流转、管理和利用方式，细化收集范围、数据文件格式、归档时间和归档要求等，指导数据归档管理工作。

3.3 开展数据归档方案研究，穩步推进数据归档工作。数据归档方案的研究需要在当前已设立的归档原则与思路方向的基础上，结合不同类型数据的特点与管理需要，进一步具体细化，构建详细的数据归档方案，提升数据归档方案在实践过程中的适用性，国网青海电力通过对绿色能源业务数据归档格式、数据存储方式和技术路线等内容进行深入的分析和研究，为企业提供以下方向：在数据归档技术路线研究上，结合档案管理系统及其他绿色能源业务系统技术路线、部署情况等，研究分析业务数据在线归入档案管理系统的可行路径，利用技术手段贯通业务系统与档案管理系统接口，打通数据传输壁垒，能够实现业务数据的在线采集、归档。

在数据归档方式研究上，针对电子文件归档方式，按照业务环节分类，以PDF、PDF/A格式进行归档。针对数据+文件的形式，可将数据作为相应业务电子文件的元数据管理，数据进行解析形成XML文件，与相关电子文件一同封装归档。针对单纯结构化数据形式，将结构化数据转换为版式文件固化后，再与数据解析后形成的XML文件一并封装进行归档。

在数据存储方式研究上，针对结构化数据存储，可采用结构化数据库的方式，以数据备份形式对数据进行长期保存，将数据从成本高、低冗余的主存储位转至辅助存储位，降低存储成本；同步在档案管理系统中通过自动解析、自动建立语义关联、开发多个标签页的方式对数据进行展示。

3.4 建立数据归档资源利用构想，创新归档数据利用途径。随着大众档案意识的觉醒，社会组织和民众对档案场景式、沉浸式的共享热情日益高涨，而企业数据的分析挖掘，有利于决策者把握经营规律，增强企业盈利能力，有效发挥归档数据的价值与利用活力。通过建立跨单位共享利用组织，能够有效破解“档案信息孤岛”“档案信息壁垒”等共享利用难题；同时，加强技术应用研究，将数据转换为图形或图像等可视化形式，通过语义分析、关联聚合等技术手段，深度挖掘档案数据蕴含的信息、知识，按照业务类型、全流程等，形成数据专题库和编研产品，从而最大限度发挥数据档案的利用价值。

（作者单位：国网青海省电力公司 李健，硕士，高级政工师，公司办公室主任；孙光友，学士，高级政工师，公司办公室副主任；王壬子，副研究馆员，档案管理专责；任国珍，工程师，档案管理专责；郑永玲，硕士，工程师，档案管理专责 来稿日期：2023-08-21）