数字化时代建设工程档案信息化管理及建设

孙少杰 赵卫涛 郑信要 吴润叶

[摘 要]在数字化时代，信息技术已经渗透到各个领域，成为推动社会进步的重要力量。档案作为工程建设的重要记录，在数字化时代的影响下，改变其管理方式尤为重要。传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，而且容易损坏、丢失，无法满足现代工程建设的需求。因此，实现建设工程档案信息化管理，提高档案管理的效率与质量，是当前亟待解决的问题。一方面，信息化管理方式能够为工程节省一定的人工成本。另一方面，通过使用局域网，可以实现档案信息的快速共享，提高档案利用效率，为建设工程项目的顺利进行提供有力保障。基于此，希望通过文章的研究，能够给相关学者提供借鉴。

[关键词]数字化时代；建设工程；档案信息化

中图分类号：TU92；G270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）08-0052-03

一、数字化时代建设工程档案信息化管理的重要性

（一）提高档案管理效率

纸质档案管理作为传统的管理方式之一，存在诸多不便。纸质档案的保存需要大量的物理空间，对环境条件如温度、湿度等要求较高，否则容易造成档案的损坏。

另外，纸质档案的查询和检索速度慢，难以满足快速查询和实时更新的需求。将信息技术引入档案管理工作能够有效解决以上问题。电子档案占用空间小，对环境要求低，最重要的是，电子档案的查询、检索、更新等操作可以在短时间内完成，大幅提高了档案管理效率。

（二）便于信息查询与共享

在传统的档案管理模式下，信息查询需要人工在纸质档案中查找，难以实现跨部门、跨地区的共享，不仅效率低下，而且容易出错。信息化管理方式通过建立数据库和网络平台，使得信息查询变得简单快捷，通过关键词、日期、项目名称等多种方式进行快速查询，可以实现信息实时共享。这不仅方便了内部管理人员的使用，而且有利于外部合作伙伴和监管部门的查询与监管[ 1 ]。

（三）提升工程项目的整体效益

将信息技术融入档案管理，项目各参与方不仅可以实时了解项目进度、质量、成本等方面的信息，而且有助于提高工程質量，减少工程事故的发生。对工程档案进行数据化储存和分析，可以及时发现潜在的问题，利用信息化手段详细分析档案中的记载和标注，找出问题所在，降低工程建设中的风险，提高项目质量。

（四）促进建筑行业的可持续发展

实施档案信息化管理能够有效推动建筑业的可持续发展。

一方面，信息化管理有助于提高建筑行业的生产效率和管理水平，推动行业的转型升级。

另一方面，信息化管理有助于实现建筑行业的绿色发展。利用信息化手段，可以更有效地管理建筑材料和能源，降低能耗和资源消耗，推动建筑行业朝更加环保和可持续的方向发展。

二、当前建设工程档案信息化管理现状

（一）管理意识淡薄

尽管信息化技术为档案管理提供了极大的便利，但在目前的很多工程项目中，对于档案信息化管理的重视程度并不高。部分管理人员对信息化管理的理解停留在简单的文档存储和检索上，忽视信息化管理在提高工作效率、降低管理成本等方面的优势。

此外，由于缺乏对信息化管理的正确认识，一些项目在档案管理上仍采用传统的管理方式，这不仅增加了工作量，而且降低了档案管理的工作效率[ 2 ]。工程档案信息化管理意识淡薄的根源在于对信息化的认知不足。很多管理人员认为档案管理仅仅是项目的附属环节之一，没有充分认识到档案管理对于工程建设的重要性。

（二）信息化技术应用不足

尽管信息技术的应用在许多领域都取得了显著的进步，但在工程档案信息化管理方面，其应用仍然存在明显的不足。出现这一现象的原因是多方面的，主要包括对技术应用的认知不足、技术更新滞后。许多项目团队对于信息化技术的认知仍然停留在较为初级的阶段，认为只要简单地使用计算机进行文档存储和检索就是所谓的“信息化管理”。然而，这种理解是片面的，未能真正发挥信息化技术对于建设工程档案管理的优化作用。

在实际操作中，信息技术的运用应深入档案的收集、分类、存储、检索以及利用等各个环节。此外，信息化技术的更新速度非常快，许多项目团队未能及时跟进技术的更新换代，导致现有的信息技术无法满足日益增长的管理需求。例如，早期的档案管理系统可能只支持基本的文档管理功能，随着大数据、云计算等新技术的应用，档案管理系统需要具备更强大的数据处理和分析能力。

（三）档案数据安全风险

工程档案包括工程设计图纸、合同文本等大量涉密信息，会对工程建设造成重大影响。然而，由于技术和管理上的不足，很多项目的档案数据安全风险较高。例如，很多档案管理系统的安全性并不高，存在诸如弱密码、漏洞未修复等安全隐患。完善的管理制度是防范档案数据安全风险的重要保障。一些工程项目在档案管理制度上存在不足，如未规定档案数据的备份周期、未明确档案数据的保密级别等，这些都增加了档案数据的安全风险。

（四）缺乏统一的标准和规范

目前，我国建设工程档案信息化管理尚未形成统一的标准和规范，导致各地区、各单位在实施信息化管理时缺乏指导依据，容易出现混乱。由于缺乏统一的标准，不同单位在数据存储、文件格式、信息分类等方面存在较大差异，增加了信息共享的难度，也给信息检索和利用造成了不便。同时，由于缺乏规范，一些单位在信息化管理过程中可能存在随意性，导致信息丢失、损坏或安全性问题[ 3 ]。

（五）人才队伍建设滞后

建设工程档案信息化管理需要一支具备专业技能和丰富经验的人才队伍。然而，目前这方面的人才队伍建设相对滞后，难以满足信息化管理的需求。一方面，现有的档案管理人员在信息化方面的技能和知识储备不足，需要加强培训和学习；另一方面，具备信息化技能的人才可能缺乏对建设工程档案管理的了解和认识，需要在实际工作中不断积累经验。

由于建设工程档案信息化管理是一个新兴领域，对于人才的吸引力相对较弱，导致人才流失的情况时有发生。这不仅影响了信息化管理的推进速度，而且会给工程建设带来潜在的风险。

三、数字化时代建设工程档案信息化管理的策略

（一）强化信息化管理意识

在数字化时代，加强建设工程档案信息化管理首先需要从意识层面进行转变。传统的档案管理观念往往侧重于纸质档案的保存与维护，但在数字化背景下，这一观念已不合时宜。因此，需要强化信息化管理意识，充分认识到信息化管理在建设工程档案管理中的重要性。

具体而言，应从以下几个方面着手：加强对档案管理人员的培训，提高其对信息化管理的认知水平；加强与其他部门的沟通与协作，形成全员参与信息化管理的良好氛围；建立完善的信息化管理制度，确保信息化管理的各项工作有章可循。

（二）完善信息化基础设施

为了满足大量的数据存储和处理需求，企业不仅要建立高速度的服务器、大容量的存储设备以及稳定的数据中心，而且要引进云计算技术，进一步提高数据处理和存储的效率，减少企业的IT成本。除了硬件设施，软件系统也是档案信息化管理的重要基础。企业要选择功能齐全、操作简便的档案管理软件，实现档案的电子化管理。同时，软件系统应具备强大的数据分析功能，帮助企业更好地挖掘档案信息价值。

除此之外，网络环境的稳定性和安全性对档案信息化管理至关重要。企业需要建立高速、稳定的内部网络，采取有效的网络安全措施，如防火墙、入侵监测系统等，确保档案信息的安全。

（三）加强档案数据安全保障

在数字化时代，档案数据的安全保障是信息化管理的首要任务。一旦档案数据发生泄露或被篡改，将对工程建设造成不可估量的损失。因此，要采取一系列措施确保档案数据的安全。

首先，建立完善的安全管理制度。设置严格的数据访问权限，制定数据加密制度及数据备份制度等，确保只有经过授权的人员才能访问档案数据，数据在传输和存储过程中要进行加密处理，保证数据的机密性。此外，要定期做好数据备份，防止数据丢失。

其次，采用先进的技术手段，保障档案数据的安全。例如，可以采用防火墙、入侵检测系统等网络安全设备防止黑客攻击和病毒入侵，采用数据容灾技术防止数据丢失，采用加密技术保证数据在传输和存储过程中的机密性[ 4 ]。

（四）建立統一的标准和规范

建设工程档案的数量庞大、种类繁多，必须建立统一的标准和规范，保证档案信息化管理的有序进行。

一是制定统一的档案分类标准。根据工程建设的特点和需求，对各类档案进行科学合理的分类，以便整理、存储和检索档案。还要制定各类档案的格式标准，保证档案数据的规范性和一致性。

二是建立完善的档案管理流程。包括档案的收集、整理、存储、检索和利用等各个环节，都要制定明确的管理流程和操作规范，保证档案管理的高效性和准确性。

三是加强与其他相关行业的交流与合作，共同推动建设工程档案信息化管理的标准化进程。例如，可以积极参与相关行业协会和标准化组织的工作，共同制定行业标准和规范；可以与高校和研究机构开展合作，共同开展档案管理的研究和创新工作。

（五）提高人才队伍建设水平

档案信息化管理需要有一支高素质的人才队伍支撑。因此，必须采取有效的措施，提高人才队伍建设水平。

一是加强人才引进工作。积极引进具有档案管理经验和信息技术背景的复合型人才，为档案管理队伍注入新的活力和动力。要积极引进高水平的信息技术人才，为档案管理技术的研发和应用提供有力支持。

二是加强人才培养工作。定期开展档案管理培训和信息技术培训，提高档案管理人员的专业素质和技术水平。鼓励和支持档案管理人员参加各类学术交流和技能竞赛活动，以拓宽视野、增强能力。

三是建立完善的人才激励机制。通过设立奖励制度、晋升机制等方式，激发人才的工作热情和创新精神。同时，要关注人才的成长和发展，为其提供更多的学习和发展机会，保持人才队伍的稳定性和持续性。

（六）推广云计算、大数据等先进技术的应用

云计算、大数据等先进技术为建设工程档案信息化管理提供了有力支持。通过推广云计算等技术的应用，可以实现档案信息的集中存储、高效处理和便捷共享，提高档案管理工作的效率和水平。传统的档案存储方式受到空间、环境等因素的限制，云计算则可以将档案信息存储在云端，实现信息的远程管理、备份和恢复，确保档案信息的安全可靠。

利用大数据技术可以深度挖掘和分析工程档案，通过处理海量数据，可以发现数据之间的潜在联系，为工程建设提供科学的决策依据。例如，利用大数据技术分析历史工程数据，预测未来工程建设的趋势，提高工程建设的预见性和科学性。

（七）加强与相关部门的协作与交流

建设工程档案信息化管理是一个系统工程，需要多个部门的协同合作。因此，加强与相关部门的协作与交流是实现档案信息化管理的关键。

第一，企业要加强与工程管理部门的协作。工程管理部门是工程建设的主导者，其掌握着大量的工程信息。通过与工程管理部门的协作，可以及时获取工程建设过程中的第一手资料，确保档案信息的完整性和准确性，实现工程进度与档案管理进度同步，提高档案管理的及时性和有效性。

第二，加强与其他相关部门的交流与合作。例如，与设计、施工、监理等部门建立良好的沟通机制，了解各部门对档案管理工作的需求，共同推动档案管理工作的改进。

第三，加强与政府相关部门的沟通与配合。政府是工程建设的主导者和管理者，通过与政府相关部门的沟通与配合，可以及时了解政府对档案管理工作的新要求、新标准，确保档案管理工作紧跟政策步伐，提高档案管理工作的规范性和合规性。

四、结语

数字化时代，建设工程档案信息化管理需要从系统建设、标准化建设、沟通协作以及人才培养等多个方面入手，全面提高档案管理的效率与质量。只有这样，才能更好地服务于工程建设，推动行业可持续发展。

参考文献：

[1]尚汶茜.数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设研究[J].文化产业，2022（27）：22-24.

[2]李献忠.数字化时代档案管理信息化建设研究[J].写真地理，2020（22）：1.

[3]汪婷.数字化时代公共图书馆档案管理信息化建设研究[J].东西南北，2023（06）：24-26.

[4]伍伟华.数字化建设在城建档案管理中的应用[J].城建档案，2019（08）：26-27.