我国档案工作转型升级的内涵特征与实践路径探析

侯民

摘 要：档案工作作为记录、保存和传承社会历史文化遗产的关键环节，在构建文明社会、弘扬国家文化精神中扮演着不可或缺的角色。随着社会的不断发展和信息技术的飞速进步，我国档案工作正面临前所未有的重要性和紧迫性。文章从档案工作的重要性入手，探讨其在当代社会的使命与价值，深入研究档案工作转型升级的必要性以及转型升级所面临的内涵特征和实践路径，以期为我国档案事业的可持续发展提供深刻的理论与实践支持，推动我国档案工作在信息时代实现更为全面、高效地发展。

关键词：档案工作；现代档案管理制度；档案服务水平提升；智能化档案管理系统

中图分类号：G279.2文献标识码：A

档案工作的重要性不仅体现在对历史文化的保护与传承上，还在于其对社会发展的全面促进，档案作为珍贵的信息资源，是社会记忆的承载者，能够为学术研究、文化传承和社会治理提供坚实的依据。随着数字化时代的到来，档案工作迎来了更广阔的发展空间，传统的档案管理方式已逐渐显现出滞后于时代发展的弊端，亟须通过引入先进技术、创新管理模式和完善法治环境等手段，使档案工作更符合信息化时代的要求。转型升级档案工作，提高其管理效能、服务水平和信息化程度，已成为刻不容缓的任务。

一、我国档案工作转型升级的内涵特征

1.信息化的推进

信息化的推进使得档案资源数字化转型，实现了信息的高效存储、检索和传播，数字化处理后的档案材料更好地实现了长期保存和传承，避免了传统纸质档案面临的腐化和灭失等问题，为档案长期利用提供可行性。信息技术的引入，使得档案管理从传统的手工操作转变为智能化、自动化模式，提高工作效率，确保档案管理的准确性和安全性。信息系统的应用使得档案工作更具透明度和规范性，为管理者提供更为科学的数据支持。档案数字化建设为公众提供了便捷的档案查询和利用途径，促进档案资源的广泛共享，提高服务效率，促使档案机构更好地回应社会需求，提高档案的社会影响力。

2.服务功能的提升

服务功能的提升表现为档案机构在信息获取与检索方面的改进，引入先进的信息技术和数据库系统，档案机构能够更高效地组织、存储和检索档案信息，公众能够更便捷地获取所需信息，同时，提高档案管理效率。服务功能的提升体现在档案机构更加注重公众教育和文化传承，如开展档案展览、讲座等活动，档案机构积极参与社会文化生活，为公众提供更多元的知识服务，加强档案机构与社会之间的联系，有助于传播历史文化，提升公众文化素养。服务功能的提升还意味着档案机构在服务业务上的多样性，档案机构逐渐转变为多功能服务平台，不仅提供基础的档案查询服务，还开展数字化档案展示、文化创意产品开发等工作，拓展了档案服务的领域，更好地满足社会多层次、多领域的需求。

3.管理模式的创新

档案机构采用先进的信息技术对档案资源管理是管理模式创新的一项表现。通过建立数字化档案管理系统，档案机构实现对大量档案信息的集中化管理和高效运营，提升档案管理的准确性，使得档案资源的快速检索和共享成为可能。档案机构采用扁平化的管理结构，简化决策流程，使得档案工作更具灵活性和高效性，强调团队协作和跨部门合作，以应对档案工作中多元化、复杂化的挑战。管理模式的创新还涉及档案机构与社会各界的紧密合作，利用建立公私合作伙伴关系，档案机构能够更好地利用社会资源，推动档案事业的可持续发展，创新型的合作模式不仅丰富了档案机构的发展路径，还更好地满足了社会对档案服务的多元需求。

4.保护和利用的平衡

保护和利用的平衡在档案工作中体现了对档案资源的双重关注。保护方面强调对档案资料的科学保管和有效管理，采用高标准的保管设备设施和先进的防护技术，档案机构能够确保档案材料免受自然灾害和人为破坏等风险，建立严格的保密机制，有效控制档案的访问权限，从而保护其中敏感信息的安全性；利用方面则注重档案资源的充分开发和合理应用，數字化技术能够使档案机构更便捷地提供档案信息，促进公众对历史文化的了解。推动档案资源的广泛利用，不仅丰富了社会知识体系，还促进了历史文化的传承。建立合理的档案开放机制，使得档案信息能够在合法范围内得到广泛传播和使用。平衡体现在档案工作的双向责任，一方面，是对历史文化遗产的珍视和保护；另一方面，是对社会知识的传播和共享。

二、我国档案工作转型升级的实践路径

1.建立现代档案管理制度

建立现代档案管理制度意味着要对档案工作的规章制度做系统性、科学性地构建，还要明确其定位、职责和权责关系，形成合理的管理体系，提高档案工作的规范性和透明度。制度的建立不仅有助于改变档案管理行为，还为其提供了明确的法律依据，使得档案工作在法治轨道上运行。现代档案管理制度的建立还需要注重技术创新和信息化手段的运用，建设先进的数字化档案管理系统，实现档案信息的集中化存储和管理，提高档案的检索效率，为档案工作提供科技支持，助推档案工作实现智能化和自动化管理。人员的培训和素质的提升也是建立现代档案管理制度的重点，制订培训计划，提升档案管理人员的专业素养和信息化应用能力，使其适应新时代档案工作的要求，培训不仅包括技术层面的知识传授，还关注档案管理理念的更新和档案人员综合素质的提升。

2.加强档案信息化建设

档案信息化建设体现在建立完善的数字化档案管理系统上，引入先进的数据库和信息存储技术，档案机构能够更加高效地对档案资源分类、存储和检索，数字化档案的建设提高了档案数据的可管理性，使其信息更容易被获取和利用。加强档案信息化建设需要关注数据质量和安全性，完善的数据质量管理机制能够确保档案信息的准确性和完整性。采取有效的信息安全措施，可以保护档案数据免受损坏、丢失或被恶意攻击，确保档案信息的可靠性和保密性。档案信息化建设还强调开放共享，建立开放式的信息平台，实现档案资源的在线查询和共享。此外，还应提高档案服务的便捷性，促进档案机构与社会各界的互动与合作，实现档案信息的广泛传播和利用。

3.提高档案服务水平

提高档案服务水平需要加强服务体系的构建，档案机构应建立多层次和多领域的服务网络，更好地覆盖不同用户群体和服务领域，建设多元化的服务平台，以满足不同需求，推动档案服务向更广泛、更深入的方向发展。服务水平的提高需要结合服务效能的提高，通过引入先进的信息技术，构建高效的档案查询与检索系统，使用户能够更快捷、准确地获取所需档案信息。实施智能化服务工具，提供个性化和定制化的服务体验，能够更好地满足用户的特定需求。加强公众教育与推广也是提高档案服务水平的手段，通过举办档案知识普及活动、开展培训课程等方式，提高公众对档案服务的认知度，使其更好地理解和利用档案资源，有益于增进公众对档案服务的信任度，推动档案机构与社会的紧密互动。因此，不断改进服务体系、提高服务效能以及加强公众教育，档案机构能够更好地履行其社会职能，为社会提供更为优质、便捷的档案服务。

4.加强档案人才队伍建设

加强档案人才队伍建设，强调专业化和多元化培养，档案工作的现代化人才要求具备跨学科的知识结构，既有深厚的档案学专业知识，也需要了解相关领域的新技术、新方法。因此，培养计划应综合考虑多方面的知识要求，确保人才具备全面、专业的素养。建设档案管理人才队伍需要注重实践能力的培养，在实际工作中培养人才具备解决实际问题的能力，如实际操作中的案例分析、模拟项目等内容，都可以有效提高人才的实际应用水平，使其更好地适应档案工作的现实需求。同时，还应根据不同层次、不同领域的需求，制订灵活多样的培养计划，为不同岗位的人才提供个性化的发展路径。建立健全人才评价机制，激发人才的创新潜力，推动整个队伍的高质量发展。档案人才队伍建设还需注重国际视野和跨文化沟通能力，随着信息化时代的来临，档案工作不再局限于国内范围，培养具有国际视野的人才，能够更好地在国际交流合作中发挥作用，是提高档案工作水平的必要路径之一。

5.完善档案法治环境

完善档案法治环境需要建立明确的法规框架，制定相关法律法规，规范档案工作的各项活动，明确档案的收集、整理、保存、开放等方面的法律责任和义务。此外，法规的定期修订与更新也是确保法治环境适应时代变迁的重要手段，以保持法规的及时性和有效性。建设檔案法治环境需要加强档案管理人员法治观念的培养，通过强调法治理念，推动档案工作在法治框架内的有序运行。培养从业人员的法治观念，使其在档案管理和服务中更加注重工作的合规性，防范潜在的法律风险。完善档案法治环境还需要提高法律服务水平，建立健全法律咨询体系，使档案机构能够在法律问题处理中及时寻求专业意见，规避潜在的法律风险。还应注重法律教育，提高从业人员对法律法规的理解与遵守的水平，保障档案法治环境有效运行。以某数字档案馆为例，其展现了完善档案法治环境的实践路径。为适应数字化时代，该档案馆全面升级法治环境，确保数字档案的有效管理和服务。制定相关法规，明确数字档案的采集、存储和利用等方面的法律规范，法规框架为数字档案提供了明确的法律支持，规范各类数字档案的管理和使用。档案馆还组织培训和教育活动，推动档案工作人员形成法治思维，加深对法律法规的理解。为了提高法律服务水平，还建立了专业的法律咨询体系，档案管理人员可以及时获取法律专业意见，规避潜在的法律风险，为数字档案的安全管理提供了有力支持。该数字档案馆的案例表明，完善法治环境是数字档案管理持续健康开展的关键路径，通过法规框架、法治理念和法律服务水平的全面提升，为档案工作提供了有益的借鉴。

三、我国档案工作转型升级面临的挑战与对策

1.转型升级过程中面临的挑战

首先，技术挑战是转型升级过程中的一大难题。随着信息技术的快速发展，档案工作需要适应数字化时代的需求，但在技术更新换代的同时，面临着系统整合、数据安全等方面的技术难题，保障档案数字化的稳定性和安全性，确保信息系统的兼容性与协同性是当前需要重点关注的技术挑战。传统的管理模式可能难以适应新的工作需求。因此，需要建立更加灵活、高效的管理机制，人才培养、组织结构优化及团队协作等管理方面的挑战需要系统而全面的策略来解决；其次，法治环境的变革也是一个值得注意的挑战。档案工作在数字化时代需要更加明确的法规和制度来规范和支持，需要对档案法治环境做出相应的调整和完善，以适应档案工作新形势下的法律需求。为了应对这些挑战，档案工作可以采取综合性的对策，包括持续投入研究和开发新技术、优化管理机制以及积极参与法规的制定和修订，以适应新的工作要求，确保档案工作在转型升级过程中能够稳健有序地推进。我国档案工作在面对多方面挑战的同时，通过针对性的对策有望实现更为顺利的转型升级。

2.针对性的对策建议

（1）技术方面。档案机构可以建立专业的技术团队，加强技术研究和创新，积极引入新技术，如人工智能、大数据分析等，建设智能化档案管理系统。同时，加强对技术人才的培养和引进，提高档案从业人员对新技术的适应能力，推动档案数字化和智能化水平的提高。还要注重信息安全问题，建立健全信息安全管理体系，确保数字档案的安全性和稳定性。

（2）管理方面。深化档案机构的管理模式创新，推动档案机构向扁平化管理结构过渡，简化决策流程，提高管理效率。加强人才队伍建设，注重跨学科知识培养，培养具备多方面素养的档案从业人员。建立灵活、高效的团队协作机制，推动组织文化的创新和升级，以适应管理模式的变革。建立学科交叉的团队合作机制，强化档案工作中的团队协同与创新，应对新的管理挑战，定期评估管理体系，发现问题及时调整，确保管理机制的灵活性和适应性。

（3）法治环境方面。档案机构应积极参与法律法规的制定和修订，为档案工作提供更明确的法律依据，加强对法律法规执行的监督机制，确保能够得到有效贯彻。加强对国际档案法的学习和借鉴，使我国的法治环境更加符合国际标准。利用科学、合理的对策，应对我国档案工作在转型升级过程中的各类挑战，推动档案事业向更高水平发展。

四、结语

综上所述，在我国档案工作转型升级的过程中面临着多层次、复杂性的挑战。这一过程不仅是技术和管理的变革，还是对传统档案工作模式的全面颠覆与创新。从档案的数字化、智能化到管理体制的扁平化、法治环境的国际化，每一步都是档案事业走向现代化的必经之路。档案事业的现代化发展不仅是行业内部的转型，还是服务社会、推动文化传承与发展的重要力量。在未来的发展中，需要不断总结经验、吸取教训，借鉴国际先进经验，保持开放的思维，以更宽广的视野、更高水平的标准，推动我国档案工作在全球范围内更好地融入国际档案大家庭，为丰富我国文化、服务社会发展作出更为积极的贡献。档案工作的转型升级不仅是一场变革，还是携手前行的契机，期待着一个更加数字化、智能化、开放共享的档案新时代的到来。

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作者单位：鄄城县交通运输综合服务中心