论如何加强卫生监督机构档案的管理

李继玉

摘要：随着我国经济的快速发展，卫生公共体制发生了很大变化，传统的档案管理方式已经不能满足卫生监督机构需求。目前卫生监督机构工作已经得到了全新发展，档案管理工作开始进入全新发展中。但是从当前卫生监督机构档案管理工作实际状况来看，由于档案管理人员思想认识不足，不能及时处理档案管理中存在的问题，导致档案管理进展缓慢，影响了卫生监督机构职能的发挥。如何积极做好卫生监督机构档案管理，让档案管理工作向正规化和规范化发展已经成为众多人员研究的问题。

关键词：卫生监督机构；档案工作；档案管理

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.25.031

卫生监督机构与我国人民身体健康密切相关，是社会主义现代化建设中不可缺少的一部分。随着我国卫生体制的不断发展，我国卫生监督机构发生了较大变化，档案管理工作也发生了较大改革。如何充分发挥卫生监督机构档案管理已经成为众多人员研究的主要问题，所以必须及时对其进行分析，推动我国卫生监督机构档案管理向长远的方向发展。

1卫生监督档案管理工作中存在的问题

1.1卫生监督档案管理人员素质不高

我国卫生监督管理人员还不能认识到档案管理核心内容，而且部分地方卫生监督管理部门甚至聘请一些业余人员实施档案管理，不能清楚认识到档案管理的职责，没有及时保存档案，档案管理方式较陈旧。而且很多档案管理人员自身科学知识不健全，主要存在以下几方面问题：档案管理人员思想态度不端正，没有形成档案管理意识，不能合理判断档案管理的价值，导致档案管理、收集和整理中出现了很多问题。此外，一些地方虽然采取了电子化管理，但是由于自身水平较低，不能熟练数字电子技术，在实际管理中经常出现各种问题，直接影响了档案管理工作效率。

1.2档案管理制度有待完善

进行档案管理时，很多管理人员都不能认识到自身的职责，不能认真履行自己的岗位职责，此种问题的出现，与卫生监督机构档案管理制度不健全，不能根据人员情况合理分配人员职责，不能对进行档案管理工作的人员进行考核等具有很大联系，降低了档案管理效率，导致档案管理中存在较多问题，影响了档案管理工作的进展。

1.3卫生监督档案材料系统化程度非常低下

经过分析发现，卫生监督档案主要具有范围广、周期长和种类多等特点，实际归档管理中经常存在很多问题，而且工作内容较繁杂，影响了卫生监督档案的进展。从档案初期工作到档案结束，必须经过多个环节完善档案管理工作，在实际处理中会产生较多的问题，导致档案材料系统化程度较低下，主要存在：工作人员对档案重视性不够，不能在规定时间内完成档案工作；人员流动较频繁，经常出现交替岗位等问题，严重影响了档案管理工作质量。进行管理时不能集中管理材料，导致部分档案管理材料流入到外部，档案系统化程度较低下。在以上多种因素的作用下，导致卫生监督机构档案管理工作停滞不前，制约了卫生监督机构档案管理向规范化发展。

1.4卫生监督档案管理信息化程度不高

随着经济的发展，各种先进的技术已经应用到卫生监督机构档案管理中，提高了卫生监督机构档案管理工作效率。但是很多基层卫生监督建构由于发展较缓慢，还不能认识到信息化技术对卫生监督档案管理的影响，主要采用传统的手工方式完成档案管理，导致档案管理工作效率较低下。传统手工管理方式进行档案管理主要存在工作效率低下、工作任务量大、工作时间长等问题，而且还会影响档案查阅，不能发挥档案的作用。随着社会经济的发展，卫生监督机构档案任务越来越多，范围也越来越广，传统的手工管理方式已经不能满足卫生监督档案管理工作需求，必须加强科学技术应用，促进卫生监督事业长期可持续发展。

2提高卫生监督机构档案管理的策略

2.1提高卫生监督机构档案管理人员的水平

开展卫生监督机构档案管理工作时，首先要给档案管理人员普及一些基础知识，提高档案管理人员的思想认识，结合本单位实际情况，合理规划档案室大小，并实现专职和兼职配置工作机制，让档案管理人员顺利进展档案各项管理工作。同时还要给管理人员普及一些法律法规知识，让档案管理人员遵循档案管理，坚持实事求是原则，全心全意为人民服务，在实际工作中提高档案管理人员的综合素养，更好的适应档案管理工作需求。除此之外，可以结合档案实际管理情况，构建科学合理的培养机制，根据经济发展要求，对人员培训新的管理知识、管理方法，提高卫生监督档案管理人员的专业素质。必要时可以实施再教育，强化档案管理人员的基础知识，让档案管理掌握详细的档案管理知识，促进卫生监督档案管理工作的开展。

2.2完善卫生监督机构档案管理制度

档案管理制度是一种刚性约束，促进了卫生监督档案管理工作的开展，保证了档案管理工作进展时有法可依，给档案管理人员提供便利，具有很大的应用意义。例如，可以建立档案登记制度、档案规章制度和档案保管制度等，实现各项制度联合，更好的服务于档案管理工作中，以书面形式传导档案内容，保证档案各项操作都有制度约束，促进档案管理工作向规范化发展。同时还要对档案管理人员的日常工作进行考核，提高档案管理人员对档案管理工作的重视，实现档案管理考核与卫生监督机构考核同步发展。

2.3提高监督档案材料系统化程度

随着科学技术的发展，传统的卫生监督档案管理方法已经不能满足档案管理实际工作要求。所以必须加大对档案管理工作的投入，主要从软件和硬件设施两方面加强投入，实现软硬件设施的有机结合，提高档案资料及时性，给档案管理工作提供基础性建设保障。同时，加强卫生监督档案管理质料归档和整理。档案管理人员进行分散档案管理资料整理时，可以按照档案类别，采取不同方式档案管理，充分发挥领导部门的作用，明确档案管理人员的职责，必要时还可以执行奖惩制度，促进档案管理工作的长期发展。除此之外，还要定期或不定期对档案管理人员进行考核，提升档案管理人员的工作水平。

2.4提高档案信息化管理水平

实施档案信息化管理已经成为卫生监督机构档案工作发展的主要方法。信息时代下，进行档案管理的核心工作是保存比查询资料。在电子化和信息化手段的应用下，很多档案内容都以电子文档方式储存，主要以光盘和磁盘方式进行储存。此种储存方式不当提高了档案管理的安全性，同时还简化了档案管理程序，可以随时随地给相关人员提供档案信息查询，提高了档案管理满意度，具有很大的应用价值。实施信息化管理同时也对管理人员提出了较高要求，不要要求档案管理人员可以熟练的掌握计算机等先进化设备，还要人员熟练应用各种档案软件，具有一定的创新意识，与时代发展相同步，紧跟现代化步伐。所以卫生监督档案管理人员不仅要不断学习新技术、新方法和新技巧，利用科学合理的管理手段管理档案，提高档案管理工作效率。

3结束语

档案是卫生监督机构的主要信息，可以反映卫生监督在长期发展中取得的成就。实现卫生监督档案管理同时也是卫生监督管理部门必须履行的职能之一。为了促进卫生监督机构档案管理工作的开展，档案管理人员必须合理划分档案管理重难点，不断完善档案管理制度，采取多方面措施，积极将先进技术应用到卫生监督机构档案管理中，提高档案管理水平，给我国人们提供良好的服务，促进卫生监督机构档案管理的发展。

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