新时代背景下医院档案管理的难点及解决方法探析

张杰

摘  要：档案管理工作是医院管理工作中的一项重要内容，不仅可以为医院文化建设提供信息支撑，还在医院历史数据分析、领导决策、目标考核、运营分析等方面发挥重要作用。在新时代背景下，传统档案管理模式已经无法适应医院现代化管理模式的发展需要，急需采取相应的方法或措施加以改进，尽早解决医院档案管理中的难点和短板问题。基于此，文章探讨和分析了当前档案管理中的难点问题，并提出了相应的解决方案，以供相关医院参考借鉴。

关键词：新时代；医院档案管理；难点；解决方法

中图分类号：R197.32；G271文献标识码：A

档案管理工作是医院运营决策与稳定发展的重要基础，不仅可以如实反映当前医院的经营情况，还可以合理预测医院未来发展的方向。在信息技术不断发展进程中，医院档案管理模式从传统纸质档案管理逐步转变为电子档案管理模式。但是在该过程中，医院档案管理工作中还存在一定的问题和难点需要解决。医院应不断完善档案管理模式，建立健全档案管理制度，建设专业化的人才队伍，从而为档案管理工作的现代化、信息化、高效化提供重要支撑。

一、医院档案管理的特点和重要性

1.特点

第一，系统性。医院档案管理人员在对各部门、各项业务组织档案信息收集过程中，需要按照档案资料的类型、参考及利用价值开展分类存档。在后续档案调取借阅过程中，使用人员可以在档案管理系统中利用档案编号、名称和关键词等展开检索，不仅可以提高医院档案管理效率，还可以增强档案利用率。在医院档案管理过程中，相关工作人员应当提高对各类现代化技术及设备设施的利用率，以此凸显档案管理工作的系统化特点；第二，完整性。医院档案包含了历史档案、现阶段的经营决策档案和发展规划档案等，涉及多个领域及项目，具有完整性特点。在开展医院档案管理工作中，工作人员需要及时按照档案价值推进分类装订工作，并按照编号归档，以此提高档案的利用率。

2.重要性

医院在实际经营发展过程中做好档案管理工作具有以下作用：第一，有利于为医院文化事业建设与发展提供数据支持。所谓医院文化，主要是指医院在长期发展进程中所形成的精神思想、文化品质和管理理念等。医院可以据此制定工作行为管理规范、开展职业精神教育活动等，从而获得全体职工认可，以此来保证医院文化的传承发展。医院文化建设是借助档案开展记录工作的，做好档案管理工作可以将医院整个发展历史进程做好详细记录，丰富医院文化建设内容，为医院良性发展提供支撑力；第二，做好档案管理工作，有利于提高医疗技术水平及服务质量。医院可以借助各类档案资料分析当前管理工作中存在的问题，采取针对性措施加以解决。同时，还可以参照档案资料对现有的医疗技术展开研究，从而提升医院服务质量，为广大人民群众提供更为优质的医疗服务。

二、新时代背景下医院档案管理的难点

1.档案管理意识有待加强

对国内医院分析可知，医院将工作重心都放在了提高医疗技术水平和改善医疗环境等方面，对档案管理工作重视程度不够，对档案管理的重要性没有正确的认知，从而对档案管理工作的开展产生一定的阻碍作用，导致所制定的档案管理制度与实际工作需求不符、管理举措落实不到位等情况，使医院档案管理流于形式。此外，部分医院尚未成立专门的档案管理部门，认为将档案资料统一管理还不如存在各科室安全，医院无法统一管理相关档案，使档案应用的价值与作用无法充分发挥，档案资源的利用价值被严重削弱。

2.欠缺规范化的档案管理制度

由于对医院档案管理工作的重要性欠缺正确认知，导致档案管理制度设计不合理、执行不到位，降低了医院档案管理工作的有序性与实效性。例如，在没有档案管理制度约束下，部分档案管理人员会产生消极工作态度，对各类档案资料收集与管理随意，从而影响档案管理成效，降低了医院档案的作用发挥。除此之外，伴随着医院产业规模及业务范畴的扩大，档案资料总量明显增加。如果医院不及时建立规范化档案管理制度，容易出现随意借阅档案、档案内容被篡改、丢失等问题，不仅降低了医院档案管理质量，还会影响档案收集与利用效果，甚至给后续档案调取工作增加难度，制约医院档案的作用发挥。

3.医院管理方式存在落后性

对部分医院来讲，在开展医院档案管理工作时，采用的管理方式依旧以传统纸质档案为主，未将先进的管理方式或技术引入其中，导致医院管理方式存在明显的滞后性。先进的信息技術应用不足、信息化档案管理设备设施引进不及时等问题，制约了医院档案管理效率与质量，甚至出现档案资料丢失、破损等问题，还可能给医院造成损失，并为医院后续的运营发展留下隐患，对医院的整体运行产生严重的不良影响。

4.档案管理人员素质有待提升

在大部分人看来，医院档案管理工作只是对各部门业务运营过程中所产生的数据信息加强全面收集与储存管理，无论何种文化水平的员工都可以担任档案管理岗位。基于这一理念影响，医院对档案管理人员的招聘门槛设置较低。但是，伴随时代发展以及科技水平的不断提高，医院档案管理工作逐步朝着信息化、智能化、现代化方向转型升级。医院档案管理人员综合素养及专业技能不足与现代化档案管理工作之间的矛盾激化，给医院档案管理工作的顺利开展带来阻碍。

三、新时代背景下医院档案管理难点的解决方法

1.加强对档案管理工作的重视

档案管理工作水平不仅会对医院的持续健康发展产生影响，还能够对医院获取的经济效益产生决定性作用。医院领导要对档案管理工作加强重视，并将完善档案管理工作为核心，围绕该核心开展工作，将档案管理和业务相整合，提高档案管理人员的工作效率。同时，持续优化与完善相应的激励和考核制度，保证档案管理效率可以显著提高。比如可以不定期开展相关绩效考核工作，并制定奖惩制度。当工作人员表现优异且工作态度积极，可以获得一定的物质或精神奖励。当工作人员工作态度不认真，工作中出现错误的概率相对较高，就要适当采取一定的惩罚措施，使其可以认真对待自身的工作，承担起相应的职责，使医院档案管理工作的正规性明显提升。除此之外，档案管理人员在开展工作时，要严格遵守相关工作要求，重点审查档案的真实性，并由管理人员负责严格的监督和审核，为加强档案管理工作的规范性提供保障。

2.完善档案管理制度

医院要想顺利开展档案管理工作，使各类档案资料发挥应有价值，就需要结合实际情况完善和优化医院档案管理制度。第一，明确各部门的档案管理职责，并为各岗位划分档案管理工作任务，在医院内部形成全员、全过程、动态化的档案管理与利用范围。医院可以建立档案管理责任追究制度，对档案使用者的行为、档案管理人员的工作行为加以约束，从而减少医院档案资料丢失、损毁等情况；第二，建立档案收集与归档管理制度。应规定医院档案归档环节至少有两名工作人员在场，共同审核档案是否完整。在档案借阅环节，规定使用者应持有相关使用证明正常借阅档案，利用完善的管理制度降低医院档案丢失和损毁风险；第三，针对电子档案制定管理制度。例如，使用者需要通过实名验证方可登录平台，在平台中完成档案的借阅工作。这样可以使该项工作更加规范，杜绝人为引起的档案丢失或被篡改现象。在整个过程中，需要经过严格的批准核实之后，才能够开展档案调阅工作，从而保证档案管理的规范性。

3.优化档案管理方式

第一，医院可以构建完善的档案管理服务平台，并在先进的信息技术的辅助下，落实网络化管理，不仅可以降低人力资源成本，还可以及时高效地完成人力资源相关信息的全面收集与分类管理；第二，创新医院档案管理工作形式。医院可以在档案管理中运用云储存技术保管好各类档案资料。同时，按照档案利用价值划定机密层次，再设计不同的使用用户访问权限，最大限度地确保医院档案收集、储存和利用等环节安全可靠；第三，构建安全防护系统。在系统中设置动态化登录密码、人脸验证的身份审核方式，降低黑客非法入侵的概率，保障医院档案资料完整和安全。

4.加强档案人才队伍建设

首先，加大培训力度。不断加大对档案管理人员的培训力度，让其对档案信息化的意义产生正确认知，提高档案管理人员的收集、整理和利用档案的能力，以此来推动纸质档案向信息化档案转变；其次，引进先进人才。医院依据档案管理工作未来发展趋势和需求，全面引进或吸纳专业化人才，保证档案管理人员队伍结构更加合理，还可以对档案管理专业人才库实施更新，为医院储备大量的人才资源；最后，加强档案管理人员素质建设，提升其思想觉悟。同时，组织开展相关培训，持续更新其知识结构，从而保证档案管理工作得到顺利开展。

5.完善档案立卷与移交流程

医院档案管理工作大致可以划分为档案资料收集与整合、立卷、储存管理、移交和查阅利用等环节。其中，立卷与移交是較为重要的环节，直接影响着档案资料的真实性与利用效率。

首先，医院档案管理部门在组织开展档案立卷工作时，档案管理人员应当审核各类档案资料的真实性，确保各类数据信息真实无误再开展立卷工作。医院档案管理部门应结合本院档案存量及使用效率、档案管理工作创新需求等设置相应的管理制度，对档案管理人员、使用者加强监督与约束，降低医院档案丢失或者不规范使用档案行为；第二，针对当前部分医院存在的档案管理无序性问题，在开展档案立卷工作时，工作人员可以按照时间、内容、可利用价值等对各类档案资料分类装订，不仅可以立卷管理，还可以提高后续档案资料查询的便利性，为各项工作顺利开展提供资料参考与数据支持；第三，在医院档案移交环节，档案管理人员应该再次审核档案资料的内容真实性与完整性，待最终审核无误方可归档。如果在审核中发现问题，相关工作人员需要做好档案完善工作，以此确保医院档案信息的完整性与精准度。在这一过程中，为了提高档案检查效率，医院可以建立档案验收机制，明确档案移交流程，从而为档案管理与利用工作顺利开展奠定坚实基础。

6.做好档案信息安全管理工作

医院档案中包含了隐私与机密信息，具有较高的敏感性与私密性。例如，医疗科研档案具有很高的研究与应用价值、患者就医档案具有较强的私密性等。尤其是在信息共享与高度开放的网络环境下，各类信息技术及系统的应用不仅带来了便利，还增加了各类网络安全问题的发生概率。对此，医院应当做好档案信息的安全防护工作。

（1）加强档案数据库安全建设。首先，医院可以建立局域网络，将医院内部档案管理网络与政务网、互联网做好分离。有条件的医院还可以引进最新的网络安全保护设施等；其次，医院需要及时对档案信息化管理系统、电子档案移交管理系统加大网络安全保护力度。例如，采取访问人员身份认证、访问权限划定、密钥管理等方式，保障医院档案信息完整与安全；最后，医院应定期开展信息系统风险评估与应急演练活动，提高医院对档案安全风险的预判能力、应对能力。

（2）加强档案信息系统安全防护。第一，医院应结合实际情况不断优化档案借阅权限技术及审批流程。相关使用人员在组织医院档案资料查询工作时，可以按照电子档案及文件的安全管理手册推进精准查找与利用工作；第二，充分利用医院档案信息化管理平台，对各类档案资料划分机密等级。重大机密类型的档案仅能够在安全终端访问平台查询，从而保障医院机密档案的安全性。

（3）加强区块链技术应用。区块链技术是基于现代化信息技术上发展起来的，为解决信息被篡改问题的分布式储存技术。在医院档案管理工作中合理应用区块链技术，可以确保档案信息的真实性与完整性。第一，医院应当利用区块链技术的档案资料分布储存功能、加密保护功能等，将各类机密文件储存在区块链不同节点上，并在每一个节点上做好备份，避免数据丢失给患者治疗工作带来不利影响；第二，区块链上的数据信息一旦输入是不可被篡改的。因此，将区块链技术应用于医院档案管理中可以保障患者隐私，确保数据安全。但是，档案管理人员也应当在数据信息录入环节中避免人为录入失误，对各类数据信息审核以后再录入，确保档案信息的精准度。

7.建立医院档案互联互通机制

互联网的普及与现代化信息技术的广泛应用给人们的生活和工作带来了诸多便利。其中，云储存技术、云计算技术极大提高了数据信息储存速度、处理效率和共享程度。基于此，国家卫健委应利用信息技术建立档案互联互通机制，如电子健康档案、电子病历、医保信息系统等，提高医院档案共享性，促使各类档案发挥好参考与利用价值，助力我国医疗行业持续发展。

四、结束语

新时代背景下，医院档案管理工作需要全面推进创新改革，与时代发展需求保持一致，明确档案管理中的难点，并制定有针对性的解决措施，为医院档案管理的转型发展提供动力。

参考文献：

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作者单位：烟台市莱阳中心医院