公路建设项目档案精细化管理研究

殷娜

摘 要：通过精细化管理方法，能够提升公路建设项目档案的管理效率和质量。文章阐述了公路建设项目档案的主要特征及流程，分析了现行公路建设项目档案管理存在的问题，针对当前档案管理普遍存在重视不足、制度不完善、手段单一和更新不及时等问题，提出了相应的改进措施，包括加强管理职责落实、完善档案管理机制、加速信息化建设以及提高管理专业化水平，并具体阐述了如何做好公路建设项目檔案精细化管理工作，为有效提高档案管理的精确性和实用性，提升公路建设项目的整体效率和质量提供了参考和借鉴。

关键词：公路建设；档案管理；精细化管理；信息化建设；管理效率

图书分类号：G271文献标识码：A

引言

公路建设作为基础设施建设的重要组成部分，其档案管理作为记录、监督和评估工程进展的关键环节，对提升公路建设项目的管理质量，促进项目顺利实施以及保障工程安全具有重要意义。然而，现行的公路建设项目档案管理常面临管理不规范、信息更新不及时和手段陈旧等问题，不仅影响了项目管理的透明度和效率，还存在潜在的安全风险。因此，有必要开展公路建设项目档案精细化管理研究，通过引入先进的管理理念和技术手段，提高档案管理的科学性和系统性，确保项目信息的准确性和可靠性。

一、公路建设项目档案的特征及流程

公路建设项目档案显著特征主要表现为内容的多样性、技术的专业性和显著的时效性，不仅包括工程设计、施工记录、财务信息和合同文件等传统文本资料，还涉及大量的技术图纸、测量数据和质量检测报告等专业性较强的信息，随着工程进展，档案内容需及时更新，确保信息的时效性和准确性。

1.项目启动阶段

在公路建设项目的启动阶段，档案管理工作的重点集中于项目筹备期间的文档收集与整理方面，其核心任务是确保所有初步设计方案、合同文件和环境影响评估报告等关键文档的完整性和准确性。初步设计方案通常包括工程规模、设计标准、预期成本和时间表等关键信息，为项目的后续执行提供了基础框架。合同文件则涉及项目的法律、财务和技术条款，对确保各方权益和责任具有重要意义。环境影响评估报告包括项目对环境的潜在影响，为采取相应的减缓措施提供依据。文档的准备和审查是项目成功启动的基石，不仅反映了项目的全面规划，还为项目的顺利开展和管理提供了关键支撑。

2.设计与规划阶段

在设计与规划阶段，档案管理的主要任务是汇编和审查详细的工程设计文件、技术规范和项目计划，确保文档的完整性和一致性。工程设计文件详尽描述了项目的结构设计、材料选择和施工方法，这些文件是项目建设的蓝图，对确保工程质量和安全性至关重要。技术规范则明确了建设标准、质量要求和验收标准，为工程实施提供了严格的技术指导。项目计划包括时间表、资源分配和成本预算，是项目管理和协调的重要工具。在此阶段，通过对文档的细致审查和整合，不仅可以发现并纠正潜在的设计缺陷或不一致之处，还能确保项目按照既定的质量标准和时间框架顺利推进。

3.施工阶段

在施工阶段，关键节点的完成情况以及任何偏离原计划的情况等都被详细记录和及时更新。质量检验记录主要是对材料、设备设施和施工过程的质量检测结果，是保证工程符合设计标准和质量要求的重要文件。此外，安全管理文件，如安全检查报告、事故记录和应急预案，对于确保施工现场的安全和防范潜在风险至关重要，这些文档的及时更新不仅有助于及时发现和解决施工过程中的问题，还为项目管理团队提供了实时的决策支持。

4.项目监控与评估阶段

在监控与评估阶段，需持续监控项目进度并定期评估，以确保项目按照计划顺利推进。收集和整理各类监控报告，包括项目的实际进展、可能出现的偏差以及采取的纠正措施，能提供项目状态的准确信息。通过定期评估项目的质量、成本和进度，系统分析项目的整体表现。

5.竣工与交付阶段

在竣工与交付阶段，通过汇总和审核项目的所有文档，确保项目的完整性和合规性。项目的最终成果包括工程规格的符合度、实际完成情况与初步设计的比较、最终成本和时间的统计。同时，收集并审核项目的验收资料，以证明项目的完成符合标准和要求，包括安全标准、质量标准和环境影响标准。该阶段的档案管理工作不仅是项目完成的标志，还是对项目整体执行质量的最终评价。

6.存档与维护阶段

在存档与维护阶段，档案管理的主要职责是确保所有项目相关文档的安全、有序归档和长期保存，以便于未来的查询和使用。对整个项目历程的文档展开分类、编目和存储，包括设计文件、合同、进度报告、质量检验记录、安全管理文档、竣工报告及验收资料等。归档过程中，需采用标准化的管理方法，确保文件的物理和电子版本都被妥善保存，并对重要文档实行备份和加密措施，以防丢失或破坏数据。同时，建立高效的检索系统，使档案能够被快速定位和检索，以便于后续的维护、合规审计或任何必要的参考。

二、公路建设项目档案管理存在问题

1.对档案管理重视程度不足

对档案管理重要性的认识不足通常表现为对档案工作的投入和支持不充分，导致档案管理工作缺乏必要的资源和重视。由于档案管理在项目管理中起着记录、存储和提供关键信息的作用，管理层的忽视可能会导致关键信息被遗漏，进而影响项目决策的准确性和有效性。例如，不完整或不准确的档案记录可能导致在项目规划和执行过程中缺乏可靠的参考，增加项目风险和不确定性。此外，对档案重要性的忽视还可能导致重要的历史资料丢失，影响对过往项目的分析和评估，从而削弱对未来项目规划和实施的指导作用。在公路建设项目中，档案不仅是项目执行的见证，还是评估项目效果、指导未来项目和保障质量安全的重要基础。

2.档案管理制度不完善

在公路建设项目中，档案管理制度的不完善表现为规范的缺失和流程的不明确，直接影响档案管理的效率和有效性。由于缺乏明确的管理规范，档案的收集、存储和使用过程中容易出现混乱和遗漏，从而降低了信息处理的准确性和时效性。例如，没有统一的标准可能导致在信息分类、索引和存储方面的不一致性，使得档案难以有效管理和快速检索。此外，不明确的管理流程导致档案工作缺乏有效的监控和评估机制，增加了项目管理中的不确定性和风险，不仅影响项目管理的日常运作，还会导致在关键决策时缺乏必要的信息支持，增加了项目在合规性和标准性方面的风险，导致项目在质量保证和安全管理等方面出现问题。

3.档案管理手段单一

在当前的公路建设项目中，档案管理仍普遍依赖于传统的管理手段，如纸质文档存储和手工记录。过分依赖传统手段不仅大幅降低了档案管理的效率，还限制了档案的可访问性和安全性。例如，纸质文档容易受到水灾或火灾等物理损害，其存储和检索效率远低于电子档案。此外，手工记录容易出现人为错误，影响信息的准确性和可靠性。在信息化时代，缺乏现代化管理工具和技术的应用，将会严重影响档案管理的整体效能。

4.档案管理更新不及时

档案信息的及时更新是确保公路建设项目管理实时性和准确性的关键因素，但在实际操作中，许多项目的档案管理系统存在更新滞后的问题，对项目管理产生了较大的负面影响。管理者基于过时或不完整的信息做出决策，增加了项目运行中的不确定性和风险，还会导致资源的错误分配和优先级的误判。在项目的关键阶段，如施工过程监控、安全审查和质量评估等，信息的滞后更新会导致重大的误判，影响项目的整体进度和质量。例如，如果安全检查记录未能及时更新，可能会忽略重要的安全隐患，从而增加事故发生的风险。信息更新的滞后还会影响项目团队和利益相关者之间的有效沟通，降低项目透明度和团队协作效率。

三、公路建设项目档案管理提升策略

1.注重档案管理职责落实

在项目管理团队中设立专人负责档案管理，并清晰定义其职责范围和任务。职责范围主要包括档案的收集、分类、更新、存储和使用，确保每一项活动都有专人负责，从而提高整体的管理效率和准确性。例如，需要有专职人员负责监控档案的更新周期，确保所有信息及时反映项目的最新状态。有人专注于档案的存储和保密，防止重要信息被泄露或损失。除了职责分配，还需要建立一套有效的监督和评估机制，定期评审档案管理流程的有效性和合规性，及时发现并纠正管理中的缺陷。

2.完善档案管理机制，加强制度精细化

全面审查和优化现行的档案管理制度，制定详细且具体的档案管理规范、流程和指南，确保档案管理活动都在明确和统一的框架下开展。例如，需要制定清晰的指导方针来规范文档的收集、分类、存储、更新和共享的过程，确保这些活动的一致性和标准化。为了应对项目管理中的各种变化和新的挑战，建立灵活而且适应性强的档案管理制度，制度设计应能够适应新技术的引入、管理流程的改进以及项目需求的变化。例如，随着数字化技术的发展，档案管理制度应包含电子档案的处理和保护方针，以应对日益增长的电子数据管理需求。同样，对于项目规模的扩展或缩减，档案管理制度应能灵活调整，以保持其有效性。

3.加快档案管理信息化建设

加快档案管理信息化建设，推广使用现代信息技术，如电子档案系统、云存储解决方案以及先进的数据分析工具。电子档案系统能够实现档案的数字化，不仅加速了文档处理的速度，还增加了数据的可访问性和共享性，确保了档案的长期保存和安全。利用云存储技术，可以提供更加灵活和可扩展的存储解决方案，降低数据丢失的风险，并确保档案在任何时间和地点都能被安全访问。在此基础上，构建高效的电子档案检索系统，进一步提升档案检索的便捷性和效率，使管理人员能够迅速定位所需信息，从而提高工作效率。

4.提高档案管理专业化水平

通过设计和实施档案整理和保存技术、电子档案管理和数据安全技术等一系列定期的培训课程，档案管理人员能够深入了解并掌握最新的档案管理理论、实践方法、技术工具和软件系统。鼓励档案管理人员积极参与持续的学习，如参加专业研讨会、网络研修课程和行业培训，以不断提升他们对新兴技术的适应能力和应用水平。加强跨学科技能的培养，如项目管理、信息技术和数据分析等，使档案管理人员能够更全面地理解并参与项目管理的各个方面，提高档案管理人员的专业知识和技能，增强他们在项目管理中的参与度和影响力，从而提高档案管理的质量和效率，确保公路建设项目在高效、规范的档案管理支持下顺利开展。

四、案例分析

以某省交通中心“公路建设管理业务系统电子文件单套归档”项目为例。该系统通过实时形成符合档案性质的电子文件，并能实时归档，极大地提高了工程管理效率和工程档案的真实性、可靠性，已在多个公路建设项目中投入使用，有效推动了公路建设管理的高质量发展。

基于业务与档案一体化管理信息系统，纵向实现了省、市、县及项目四级的协同共治，在横向实施以质量为中心的全要素集成管理，系统的设计对应于建设项目工程的分解结构，将分项工程等业务单元管理过程中产生的电子文件，按照既定业务关系整理成文件关联信息包。同一业务单元生成的文本、数据、图形、图像、影像和声音等多种格式的内容文件，连同相关的元数据和说明文件，共同封装成ZIP信息包，以保持文件之间的有机联系。

该平台的管理模式遵循“一网共治、一体管理、三化合一、三单呼应、四全形成、五性相生”的原则。其中，“一网共治”体现在省、市、县、项目四级联动共治，实现了全省普通公路建设管理的网络统一管理和网络通办；在“一体管理”方面，该系统以质量节点管理为基础，实现了信息流、业务流、文件流的节点整合，将电子文件的前端控制转化为对业务流程的前端参与，使电子文件成为项目管理的有效工具，实现工程与档案的一体化管理；“三化合一”是以标准化为基础、档案化为保障、数字化为目标的一体化进程。在此过程中，“三单呼应”原则确保业务与档案一体化管理信息系统的单轨运行，電子文件的单套创建和单套归档；“四全形成”是指所有参建主体在一个网络中协同工作，工程质量、档案管理和信息技术等所有业务角色实现网络通办，工程业务的全流程在线管理以及电子文件创建过程的全周期管理；“五性相生”是指业务与档案一体化管理程序的数据可靠性，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。综上所述，这套公路建设管理信息服务平台不仅提高了工程管理的效率和质量，还为公路建设项目提供了一个全面、高效且安全的管理环境。

该系统规范化了档案的建立过程，包括明确档案收集、整理、存储和使用的标准和程序，对档案的整个生命周期展开系统性规划，从项目启动到完成后的存档，每个阶段都有明确的指导原则和操作流程。例如，档案收集遵循规定的格式和内容要求，确保所收集数据信息的完整性和准确性。在文档收集过程中，确保所有与项目相关的文档都被归档，包括合同、设计图纸、会议记录、工程变更单和财务报告等，确保没有遗漏重要信息，并制定统一的文档格式标准，包括字体大小、页边距、标题和小节的格式等，对所有档案资料实行统一的编号和分类系统，便于检索和引用。

五、结语

综上，本文主要探讨了公路建设项目档案管理的现状和存在的问题，提出了相应的改进策略，并结合工程案例展开了具体分析。目前的档案管理存在重视程度不足、制度不完善、手段单一和更新不及时等关键问题，严重影响了项目管理的效率和质量。针对上述问题，提出了注重档案管理职责的落实、强化档案管理制度的精细化、加快档案管理信息化建设以及提高档案管理专业化水平四项改进措施，旨在提高档案管理的效率和质量，保证项目信息的准确性和可靠性，促进公路建设项目的顺利开展。通过这些综合性的改进，公路建设项目的档案管理可以更加规范化、系统化，为项目管理的每个阶段提供坚实的信息支持，确保项目目标的有效实现。

参考文献：

[1]刘严蔚.高速公路建设项目档案精细化管理实践探讨[J].兰台内外，2021（24）：50-51.

[2]茅 敏.高速公路建设项目档案精细化管理实践探讨[J].城建档案，2019（3）：78-79.

作者单位：山西省交通新技术发展有限公司