档案信息化建设在职业院校档案管理中的应用路径

刘轶

摘 要：档案管理是我国职业院校管理工作的重要内容。进入信息化时代，随着信息技术的蓬勃发展和广泛应用，对职业院校档案管理工作产生了重要的影响。通过信息化转型以及信息化平台的建立，职业院校正通过信息技术逐步取代传统的档案管理方式，以提高档案管理工作的质量，助力教学、科研等方面的持续、健康、稳定发展。

关键词：职业院校；信息化建设；档案管理；应用路径

中图分类号：G270.7文献标识码：A

引言

档案管理工作是我国职业院校管理工作重要内容之一，其全面记录了职业院校从无到有，从建立之初到逐步扩大发展的点点滴滴，是职业院校方方面面建设发展的综合翔实的记录。进入信息化时代，档案管理信息化建设是学校降低管理成本的必然举措，也是时代发展的必然趋势，为提高职业院校的管理工作效率起到了积极的促进作用。

一、加强职业院校档案管理工作的重要性

档案是组织、个人、机构在社会中活动所产生的具有保存价值和应用价值的文字、音像、图表等记录，并以纸质、电子、实物等多种形式保存。职业院校肩负着为社会各行各业培养实用型高素质人才的重任。职业院校的档案记录了学校发展的历史，也详细记录了学校内部人事变动、基础设施建设等内容，对学校稳定发展和进步有着重要意义。

1.加强职业院校档案管理工作创新是新时代的要求

随着我国经济的快速发展，社会对专业化、技能化的高素质人才需求量越来越大，作为培养专业技能型人才的重要基地，职业院校的工作强度也日益增强，管理工作复杂，尤其是随着在校学生和在职员工的人数增加，档案管理工作复杂程度越来越高。因此，档案管理工作的网络化、信息化以及多样化趋势已成为当代职业院校管理工作的必然出路。信息技术在各行各业中的广泛应用已成为流行趋势，职业院校档案管理工作要紧跟时代潮流，与时俱进，不断加强创新探索，才能满足新时代对职业院校发展的要求。

2.加强职业院校档案管理工作，是学校管理工作整体进步的要求

我国职业院校档案管理工作在学校管理中占据着重要地位，其管理、保存的各类档案信息为职业院校在发展规划、人才选用等方面提供了翔实的资料信息，为学校的健康发展保驾护航。在信息化时代，职业院校要紧随时代发展的脚步，充分运用各种成熟的信息技术，应用于学校各项管理工作中。作为学校管理中的重要环节，档案管理信息化建设势在必行。

3.加强档案管理工作，是职业院校内在发展规律的必然选择

职业院校秉承“以人为本”的教学理念，为社会培养实用型技术人才，要求学校管理工作要进一步规范化、科学化，档案管理工作作为重要的管理内容，开展信息化建设是职业院校内在发展的必然选择。

二、信息化建设在职业院校档案管理工作中的重要作用

传统的档案管理主要是对纸质文档的分类、归档、保存等工作。由于职业院校的人员、设备设施以及各类基础建设等活动较多，会产生大量的纸质档案，这些档案的归类、储存需要投入大量的人员、资金。纸质档案由于材质原因，随着保存时间不断增加，会出现纸质变形、脆化等问题，容易出现破损。此外，纸质化档案的存储也较容易受到自然条件的影响，一旦存储环境欠佳，极容易在刮风下雨的天气出现受潮、损坏等问题。近年来，随着我国社会发展的需要，职业院校肩负的培养实用型技能人才的责任越发重大，学校只有通过不断扩大在校学生和教师员工人数、增加基础培训设施等来满足社会需求，带来的数据、图表、影像等资料数量庞大，单纯依靠传统档案管理模式已经无法满足职业院校档案管理工作的需求，档案管理信息化建设势在必行。

相较于传统纸质档案管理，职业院校档案信息化管理模式有着存储量大、归类分档明确、读取调档便捷等诸多优点。通过计算机、网络等信息化手段，档案管理效率大幅提高，节省了大量的人力、物力，有效降低了档案管理、维护的成本。纸质档案转化为电子档案后，经过计算机加密、设置访问权限以及设立防火墙等方式，可以确保档案信息的安全，避免了纸质档案因人为原因导致的丢失、破损以及被盗取等。因此，信息化建设在职业院校档案管理工作中起着重要作用，应受到学校管理层面的高度重视。

三、职业院校档案信息化建设的必要性

1.信息化建设是职业院校档案资源扩充的必然要求

改革开放以来，我国社会主义市场经济蓬勃发展，社会各界对实用型技能人才的需求日益增加。职业院校为了满足社会各行各业的人才需求，不断扩大招生规模，以弥补人才缺口。随着学生人数的不断增加，相应的管理的档案数量也在与日俱增。传统纸质、人工处理的档案管理模式已经无法适应新形势的需要，档案管理信息化建设已成为必然选择。

2.信息化建设是职业院校加强整体管理的必然要求

信息技术的广泛应用，是信息化时代的标志。职业院校在开展各项管理工作及教学中，采用了各种成熟的信息技术，搭建院校内部网络平台，以便于各部门之间的及时沟通。作为院校管理工作的重要组成部分，档案管理要紧跟学校整体管理的步伐，开展档案信息化建设是加强职业院校整体管理的必然要求。

3.信息化建设是职业院校档案价值体现的必然要求

随着人们对档案的重视，越来越多的档案价值得到体现。职业院校的档案不仅包括人事档案、基础设施建设档案，还有大量的教学、研究及实际应用的档案，这些档案具有极高的使用价值、利用价值和参考价值。在传统纸质档案管理中，不论是查找还是借阅档案，手续烦琐、时间漫长，严重影响了档案各种价值的体现。进入信息化时代，尽管我国职业院校不断提高对档案管理工作重要性的認知，并努力开展相关的信息化建设，但由于多种原因，在档案管理信息化建设中依然存在着诸多问题。

四、职业院校档案管理信息化建设中存在的问题

1.管理制度不完善，信息化程度不高

长期以来，职业院校档案管理受到传统管理方式的制约，在管理上以手工管理形式为主，缺少信息化管理措施，未能建立信息化管理系统，缺少专用软硬件配置，使学校档案管理工作大打折扣。目前，随着信息技术的发展，档案管理工作也加大了信息化建设进程，但学校档案信息仍未能完全录入数据库当中，导致档案管理信息化程度不够，自动化管理程度不高，影响了档案的调用与查询效率。

2.档案管理人才队伍建设滞后，缺乏足够的信息化建设能力

职业院校档案管理缺乏高素质的复合型管理人才，亟须档案专业能力强、精通管理工作、精通计算机操作的复合型人才。我国职业院校档案管理人员大多由人事或办公室等部门人员兼任，对档案的管理业务不熟，缺乏专业的计算机理论知识与操作能力，缺乏档案管理专业技能以及数字化管理技术，导致档案数字化管理不足。并且，学习数字化技术、档案管理能力以及网络技术等，不是一朝一夕就能够完成，而是需要一个长期的积累过程，制约着职业院校档案管理人员能力的提高。

3.档案利用率不足

档案利用率不足是档案管理工作中最常见的问题之一。档案价值的发挥，在于档案的利用。由于对档案信息掌握不全面，使得学校档案信息查询利用受到限制，并对后期的信息化管理造成影响，导致档案信息不能被充分开发应用。并且，职业院校档案管理部门在档案留存或管理上存在部分档案内容不全、资料收集不足，导致档案的完整性受到影响，限制了职业院校档案资源的合理开发利用。

4.职业院校档案管理信息化建设未设立统一标准，信息安全问题亟须解决

目前，虽然职业院校已经认识到档案管理信息化建设的重要性，并开始实施，但鉴于各院校的实际情况有差异，档案管理信息化建设的进程也是参差不齐。由于职业院校档案管理信息化还处于初级摸索阶段，没有形成统一的标准，导致各学校信息化建设的目标不统一，构成的功能模块各有不同。随着信息技术的快速发展，各种新型技术层出不穷，这些技术的不断更新也给职业院校档案信息化建设带来了新的问题和挑战。

此外，在信息化时代，如何有效保障信息安全，已成为社会各行各业要面对的问题。职业院校应对信息安全问题加以重视。在档案管理信息化建设过程中，如何确保档案管理工作人员不出现操作失误而导致的数据丢失、破损等情况，如何避免外部人员，尤其是网络黑客通过植入病毒、恶意入侵盗取、篡改数据等问题，都是职业院校档案管理信息化建设中亟须重视并解决的问题。

五、信息化建设在职业院校档案应用管理中的发展路径

职业院校档案管理部门作为责任主体，要在档案信息化建设中，尤其是纸质档案向电子档案转化、分类储存、转出以及利用等过程中，既要保证对档案管理实施有效监督，又要确保档案的私密性和安全性，并要兼顾档案的有效利用。

第一，完善管理制度，确保档案管理工作规范开展。制度建设是治本之策，制度執行是关键所在。学校应结合单位实际，以丰富完善档案内容、加强档案日常管理为重点，围绕档案材料收集整理、归档、查（借）阅、保密、转递以及保管等方面，明确工作原则、细化工作标准、创新工作方式、严肃工作纪律和规范工作程序，使档案工作做到有法可依，有章可循，持续推进档案管理工作科学化、制度化及规范化开展，更好地服务广大教职工。

第二，加强档案管理人员岗位培训，提升管理人员专业知识及职业素养，建设一支素质优良、业务精湛、敬业奉献、严格自律的档案管理员队伍。档案管理人员作为档案管理工作的核心，在档案管理工作中发挥着不可替代的作用。档案工作者的专业知识及职业素养直接影响着档案管理工作水平。首先，针对档案管理工作头绪繁杂、琐碎、枯燥的特点，要加强档案管理人员树立正面积极的职业心态和职业价值观，坚定职业理想信念；其次，针对档案管理工作由手工传统模式逐步转换为信息化管理模式的特点，要加强管理人员对新技术、新管理手段的学习及培训，特别是计算机办公软件的培训，以满足工作需要；最后，要加强管理人员对业务知识的学习及培训，将业务能力和专业化水平提升一个高度，尤其是信息化档案管理模式下，应通过多调研、多学习、多实地考察的方式，将政策规定及文件精神有效融入常规的实践工作中，更好地提高业务水平。

第三，加大专项经费投入力度，从硬件和软件方面增强基础设施建设，为构建信息化档案管理体系奠定坚实基础。长期以来，各院校对档案管理工作重要性认识不足，领导对档案工作重视程度不够，造成档案管理工作基础设施建设薄弱，距离信息化档案管理要求还有一定距离。为此，各职业院校在档案信息化管理过程中，应加强领导的重视程度和专项经费的投入力度，增强基础设施建设。一是改善办公场所和办公条件，设置独立的库房区、阅览区以及办公区；二是配备信息化档案所必需的计算机、扫描仪、照相机以及硬盘等重要硬件设备设施，并按要求配置相应的应用软件和操作系统，为档案数据库运行提供重要的技术支持；三是加强网络设施建设和优化网络服务质量，更好地满足职业院校档案管理信息化需要；四是加强对信息化档案管理工作所用的办公设备设施及软件的维护，定期或不定期安排专人对办公设备设施及软件系统实施日常维护及检修，并加强对网络平台的安全管理，确保档案信息的安全。

第四，提高档案服务功能，更好地服务学校教育教学发展。信息化时代，促进了各职业院校档案管理工作的开展。档案的重要价值在于利用，职业院校档案管理部门应运用信息化手段，适应新时代的发展要求，完善档案管理信息化建设工作。此外，可以借鉴其他单位完善的档案管理制度、档案管理规范等，借鉴兄弟单位先进的档案管理经验，应用先进的信息技术，提高对档案的收集、整理、编辑的能力，确保档案内容的真实、全面与完整，有效提升档案的服务功能与利用价值。

六、结束语

综上所述，我国职业院校档案管理工作还存在着管理制度不完善、缺乏统一管理标准和规范、档案管理专业人才匮乏以及对档案利用不足等诸多问题，严重影响和制约了档案管理信息化建设的进程。档案管理信息化是档案管理发展的大势所趋，是不可逆转的时代潮流，通过信息技术可以有效提高档案管理效率，降低管理成本。职业院校管理层要充分认识档案管理信息化建设对学校整体管理工作的重要性，结合学校的实际情况，建立健全档案管理制度，加大专项经费投入，加强硬件和软件的基础建设以及档案管理人员岗位培训，提升管理人员专业知识及职业素养，提高档案利用率，增强档案服务功能，科学、合理地构建信息化档案管理体系，从而高效推进档案管理信息化建设进程，为职业院校健康稳定发展做出贡献。

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作者单位：山东省烟台护士学校