信息化背景下医院工程档案管理质量提升路径研究

廖燕

摘 要：信息化发展是当前人类社会的主要发展趋势，在信息化背景下提升和改进医院的各方面管理制度是非常必要的。建设工程档案管理是一项非常复杂的工作，对医院建设工程的发展产生了关键性影响。文章探讨了信息化背景下建设工程档案管理质量提升路径的相关内容，尝试提出建设工程档案管理质量的提升路径，旨在为医院建设工程的信息化建设提供参考。

关键词：信息化；建设工程；档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A

信息技术的发展给医院建设工程档案管理信息化建设带来了新发展机遇的同时，也带来了一些挑战。在大数据背景下，医院建设工程需要随着时代的发展改革与创新，将医院档案管理与信息技术相结合，从而推动医院建筑工程管理的顺利开展。

一、建设工程档案管理信息化建设的相关介绍

建设工程档案管理信息化建设指的是我国工程建设单位需要按照国家档案管理的具体要求，对本单位的工程档案通过实施技术化和信息化建设，能够最大限度地提升医院对各建设工程档案资料的利用率，提高医院建设工程档案资料的应用效果，为医院的发展提供新的动力支持。建设工程档案管理信息化需要从全方位的角度出发，通过加大对档案管理的信息化建设力度提升医院的管理效果，符合新时代现代建筑工程领域的发展要求，在实际的工作中具有极高的可行性与建设性。

1.建设工程档案管理信息化建设展现出极高的改革性

将先进的信息技术引入建设工程管理中，将其与医院的档案管理工作相结合，通过改革档案管理工作实现提升档案信息管理结构的优化。一方面，要优化档案管理流程；另一方面，要促进医院档案管理形式的改革与创新。同时，医院建设工程档案管理信息化建设能够有效弥补在传统档案管理中存在的各种问题和漏洞，使医院建设工程档案管理工作实现与时俱进，为档案管理工作的开展提供新的推动力。

2.建设工程档案管理信息化建设具有显著的时效性

由于医院建设工程档案管理信息化建设需要长期的过程，具有较高的复杂性，因此，需要有先进的信息技术作为强有力的建设后盾。在新时代背景下，信息技术的研发已经进入高速发展阶段，医院建设工程在开展档案管理信息化建设过程中，需要及时更新和优化档案管理相关的软件和硬件设备设施，使其能够长期保持在稳定的工作状态，并发挥出稳定的作用。与此同时，医院建设工程要根据科技的发展水平和医院管理的需求定期升级档案管理系统，使本医院的档案管理系统能够与时俱进，符合时代的发展需求。医院建设工程要定期为档案管理相关设备设施展开检修和维护，提高设备的实效性和长期性，有助于医院建设工程档案管理实现高质量信息化发展。

二、信息化时代为建设工程档案管理带来的机遇与挑战

1.信息化时代为建设工程档案管理带来的机遇

将信息技术引入医院建设工程档案管理中，能够促进医院建设工程档案管理理念和模式的改革。第一，能够提升医院工程档案信息检索的速度，为医院的日常运营提供更多的便利。信息技术可以将原有的纸质档案资料变为电子档案资料，并将其存储在档案数据库中，医院领导和建设工程档案管理人员要想实现档案信息的调阅，只需要登录系统即可，有效减少了查阅档案信息花费的时间，不仅提高了档案信息的工作效率，还降低了工作人员的劳动强度，提高了工作效率；第二，能够实现医院建设工程档案管理的规范化开展。在传统的医院建筑工程档案管理中，由于各种原因造成档案资料丢失或者是档案归档不规范，降低了档案资源的利用率，资料查阅者需要花费一定的时间和精力才能获得所需的资料信息。医院档案管理工作人员需要花费大量的时间和精力整理档案资料，在提取档案信息时还需要花费一些时间查找档案资料，降低了医院的工作效率。在信息化背景下，信息技术的应用能够有效解决这个问题，通过对医院建设工程档案管理实施信息化建设，并在医院创建电子档案管理系统，制定严格、详细的档案管理制度，并记录档案调取、查看和更改等内容，大幅提高了档案管理和使用的规范性，有助于提高本医院的工作效率；第三，能够提高医院档案管理水平。随着信息技术的应用，医院建设工程档案管理人员在日常工作中要按照规范要求开展各项工作，推动医院建设工程的发展。

2.信息化时代给建设工程档案管理带来的挑战

在信息化背景下，信息技術为建设工程档案管理带来了新的挑战。第一，在信息化背景下，医院建设工程档案管理信息化建设模式与传统管理模式之间出现了一定的冲突。传统的医院建设工程档案管理模式具有很强的科学性与稳定性，但是，在信息化建设中，传统的医院建设工程档案管理模式的应用弊端开始显露，如封闭性强以及主动性不佳等，在一定条件下阻碍了档案管理信息化进程；第二，在新时代背景下，信息技术的高速发展对档案管理的内容、方式以及管理标准有了新的要求，只有积极更新与改革才能实现与时俱进；第三，在信息化背景下，医院建设工程促使档案管理人员要不断提高自身的信息素养和专业能力，能够熟练掌握相关的信息技术应用方法，具备一定的信息素养。但在实际的工作中，部分医院建设工程档案管理人员在信息素养和信息技术应用能力方面与实际的工作要求有一定差距，使得医院建设工程档案管理信息化建设受到一定程度的限制。

三、信息化背景下建设工程档案管理存在的问题

1.建设工程档案管理人员过分依赖信息系统软件

在信息化背景下，将信息技术引入医院建设工程档案管理工作中，发挥出重要的应用价值。很多医院建设工程在开展档案管理中会应用计算机系统，这种现代化档案工作方式能够最大限度地减少档案管理人员的工作量，虽然提升了档案资料的查阅速度，但个别档案管理人员过于依赖系统软件，离开医院档案管理系统就无法正常开展工作。例如，在开展档案管理工作中出现操作不当或者遇到停电，档案管理软件和系统无法正常运行使用，如果录入的信息资料没有保存就会造成信息资料丢失，制约了医院档案管理的工作效率。

2.医院建设工程档案管理信息化工作体系不够完善

通过调查发现，我国部分医院建设工程档案管理人员大多为兼职，在实际工作中并未高度重视档案管理工作的优化与改革，在医院建设工程档案分配时会遇到很多问题和困难，不能提高医院档案管理的工作效率。就目前而言，虽然很多医院将信息技术引入建设工程档案管理工作中，但依然有些档案管理人员仅仅对电子档案实施加密和保存处理，容易造成档案信息的不完整。同时，个别医院建设工程档案管理人员对档案管理的认识不全面，阻碍了医院档案管理信息化建设进程。

3.医院建设工程档案管理原始数据缺乏准确性

在新时代背景下，虽然很多医院已经开始实施现代化的建设工程档案管理模式，但整体的管理效果并不理想。这是因为有些档案管理人员在具体的工作中依然沿用传统档案管理方式，在输入和记录原始档案数据时依然利用手动录入的方式，降低了医院建设工程档案管理的工作效率。若医院档案管理人员在输入原始档案数据时出现错误，很容易给建设施工带来经济损失。除此之外，若医院建设工程档案管理人员未将各项数据备份，一旦数据库出现问题或故障，极易造成档案数据信息丢失，造成档案信息不全，会对医院的建设施工产生负面影响，降低了医院信息化档案管理的功效。

四、建设工程档案管理的提升路径

1.增强医院建设工程档案管理的现代化意识

医院建设工程档案管理是医院日常运营的重要组成部分，能够直接反映建设工程的质量情况，医院建设工程领导可以通过查阅项目档案内容了解建筑施工的安全性与可靠性。为了提高医院电子信息档案管理系统工作的有效性，应提高医院建设工程在日常工作中的现代化管理，积极推进数字化、信息化建设，通过优化和创新探索新的档案管理模式，推动医院建设工程的顺利开展。

2.树立档案信息化管理的安全意识

科技的发展促使信息技术呈现高速发展状态，为医院建设工程档案管理提供了强大的技术支持，实现了医院建设工程档案管理的便捷化、科技化发展，提升了医院档案管理的整体质量，对医院建设工程实施改革与优化提供了助力。由于信息技术具有明显的不确定性，因而，在信息化背景下建设工程档案管理不可避免地会遇到一些风险隐患。当前，有些医院建设工程档案管理在开展信息化建设中并未对档案信息的安全性与机密性给予高度重视，造成档案内容丢失或被泄露，给医院建设工程造成经济损失和负面影响。针对这个问题，医院建设工程档案管理信息化建设过程中要对部分档案加密设置，利用相关技术提高档案的安全性与可靠性，加强医院建设工程档案管理信息化建设的力度。同时，要注重对纸质档案文件的保管力度，做好日常维护工作，推进医院档案管理健康开展。

3.加强信息技术的应用

应从医院建设工程档案管理需求入手，在实际的工作中明确信息技术的应用目标。在知识管理方面，医院建设工程档案管理人员利用大数据技术提升医院隐性知识的管理力度，转变这些隐性知识的显性化和可视化。在管理质量方面，档案管理人员要加强信息技术的应用，利用信息技术对各档案管理环节开展精细化管理，从而提升医院建设工程档案管理的工作质量。例如，在信息归纳和检索环节中，利用信息挖掘技术和分析技术促使信息检索更加具有智能化和科学化。

4.拓展档案管理的维度

若想达成拓展档案管理维度目标，可以利用信息技术拓展档案管理的应用范畴。第一，在建立档案信息管理体系过程中需要结合医院的实际发展情况，与其他部门的工作相结合，实现有效的衔接，以便在医院内部形成档案数据信息的收集与整理流程；第二，医院建设工程档案管理要充分发挥自动化技术、大数据技术等各种信息技术的作用，促使档案工作实现规范化和规律化管理。在档案管理的各环节中，工作人员要做好数据信息的归纳、储存以及分类等工作，促使档案数据资源实现有效整合；第三，构建、优化和完善档案管理机制，利用各项先進的信息技术缩减档案管理的步骤和流程。一方面，能够提升管理的有效性；另一方面，能够提升管理的工作效率。此外，还需要注意处理好传统档案管理和信息化建设之间的矛盾，充分发挥档案管理人员的作用，推动医院建设工程档案管理信息化建设进程。

5.实现医院建设工程档案信息资源共享

（1）实施规范化和系统化的建设方法

要想实现医院建设工程档案信息资源共享，就需要加强档案管理信息化的发展力度。第一，实现系统自动归档。在实际的医院建设工程档案管理中可以将信息技术和档案管理的归档工作相结合，建立统一的归档格式和流程，将档案内容输入归档系统，实现档案资料的自动归档；第二，形成完备的资料数据库。将归档好的医院建设工程数据资料保存在数据库中，使其与信息化建设产生较高的一致性，推动医院建设工程档案资源共享；第三，实现档案信息的自动化管理。在医院建设工程档案管理信息系统中，为了能够实现快速检索，可以在信息系统中标明档案资料的存放处，推进医院档案管理信息化建设，实现档案信息的自动化管理。

（2）实施科学、合理的管理方法

信息技术的发展为医院建设工程档案管理信息化建设提供了很多的技术支持，促进档案管理方法的改革与创新，推动医院档案管理现代化建设的进程。信息技术的发展不仅为医院档案管理带来很大的便利，还给不法分子提供了违法途径，他们利用非法手段窃取医院建设工程档案资料，降低了医院档案资料的保密性，可能出现档案内容被泄露等情况，甚至带来一定的经济损失。为了提升档案信息的安全性，在医院建设工程档案管理信息化建设中必须对重要档案资料加密处理，提升档案管理的安全性，并加大对纸质建筑档案管理的力度，提高医院建设工程档案管理的科学性与可行性。

（3）转变管理工作模式

医院建设工程档案管理人员应通过不断的学习，增强档案管理信息化意识，转变工作理念，推动医院建设工程档案管理的进一步开展。还要积极引入先进的管理理念，实施先进的管理方式，一方面，要加强医院建设工程档案管理人员的工作意识，提升档案管理人员的信息素养和信息技术的应用能力；另一方面，要为档案管理人员提供更多的培训机会，实现其专业化发展。

五、结束语

综上所述，在信息技术高速发展的背景下，医院建设工程档案管理实现数字化、信息化发展是现阶段医院档案管理的必然发展趋势。在新的时代背景下，医院领导应重视档案管理工作，提高医院档案管理的信息化和智能化水平，提升档案工作的整体服务质量。

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作者单位：广西壮族自治区人民医院