新形势下城建档案管理现状及应对策略

摘 要：近年来，随着我国城市建设步伐的加快，城市建设项目也在逐年增多，但由于各种原因，城市建设档案管理的现状不容乐观，仍然存在不规范、不完善等问题，直接影响了城市建设项目日后的运行、保养维修与改扩建。文章基于城建档案管理的特点，分析了城建档案管理工作的现状以及存在的问题，并结合工作实践，提出如何做好城建档案管理工作的对策。

关键词：城建档案；管理现状；应对策略

中图分类号：F299.2；G271 文献标识码：A

城建档案是涉及城市规划建设等方面的文件材料，形式包括声像、图纸、文字等，是城市经济建设发展的珍贵资料，更是后续建设发展管理的依据，服务于城市建设发展。近年来，随着我国市场经济体制改革的进一步深入，特别是较发达地区的经济建设、城市建设已进入飞速发展阶段，由此产生了数量庞大的城建档案资料。同时，有关城建档案的法律法规规范也逐步健全，业务管理工作日趋规范化、标准化和精细化，随之带来了城建档案管理工作量的增加，工作日益繁重，由于人力、物力、财力有限，城建档案馆基本处于忙于应付数量庞大的档案资料工作，许多业务没有时间和精力深入，还存在许多问题。因此，为了充分发挥城建档案的保障、服务和监督等功能，应确保其与城市建设同步协调发展，为城市经济、文化等发展起到积极的助推作用。

一、城建档案管理工作的重要意义

城市建设档案是一个城市从无到有，从荒凉到繁华的记录，是一座城市的历史记录。其内容包括了城市的基础、规划、拆迁以及市政设施、水文地貌等由古至今遗留的历史名胜古迹，记录了城市的过去、现在与未来的每一个领域的发展。城建档案的内容，无论从微观还是宏观角度而言，都涵盖了城市建设的方方面面。城建档案管理工作性质与城市建设中，如勘察、施工和质检等不同，城建档案工作是城市建设中全局性的工作，其不仅可以反映城市发展过程中的各类细节问题，还能精准地体现一座城市的整体发展水平。由此可见，城建档案管理工作在新形势下城市发展建设中占据着重要地位。

每一座城市的规划、扩建和改造都要以城建档案中的数据资料为主要依据，只有在城建档案数据的支持下，才能在城市中开展地理勘测、基础设施以及园林绿化等方面的规划和建设。因此，城市建设造就了城建档案的诞生和发展，而城建档案管理工作的日益成熟也推动了城市发展建设的步伐。

第一，城建档案是城市项目规划、建设审批的首要依据。尤其是在城市新建项目中提供了城市翔实的数据资料，让项目在审批过程中核实具体地况、已建项目、交通和绿化等存在的关联情况，可以有效规避各种风险。

第二，城建档案是城市扩建、翻新乃至维修的重要依据。一个城市经过多年的发展，不断扩张建设新项目是必然的，对多年建造的老旧小区翻新、改造等所需的资料和数据，只有在城建档案中才能查阅到。

第三，城建档案是法律纠纷、司法裁决的法律依据。城市建设过程中项目繁多，不可避免地会出现一些工程事故和安全问题，由此引发的法律纠纷也随之增多。作为重要的参考依据，城建档案成为司法裁决中不可或缺的有力证据。

第四，城建档案是城市灾害后重建的重要资料信息库。在发生洪水、地震等自然灾害后城市需要重建，尤其是要尽快恢复电力、交通和供水等基础设施的运行，保障老百姓的日常生活和救灾活动的顺利开展。而要想快速恢复基础设施的正常运转，城建档案提供的数据和资料是必不可少的。此外，城建档案也要记录灾后建设的相关数据，是灾后城市恢复的重要凭证。

随着我国经济的快速发展，市场经济体制改革不断深入，城市建设的步伐也日益加快，由此带来城建档案数量几何式增长，给我国城建档案管理工作带来了极大的挑战。当前，由于城建档案管理工作在人力、物力、财力上均有较大的缺口，导致很多城建档案管理上的流程过于形式化，存在诸多问题和不足。

二、当前城建档案管理工作中存在的问题

做好城建檔案工作，能够更好地为城市建设起到重要的作用。城建档案管理是一项全局性工作，其档案形成于城市的规划、建设过程以及管理当中。近年来，我国城建档案工作开展迅速，城建档案管理体系已根本形成，城建档案的开发利用获得了显著的经济效益和社会效益，但还存在着一系列问题有待解决。

1.对城建管理工作重要性认识不足，缺乏创新意识

城建档案管理工作对于城市发展建设有着重要的地位并发挥了重要作用。但经过多方调研发现，一些地级城市对城建档案重要性认识不足，未给予足够重视，影响了档案管理工作在城市建设发展中应有的作用。随着时代的发展，尤其是进入信息化时代，以互联网、大数据为主的技术手段广泛应用于各行各业。但一些地方城建档案管理部门却依旧采用传统的办公模式，采用纸质档案管理模式，电子化、信息技术等应用手段少之又少。

2.对城建档案管理工作资金投入不足，相关配套设备设施不够完善

任何政府部门的工作都离不开财政的支持。尤其是进入信息化时代以来，各种信息技术的应用离不开相关硬件设备设施的更新和升级，需要大量资金的投入。城建档案作为城市发展建设的信息数据库，更要紧跟时代发展，充分应用以互联网、大数据为主的信息技术。在新形势下，数字化技术的应用是必然趋势，城建档案管理部门要注重对现代技术的运用，尤其是在档案收集、归类、储存及传递方面，互联网、大数据等信息手段能解决许多问题。

对城建档案管理工作资金投入不足，其所必需的硬件设备设施，如电脑、扫描仪等不能及时更新换代，就会严重影响档案的收集以及对原有纸质档案向电子档案转换的速度，导致以往城市建设过程中宝贵的纸质资料、手绘图纸因受潮等问题出现破损甚至遗失等情况，造成不可挽回的损失。除了硬件需要资金投入外，相关的软件也需要不断升级，否则会影响城建档案数据收集、分类、储存、查找及传递速度，无法有效体现城建档案的服务作用。

3.缺乏对城建档案工作的必要宣传

随着社会的不断发展和进步，客观上要求必须不断完善城建档案管理体系。城建档案管理工作具有复杂性、缜密性和重要性。如果缺乏对城建档案工作的宣传，就不能打破人们对城建档案管理工作的传统认知，也无法让上级领导认识到这项工作对于城市建设发展的重要性。因此，应通过媒体等多种方式尽可能地宣传城建档案的作用，以扩大城建档案管理的影响力，不论是工程项目经理还是政府官员，由于工作重点和环境的不同，在很大程度上会对城建档案管理了解不多，这就要求档案管理宣传人员要不断扩大宣传的范围，不断提高宣传水平，把宣传工作和服务落实到人。

4.城建档案管理制度不健全，档案管理体系不完善

大部分档案管理重视信息储存工作，却忽略了档案的利用和服务管理。相关城市建设中的重要信息、数据出于保密工作的需要，有严格的借阅审批制度，如果过于烦琐，会影响档案的使用效率，但一味强调精简审批手续、提供高效服务，也可能会带来信息管理的安全隐患，造成档案信息被泄露、非法利用等严重的后果。因此，如何健全城建档案管理制度是一个急需解决的问题。各地方部门对档案管理标准不一致，使全国城建档案管理质量参差不齐，造成业务交流的障碍，阻碍了各部门合作的正常开展。目前，全国城乡建设档案密级划分办法仍未出台，对文件的重要性划分没有明确的依据，无法统一城建档案的分级管理。

5.城建档案利用率不足，缺乏共享机制

城建档案不仅是城市经济建设发展的重要资料，更是后续建设发展管理的依据，而当前对城建档案的利用率严重不足，是对社会资源的严重浪费，是一种重大经济损失。导致城建档案利用率不足的原因是缺乏共享机制，城乡差距、区域差距的不断扩大，信息孤岛现象突出，档案信息内容的共享和跨部门利用比较困难。

三、新形势下，加强城建档案管理工作的具体措施

新形势下，城建档案管理面临巨大的挑战，应加强城建档案管理人员培训工作，做好档案信息安全管理，加强档案管理的各环节工作，确保档案工作顺利开展。城建档案作为城市建设的真实记录，是城市建设、管理和运行中的信息支撑和依据，记录了一个城市的过去、现在，也是一个城市文化的体现。

1.城建档案管理者要端正工作态度，创新工作理念

城建档案管理工作人员要充分认识城建档案管理工作的重要性，以严谨的工作态度，标准、规范的工作流程投入日常档案管理工作。尤其是在前期收集城市建设相关信息时，要详细、全面、有深度、有广度，并将所收集的档案信息归纳和整理，分门别类归档，设置显著的标签，做到查询时方便、快捷，让查询者一目了然，节省搜索时间。此外，对归档的信息数据要确保其完整性，不出现缺失、遗漏等情况。

城建档案管理工作除了工作人员要有严谨、端正的工作态度外，还要创新管理理念。城建档案工作的管理必须标准化、规范化、高效化开展，应制定相适应的操作流程和管理系统。在管理工作系统中，应明确信息采集、整理以及归档、查询的具体流程，并制定相应的标准，指导并约束城建档案工作人员的操作。档案管理人员应按照流程和其工作内容尽职尽责地完成本职工作，保证城建档案管理工作能够准确无误、高效开展。在城建档案管理工作规范化流程执行的过程中，还应通过物质、精神双重奖励，激励员工寻找制度不合理以及需要改进的地方，调动员工的积极性和创造性，做出更加合理、高效的工作方案，从而有效提高城建档案工作的效率，满足人们日益增长的服务需求。

2.增强主动服务的意识，提高服务水平

城建档案管理工作最终目的是提供档案服务，城建档案管理工作者应具备主动服务的意识，提高自身服务水平，充分发挥主观能动性，将服务意识融入城建档案日常工作中，为城建档案管理工作注入活力，提高城建档案管理水平。

随着公众对档案的认识不断提高，相关法律法规不断完善，对档案的管理和服务提出了新的要求。城建档案馆工作人员必须不断更新服务理念，提高服务水平。从用户对城市档案信息需求的角度来看，理性需求、盲目需求和潜在需求等是用户表现出的主要需求模型。工作人员需要提供热情、耐心的服务，以满足各类用户的阅读需求。对于一些有盲目需求和潜在需求的用户，档案工作者也要通过优化档案管理模式，提升服务质量。

3.加强城建档案管理工作的宣传

政策性和经营性是城建档案管理的主要特征。由于人们缺乏对城建档案管理重要性的认识，才会导致城建档案管理问题突出，因而新形势下要加强城建管理工作，首要措施就是大力宣传城建档案管理的重要性，通过各种宣传渠道，增强人们的城建档案管理意识，充分发挥档案馆在城市建设管理工作中的作用。在广泛宣传的过程中，工作人员要依据相关规定，可以借助新闻媒体和互联网，让更多人了解城市建设档案管理工作的作用，让群众也能重视城建档案管理工作，增强社会对城建档案管理的认同感。此外，通过宣传来增强工作人员的工作意识，加强对档案管理工作的重视，提高城建档案管理人员的整体素质。

4.完善各项制度，建立健全城建档案管理机制

制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趋完善的制度体系是城建档案工作正常运转的根本保证。要强化制度体系建设，完善建设工程档案备案制、专项验收以及竣工验收等制度，通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书等形式，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。同时，要建立健全文件材料积累、归档、整理以及档案收集、鉴定、保管、利用等相关制度，用制度规范档案管理工作，建立健全城建档案管理机制，加强队伍建设，培养一支能够适应新形势发展的高素质人才队伍，确保各项制度能够落到实处，使档案管理工作走上制度化、规范化、科学化的轨道。

5.有效提升城建档案利用率，推进共享机制

城建档案管理部门要积极运用现代化信息技术，将纸质档案转换为电子档案，并搭建网络服务平台，为各部门和单位提供更为快捷的档案资料传输。同时要设立共享机制，建立城乡一体化公共服务网络，缩小城乡之间的差距，打破信息孤岛，在提高自身档案管理水平的同时，切实满足广大用户日益增长的档案需求。

四、结束语

总之，我国城市建设飞速发展，城建档案对城市建设规范发挥越来越大的作用。在未来的发展中，城建档案管理会成为城市建设工作中的重要环节，对城建档案的管理也会逐步重视。随着城市建设的不断推进和各类城市项目的稳步发展，城市建设档案管理面临着巨大的挑战，探寻新形势下城建档案管理的应对策略十分重要。相关部门应认识到加强城建档案管理的必要性，围绕城镇化进程和信息化发展，不断创新城建档案管理工作，加强城建档案管理的宣传，提高职工队伍的专业水平，促进服务质量的提升，积极引进信息技术，促进信息技术与城建档案管理的有效融合，從而使城建档案管理顺应新形势的发展要求，为加快城市建设步伐贡献力量。

参考文献：

[1]柯 萍.信息化是城建档案管理转型升级的必由之路[J].中华建设， 2020（09）：35-37.

[2]陈飞君. 新形势下城建档案管理现状及应对策略[J].兰台世界，2021（z1）：43-44.

[3]王伟国.探究基于智慧城市的城建档案管理利用发展方向[J].兰台内外，2023（18）：60-61+64.

[4]孙万彤.浅谈城建档案管理的存在问题及解决对策[J].黑龙江档案，2020（01）：66-67.

[4]吕艳萍.信息化对城建档案管理的意义及措施[J].兰台内外，2015（03）：48.

[5]郭 虹.智慧城市背景下城建档案管理工作的优化[J].未来城市设计与运营，2022（12）：74-76.

[6]陶 涛.创新城建档案管理理念 提升城建档案管理水平[J].办公室业务，2016（19）：115.

[7]李青涛.谈城建档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2015（04）：59-60.

作者单位：滨州市建设工程质量安全服务中心

作者简介：宋兆辉（1976—），女，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。