数字中国背景下提高航天企业档案编研水平的策略研究

摘 要：文章基于数字中国建设背景，以《八院组织机构沿革》为例，总结了编纂过程中出现的问题，分析了数字中国背景下档案工作面临的变化，探析了航天企业档案编研水平的提升策略，以期为数字时代档案资源的开发利用提供参考，促进航天企业文化的传承。

关键词：数字中国；组织机构沿革；航天企业；档案编研

中图分类号：G273 文献标识码：A

2023年2月，中共中央、国务院发出《数字中国建设整体布局规划》（以下简称《规划》）。数字中国建设按照“2522”的整体框架布局，即夯实数字基础设施和数据资源体系“两大基础”，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设“五位一体”深度融合，强化数字技术创新体系和数字安全屏障“两大能力”，优化数字化发展国内国际“两个环境”。档案数据在“2522”的整体框架中占据着重要的地位。在数字中国的战略大背景下，怎样挖掘档案数据来提升航天企业档案编研水平是一项值得研究的重要课题。本文以《八院组织机构沿革》为例，探索数字中国背景下提高航天企业档案编研水平的策略。

一、《八院组织机构沿革》编纂情况和过程描述

1.总体编纂情况

中国航天科技集团有限公司第八研究院（以下简称八院）是中国航天科技集团有限公司总体院之一。《八院组织机构沿革》（以下简称《沿革》）是《中国航天工业组织机构沿革》的组成之一，是以图表和文字形式系统记述和反映航天工业系统的体制、组织机构、人员编制发展演变情况的参考资料。《沿革》的编写起止时间为1961年～2016年，在选题上梳理了从成立之初到2016年之间的组织机构沿革情况，是由院办公室、院档案馆和20余家下属单位联合开展的大型编研。在编研过程中，各级领导、专家和档案专业人员等数百余人参与了该编研项目的编、校、审工作，完成成果约14万字。

2.编纂过程描述

2017年7月，集团公司办公厅启动《中国航天工业组织机构沿革》的编写工作。8月，八院组织落实《沿革》的编写工作，开展调研与策划工作，形成编写方案，确定了职责分工，明确了编写要求，统一了编写模板。9月，八院召开《沿革》编写工作启动会，各下属单位同步开展各单位的沿革编写工作。

自2017年9月召开启动会以后，各下属单位按照任务分工组织队伍开展编研工作。2017年12月底，各下属单位完成初稿的编写和单位层面的审核。八院档案馆完成对各单位的初稿审核，并将意见反馈至各单位。2018年3月底，各单位修改完善，经单位审核后形成报审稿。八院办公室组织了4次院级层面的审核，涉及单位23家。各单位根据院级评审专家的意见开展后续修改完善，经单位审核后重新上报八院档案馆。八院档案馆按照航天档案馆要求统一合稿，最终八院形成上报稿，并于2018年11月30日完成上报工作。

二、编纂过程中存在的问题

在编纂《沿革》过程中发现，档案编研工作存在以下问题：

1.档案信息资源欠缺，档案编研工作意识薄弱

本次《沿革》编纂采用阶段法。按阶段划分为国防部第五研究院时期、第七机械工业部时期、航天工业部时期、航空航天工业部时期、中国航天工业总公司时期和中国航天科技集团公司时期。编写涉及时间久远，跨度很大，还涉及很多关、停、并、转企业。军民分线以前的民品单位及关、停、并、转企业存在一定程度的档案信息资源缺失与不足的情况，无法为编写工作提供足够的素材。另外，有些企业未认识到档案编研工作的重要性，工作意识薄弱，在人员配置和机构健全等方面都有所欠缺，使档案编研工作缺少必要的保障条件，档案编研工作始终处在初级阶段。

2.信息化手段不足，导致编研效率低下

在编纂《沿革》时，往往涉及档案资料多、年代长，遇到的常见问题是70年代前的档案基本没有电子化的案卷目录和卷内目录。即使有电子目录，大部分单位也没有电子版原文。由于目前科研生产任务重、人员少，很难做到一份一份人工搜索馆（室）藏档案，人工搜索不仅耗费大量的时间，还容易出现错漏项，最终的结果就是使组织机构沿革的编纂效率低下，有关领导人任免、单位性质、主要任务的变化、隶属关系的变化、领导体制和人员编制情况等重要内容都无法保证查全率和查准率。

3.编研人员力量不足，工作策划程度不够

企业档案编研工作是一项专业性、研究性和知识性很强的工作。但是，八院有些单位档案部门的人员结构不尽合理，档案专业人员较少，多数档案编研人员非档案专业出身，专业水平不能胜任档案编研工作的基本要求。《沿革》以系统反映八院各单位组织机构的自身发展、变化的历史过程为主要目的，需要把各组织机构在不同历史时期和阶段中的沿袭、发展和变革情况反映清楚。但是，各个单位的编纂稿件质量出现参差不齐的现象。尤其是涉及撤销、分立重组或破产的单位，没有足够的档案人员对档案展开全面的筛选、分析和提炼，无法全面地梳理单位的发展过程，有的編纂稿还达不到“组织机构沿革”的基本要求。目前，各单位将重点精力侧重在科研生产方面，而档案部门重点则是做好日常的档案管理工作，对于档案编研工作策划程度不够，使得档案编研工作缺乏计划性，结果事倍功半。

三、数字中国背景下档案工作面临的变化

1.产生大量数据

“数字中国”的核心是数据，是数据与各行各业的深度融合。随着航天企业进入快速发展阶段，每年产生的文件以几何级数增长，越来越多的航天活动记录都以数据方式生成，且具有原始记录性。各类组织机构正在建立与业务活动相适应的业务系统，如OA系统、合同管理系统、企业级协同产品研制管理系统AVIDM和财务会计管理系统等。各大业务系统都会产生大量的电子文件，并逐步与档案管理系统做好集成。另外，国家档案局也制定了相应的行业标准《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92-2022）。档案管理从传统纸质管理到纸质电子双套制管理，再到电子档案单套制管理是信息时代发展的趋势。逐步推行单套制的结果就是产生的文件全部是数字信息。

2.数据的开发利用方式发生改变

档案数据是数据资源体系和数字基础设施的核心组成部分。认识数据的价值，以数据化形式产生、传输、存储和利用档案，极大地拓展了档案利用的范围。传统档案开发利用时，基本以人工翻阅纸质档案为主。尤其是《沿革》中编写60～70年代的相关专题时，基本靠人工搜索为主，八院所属单位档案室和档案馆的档案也未实现在线资源联通。随着数字档案馆建设的发展，各单位档案室的档案数据将逐步与上级档案馆的数据实现互相流通，可以消除原来的数据孤岛。信息时代产生的大量数据丰富了档案资源体系，为档案资源的高效开发和分析加工提供了便捷条件，为健全档案利用体系奠定了良好的基础。航天档案工作者应更加注重挖掘和分析共享数据，提高档案的开发利用效率。

3.档案工作者的思维转变

档案数据既继承了档案的记录与保存功能，又赋予其强大的数据分析和处理能力。档案越来越多被赋予数据属性，逐渐走向数据化、档案化。数据管理呈现出档案化变革，对于很多大数据的价值认知和管理方式都逐渐呈现出一种“档案主义”的趋势。中央档案馆原馆长、国家档案局原局长杨冬权曾说：“要有先行思维，先行介入，先行服务，当先行者。” 航天档案工作者应当与时俱进，转变思维，转变档案是活动后端记录的定位，充分挖掘数据背后的价值，倡导数据共享，多与八院所属各单位开展联合编研。

四、《沿革》给档案编研工作带来的启示

在《沿革》编写时，航天档案工作者会碰到各式各样的问题。在“数字中国”背景下，应当顺势而为，主动思考，寻求提升航天企业档案编研水平的策略。

1.完善档案资源体系建设，保障档案编研工作开展

档案资源体系是国家数据资源体系的重要组成部分，其建设的效果直接关系到国家数据资源体系建设的重要性。档案信息资源是档案编研工作的基础。档案收集过程中的完整性、准确性是直接影响档案资源开发的关键要素。企业档案信息资源不完整、不全面很难保证档案编研成果的质量。通过企业档案编研工作，可以映射企业档案信息资源的完整性，只有加强对档案信息资源的收集整理，才能让档案编研成果更加丰富，提高档案资源开发的深度，拓展档案资源收集范围，提高归档率。

首先，在各大业务系统，如OA系统、合同管理系统、企业级协同产品研制管理系统AVIDM、财务会计管理系统等与档案系统集成时，应主动提供文书档案、会计档案和产品档案等各门类的归档范围，并同步提供各部门应归档项目清单，全面拓展档案资源收集范围，实现八院范围内对电子文件数据的采集和在线归档，保证应归尽归，尽量做到“增量档案电子化”；其次，归集重大“记忆”，管控档案资源质量，保证准确率。2023年，全国档案局长馆长会议中明确提出“新时代新成就国家记忆工程”应当重点加强党的二十大部署的重大战略、重大工程、重大项目、重大活动等领域档案工作，全面记录新时代、新发展、新成就、新变革。比如各单位同步接收新冠疫情防控档案和电子档案数据，并建立相应的疫情防控专题档案数据库，为《八院新冠疫情防控和科研生产双胜利纪实》编研成果的完成奠定了坚实的基础。

2.抓住数字档案馆建设契机，加大档案资源开发力度

《规划》要求推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设“五位一体”深度融合，是档案利用体系的最终目标，而档案利用体系又是档案工作的最终环节，正在从提高档案利用服务能力、加大档案资源开发力度等方面加强建设。要想提升资源开发的力度，抓住数字档案馆建设契机，继续实施“存量档案数字化”的要求，确保全部馆（室）藏档案目录实现数字化，并逐步实现永久保存、重要、利用频率高的档案原文数字化。另外，以往積累的数字档案资源格式主要为单层PDF格式，尚不具备全文检索的条件，导致资源开发时查全率和查准率较低。为了提高工作效率，应做到存量档案图像信息可读化，并依托数字档案馆建设时自主研发的智能OCR识别技术，实现以数字化档案格式“单层PDF转换双层PDF”的功能，便于后续八院及各单位对已有数字档案实施批量数据转换，具备全文检索的条件，大幅提高了档案资源的开发效率。

传统的档案编研课题工作包含选题、选材、编辑/制作、校对、审查、印刷、发行和归档等工作流程。随着数字技术的快速发展，编研手段也可以逐步转向数字化。在数字化编研过程中，可以提高速度，实现短、平、快，还可以利用数字化技术将档案信息表达成数字形式，通过各种传播渠道更有效地开展档案信息资源共享，提高编研速度，缩短编研的整个周期，促进档案信息资源的开发利用。另外，对于小型编研和单一主题的编研，可以丰富档案开发方式，将文、图、声、像于一体，制作成视、听、读的三维信息成品，可以将立体化的成果呈现给使用者，具有强烈的视觉冲击和艺术效果。例如，八院下属单位推出的《不负青山志》电子书就是集文字、图片和声像于一体的尝试，取得了良好的效果。

3.加强档案编研业务培训，制订编研工作计划

在数字中国战略实施当中，档案工作者不仅要具备档案素养，还要具备数据素养。航天企业档案的编研工作对档案编研人员的要求较高，不仅需要档案人员具有较强的文字编辑加工能力，还要掌握一定深度的档案编研专业知识。针对档案素养问题，各单位应定期组织档案人员接受档案编研专题培训，以提高企业档案编研工作的水平。比如在编写航天工业组织机构沿革之前，集团公司航天档案馆组织了一次组织机构沿革编写培训，八院在启动组织机构沿革编写之前，也展开了一次编写培训，开展专题指导。通过两次培训，使编写人员能够做到心中有数，有的放矢。针对数据素养问题，档案管理部门需要一支具备一定数据素养的专业人才队伍，不仅能够掌握处理数据、挖掘数据潜在价值和提供信息服务的方法和技术，还应熟练使用各种数据处理系统，实现数据的有效管理与利用。

在做好选题的基础上，需要制订明确的推进工作计划，并在工作中有一定的考核措施来保证档案编研工作按计划开展，做好人员的职责分工，定期检查编研工作的进度。如果没有切实可行的编研计划，档案编研工作投入力度不足，很难保证编研成果的质量。此次《沿革》的编写工作分五个阶段实施：启动布置阶段、初稿编写阶段、修改完善阶段、汇总审核阶段和定稿上报阶段。另外，也有详细的推进计划表和编写任务分工表，从而保证八院编纂工作有条不紊地开展，尽可能保证编研质量。

五、结束语

在数字时代，机遇与挑战并存。档案部门拥有海量的档案数据，挖掘档案数据来提高航天企业档案编研水平是档案部门发展的必然要求。档案数据与档案编研密不可分。档案部门虽然在资源体系建设和数据素养两大方面面临着一定程度的挑战，但还是要主动作为，不断完善档案资源体系建设，抓住数字档案馆建设的契机，增强档案人员对数据的敏感性、理解力和处理能力，加大档案资源的开发力度，进一步发挥档案信息资源的作用和价值。

参考文献：

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作者单位：上海航天信息研究所

作者简介：林艳艳（1983—），女，汉族，江苏人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：档案编研。