高校校史档案资源数据库建设研究

摘 要：文章旨在研究高校校史档案资源数据库建设，并探讨其必要性、可行性及建设过程。通過对高校校史档案资源的保护现状和存在的问题分析，验证了建设数据库的必要性。通过对数据库建设的重要因素分析，探究了数据库建设的过程和实施方案。本研究对于高校校史档案资源的保护和利用具有重要的指导意义。

关键词：高校校史档案；资源数据库；建设策略

中图分类号：G275 文献标识码：A

高校作为我国教育体系的重要组成部分，承载着培养人才、传承文化、推动社会进步的重要使命。校史档案是高校的重要资料，记录着学校的发展历程、办学理念、校园文化、师生风采、办学成就等珍贵信息。然而，随着时间的推移和信息的积累，高校校史档案数量庞大且分散，管理和利用存在诸多问题。

为了更好地保护和利用高校校史档案资源，建设一个先进、高效的校史档案资源数据库势在必行。通过将校史档案数字化、系统化整合，可以提高校史档案的安全性、可持续性和可访问性，更好地保护校园文化资源。此外，数字化的数据库还可以提供全面、准确的信息供学校内外相关人员研究、教学和决策参考。

然而，在建设高校校史档案资源数据库的过程中，面临着诸多挑战和难题，如档案整理、技术支持、安全保障等方面的问题。因此，本文旨在对高校校史档案资源数据库建设深入研究，并探讨其必要性、可行性及具体的建设过程。通过系统分析和实证研究，为高校校史档案资源数据库建设提供有益的理论参考和实际指导，推动高校校史研究和教育事业的发展。

一、高校校史档案资源数据库的概念和特点

高校校史档案资源数据库是指将高校校史相关的档案资料数字化、系统化整合而成的集成化信息服务系统，便于管理、利用和维护高校校史遗产，提供全面、准确、及时的校史信息服务。

1.数字化。将传统的纸质档案数字化，便于信息的存储、传输、处理和利用。数字化的档案可以减少物理存储空间，并避免了档案的破损和丢失。

2.系统化。对高校校史档案数据分类、整理和管理，构建完整的信息系统，方便用户查找和获取信息。通过系统化的管理，不仅可以保证校史信息的可靠性和完整性，还方便了管理员和用户对档案信息的管理和利用。

3.共享化。高校校史档案资源数据库是为广大学者和社会公众服务的，需要实现信息共享，让更多的人可以便捷地获取、利用和分享档案信息，促进校史文化的传承和发展。

4.可访问性。高校校史档案资源数据库通过网络和信息技术实现了数据全球范围内的访问和交流。用户可以通过电脑、手机等终端设备检索和使用信息，让校史遗产得到更广泛的传播和利用。

5.安全保障。高校校史档案资源数据库需要具备高度的安全性，避免校史档案资料被损坏。因此，数据库需要采取相应的安全措施，如数据加密、数据库备份和灾难恢复等，确保校史档案资源的安全性和可持续性。

二、高校校史档案资源数据库建设的必要性和可行性

1.高校校史档案资源保护的现状及存在的问题

首先，许多高校已经有专门的校史馆，并开展档案数字化处理，提高了存储和利用效率。其次，高校校史馆已经开展了一定程度的档案整理和分类工作，方便用户查阅和利用。此外，高校校史档案资源保护采取了多层次、多角度的措施，包括物理安全和网络安全措施。一些高校积极开展校史研究与利用，提供必要的学术资源和历史资料。同时，国家也给予了相关政策和资金支持。

尽管高校校史档案资源保护在不同高校之间存在差异，但从整体上来说，相关工作逐渐规范化和专业化值得肯定。但需要引起关注的是，数字化工作、校史研究、人才培养等方面仍存在不足。

（1）档案数字化。首先，不同高校之间在档案数字化方面的进展不平衡。一些高校已经实施了档案数字化计划，但仍有许多高校尚未开始或进展缓慢，造成高校校史档案数字化水平的不均衡，一些高校的档案还没有得到全面的扫描和数字化，影响了档案的利用和保护；其次，档案数字化的质量和标准有待提高。在数字化过程中，有些高校可能缺乏相关技术和经验，导致数字化结果不够准确、完整或清晰，缺乏统一的档案数字化标准和规范也使得不同高校之间的数字档案难以比较和利用；再次，数字化存储和管理的长期可持续性也是一个问题。数字化档案在存储介质和技术上需要长期维护和保护，以防止数据丢失或无法访问。但是，一些高校可能没有完善的数字档案管理措施和资源，缺乏对数字档案的长期支持和维护计划；最后，档案数字化过程中的隐私和安全问题也需要关注。在数字化时代，档案数字化涉及大量个人和机构的信息，如果安全措施不到位，可能导致数据被泄露和滥用。

（2）安全保障方面。首先，信息系统安全和网络安全是重要的问题。随着校史档案的数字化，档案资源存储在计算机系统和网络中，面临着网络攻击、数据被泄露和黑客入侵的风险。高校需要加强信息系统的安全防护措施，包括设置强密码、网络防火墙、入侵检测系统等，防止档案资料被非法获取和篡改；其次，数据备份与灾难恢复机制也是一个关键问题。高校校史档案资源的安全性需要考虑到各种突发事件和灾难，如自然灾害、硬件故障等。建立有效的数据备份和灾难恢复机制可以保障档案资料的安全性和完整性，避免重要档案丢失；再次，人员管理和权限控制也是安全保障的重要环节。高校需要对处理和管理校史档案人员进行严格的背景审查和培训，确保他们具备必要的专业知识和责任心。同时，合理设置档案访问权限，在保障合法使用者权益的前提下，防止未经授权人员访问和操作档案资源；最后，增强社会安全和法律保护意识。高校可以加强对师生的安全意识教育，引导大家养成良好的信息安全习惯。此外，相关法律和政策的制定也是重要的一环，以确保校史档案资源得到保护和利用。

2. 高校校史档案资源数据库建设的必要性和可行性

第一，校史档案资源是高校重要的文化遗产和历史资料，通过建立数据库可以将分散、碎片化的档案信息整合起来，实现集中存储和管理，方便用户快速查找和利用。第二，数据库建设能够促进校史档案的数字化处理，有助于提高存储和利用效率，减少传统纸质档案的损耗和空间占用。第三，数据库建设还可以提供更加便捷的检索功能，实现全文搜索和多维关联查询，有利于深入挖掘和研究校史文化。第四，数据库的建设还为校史档案资源的长期保护提供了技术支持，可以采取备份和灾难恢复策略，防止档案资料丢失和损毁。最重要的是，数据库的建设能够推动高校校史研究和教育的发展，为学校的发展战略和文化建设提供重要的参考依据。因此，高校校史档案资源数据库的建设是必要且重要的，有助于更好地保护、传承和利用高校的校史文化遗产。

高校校史档案资源数据库建设的可行性主要基于以下几个方面分析。首先，技术可行性方面。随着数字化技术的不断发展，高校有足够的技术手段和设备设施来支持校史档案资源数据库的建设，包括扫描仪、服务器、存储设备等；其次，人力与经济可行性方面。高校拥有专业的档案人员和技术团队，可以保障档案数字化处理和数据库建设。同时，高校可以通过整合现有人力和经费资源，合理调配和利用，确保数据库建设的可行性；再次，政策和法律环境方面。国家对于校史档案数字化和数据库建设提供了政策支持和法律保护，高校可以根据相关政策和法律要求操作；最后，社会认可与需求方面。高校校史档案资源具有重要的历史和文化价值，数据库建设有助于保护、传承和利用这些资源，满足了教学、研究和社会服务的需求。综上所述，在技术、人力和经济、政策法律以及社会认可与需求等方面，高校校史档案资源数据库建设是可行的，并能够为高校校史文化遗产的保护和利用提供有效支持。

三、高校校史档案资源数据库建设的主要内容及建设过程

1.高校校史档案资源数据库的构成要素

高校校史档案资源数据库的构成要素是指构成高校校史档案资源数据库的各个组成部分，包括数据库管理系统、数据库结构、数据录入与导入、数据备份与恢复、数据安全与权限控制、查询与检索功能、数据可视化与报表生成以及用戶界面等。

一是数据库管理系统。数据库管理系统是指支持数据库的建立、维护和查询等操作的软件系统。数据库管理系统可以实现数据存储和管理的自动化，减少了重复性的工作，提高了工作效率。当前，常见的数据库管理系统包括MySQL、Oracle、SQL Server等。

二是数据库结构。数据库结构是指在数据库中存储数据时的规则和方式，包括建立数据表、定义数据库字段、设置索引、定义关系、设置约束等。好的数据库结构能够提高数据的存储效率和查询性能，减少重复数据的存储，确保数据的一致性和完整性。

三是数据录入与导入。将校史档案资源信息保存到数据库中，需要通过数据录入与导入来实现。数据录入通常是通过手动方式实现，而数据导入则可以通过数据批量处理、数据清洗和转换等方式实现。确保数据的准确性和完整性是数据录入与导入的重要任务。

四是数据备份与恢复。为了防止数据丢失、数据损坏和系统崩溃等情况，需要数据备份与恢复。数据备份可以通过设置定期自动备份或手动备份等方式实现，而数据恢复则是在数据损坏或数据丢失后恢复数据。数据备份和恢复是数据安全管理的重要部分。

五是数据安全与权限控制。数据安全是指通过各种技术手段保护数据库中的数据不被非法访问、篡改、毁坏等。在高校校史档案资源数据库中，数据安全控制包括设定访问权限、数据加密、安全审计等多种措施，保证数据的机密性和完整性。

六是查询与检索功能。查询与检索功能是用户获取校史档案资源信息的一种重要方式。高校校史档案资源数据库需要提供强大的查询与检索功能，如全文检索、多条件查询等，以满足用户对校史档案资源信息的需求。

七是数据可视化与报表生成。通过报表和图表等方式展示数据库中的数据信息是一个重要的功能。数据可视化和报表生成功能可以使用户更方便地理解和利用数据。这些功能通常可以由数据库管理系统内置的报表生成工具实现。

八是用户界面。用户界面是用户与数据库系统交互的窗口，它应提供良好的用户体验和易用性。在高校校史档案资源数据库中，用户界面需要考虑用户的使用需求和特点，提供符合用户习惯的界面设计，让用户能够更便捷地使用数据库服务。

综上所述，高校校史档案资源数据库的构成要素是多方面的，包括数据库管理系统、数据库结构、数据录入与导入、数据备份与恢复、数据安全与权限控制等，通过这些要素的有机构成，能够保证高校校史档案资源数据的有效性、安全性和易用性。

2.高校校史档案资源数据库建设的过程及实施方案

高校校史档案资源数据库建设是一个涉及多个复杂环节和多个参与方的过程，包括需求分析、资源采集、数字化处理、数据录入、数据库设计、软硬件实施等多个过程。

（1）需求分析

①收集用户需求。收集用户对高校校史档案资源数据库使用的需求和期望，包括访问校史档案资源的需求、数据查询和检索的需求、数据可视化和数据分析的需求等。②调研档案资源状况。调研当前高校的校史档案资源，了解数据的来源、种类和状态等信息，为接下来的数字化处理和数据录入提供依据。③界定数据库范围和规模。确定高校校史档案资源数据库的范围和规模，包括需要收录的数据种类和数量、数据库的应用场景等。

（2）资源采集及数字化处理

资源采集和数字化处理是高校校史档案资源数据库建设的关键环节。这个过程通常包括以下步骤：①资源选择和采集。根据需求分析，选择合适的校史档案资源，并收集，包括纸质文件、照片、音频、视频等数据。②数字化处理。通过影像扫描、录音等技术将纸质数据、照片等转化为数字格式。对数字化的数据优化处理，如图像增强、噪声消除等。③数据清洗和表结构设计。对于数字化的数据需要清洗、格式化和归纳，为进一步的数据录入和数据库设计提供基础。同时，设计表结构，将数据分类整理，并建立表间的相互关系。

（3）数据录入和数据库设计

数据录入是将数据录入并建立数据库的过程，需要有效校验和数据重复校验，确保录入的每条数据符合相关格式和要求。在数据录入的过程中，需要设计好数据库的结构和关系，确保数据可以有效管理和查询。

（4）软硬件实施

在确定数据库结构之后，需要考虑数据库选型、服务器和存储设备设施的采购、应用软件的开发、系统集成等方面的问题。在开发数据库系统时，应注意数据安全和权限控制，为数据提供全方位的保护。同时，在软硬件实施的过程中，需要确保数据备份的有效性，以免数据丢失。

（5）数据库应用与维护

在数据库开发完成后，还需要有效应用和维护。数据库维护包括对数据备份、数据恢复和数据安全等方面的实践。同时，也需要对数据库系统升级和优化，以便在日后使用中取得更好的性能。

总之，高校校史档案资源数据库建设是一个系统性工程，需要全面的考虑和规划。具体实施方案需要根据实际情况综合考虑，以满足高校校史档案资源管理的需求。

四、结语

本文研究了高校校史档案资源数据库的建设，涵盖了其必要性、可行性及建设过程。通过对现有问题的分析和对策的提出，为高校校史档案资源的保护和利用提供了指导。通过建设高校校史档案资源数据库，可以更好地保存和管理校史档案，提高信息的准确性和可访问性，并促进校史文化的传承和研究。然而，也需要注意数据库建设中存在的问题和难点，不断优化和完善数据库的功能和服务。未来的研究方向可以进一步探索高校校史档案资源数据库的应用价值和推广方式，以促进更广泛的校史研究和教育工作的发展。

参考文献：

[1]崔淑芳.大数据时代高校校史档案资源利用平台构建研究[J].档案管理，2020（1）：2.

[2]陈 敏，张 晨.高校档案馆与校史馆资源整合模式研究[J].办公自动化（办公设备与耗材），2015（04）：48-49+62.

作者单位：广西大学档案馆

作者简介：钟之华（1984—），女，汉族，广西南宁人，硕士研究生，助理研究员，研究方向：档案信息化。