关于推动县级档案馆数字化建设的几点思考

现代科技的发展促使数字化信息技术在社会各领域得到广泛应用，数字化转型一度成为人们关注的热点话题。县级档案馆由于建设规模和办馆条件有所不足，在数字化建设与转型方面面临一些挑战。县级档案馆应积极转变传统工作模式，尝试引进新载体和新技术，以此推动自身数字化建设水平的提升。基于此，本文在阐述县级档案馆数字化建设必要性的基础上，对现阶段縣级档案馆数字化建设存在的问题进行深入分析，探究助推县级档案馆数字化建设进程的有效措施，以期为我国县级档案馆的数字化转型提供一些参考。

一、县级档案馆数字化建设的必要性

档案馆是收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。县级档案馆的基本职责是根据相关标准要求，对隶属范围内有价值的档案资料进行收集、整理，并借助多样化的手段对档案资源进行开发利用，从而为人们提供相应的服务。随着信息化时代的发展，县级档案馆传统的工作模式与方法已经无法满足时代的发展趋势，应加快数字化建设进程，依托数字化手段打破时空限制，促使用户能够更便捷、更高效地运用档案资源服务。然而，档案馆数字化建设是一项系统工程，并非一朝一夕即可完成，加之存在发展制约因素，一定程度上限制了档案馆服务质量的提升，因此，推动县级档案馆数字化建设工作迫在眉睫。

（一）档案馆现代化发展的必然要求

当前，国内各行业领域都处在飞速发展的状态下，县级档案馆也不例外。在新形势下，人们对县级档案馆服务的各个方面均提出更高的要求，例如，档案资料检索和利用的便捷性等。而县级档案馆通过数字化建设能更好地满足各类用户提出的多样化需求，促使自身的管理和服务水平得到提升。可见，县级档案馆数字化建设是其现代化发展的必然要求，更是业务、管理、服务等方面的一次全面提升。

（二）实现精细化档案管理

现阶段，精细化管理作为一种新型的管理理念，已经渗透到各个领域中，各行各业都在积极做出尝试。同时，在精细化管理理念的支持下，社会大众对各领域工作的管理要求也相继提高。档案管理工作受传统理念和模式的影响，导致工作成本投入巨大，且管理过程相对粗放，难以实现精细化管理。而在推进数字化建设后，县级档案馆能够依托现代信息技术、计算机技术和数字技术开展档案管理工作，使原本的工作状况得到显著改善，进而促使县级档案馆的工作水平得到进一步提升。

（三）保障档案资源的安全

县级档案馆传统工作模式中采用的纸质档案资料极易受环境因素的影响而出现损坏，如温湿度、光照等，也可能因存储、保管不当而导致档案遗失、损毁情况的发生，对档案资源管理的安全性带来极大的影响。而在县级档案馆数字化建设过程中，多数档案资料均已完成数字化转变，在档案资料的统计、整理、查询、利用等多个方面均可应用数字化技术开展工作，无须调动纸质档案，显著提高了县级档案馆档案资源管理的安全性，为档案工作的稳定开展提供基础保障。

二、现阶段县级档案馆数字化建设存在的问题

（一）数字化建设意识有待提升

当前，部分管理人员缺乏对数字化建设工作重要性的正确认知，没有真正意识到数字化建设工作的必要性与积极作用，导致档案馆数字化建设工作和电子政务、社会信息化的同步建设存在明显脱节。无论是从县级档案馆主体角度，还是从用户角度看，都不利于县级档案馆数字化建设工作的开展。此外，部分县级档案馆认为数字化建设仅仅是对传统工作模式的改善与优化，虽然在实际工作中开展了数字化建设工作，但建设进程却长期停滞在某一点，难以从根本上实现档案管理工作的质量提升。

（二）数字化建设资金投入不足

地方相关部门十分关注当地的经济发展，但对当地的档案管理工作有所忽视，导致有关档案管理工作的资金投入不足。此外，县级档案馆数字化建设离不开大量资金的支持，加上近年来县级档案馆馆藏数量的急剧增加，想要实现全部馆藏档案的数字化建设必然需要增加大量的资金投入，数字化建设资金投入存在不足，一定程度上影响了县级档案馆数字化建设的进程。

（三）初期数字化档案质量不佳

近年来，县级档案馆数字化建设工作迅猛发展，但在数字化建设初期的摸索阶段，受规范和技术等方面的限制影响，县级档案馆档案资料的数字化转化成果目前看来并不算高。例如，在档案资料的扫描过程中，当时应用的扫描技术并不具备较高的分辨率，仅有200DPI。在现阶段，这样的标准无法满足县级档案馆数字化建设的相关规范要求，同时也无法利用现有技术对已经完成转化的档案进行分辨率优化。由此，在多重因素的综合影响下，这些不符合质量要求的早期数字化档案在一定程度上成了当前数字化建设进程中的绊脚石。

（四）档案信息化系统应用滞后

当前，我国尚未全面建成国家统一的档案信息化管理平台，也未形成一个互联互通的档案资源共享通道，在一定程度上阻碍了档案信息的全社会共享。此外，现有的档案信息化管理体系与目前大容量的网络存储、高速传输等不相适应，存在模式陈旧、功能单一、设施落后等诸多问题，不能适应当前县级档案馆信息量不断增加和工作需要的现状，亟须进行改进。

（五）对数字化服务企业监管不足

在县级档案馆数字化建设的初期，市面上能够做到数字化档案加工和整理的企业较少，县级档案馆数字化建设过程中对于档案的数字化加工服务只能逐步探索，缺少选择机会，也并未重视对数字化服务企业的监管工作。而目前，第三方的数字化加工及监理企业众多，县级档案馆在数字化加工服务方面更具有选择性，对于第三方企业的资质要求相应更高，相应监管工作也能够得到顺利开展。

三、助推县级档案馆数字化建设的有效措施

（一）转变思想观念

在推动县级档案馆数字化建设的过程中，最关键的一项举措就是要及时转变思想观念，加强对数字化建设工作的重视，明确档案管理工作应用数字化技术的重要作用。具体措施如下。

县级档案馆应建立专门的数字化建设部门，并积极争取相关主管部门的支持，在条件允许的情况下，可在相关部门的信息化工作中增加县级档案馆数字化建设工作，确保各项建设工作能够得到有效落实。同时，县级档案馆应加强对数字化建设的宣传、推广工作，依托融媒体时代的信息传播优势，借助新媒体技术和平台，加大对县级档案馆数字化建设工作的宣传力度，宣传范围不仅要覆盖档案馆内部，还要渗透到社会大众，使人们能够正确认识到数字化建设的重要作用。此外，在新思想、新理念的引领下，积极引进信息化和数字化技术，落实数字化建设专项经费，以保证县级档案馆数字化建设的实效。

（二）严格把控数字化档案的质量

严格把控数字化档案的质量是县级档案馆开展数字化建设工作的重要保障之一。首先，县级档案馆要加强对数字化服务企业选择的重视。选择过程中不仅要对企业的资质和技术能力进行考量，还要对企业的成功案例及其服务方的反馈信息进行综合分析。其次，县级档案馆要加强对数字化指标的把控。在县级档案馆数字化建设的验收过程中，需要从更长远的角度对数字化指标进行考量，根据目前实际情况以及今后发展所需，对衡量标准进行更合理的设置。例如，在档案资料扫描的分辨率方面，可以要求将分辨率提升至4000DPI。最后，县级档案馆应加强对数字化验收的把控。验收过程中应要求对数字化成果进行前期校验，可以采用软件系统分析结合人工抽检的方式，若发现问题即刻要求第三方企业及时进行整改，从而在保证数字化建设效果的同时，提升建设效率。

（三）促进档案信息化业务的升级

縣级档案馆数字化建设的有序开展离不开档案信息化业务的升级与完善。一方面，县级档案馆的馆藏档案资料主要是辖区内各单位的归档档案，还包括一部分的社会特色档案。档案信息化业务升级的第一步就是利用各类软件和平台实现馆室一体化，这便要求县级档案馆工作涉及的各部门和单位需要通力合作，以实现档案信息的资源共享，保证档案在归档过程中不会出现遗漏的情况。另一方面，县级档案馆要加强对档案安全工作的重视程度，确保档案安全。其一，县级档案馆可以采取互联网信息加密处理，对密级标准进行科学、合理的制订，依照机密、秘密、内部和公开等级别对档案密级进行划分，同时根据密级设置对相关档案使用人员赋予相应的权限，严禁无权限人员对档案信息进行访问，强化档案查阅和使用过程的安全性。其二，县级档案馆可以在线上档案管理系统中，采取杀毒软件、防火墙等防入侵系统，借助漏洞扫描技术等来确保线上档案管理系统的安全性。

（四）加快档案数字化平台建设

1.建立档案数据库

在搜集了档案资料之后，对其内容特点及形态特征进行著录、标引，实现对档案资料的预加工。而后通过输入文件的方式，将文件资料的预处理结果转换为机读资料。最终，建立健全的档案资料库，使档案资料库的工作取得更大的成效，才能更好地为使用者提供资讯服务。

2.建立网站，实现资源共享

建立档案组织（馆）网站，实现网络资源的共享。通过网络为相关部门及公众提供档案资料查询、政策法规查询、网上展览等服务，展示“两个文明”建设的成就；在网络上设立现有文献检索中心，为相关部门的信息检索工作提供全面服务，并逐渐使政府信息公开成为可能，从而为我国经济和社会的发展创造一个有利的环境。

3.加强电子文件的收集和积累

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。过去，通常仅提交纸质文档和纸质文档目录，如今，要求实现电子文档与纸质文档的存档双轨制。其不仅推动了档案馆的数字化，而且为档案馆建设提供了方便。

4.加大档案管理软件推广力度

电子文档是记录文字、图片等信息的电子文件。各个单位的电子文档，因为各种原因，所依靠的软、硬件平台并不相同，这样便很难将其整合进档案数据库。

（五）提高档案管理人员的综合素养

数字化建设在为县级档案馆工作带来新发展的同时，也带来了一定的挑战，对档案管理人员的综合素养也提出了更高的要求。在县级档案馆数字化建设的进程中，档案管理人员作为日常工作的主体，自身不仅需要具备高超的专业素养与扎实的技能水平，还需要具有创新观念和服务意识，能够将传统的被动档案管理工作转变为主动。档案管理人员还应对相关法律法规和馆内规章制度进行详细、深入的理解，且能够灵活应用于工作中，从而促进数字化建设质量的提升。同时，加强对档案管理人员和技术人员的培训也尤为重要，可以采取定期培训的方式，培训内容为互联网和信息化知识与技能，要求其能够应用所学知识高效开展各类数字化档案的收集、整理及存储工作，从而充分发挥出县级档案馆档案管理工作在整个县域经济发展中起到的重要作用。此外，县级档案馆还应加强对档案数字化专业人才的引进，通过择优录取、提高待遇等方式，吸引更多的专业人才参与到县级档案馆数字化建设工作中，以保证数字化建设中的各项工作均能保持较高的水准。在人才引进方面，县级档案馆可加强与档案管理专业院校的深度合作，实现校内人才培养和自身数字化建设的有效衔接，从而切实推动县级档案馆数字化建设的进程。

四、结语

综上所述，当前，县级档案馆用户需求表现出明显的多样化特征，传统档案管理工作模式已经无法满足现阶段用户的实际需求。因此，有必要积极推动县级档案馆的数字化建设工作，秉持高标准顺利建成数字档案馆，从而依托数字化建设实现档案信息传递的网络化、信息资源的共享化、服务范围的扩大化、资源检索的便捷化、档案利用的分层化，切实实现档案管理工作的升级转型，从而为县级档案馆的可持续发展提供更优质的服务。

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（作者简介：张学民，男，本科，承德县档案馆，中级，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）