Y 制造业企业销售与收款环节内部控制分析

沈漩

（湖南农业大学商学院，长沙 410000）

1 引言

目前，企业在发展过程中面临的内外部环境愈发复杂,市场竞争越来越激烈，相应的经营风险也急剧上升，企业的内部控制系统可以有效规避因企业经营管理活动带来的内部风险，也可以通过不断调整的风险应对措施增强企业对宏观环境变化导致的风险的抵御能力。企业内部控制由内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通和内部监督5 个要素构成，本文根据5 个要素对Y 企业内部控制现状进行分析，指出其存在的问题并提出针对性的对策建议。

2 公司概况

Y 公司于2005 年成立，注册资本为10 000 万元，公司专注于室内空气的治理，生产各种空气过滤产品及净化设备，主营产品有热回收新风机、空气净化机、环境仪等。Y 公司根据实际经营情况设置了管理部、财经部、工厂、销售中心、用户中心、市场部。具体的组织结构如图1 所示。

图1 Y 公司组织架构图

3 Y 公司销售与收款环节内部控制存在的问题

3.1 内部环境

在思想认识上，管理层内控意识淡薄。新的业务板块需要适配不同的业务流程和规则，Y 公司根据市场情况多次调整组织架构，增添了多个业务板块，管理层却忽视了新业务销售与收款相关流程和规则的配套建立，造成新业务后续管控困难。在人力资源方面，Y 公司人员流动性较大，无相关工作岗位说明书，未将销售人员经手的应收账目纳入到离职交接工作当中，造成工作断档，导致内部控制难以发挥作用。

3.2 风险评估

风险评估是实施内部控制的重要环节，有助于企业更好地理解内部和外部的环境，帮助企业识别潜在的风险，降低风险所导致的不利影响。从图1 可以看出，Y 公司没有设立专门的风险评估部门，尚未建立销售与收款风险评估机制来控制销售和收款中存在的风险，在Y 公司的文件制度当中也没有体现关于风险评估方面的内容。Y 公司大多是在风险发生之后才采取相应的措施，没有做好事前的防范，容易错过控制风险的最佳时机。

3.3 控制活动

3.3.1 销售计划制定不合理

企业对销售计划的有效控制，可以促进企业持续经营发展，明确销售方向。销售计划的制订需要结合公司自身的产能、以前年度销售计划的实现情况、销售队伍建设、市场需求、市场竞争对手等内外部因素。Y 公司每年底编制次年的年度销售计划，在编制的过程中没有充分考虑本公司的实际经营情况和市场情况，主观性较强。在年度销售计划方面，Y公司2024 年销售计划为80 000 万元，而2021-2023 年年度销售收入分别为：12 918 万元、13 153 万元、11 170 万元，平均销售收入为12 413.9 万元，具体如表1 所示。2024 年销售计划80 000 万元远远高于实际销售收入，严重脱离现实情况。在销售目标分解方面，除2024 年2 月和12 月销售订单额较上月有所下降，其余月份逐月递增，且涨幅大，其中3 月变动浮动最大，较上月上升150%，导致销售计划无法落地实施。此外，公司管理层只是向销售下达目标数字，没有形成配套的销售方案和措施，没有对销售过程监控和效果检验，年度销售计划成为一纸空文，从而无法实现企业预期目标。

表1 Y 公司2024 年销售计划 单位：万元

3.3.2 客户信用管理制度不健全

目前，Y 公司对客户信用的管理没有形成成熟的管理体系。客户信用管理工作没有专人负责，只是由销售人员来完成。在客户信用等级评定方面也同样存在欠缺，财务人员在审核赊销订单时无法把握赊销的额度和回款期限，只能将销售人员的回款保证书和领导的签字作为审核依据。实际上，领导难以真正了解赊销客户的信用情况，销售人员虽然签订了回款保证书，由于缺乏监管也没有得到执行。此外，对于已经赊销的客户没有进行后续持续的跟踪，客户的信用状况发生恶化不能及时发现和干预，导致账款无法收回。

3.3.3 授权审批制度不明确

Y 公司没有统一的授权制度，对于一些事项没有明确规定审批人和对应的权限范围，如经销商折扣、客户赊销额度、增值税发票预开、跨部门合作订单销售员提成比例的确定等，因此出现业务人员遇到上述事项不知道找谁审批的情况，直接领导也不敢签字承担相应的责任，使一项风险不大的事项最终要经过最高领导人审批才能执行。

3.3.4 销售发票开具缺乏严格控制

Y 公司财务部门只是根据客户经理提供的销售订单就开具产品销售发票，缺少与储运部门的产品发货单互相核对的过程，可能导致销售发票上的商品种类、型号或数量与实际出库的不相符。此外，Y 公司未对已开具的发票登记台账，也未定期对未开票订单进行清理，因此容易导致发票重复开具，产生税务风险。

3.3.5 应收账款管理不善

Y 公司销售渠道较多，工作繁杂，对账工作依靠手工录入对账单的方式，数据量大容易产生错误，加上业务员和财务的更换频繁，对账工作交接不清楚，应收账目混乱。Y 公司2017-2021 年期间，由于销售单价录入错误应收账款虚增562.1 万元，收入虚增497.44 万元，2022 年对已到期的服务合同继续确认收入，虚增收入279.78 万元。由于未定期与客户进行对账，也未定期对应收账款进行分析，对于已形成的差错没有及时发现，使应收账款的管理更加困难。

3.3.6 收款业务流程有待完善

目前Y 公司主要销售渠道分为3 类：直销、经销和网络销售，其中网络销售有京东、拼多多、抖音、淘宝、天猫、微信小店、亚马逊、苏宁易购。由于销售渠道较多相对应的收款方式也较多，一方面，资金安全的管控难度增加。出纳登录不同的平台下载流水账单再传递给会计人员花费的时间较长。因此，在审核销售订单安排发货时会计不能查询实时账户明细，往往依靠客户提供的银行回单或其他支付凭证作为回款的依据，难以判断该笔交易实际是否到账、是否真实。另一方面，Y 公司回款信息的维护采用手工的方式，财务人员在获取银行交易流水之后，为了搞清楚具体每笔款项的来龙去脉，通过询问同该笔收款流水相关的业务人员，然后手工登记台账记录业务属性，再分别录入不同的信息系统。这种方式准确性不高，容易出错。2023 年Y 公司无销售人员认领的到款金额达70.07 万元。

3.4 信息沟通

Y 公司信息化程度不高，员工沟通不通畅。由于Y 公司领导层对信息化建设认知程度不深，在信息化系统建设方面缺乏整体规划，导致Y 公司虽然使用了多个信息系统，但各个系统关联度不高，耗费大量资金和人力，却难以使信息发挥其最大效用。Y 公司目前主要使用的信息系统有：钉钉日常办公系统、自行开发的合同管理bis 系统、用友U8 会计信息系统、旺店通店铺管理ERP 系统，不同软件系统之间联通性低，查看原始数据需要切换不同系统才能实现，对于相同的数据信息需要在不同的系统中重复录入。销售订单、销售发票依靠手工录入，出错率高，且难以察觉。流程审批目前主要采用线下纸质的方式，审批时间长、效率低，文件的保管和查找困难，政策通知难以遍及各相关业务流程人。自行开发的信息化系统功能细节考虑不足，无法与单位实际业务情况建立有效的联系，难以满足实际业务的需求。此外，信息系统操作相关培训较少，员工对系统操作缺乏了解，不能够充分利用其功能。

3.5 内部监督

Y 公司是由集团企业全资设立的子公司，未设立独立的内部审计部门，Y 公司的内审工作主要是由集团定期指派内审人员进行内部审计，由于集团内审人员并未真正的了解子公司经营状况，仅靠几天的审计工作并不能对子公司的财务状况以及整个公司运营的情况分析透彻，难以真正给Y 公司的财务报表提供有建设性的意见，对公司的运营缺陷问题难以客观全面的进行指导，可见当前Y 公司在内部控制监督环节还待进一步改善。

4 完善Y 公司销售与收款环节内部控制的对策建议

4.1 加强内部环境建设

为了改进销售与收款内部控制，强化企业风险管理，管理层应转变思想，带头建设内部控制制度。Y 公司可以定期组织全体员工学习风险管理相关知识，培养公司员工的风险意识，使员工们在风险管理过程中有较强的参与感。另外，公司还可以通过张贴标语、制定指示牌的方式将风险意识融入企业文化。

4.2 建立销售与收款风险评估机制

Y 公司业务类型丰富、覆盖面广，所以更需要制定健全的风险评估机制防范风险。Y 公司可以设立风险管理委员会，由熟悉财务、会计、审计等专业知识，并且具备相应业务能力的人员组成，另外从外部聘用行业内风险评估专家，带领企业内控人员，针对公司的实际经营情况全面展开风险识别、风险分析工作，基于管理层对公司内外部环境的分析，设计适合的方案应对风险，减轻风险影响，提高企业的持续经营能力。

4.3 健全内部控制活动

4.3.1 科学合理地制定销售计划

企业销售计划关系到企业的整体发展，公司在制定销售计划时应结合企业运营状况和市场因素，精准匹配销售策略。Y 公司管理层应加强对销售计划的重视，可以通过设置专门的岗位或成立专项小组，结合以前年度的实际销售情况，制定销售年度计划方案，并验证销售年度计划的可行性。此外，应完善销售计划执行情况的反馈机制和销售计划的调整机制。

4.3.2 制定科学有效的客户信用分析与控制制度

首先，Y 公司应建立动态的客户信用档案，持续跟踪监控客户的信用情况，根据客户信用等级和公司信用政策拟定赊销限额和时限；其次，对于已经赊销的客户需要进行动态监控管理，避免客户赊销后突发风险未能及时知晓和处置，错失最佳干预和处置时机，对资信程度下降的客户及时采取减少发货、加强催收等预防措施，降低坏账风险。

4.3.3 构建授权审批体系

Y 公司管理层应树立正确的授权审批理念，重视授权审批制度和体系的建设。梳理各项授权审批事项，关注风险较高和重要的事项，明确授权事项的类别、范围、权限、程序和相应的责任。定期对授权运行效果进行评价，若未实现期望的目标，需要在后续不断优化、更新授权审批体系，以达到公司的各项要求。

4.3.4 严格控制销售发票的开具

Y 公司销售人员应正确、规范的填写票据开具申请单，单据获批后将订货单、发货单及发票开具申请单提交至财务部门。财务部开票人员审核销售人员提供的资料确认无误后开具销售发票，做好台账登记，并将开票资料存档保管。财务部门应定期对已开销售发票进行检查。

4.3.5 规范应收账款管理制度

Y 公司应定期与客户进行对账，加强对应收账款台账的管理。清晰界定财务部与销售部的职责范围，共同配合，组织周期性应收账款清查工作，对应收账款进行全面盘查与评估，按账龄与回款可能性进行分类，形成结果反馈给各销售部门负责人，并将应收账款纳入销售人员考核绩效当中。

4.3.6 优化收款业务流程

Y 公司应梳理现有的销售业务模式，根据实际业务的特点，选择合适的结算方式，建立自己的资金管理系统，与外部银行、网银等多方管理平台联接，实现账户信息实时查询、提高交易的实时性和方便性，保障企业资金的安全。在系统中对发货设置强制控制，对于现销的客户必须确认款项已经收到才能进行发货。此外，应增加销售订单、发货单与到款互相比对的环节，通过对账可以尽早发现问题，并及时采取措施修复，以减少或挽回企业的经济损失。

4.4 重视企业信息化建设

信息化的建设有利于加快业务流程重组，优化组织结构，有效降低成本，提高企业经济效益，加速企业发展。因此，Y 公司应当重视企业信息化建设，可以利用公司现有的技术团队，或者选择目前市面上已经成熟的针对具体公司情况设计软件的公司，深入业务调研，充分考虑系统功能与业务的匹配度，对公司各个业务流程进行重新优化，集成和改进信息系统，提高信息传递的效率，实现信息在不同部门中的共享。

4.5 完善销售与收款监督机制

设立专职内部审计岗位，制定具体的审计流程，对销售收款流程进行定期和不定期的审计，对审计检查中发现的薄弱环节，采取措施并及时纠正和完善。加大对计算机技术的投入，将计算机信息技术与审计监督相结合，利用网络系统进行实时监督，减少因人工判断带来的失误，提高审计监督工作的效率。