生命周期理论下医院电子档案高质量管理研究

摘 要：过程论认为档案是有生命周期的，从制作、使用、暂存到永久保存体现了生命周期运行的不同阶段过程。文档一体理论下，文件管理与档案管理是一个有机整体，文件管理的质量直接影响甚至决定着文书档案的质量，而文书档案管理的标准规范和要求也制约或影响着文件制作的质量。本文基于生命周期理论，从电子文件生成、捕获、保存和利用四个阶段探讨了医院电子档案高质量管理路径，对推动医院电子档案质量大提升，以高质量电子档案管理保障医疗卫生事业高质量发展具有积极的现实意义。

关键词：生命周期；电子档案；高质量管理

概述

医院文书档案作为档案事业发展的重要组成部分，要牢固树立高质量发展理念，把高质量要求落实到档案工作的每个方面和环节之中。过程理论将事物看作是从生命孕育、出生、成长、成熟、衰老、死亡的生命历程，称之为生命周期（Life Cycle，又叫全生命周期）。生命周期被分为四个阶段，分别是导入期、成长期、成熟期和衰退期。档案学上习惯将文件生命周期划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段四个阶段。从档案管理视角来看，制作和现实使用阶段为文件，而暂时保存和文件永久保存为档案。文档一体理论下，文件管理与档案管理实际是一个有机整体，文件管理的质量直接影响甚至决定着文书档案的质量，而文书档案管理的标准规范和要求也制约或影响着文件制作的质量。因此，要从生命周期为视角来推动医院文书档案质量大提升，以高质量文书档案管理保障医疗卫生事业高质量发展。

1 相关理论概述

1.1 电子文件与电子档案

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）规定，电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。从该概念可知，电子文件的形成主体是国家机构、社会组织及个人；形成依据是法定职责或处理事务；形成载体是计算机等电子设备。内容、结构及背景共同构成电子文件。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。可见，电子档案是电子文件生命周期的重要结果之一，具有凭证、查考和保存价值的电子文件才能最终成为档案。而且从生命周期理论看，还需要电子文件经历归档这一过程才能最终成为档案。

1.2 文件生命周期理论

文件生命周期理论认为文件是一个完整的生命运动过程。文件在每一阶段因其所处“生命阶段”的不同，其价值特征、保管地点、管理方式、服务对象、保管期限也存在一定差异（见表1）。

1.3 档案生命周期理论

从生命周期视角来看，档案经历了收集、整理、保管、利用、销毁等环节，在此过程中档案经历形成期、发展期、成熟期、衰退期，即档案生命周期[1]。档案生命周期包括档案运动周期和档案价值周期两部分[2]。其中档案运动周期又包括现行档案阶段、半现行档案阶段、非现行档案阶段和档案文物永久保存阶段，第四阶段并非所有档案运动都经历到的周期，具体需要根据档案價值决定着其运动的进程和归宿。档案价值周期包括现实价值阶段、史料价值阶段和文化价值阶段。档案的价值随着档案运动周期的变化而变化，档案价值周期决定和影响着档案运动进程及归宿。

1.4 文档一体化理论

目前，有关文档一体化的概念及理解不尽相同。有学者认为文档一体化实际是“文件管理与档案管理一体化”[3]；有学者认为是“文书、档案工作一体化”[4]；有学者认为是“文书、档案管理一体化”[5]；还有学者认为是“文件、档案管理一体化”[6]。仁者见仁智者见智。这些不同角度的不同理解有利于深化对文档一体化内涵及外延的深刻理解，也有助于拓宽新时代档案工作视野和思路。其实，文档一体化应该涵盖现行文件到档案的延续统一、前后衔接的过程。文档一体化立足于文件生命周期理论和档案生命周期理论基础上注重文件生命周期在不同阶段管理环节的衔接及简化。尤其在信息化时代，文档一体化注重从公文与档案管理连续性、整体性出发，按照统一标准规范进行公文处理、档案信息存储、加工、传输及整体优化，降低重复劳动，提高质量和效率。可见，文档一体化并未改变“文件—档案”原有属性，实质是生命周期过程控制。

2 生命周期理论下文书档案工作意义

2.1 深化了理论认识

从生命周期理论、档案生命周期理论，以及文档一体化理论视角来讨论和分析医院文书档案高质量管理工作，为文件管理和档案管理工作奠定了理论基础。首先从“大文件”的概念角度来分析，医院文书来自文件，而文件与档案其实质是同一事物在不同发展阶段所表现出来的内容、形态及价值的不同，属于事物在同一事物的不同发展阶段，体现了生命周期运动特性。从哲学角度来看，这一特性的根本是“同一事物”，决定了基本理论的相通；而“不同阶段”是具体特点，决定了对待同一事物的不同做法。这也就要求我们在开展医院文书档案管理时，既要把握文书前端质量控制，也要做好档案整理归档，从不同阶段均要以高质量标准要求做好文档工作。

2.2 强化了实践指导

从生命周期理论、档案生命周期为文件、档案的一体化管理提供了理论依据，也对做好医院文书档案管理具体实践具有积极的现实指导意义。从文档的本质属性来看，文件与档案二者有着内在本质联系，在不同阶段有着不同的管理要求。例如，从文种的选择，文号、主题词的确定，行文单位的草拟、核稿、签批、用印等直接决定和影响着公文的质量，而文书档案的收集、整理、编目、归档质量也影响着其管理质量及价值的发挥。公文与档案之间具备密切关系，因此，需要从文档一体化角度来抓，要把文件管理和档案管理当作一项统一的系统性工作，不能割裂二者之间的关系。使原来相互独立的，又在具体环节上重复交叉的两个管理系统，在工作制度上协调统一起来，保证文件管理和档案管理的高质量。

2.3 理论与实践更融合

近年来，随着计算机信息技术的应用和发展以及OA系统的运用，文档一体化理论与实践融合为一体文件生命周期理论在电子文件时代文档一体化管理表现的特征更为明显。突出表现在全程管理理论与前端控制的实践。首先，电子文件从其产生到销毁或转化为档案均可在计算机信息系统中完整运动完成。传统的公文起草、核稿、用印的阶段界限日趋模糊，也使院内文件和档案的联系越发明显，从这一特征来看，就需要从公文起草之初就要进行全程质量管理，每一个步骤、环节都要把高质量理念贯穿其间。其次是前端控制理念。医院办公系统OA的应用，使电子文件的前端延伸到了电子文件管理系统的设计阶段，前端控制实际就是对电子文件管理系统的设计阶段的有效控制，尽可能地把电子文件全程管理的所有要求体现在系统之中，设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。前端控制的实践意义与生命周期的全过程质量控制，二者既是理论的深化，更是实践的要求。

3 生命周期理论下医院文书档案高质量管理策略——以医院电子档案为例

新《档案法》明确提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。这就从法律上确立单轨制的现实可行性，也为文档一体化扫清技术障碍。参照ICA（国际档案理事会）《电子文件管理指南》，将电子文件划分设计、形成及保管三个阶段。从生命周期理论来看，这三个阶段是一个发展的过程，一个有机整体的过程，是一个连续、不间断的活动周期。因此，将电子文件到最终成为电子档案的运行过程划分为生成、捕获和长期保存三个阶段（见图1）[7]，并严格把控好这三个阶段中每个阶段的质量，确保医院电子档案管理整体质量再上一个新台阶。

3.1 前端：控制电子档案“生成”质量

从版式固化、文件归档到元数据方案制定，都要严格执行相关规范和标准，从前端源头控制电子档案生成或形成的质量，为医院电子档案高质量管理打下坚实基础。一是确保文件规范化。严格执行《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件存储与交换格式版式文档》的相关规定，严格把控文本、数据、图像等不同形式电子档案质量。二是确保文件完整性。按照电子文件归档范围，以及医院日常管理需要，认真查看信息系统中的电子文件，检查是否存在应归档而未归档的电子档案，或者不应归档而歸档。而且还要检查电子档案中的信息是否完整。三是确保文件标准化。基于生命周期理论，元数据见证了电子文件从其生成到各个阶段运行过程。可借鉴照片类等电子文件元数据方案，明确医院电子文件归档元数据方案。如医疗业务、文件实体元数据，以及实体关系元数据。综上，从规范、完整和标准三个层面严把电子档案前端“生成”质量关。

3.2 中端：控制电子档案“捕获”质量

从应用系统设计、数据捕获和数据“四性”检测三个方面，严把电子档案中端“捕获”质量关。一要科学设计数据“捕获”接口。选择性能优越、可扩展性应用系统，及B/C终端，按照《电子文件管理系统通用功能要求》《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式需求》等规定和要求，设置电子文件数据导入/导出软件模块，在电子文件生成系统与电子档案管理系统中设置电子数据接口，便于电子数据流动与流程衔接。二要高质量捕获电子文件及其元数据。选择高性能计算机信息系统，系统能够支持离线、在线电子文件批量接收、处理来自医院不同部门的电子文件数据，自动生成电子文件，实时进行自主登记，同步将电子档案数据存储于档案管理应用系统。三要严格检测，确保“四性”达到100%。已经捕获的数据信息及归档的电子文件还要接受“完整性、真实性、可用性、安全性”检测，检测结果要满足100%合格。

3.3 末端：控制电子档案“保存”质量

医院每年都会新增大量电子档案，这是做好末端质量控制的重要内容。要从电子档案的完整性、真实性、可用性、安全性四个方面严把保存质量关。一要搭建高质量保存平台。购买性能先进的电子档案存储软件，或者委托第三方进行系统开发，量身打造适合医院电子档案管理的应用平台，使电子档案拥有高质量存储载体。二要出台高质量标准规范。根据《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案检测一般要求》等相关规定和要求，及时出台医院电子档案管理标准及规范性文件，并做好这些文件的实时优化、更新，保持与时俱进，确保标准规范的严谨性、实用性。三要确保系统安全性。医院电子档案高质量管理面临着诸多的非传统安全因素威胁。为此，要高质量做好安全保管，实行电子档案专人专责，纳入医院中心工作部署和要求，从人防、物防和技防三个方面严把电子档案保存安全质量关。

3.4 后端：控制电子档案“保障”质量

基于生命周期理论，还需要从后端为整个电子档案生命周期高质量运行提供优质保障。一要优化体制机制。根据最新的法律法规、部门规章，以及国家标准、行业规范，持续优化医院电子档案管理体制机制。二要实化硬件软件。积极购置计算机、复印机、扫描仪、服务器、存储设备等硬件，还要引入正版应用软件，为医院电子文件归档及电子档案管理提供可靠系统保障。三要强化人财物保障。根据医院电子档案管理的现实需要，积极引入复合型人才，做好现有从业者素能提升，增加档案管理经费预算，为电子档案高质量管理提供可靠保障。

参考文献

[1]张蔚.关于完善医院档案全生命周期管理流程的思考[J].陕西档案，2023（1）：40-42.

[2]刘东斌.试论档案运动周期与档案价值周期——兼论文件生命周期理论不适合我国档案工作实际[J].档案学通讯，1999（1）：6-10.

[3]吴宝康.“文件生命周期理论”问题引起的若干思考[J].档案学通讯，1993（1）：9-12.

[4]王志才.浅谈文书、档案工作一体化问题[J].档案学研究，1996（3）：38-39.

[5]冯汉国，陈肖静.关于文书、档案管理一体化的思考[J].扬州大学学报：人文社会科学版，1991（4）：120-124.

[6]高霏.文件和档案管理一体化是现代档案事业发展的必然趋势[J].科技档案，1999（2）：25-27.

[7]刘竞一，李丰宇，李泽锋.国峰煤电电子文件全生命周期管理研究[J].管理工程师，2022（6）：36-42.

作者简介：张艳（1968— ），大学学历，枣庄市立医院副研究馆员。主要从事档案管理研究。