档案信息化建设在医院档案管理中的意义探究

摘 要：随着医疗技术的不断进步和信息化时代的到来，医院档案管理正面临着前所未有的挑战和机遇。档案信息化建设作为医院档案管理的重要组成部分，对于提高档案管理效率、保障档案安全、优化医疗服务等方面具有重要意义。文章阐述了档案信息化建设在医院档案管理中的必要性和作用，详细介绍了档案信息化建设的实施方法与技术手段，强调了档案信息化建设中存在的问题与解决对策，以期为相关研究和实践提供有益参考。

关键词：档案；信息化建设；医院档案管理；意义探究

中图分类号：G271 文献标识码：A

医院档案作为记录医院历史、服务患者的重要资料，管理质量直接关系到医疗质量和患者满意度。然而，传统的档案管理方式已经难以满足现代医疗服务的需要，档案管理面临着效率低下、安全隐患等诸多问题。随着信息技术的飞速发展，档案信息化建设成为医院档案管理的必然趋势。通过信息化手段，可以实现对档案信息的全面覆盖、动态管理、高效利用，从而提升医院档案管理水平和服务质量。

一、档案信息化建设在医院档案管理中的意义

1.提高档案管理效率

传统的医院档案管理方式依赖于手工操作，效率低下，难以满足快速发展的医疗业务需求。通过档案信息化建设，可以将档案信息数字化、电子化，实现档案的快速检索、查询及利用，从而提高档案管理效率，为医院各项业务提供更好的支持。

2.保障档案安全

档案信息化建设采用了多种安全技术手段，如加密技术、权限控制等，可以有效保障档案信息的安全。同时，电子档案的存储和使用也减少了传统纸质档案因人为损坏、自然灾害等原因造成的档案丢失或损坏的风险，确保了档案的安全性和完整性。

3.优化医疗服务

通过档案信息化建设，可以实现患者信息的共享和整合，方便医生快速了解患者的病史、诊断、治疗等情况，提高医疗服务的质量和效率。同时，医生可以利用信息化手段对患者信息展开分析和挖掘，为临床决策和治疗提供更加科学和精准的依据。

4.提高医院管理决策水平

档案信息化建设的核心是将医院的各种档案信息数字化、电子化管理，从而形成一个庞大的数据集。这些数据不仅包括患者的病历、诊断、治疗等信息，还包括医院的运营数据、财务数据等。通过对这些数据的实时收集、整理和分析，医院管理层可以获得全面、准确的数据支持，为决策提供科学依据。通过分析医院的运营数据，管理层可以了解到医院的资源使用情况，包括人力资源、医疗设备、物资储备等，有助于管理层更加合理地配置资源，优化医疗服务的流程和效率，避免资源的浪费或短缺。

5.促进医疗行业的交流与合作

传统的医院档案管理方式，由于受到物理限制，使得不同医疗机构之间的信息交流变得困难。档案信息化建设通过数字化、网络化的手段，使得医疗信息可以在不同医疗机构之间实时共享和交流，不仅方便了医生对患者的诊疗，还促进了医疗机构之间的合作与协同。对于一些复杂病例或者需要多学科联合治疗的病例，通过档案信息化建设，可以实现不同医疗机构、不同科室之间的快速信息共享和交流，有助于医生制定更加全面和精准的治疗方案，提高救治的成功率。

二、医院信息化档案管理的现状

1.信息化水平参差不齐

首先，不同医院在档案管理信息化建设投入上存在显著差异。一些大型综合性医院由于资金和技术优势，能够投入大量资源实行信息化档案管理体系的建设，包括硬件设备设施、软件系统和网络等。而中小型医院受到资金和技术的限制，往往在信息化投入上相对较少，导致信息化水平较低；其次，即使在开展档案管理信息化建设的医院，其技术应用层次也存在差异。一些医院能够充分利用信息技术手段，实现档案信息的数字化、电子化管理，并具备良好的系统功能和用户体验，有的医院可能仅实现了简单的电子化存储，未能充分利用信息技术提升档案管理效率和质量。另外，医院档案管理信息化需要具备一定的信息技术知识和技能的档案管理人员来操作和维护。然而，不同医院的档案管理人員在技能水平上存在差异，这也影响了医院档案管理信息化的推进和发展。

2.信息安全问题突出

由于医疗档案涉及大量患者的个人信息，如姓名、联系方式、病历等，这些信息一旦被非法获取或滥用，将对患者的隐私造成严重侵害。随着医院信息化程度的提高，网络攻击和病毒传播的风险也随之增加。恶意攻击者可能会利用系统漏洞，窃取或篡改档案信息，导致信息的完整性和真实性受到威胁。另外，还存在硬件故障和数据丢失风险。医院信息化档案管理依赖于各种硬件设备设施，如服务器、存储设备等。硬件故障可能导致数据丢失或系统瘫痪，影响档案的正常管理和使用。部分医院在档案管理信息化过程中，由于管理不善，如权限设置不当、操作不规范等，也可能导致信息被泄露或非法访问。

3.缺乏统一的标准和规范

目前，医院档案管理信息化缺乏统一的国家标准和行业标准。首先，各个医院根据自己的理解和实践在实施管理，导致档案管理的方式、流程和规范存在较大差异。这种不统一的标准使得不同医院之间的信息交流和共享变得困难，制约了医疗行业的协同发展；其次，由于缺乏明确的档案管理规范，医院在信息化过程中可能存在操作不规范、信息不完整或信息质量不高的问题，不仅影响了档案管理的效率和准确性，还可能导致医疗信息的失真或遗漏；最后，随着医疗技术的不断发展，新的医疗档案不断涌现。然而，缺乏统一的标准和规范，使得医院在选择和应用新的技术手段开展档案管理时缺乏明确的指导，可能导致技术应用不当或资源浪费。

4.人员素质有待提高

第一，医院档案管理信息化建设需要工作人员具备档案管理、信息技术等相关专业的知识。然而，目前部分医院的档案管理人员可能缺乏这些专业知识，导致在信息化过程中出现操作不规范、信息处理不当等问题；第二，随着信息技术的发展，医院档案管理信息化需要档案管理人员具备一定的技术操作能力，如系统操作、数据备份与恢复等。然而，部分医院的档案管理人员在技能水平上存在不足，难以胜任档案管理信息化的要求；第三，部分医院的档案管理人员对档案管理信息化的认识不足，仍停滞在传统的管理模式上。他们可能缺乏创新意识和学习动力，对新的技术和理念持有抵触态度，影响了档案管理信息化的推进和发展；第四，部分医院可能缺乏对档案管理人员开展培训和进修的支持，使得他们难以获得新的知识和技能，导致档案管理人员的素质无法得到有效提升，制约了医院档案管理信息化的进步。

5.软硬件设备设施不完善

首先，一些医院的硬件设备设施，如计算机、服务器、存储设备等可能过于陈旧，性能不足，无法满足信息化档案管理的需求，可能导致系统运行缓慢、数据存储和处理能力受限等问题；其次，医院档案管理信息化需要相应的软件系统支持，如档案管理软件、操作系统等。然而，一些医院的软件系统可能过于老旧，功能不完善，无法满足档案管理的复杂需求，可能导致档案管理效率低下、信息处理不准确等问题。另外，医院档案管理信息化还需要良好的网络通信环境，但一些医院由于网络设施不完善，通信带宽不足，导致档案信息传输速度慢、数据同步困难等问题，影响了档案信息的及时共享和交流，降低了档案管理效率。

三、提升医院档案管理信息化建设的有效策略

1.制定完善的档案管理制度

首先，医院应明确各个部门和人员的档案管理职责，确保档案的收集、整理、保管和利用等各环节都有明确的责任人，形成完整的档案管理网络；其次，可以根据医院实际情况，制定科学、合理的档案分类大纲。分类大纲应涵盖医院各个方面的档案，以便于对各类档案分类管理。然后，针对不同类型的档案，医院应建立相应的保管制度。例如，对纸质档案应定期检查、除尘、防潮等；对电子档案应定期备份、病毒查杀、数据恢复等。另外，医院应完善档案利用制度，规范档案的借阅、复制、公开等行为。同时，应加强档案保密措施，确保档案的安全；最后，医院应建立档案管理考核制度，定期对各部门和人员的档案管理情况考核。对于档案管理不到位的部门和个人，应实行相应的整改和处罚。比如，一家医院在完善档案管理制度后，各科室都能按照统一的标准规范档案管理工作。同时，医院还建立了档案管理考核制度，定期对各科室的档案管理情况实施考核。例如，在一次考核中，发现某科室存在档案分类混乱、整理不规范等严重问题，针对这些问题，医院对该科室实行了相应的整改和处罚，并加强了对该科室的档案管理培训和指导。经过一段时间的努力，该科室的档案管理水平得到了显著提高。由此可见，制定完善的档案管理制度是提升医院档案管理信息化建设的重要保障。

2.加强软硬件设备设施建设

通过加强硬件设备设施、软件系统等方面的建设，提高医院档案管理的信息化水平，为档案的收集、整理、保管和利用等各个环节提供更好的技术支持。第一，医院及时应对档案管理所需的硬件设备设施升级和更新。包括计算机、打印机、扫描仪和存储设备等，确保设备设施性能稳定、功能齐全，能够满足档案管理信息化的需求；第二，医院应引进适合自身需求的档案管理软件系统，实现档案的电子化管理。软件系统应具备档案分类、整理、保管、检索、利用等功能，并能与其他医疗管理系统实行数据交换和共享；第三，通过数字化技术，将传统纸质档案转化为数字档案，建立数字档案库，以提高档案的保存质量和利用效率，减少档案损坏和丢失的风险；第四，医院应定期对软硬件设备设施检查、维护和升级，确保设备设施的正常运行和性能优化。比如，医院在加强软硬件设备设施建设后，档案管理信息化水平得到了显著提高。医院引进了先进的档案管理软件系统，实现了档案的电子化管理。同时，还建立了数字档案库，将传统纸质档案数字化，提高了档案的保存质量和利用效率。在软硬件设备设施建设中，医院还加强了网络安全防护措施，确保档案信息的安全和保密。此外，医院还定期检查、维护和升级软硬件设备设施，确保正常运行和性能优化，有力地推动了医院档案管理信息化建设的进程。

3.加强人才培养和培训

通过加强人才队伍建设，提高档案管理人员的专业素质和技能水平，为医院档案管理信息化建设提供有力的人才保障。第一，医院在招聘档案管理人员时，应注重选拔具有相关专业背景和技能的人才，如档案管理、计算机科学、医学等专业；第二，医院应定期开展档案管理相关的培训和交流活动，包括档案管理理论、信息技术、法律法规等方面的内容。通过培训和交流，提高档案管理人员的专业素质和技能水平；第三，在人才培养和培训中，应加强档案管理人员的职业道德教育，培养他们严谨、负责、保密的工作态度；第四，医院应建立相应的激励机制，如晋升机制、奖励机制等，鼓励档案管理人员积极投身于档案管理信息化建设。比如医院在加强人才培养和培训后，档案管理人员的专业素质和技能水平得到了显著提高。医院应定期开展档案管理相关的培训和交流活动，包括档案管理理论、信息技术等方面的内容。同时，医院还加强了职业道德教育，培养档案管理人员严谨、负责、保密的工作态度。此外，医院还建立了激励机制和人才储备机制，鼓励档案管理人员积极投身于档案管理信息化建设，并为医院的档案管理信息化建设提供持续的人才支持。

4.建立档案信息共享平台

通过建立档案信息共享平台，实现医院各部门之间、医院与外部机构之间的档案信息共享和交流，提高档案的利用效率和使用价值。首先，明确档案信息共享的范围和对象，如医院各科室、临床医生、患者以及外部机构，如医保部门、科研机构等；其次，根据医院实际情况，设计和建立档案信息共享平台的架构，包括平台的硬件和软件环境、网络连接、数据存储等方面。另外，根据档案信息共享的需求，开发平台的功能模块，如档案检索、在线浏览、数据导出等，以满足不同用户的需求。此外，在建立档案信息共享平台时，应加强档案信息安全防护措施，如数据加密、权限控制、访问日志等，确保档案信息的安全和保密；最后，还要定期对档案信息共享平台评估和改进，根据用户反馈和使用情况，优化平台的功能和性能，提高档案信息共享的效率和效果。比如医院建立了档案信息共享平台，实现了医院各部门之间、医院与外部机构之间的档案信息共享和交流。该平台采用云计算技术，具有强大的数据处理能力和灵活的扩展性。同时，该平台还采用了身份认证、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全和保密。通过该平台，临床医生可以方便地查阅患者的病历资料、影像资料等信息，各科室之间可以共享行政文档、人事资料等。医院与外部机构可以开展科研合作、数据交换等，提高了医院的医疗服务质量和科研水平，也提升了医院与外部机构的合作能力。

四、结语

档案信息化建设在医院档案管理中具有深远的意义，不仅提高了档案管理效率，還为医疗服务提供了有力支持。然而，在实际操作中仍存在诸多问题，如信息孤岛、数据安全等。因此，需要进一步加强档案信息化建设的理论研究和实践探索，不断完善档案管理体制和运行机制，为医院档案管理的发展和医疗服务质量的提升做出更大的贡献。同时，也需要加强对档案信息化建设相关人员的培训和教育，提高专业素养和技术水平，以更好地适应和推动档案信息化建设的发展。

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（作者单位：临沂市中医医院）

作者简介：陈菁（1922—），女，汉族，山东临沂人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。