新形势下油田档案管理信息化建设探析

摘 要：文章探析了新形势下的油田档案管理信息化建设及其基本建设意义，并结合实际案例探索具体的信息化建设路径，包括提升重视程度、建设档案管理平台、建设数字化档案馆等，以此来形成完整的、更加先进的档案管理信息化体系，彻底解决油田企业在档案管理中的遗留问题，为油田档案室的相关管理工作提供更大的便利，执行一体化管理机制，提高管理效率，实现档案数据和信息的综合利用，发挥其价值，为油田企业创造更大的效益。

关键词：新形势；油田档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

在新形势背景下，油田企业发展迅速，其涉及的业务、发展内容呈多元化趋势，油田企业的档案管理工作开始面临更大的挑战。基于此，很多油田档案室开始着力于推进档案管理信息化建设，以期通过信息化技术、设备设施等，整合当前的各类管理手段、方式，形成档案管理合力，杜绝档案遗漏、损坏、丢失等相关问题，保证档案的完整性、即时性等，为油田企业制定相关战略提供可靠的参考，推动油田企业可持续发展。

一、新形势下油田档案管理信息化建设的意义

1.便于检索

从长远发展来说，当前很多油田的档案管理工作皆以手工为主，在需要调阅档案时，根据档案目录查找，会耗费较长时间，耽误正常使用，且同一时间只能调阅给一个人，若调阅中出现丢失、损坏，会引发更多的问题。档案管理信息化建设可以有效解决该问题，档案管理人员依靠信息化技术组合、分类检索档案，直接在线上将档案传输给申请人。

2.消除“信息孤岛”效应

部分油田档案管理部门虽然已经引入信息化设备设施及技术，但信息化程度不足，未串联各个信息管理系统，使得档案数据、参数等难以实现互联互通，引发了“信息孤島”效应，使得档案管理人员不得不花费更多的时间搜集、校对、存储档案，且易出现错漏、信息失真等问题，不利于档案管理工作稳定、高效地开展。而加强档案管理信息化建设，协同相关部门，保持档案数据信息共享，可随时校对相关数据，节约了人力、物力资源，让档案发挥出更大的作用。

3.提供高效服务

油田档案管理信息化建设可通过信息技术、设备设施实现档案提取、筛查、分类、分析、存储、使用、传递等，在相关部门需要时，直接列出档案目录或名字，即可获取相关档案信息，为其提供高效、精准的档案服务，且在一定程度上保证了档案信息的私密性，对油田企业的长远发展具有深远的意义。

二、案例分析

以某油田档案管理室档案管理信息化建设为例展开研究，已知该档案室正组织力量对当地油水井地质资料开展接收、筛查、整理、归类归档，充实企业档案库藏。经过统计得知，2022年度该企业共收集整理入库289卷3240件档案资料，2901件勘探开发单井资料已及时分发到科研所及管理区。虽然档案室在去年取得了较好的成绩，但投入的人力、物力资源也比较庞大，且暴露出了较多的问题。

首先，档案工作与各业务系统无法保持协同，进而难以确定其他部门递交的档案资料的准确性和完整度，影响了档案工作流程的顺利开展。

其次，面临较大的信息安全风险，因档案管理工作组成员大部分是一些中老年人，只掌握一些最基础的信息技术手段，在面临档案信息被私自篡改、丢失、泄露时，难以及时采取对应的解决措施，让油田企业因此蒙受损失。

最后，没有统一的油田企业档案管理平台，使得各项档案管理工作即便能顺利开展，仍处于相对分离状态，难以整合当前的信息技术、设备设施服务于一体化档案管理工作，造成档案管理效率较低，难以满足下一阶段的档案管理需求。

三、新形势下油田档案管理信息化建设途径

1.提升重视程度

提升对油田档案管理信息化建设的重视程度，为其创造更好的建设环境，是保证油田档案信息化建设取得较好成果的基础与前提。

首先，加强油田企业领导层宏观指导。油田企业领导应真正认识到档案管理信息化建设对于整个企业发展的价值，从而在战略层面予以重视，将其纳入企业的整体发展规划中，引入专业的信息化建设人员，参与企业档案信息化建设，结合油田档案管理的实际需求，丰富档案管理信息化建设手段，灵活分配各项资源、资金，创造更加良好的信息化建设局面。

其次，在制度层面予以保障。制定油田档案管理信息化建设制度，要求企业其他部门配合档案室的档案信息化建设进程。包括提供纸质与电子档案资料、协助搭建档案管理信息化框架等，形成档案信息化建设合力，共同解决信息化建设中可能面临的难题与阻碍。

2.搭建油田档案管理平台

选择适宜的软件，档案管理数据库引入高效、智能的SQL Server 2022，开发软件以.NET技术为基础，灵活应用.NET框架，简化平台搭建流程，让平台开发人员可以得到相对可靠的数据库应用程序。离线客户端决定采用Microsoft SilverLight，其作为一个跨客户平台、跨浏览器的专项技术，可以支持开发功能更加丰富的油田档案管理平台。赋予平台具有以下功能项：

（1）权限管理。不同部门登录档案管理平台被赋予不同的管理权限。其中，油田企业领导人、档案室管理者具备后台管理权限，可随时更改相关账号权限、启闭各模块功能，以此来保障档案数据安全。

（2）一站式档案管理门户。平台在识别登录人员信息后，根据其不同的角色岗位，提供个性化的岗位工作门户，档案室库房管理人员的管理门户各项功能一目了然，为其管理档案提供最大的便利。如图1

（3）档案室库房管理系统。收集存档：收集存档录入、收集存档查询；借阅利用：档案借阅、借阅审批、借阅查询、归还提醒；保管鉴定：库房信息、库房温湿度登记、库存温湿度查询、鉴定销毁、鉴定销毁查询；档案检索：智能检索、分类检索、名称检索；系统设置：档案类目、部门信息、人员信息；其他管理：外来文件、其他资料、会议文件、公司证件、规章制度。

（4）档案采集、接收。档案接收支持多种录入方式，包括系统接口对接线上获取、电子文件批量上传、数字化加工成果自动导入等，分析并处理各个渠道接收的数据，对有价值的档案排序、编号、著录、组卷等，整理完毕后移交整理库。

（5）档案统一管理。其功能项细化为档案整理（档案注入、多门类设置、多分类方式、卷／件管理）、全卷宗管理（全宗介绍、档案收集、档案整理、档案鉴定）、综合利用（档案在线浏览、效果反馈、档案编研、知识管理、复制管理、开发利用设置）等。从不同部门收集的相关档案数据，依靠平台传递至档案室档案管理中心，阅览、打印及存储档案数据。

（6）档案鉴定销毁。主要功能为无保存价值档案鉴定（涉密文件、单据票据、纸质资料、设计图等）、自动化执行销毁操作（直接销毁、进入回收站）、自定义时间范围、到期自动销毁。整个鉴定过程全部由平台负责，在平台留痕，严禁人员参与其中，以此来保证销毁工作的顺利性和私密性。

（7）档案智能化检索。基于人工智能、大数据技术实现模糊检索、条件检索、全文检索、智能检索、智能推荐和知识图谱等一站式检索，档案管理人员可通过在平台检索窗口输入档案名字或者目录直接提取对应档案。若档案管理人员不具备提取该档案的权限，可递交平台管理人员申请检阅档案，得到授权后即可查阅档案。

（8）档案统计分析。一是多源数据链接。围绕油田档案室链接多源数据，助力企业打通数据孤岛，让更多数据应用于档案室综合化管理、业务分析等；二是决策报表。档案组件化拖拽设计，专用于设计可视化程度较高的dashboard驾驶舱、大屏和移动端报表；三是统计分析模块。更新档案接收、管理、利用、保存状况，便于档案管理人员实时更新相关数据；五是其他功能。借阅统计、档案应用统计、档案室工作状况统计、年报统计等。

（9）档案自定义设置。油田企业分工明确，不同部门对档案管理平台的功能需求不同，该平台支持不同部门设置不同的档案管理功能。例如，设置档案全宗、门类、分类、元数据、档号编码、系统框架、业务流程等工作模式。

3.建设数字化档案室

建设油田数字化档案室，解决传统载体档案检索不便、管理记录混乱等问题，并简化档案入库、上架、出库、移库、盘点等日常操作。

（1）网络环境建设。专用内部网，负责档案馆藏数字化，收集档案加工、存储、发布日常信息，支持常规化办公等。公众网向油田企业一线员工提供档案查询、浏览服务、档案日常数据维护等。

（2）硬件基础设备设施建设。档案输入设备设施，负责将油田档案室收集的各类纸质档案转化为电子版，包括数码摄影机、数码相机、音频视频数字化设备设施、彩色胶片扫描仪、缩微胶片扫描仪、快速扫描仪、大幅面扫描仪、平板A3、A4扫描仪等；输出设备设施，如A4喷墨打印机、A3彩色激光打印机、大幅面彩色喷墨打印机、视频输出设备等；网络设备设施，如计算机、高性能服务器、配线柜、光端设备、高速MODEM、防火墙、路由器、高速交换机等；存储设备设施，如磁带、磁盘、光盘、NAS存储器、SAN存储器、移动硬盘、计算机硬盘。

（3）软件基础设备设施建设包括两种类型，一是系统软件，如操作系统、数据通信程序、数据库管理程序、语言翻译程序、调试程序、监控管理程序。其中，操作系统为核心，应遵循维护方便、使用可靠、节省等原则；二是应用软件，包括财会管理软件、人事管理软件、档案管理软件、业务管理软件等。

（4）数字档案馆标准体系建设。包括管理制度、文件分类、文件整理、标签标明、特殊文件加密等。流程规范：档案接收、档案整理（档案排序、档案编号、档案拆装、档案修复、列出档案清理表单）、档案目录着录（案卷目录、卷内目录，列明档案年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名等）、档案扫描规范与分工。数据标准按照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《国有企业文件材料归档办法》《工业企业档案分类试行规则》等文件确定档案标准；技术标准：多媒体信息压缩技术、视音频捕捉技术、光学字符识别技术、文字图像扫描技术等。

（5）数字档案资源建设。包括档案数字化加工，如纸质档案、微缩胶片、录音录像等。油田业务系统归档接口，如办公自动化系统、人力资源系统、业务或者产品系统、社交软件、门户网站、财务会计系统、公务邮件系统等；专题数据库建设，如勘探生产数据库、物探数据库、完井报表数据库、油井质量与安全事故专题库、油田技术项目与成果专题数据库、油田产品与专项业务专题数据库、油田设备仪器与在建项目数据库、油田相关政策法规专题数据库、会议专题档案数据库、人物档案专题数据库。

（6）安全保密体系建设。数字化管理系统安全包括系统日志记录数字化系统每日配置操作，业务管理日志记录油田档案维护操作（查、改、删、增），档案利用日志记录档案利用情况。权限管理：控制方式，如临时权限、默认权限、规则权限；控制程度：控制档案资源，确定档案可浏览、下载范围；系统支持：系统管理员、安全管理员和安全审计员的“三员分立”；接口安全：接口认证、采用安全的传输协议、电子文件“四性”检测；传输安全：档案加密、断点续传；存储安全：档案数据存储加密、介質空间预警、文件格式控制。

4.信息化人才培养

油田档案信息化建设离不开专业人才的支持，应注重信息化人才培养，主要体现在以下几方面。

（1）引入外部专业人才。倾注更多的资金引入专业的信息化人才，壮大企业整体的信息化建设力量，并在企业内部起到以点带面的作用，逐步提升档案室管理人员的管理能力。

（2）长效化培训。要求所有进入档案室的管理人员在进入岗位前，经过系统化培训，对油田档案管理、信息技术等有足够的了解，能迅速适应档案室的信息化管理环境。此外，应制定每月培训的机制，执行长效化培训策略，确保档案室管理人员具备先进的档案管理意识，掌握最新的档案管理技术，以此来更好地完成岗位任务。

四、结束语

综上所述，文章基于新形势背景下油田档案管理信息化建设展开综合论述与分析，在给予其足够重视的情况下，明确各项建设措施在实际落实中的具体反馈，注重总结经验、记录不足，从而在新时期的发展中持续深化油田档案管理信息化建设策略，提高档案管理信息化水平，减少管理环节，降低管理难度，创造更大的收益。

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（作者单位：延长油田股份有限公司宝塔采油厂档案室）

作者简介：马娜（1980—），女，汉族，陕西延安人，专科，助理馆员，研究方向：档案管理。