新形势下计划生育档案管理工作的新思路

盛平梅

摘 要：文章从县级计划生育档案管理工作角度出发，结合实际工作经验，站在新形势的角度，对计划生育档案管理工作展开全方位的深入思考。首先，从理论与实践融合的角度对计划生育档案管理实践的要点展开思考和总结，在管理标准化、信息化和规范化等方面思考和延伸；其次，从政策制定、提高整体领域管理水平、服务质量以及工作效率体系建设等方面开展更加系统全面的归纳总结；最后，针对新形势下的新要求提出完善计划生育档案管理工作思路的关键措施，希望能够从加强档案管理的顶层设计、强化信息化建设和优化档案管理流程等方面为广大行业工作者带来参考和帮助，在社会发展中与时俱进，努力跟上新形势、新目标需要，实现一整套适合计划生育档案管理工作的新思路。

关键词：计划生育；档案管理；新思路；计划生育协会

中图分类号：G271 文献标识码：A

作为我国一项重要的国策，计划生育不仅对亿万家庭的幸福起到了直接的影响作用，还是国家繁荣与昌盛、长治与久安的重要措施，在日新月异的人口控制调整工作中，更是发挥了不可替代的指导作用。作为基层计划生育管理机构，县计划生育协会在贯彻和落实政策、全心全意解决群众在实际生活中所遇到的一些“疑难杂症”发挥着重要作用。其中，计划生育档案管理工作对有针对性地提高管理水平、延伸现有工作效果和维护群众基本权益更是起到了至关重要的作用。一方面，县计划生育协会作为基层组织，承担着大量繁重的日常工作，包括宣传教育、技术服务、政策落实和监督管理等，成为助力档案管理工作的“金钥匙”，不仅涉及生育许可到避孕节育措施的实施，还囊括了优生优育咨询和指导等项目。因此，在与时俱进的发展中，档案管理工作质量也将会直接影响整个计生领域的工作水平。另一方面，新形势下的社会发展和进步，还为计生档案管理工作提供了诸多挑战。计生工作者以及管理团队不仅要跟上信息技术发展水平，在用好、用活数字网络化体系中，还要充分结合实际打造个性化的数字化档案库体系架构，在全方位、多角度、全操作中拥有档案信息的快速查找，真正提高现有基层档案管理工作效率，从更加精细化和个性化的角度满足群众的需求和期望，为人们带来精准的社会服务体验。

一、计生档案管理工作创新发展作用

1.为贯彻政策提供依据

通过对大量的计划生育档案信息整理和分析，广大基层工作者要以理论为基础，全面挖掘计生档案工作中的各种问题，并结合人民群众实际诉求打造更加系统、有效和便于执行的政策。特别是在全新的档案信息整合中，一方面，要对相关的档案数据展开细化分析，特别是对一些特定群体或地区的生育意愿、生育水平、避孕节育措施实施情况等方面深入了解；另一方面，则是要从实践应用中更好地利用这些数据和信息，最大程度上为省、市、县一级的决策者制定更加符合实际情况和满足群众需求的政策提供翔实的数据依据。

2.提高整体工作管理水平

通过数字化计划生育档案库以及智能档案软件应用，在全面实现档案信息的快捷查询中，从智能化、数字化与信息化管理中，有针对性地减少一些不必要的人力成本，从全面提高现有计划生育档案管理工作效能中，营造各种信息资源的交流和共享。对于基层计生档案管理相关机构来说，应该能够在有针对性的整合中拉近各个部门、各个环节之间的协作沟通，并在不断创新的信息技术中有系统、有效率、有计划地完成计生档案信息多级互动和共享，让不同部门、不同机构可以最大限度地上发挥自身优势，为提高整个计生档案管理水平献出一份力。

3.为群众提供更好的服务

新形势下，构建计生档案管理体系，还要不断创新思维体系，从与时俱进的角度对相关信息资源展开科学整理和分析，不断深入分析、记录和剖析人民群众的基础需求和迫切期望，在精准的个性化体系服务构建中不断发挥档案管理的作用。例如，针对不同群体生育需求，在制定相关生育水平时就要调查分析相关的计划生育档案数据，并以个性化的生育指导为其提供更多的服务支持，通过信息技术的应用更好地实现与群众的互动交流，从“我为群众办实事”的角度来提高整体服务质量和群众满意度。例如，可以通过数字化档案库的建设和使用，借助云数据和触摸屏幕的方式为群众提供更加便捷的查询和服务渠道，不断提升档案服务质量。

二、现有计划生育档案管理中存在的不足

1.缺乏完善制度

目前在计划生育档案管理工作中，还存在有管理制度不够健全与完善的问题，对计划生育档案的管理和应用流程没有开展规范化管理，档案管理工作的随意性比较大，容易出现一系列的档案管理问题，影响到计划生育档案价值的发挥。此外，在现有计生档案管理工作中，并没有严格落实责任制度，部分计生档案管理人员的责任意识淡薄，在档案管理工作中的公共积极性不足，也没有遵循相关制度规范约束自身的档案管理问题，计生档案管理水平难以得到有效提升，这也是目前计生档案管理工作所面临的重要问题。

2.档案管理人员素质不足

在新形势下开展计生档案管理工作，所面临的档案管理问题也朝着复杂化的趋势发展。再加上现有档案管理模式的转变，对档案管理人员的综合能力提出了更高的要求。但是目前我国很多部分的计生档案管理队伍还存在人员老化严重以及专业技能欠缺的问题，无法熟练应用一些先进管理技术与管理经验开展档案管理工作，计生档案管理质量无法得到保障。比如部分档案管理人员的信息化素养不足，无法熟练应用计算机技术开展档案管理工作。再加上相关单位对档案管理人员技术培训工作的重视力度不足，也不注重优秀人才的引进，在没有完善人员管理与培训制度下，难以形成一支高素质的档案管理队伍，影响计生档案管理工作的开展效果。

三、新形势下计划生育档案管理工作的新思路研究

1.计生档案新思路推进要点

（1）管理的标准化

在计生档案工作推进过程中，一是要从制定标准化的档案管理体系来开展全方位、高效率的工作。在实践的过程中不仅要从制定统一的分类、整理、保存等标准和规范入手，还要确保档案管理工作始終遵循科学、合理和规范原则，对档案借阅、转移和销毁等环节实施标准化管理，从把控关键要点的过程中确保各项工作流程清晰、有序，以实现档案管理的标准规范化目标。在实践应用中，为了能够突出档案的标准化管理，还要从关注档案工作计划性和前瞻性入手，从制订年度工作计划、半年度工作计划方面实施长远发展规划，确保每一名从业者都能够明确档案管理工作的目标和方向，保证计生档案管理工作实现长效、有序推进。

（2）管理的信息化

在信息科技与AI技术迅猛发展的时代，我国的计生档案管理工作更要努力从传统工作模式中挣脱出来，借助智能化、数字化技术，打造属于本领域的工作要点。一方面，要建立数字化档案库、科学运用各种档案软件，实现档案信息的快速统计与分析，力争在“数秒”中更好地提升现有工作质量；另一方面，要建立更加便于识别的数字档案库，开始扫描复印、拍照传统计生档案中重要的纸质档案实现数字化转换。在这种细化管理的作用下，不仅能够更好地实现档案信息的永久保管，还可以从实践输出，拥有更加立体的服务体系。发挥数字化档案库信息检索优势，结合用户提出的关键词、主题、时间和用户名等信息展开搜索，让广大查询者都可以迅速获取所需资源。同时，使用各种专业档案管理软件更好地展示档案信息智能化录入、整理、分类、查询和统计等操作优势，让更多的人感受计划生育档案管理工作信息化和智能化的发展优势。

（3）管理的规范化

为了确保计生档案内容的完整、准确，在应用中还要对相关档案审核流程开展科学的管理与规范处理，特别是在各类计生档案信息管理过程中，要严格审核校对，以此来保证计生信息的翔实、可靠。同时，从提升档案从业人员专业素养角度，打造有针对性的专业培训模式，包括计生档案管理基础知识、人机操作技能创新以及网络信息安全等内容，有针对性地调整、完善培训模式，实现高质量的体系构建。

2.新形势下计生档案管理新思路研究

（1）加强计生档案管理顶层设计

首先，在加强档案管理顶层设计的过程中，县计划生育协会一定要从实际出发不断完善更加科学、合理的标准，从充分考虑计划生育政策的实施情况、人口结构的变化以及社会发展的需求等因素的同时，还应深度研究相关政策文件和调研工作、了解当前的政策导向和发展趋势，不断结合实际诉求打造适合实际管理的系统标准，涵盖档案管理不同内容角度，做好差异化的系统延伸，以更加科学、系统、有效的模式确保整个计生档案管理工作有条不紊地推进；其次，在开展档案管理顶层设计过程中还要明确不同工作岗位的职责差异化目标。特别是对于县计划生育协会而言更是要结合自身工作特点，明确具体的工作职责。例如，可以通过设立专门的档案管理岗位，完善计生档案的收集、整理和存储工作；还要发挥专业信息化建设部门的优势，确保可以实时维护计生档案管理信息化系统，不断提高计划生育档案管理工作的专业化和高效化。此外，还需要加强计生档案部门与其他部门的沟通协调，通过积极与计划生育协会、卫生健康部门、政府相关部门之间的沟通，加强信息共享和协同工作、形成合力，共同推进档案管理工作。例如，可以建立档案管理工作的联席会议制度，每季度召开主题研讨会议，研究解决档案管理工作中的问题和难题；最后，还要以标准化、系统化的档案管理平台为依托，完善相关的管理模式、流程以及制度，确保计生档案管理工作规范化、程序化开展。此外，还应加强信息化建设，要从提高档案管理工作效率、质量入手，一定要通过“请进来、走出去”的方式，引进更新信息技术，从打造电子化档案系统、完善云数据存储以及智能化检索体系中，实现整体工作效能的提升，全力为计划生育档案管理工作提供有力支撑，在保障人口和计划生育政策落实中推动社会发展与进步。

（2）加强信息化建设和优化档案管理流程

首先，县计划生育协会要积极引进先进的档案管理软件以及相关数字化技术手段，在更加便捷的操作界面和强大的功能中，实现档案信息的快速检索和分析。一方面，要结合计划生育档案的应用特点来建立电子化档案库，实现档案信息电子化存储管理，节约存储空间，并安全管理，体现出在个性化的服务支持下计生档案工作的特点；另一方面，要从工作实际需要入手，优化档案管理流程，如要通过数字化档案库的建设和使用为群众提供更加便捷的查询和服务渠道，引导并鼓励群众通过线上平台查询档案信息，避免多次到现场办理业务，减少群众办事的烦琐程度，提高整体的服务效率和满意度。同时，数字化档案库的构建还要从不断提供精准的数据分析出发，在统计功能的作用下帮助协会更好地了解人口信息和计划生育情况，为决策提供科学依据。

其次，为了保障信息安全，县计划生育协会还要从网络安全防护工作入手，采取一系列必要措施来保护计生档案信息的安全。例如，可以加强网络防火墙的设置来限制非授权人员的访问，还可以根据实际需要，从加强系统软件安全更新和升级角度，随时修补系统中所存在的各种漏洞。

最后，还要定期组织员工的网络安全教育和培训，增强他们的安全意识和应对能力，有效防止档案信息被泄露和攻击等问题的发生，最大限度地上保护计划生育档案信息的安全，更好地适应新形势的要求。

（3）提高工作人员专业素养和责任心

一是强调领域专项培训。根据计生档案管理工作从业水平和综合素养要求有针对性地的开展培训。首先，通过开展档案管理理论知识和实践操作培训，让每名工作人员都能够深度理解和掌握计生档案管理工作體系构建，以档案管理基本原理、档案分类与归档方法、电子档案管理技术等课程为基础，在开展有针对性的专业系统培训，不断提高其学习能力，以此来保证每一位从业者都能够在瞬息万变的档案管理工作中，实现个人综合素养和业务水平的提高。另外，还要结合培训内容展开有针对性的讨论，根据实际工作需要构建不同主题、不同内容的学习讨论群，在分享中实现专业能力的提升。

二是要加强从业者的职业道德教育。培养计划生育档案管理工作人员的责任意识和敬业精神至关重要，不仅要组织有针对性的职业道德教育培训活动，以此为契机加强相关从业者的职业操守学习。此外，在日常的职业道德操守培训中，还要从关注档案管理工作重要性、档案工作人员的职责和义务以及保密、诚信原则等方面入手，全心全意为人民服务，使更多的计生档案管理人员在学习中树立正确的职业观念和服务理念，增强计生档案管理人员的使命感。

三是要结合实际工作需要，建立健全相关的工作考核机制和激励机制。激励广大一线计划生育档案管理人员能够有目标、有措施，提高其专业素养和责任心。例如，可通过每年举办一次的评优奖励模式，以民主投票等方式来考核，还可以从工作创新、“我为群众办实事”“技术比武练兵赛”等活动中，为员工晋升提供机会，在全体工作人员范围内打造一种“比学赶帮超”的竞争氛围。同时，各级档案管理机构还要结合实际情况，对计划生育档案管理工作中表现突出的人员给予物质和精神上的奖励。对于一些顽固、落后、不思进取的工作人员，主管领导也要及时谈话提醒，帮助其寻找、解决工作中所存在的问题与不足之处，并提供良好的工作环境和工作待遇，使其充分发挥自身能力和工作潜力。

四、总结

综上所述，新形势下的计生档案管理一定要在发展中创新，以此来适应时代的需要。特别是对于县计划生育协会而言，更是要从多方面入手，在加强档案顶层设计、强化信息化建设、优化档案管理流程等方面下功夫，与时俱进，不断创新，以不断提高工作人员专业素养和责任心为前提，加强相关部门的合作与交流，共同推动计划生育档案管理工作创新开展，为计生领域发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王晓冬.计划生育档案管理实践应用与信息建设创新——以XX县计划生育服务站档案管理工作实践为案例[J].中国计划生育学杂志，2019，23（6）：47-49.

[2]赵丽华.计划生育档案管理信息化管理体系构建[J].社会生育研究，2019，25（4）：29-31.

[3]陈建波.计划生育档案管理的优化策略与创新设计[J].医学信息学杂志，2018，39（2）：37-39.

（作者单位：日照市莒县计划生育协会）