ORTCC模型应用下的人事档案精细化管理路径研究

摘 要：近年来，国家加大了医疗卫生体制改革，医疗卫生事业发展取得显著成果。在医疗机构发展壮大的过程中，产生了大量、不同类型的人事档案，利用先进的管理理念，助力人事档案管理提档升级具有积极的现实意义。本文以ORTCC模型应用为例，从医院人事档案精细化管理目标、规则、训练、考核和文化等五个方面，探讨了医院人事档案精细化管理的具体内容和实施措施，丰富了医院人事档案精细化管理理论，为医院人事档案精细化管理积累了丰富的实践经验，促进了医院人力资源优化配置，保障了职工权益，推动进医院管理水平迈向新台阶。

关键词：ORTCC模型；人事档案；精细化管理

概述

2023年7月，国家卫生健康、人社部、国家医保局、财政部、国家发改委联合印发《深化医药卫生体制改革2023年下半年重点工作任务》，包括“发展壮大医疗卫生队伍”在内共6个方面20条具体任务。以《任务》为指导，为更好推进医疗卫生体制改革，精细化管理成为推动各项改革取得实效的重要手段。随着医疗卫生体制改革的深入，作为医院人事管理的重要组成部分的人事档案，迫切需要转变传统的粗放式管理模式，将精细化管理贯穿于人事档案管理的每一个环节，切实提升人事档案管理质量和效率。

南昌大学第一附属医院成立于1939年，是集医疗、教学、科研、预防、保健、康养于一体的三甲医院，拥有12个国家临床重点专科、16个省临床重点专科、28个省医学领先学科。现有医疗卫生职工7100余人，其中高级职称956人，博士766人，国家级人才6人。医疗技术服务推广覆盖全国26个省/直辖市200余家医疗机构。为助力做好医院改革需要，推动医院高质量发展，医院先后出台了《南昌大学第一附属医院人事异动管理办法》《高层次人才引进办法》《编外人员招聘规定》等，为医院可持续发展提供了丰富的人才支撑和保障。在此过程中，产生了大量、不同类型的人事档案，积极研究人事档案精细化管理路径和方法，有利于医院人力资源优化配置、保障职工权益、促进医院管理水平迈上新台阶。

精细化管理需要建立一套完整、科学的管理体系，既要有精细化管理目标，也要有精细化管理规则，还要有精细化管理的结果考核，并最终形成精细化管理文化。ORTCC模型由Objective（目标）、Rules（规则）、Training（训练）、Check（考核）、Culture（文化）五个部分组成。ORTCC模型是精细化管理的基础和核心，涵盖了各环节管理要素，五个方面缺一不可，彼此关联、互相促进，构成一个完整系统，为实现精细化管理提供科学的方法和工具。ORTCC模型被广泛应用于医疗、教育、文化、服务、档案等各个行业领域，有力促进了行业管理水平。本文基于ORTCC模型理论，探讨该模型应用于医院人事档案精细化管理内容、方法及路径，具有积极的现实指导意义。

1.路径一 目标（Objective）：确立医院人事档案管理目标

医院人事档案精细化管理，首要是制定明确、具体、可衡量的目标，以便人事档案管理工作有的放矢。目标管理强调“激发职工对工作的热情，自觉提高和发挥自己的才干，积极努力按照工作目标做好本职工作。相互协调配合为目标的完成贡献力量”[1]。一是目标要求。确立人事档案管理目标，能够让职工为实现这一目标而共同奋斗。因此，人事档案管理目标的确立应满足民主性、激励性、考核性要求。所谓民主性，就是人事档案管理部门内部、部门与档案材料形成部门、经常查档的部门之间充分沟通，听取意见建议，使形成的目标成为全院共同的目标，增强自觉实现人事档案管理目标责任感与使命感。激励性就是要求人事档案管理目标的制定高度、难度、复杂程度要适中，能够在目标实现中激發内生动力。所谓考核性，就是要求人事档案目标的设定具有可量化的指标，如人事档案归档率、人事档案数字化“四性”达标率。二是具体目标。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》《中华人民共和国档案法》《关于深化卫生专业技术人员职称制度改革的指导意见》等文件精神以及医院医疗卫生事业发展实际需要，将新时代医院人事档案管理的目标定位为三个层级：第一层级目标是严格《干部人事档案工作条例》，实现医院人事档案工作科学化、制度化、规范化。第二层级目标是发挥人事档案在建设高素质专业化医疗队伍中的重要作用。第三层级目标是为医疗卫生事业高质量发展提供可堪重任的专业卫生及行政管理人才支撑。三是目标实施。人事档案管理目标一经确定和分解，就要围绕目标、赋予的责任、授予的权力，寻找适宜的实施路径。具体来说，就是要严格执行人事档案管理各项法律、法规、规范、标准和要求，并在实施过程中不断进行检查与控制，借助5W1H理论，围绕第一层级目标把好人事档案材料入口关、内容审核关、利用安全关等。

2.路径二 规则（Rules）：健全医院人事档案管理规则

医院人事档案精细化管理，要求医院制定完善、细致且可操作性的人事档案管理制度、流程，确保人事档案管理各项工作规范、有序、高效开展。实现精细化管理的重要手段是订立制度、明确职责、规范流程[2]。具体来说，既要制定人事档案管理岗位制度，也要制定人事档案管理法规性制度。首先是压实责任。医院高度重视人事档案精细化管理工作，成立人事档案管理领导小组，研究制定人事档案管理方案以及人事档案管理规章制度。其次是完善制度。主要是完善档案管理岗位制度和人事档案管理法规制度。前者主要有《人事档案管理人员职责》《档案库房管理制度》《人事档案安全保密制度》等。后者主要有《人事档案材料收集制度》《人事档案材料收集补充制度》《人事档案材料鉴别归档整理制度》《人事档案转递制度》《人事档案查（借）阅制度》等，这些规章制度使人事档案管理岗位及具体业务管理制度化、标准化。再次是制度落实。根据已经出台的各项规章和要求，把制度内容转化为精细化管理的具体实践。例如，人事档案精细化转递工作。医院会有一部分人因各种原因离职，离职时就需要解决好人事档案转递。为做好精细化转递，应严格落实《人事档案转递制度》，人事档案转递要求“内容真实准确、材料齐全完整”，并在“2个月内完成转递”，转递渠道应选择“机要交通”或“专人送取”等形式，坚持档随人走，严禁人档分离，转递逾期1个月未收到回执应主动发函或电话询问，防止丢失。

3.路径三 训练（Training）：加强医院人事档案管理培训

医院人事档案精细化管理，需要组织医院职工开展人事档案业务知识尤其是相关管理规章制度的业务培训，加强人事档案业务知识方面的培训和教育，提高职工尤其是档案管理人员熟练掌握人事档案管理知识技能，更好地胜任本职工作。一般选择业务培训会、新入职业务培训或档案宣传月、归档月组织开展，精心备课，选择专家授课。首先是明确人事档案精细化内涵。通过培训，让参加培训的档案工作者或其他人员明白人事档案精细化的内涵以及精、准、细、严的精细化管理特征，对人事档案精细化管理有初步的了解。其次是认识人事档案精细化的意义。通过业务知识培训，尤其是规章制度等业务知识培训，明白精细化管理在人事档案管理中的重大意义，增强自觉执行精细化管理的思想自觉和行动自觉。再次是掌握人事档案精细化内容。通过业务培训，重点要让参训人员尤其是人事档案工作人员掌握人事档案精细化管理的内容：人事档案精细化操作、控制、核算、分析和规划。做到人事档案收集、归档、转递每一个行为都有规范、要求；按计划、审核、执行和回顾控制人事档案管理中每一个业务流程；核算人事档案管理条件及承担的任务，选择最优方案；利用计算机信息技术、人事档案管理软件等现代化手段，精细分析人事档案管理存在的问题，及时予以纠正；并针对医院发展及人事状况，做好精细规划，最终的目标就是要达到人事档案管理组织专业化、方式标准化、管理制度化、人员职业化，将传统的“粗放式”人事档案管理进行精耕细作，达到“精细化”。最后是执行人事档案精细化制度。通过人事档案精细化业务知识培训，让参训人员切实增强细节、服务、规则和系统意识，并立足人事档案管理专业、精细化量化两大基础，落实人事档案管理岗位制度和法规制度。

4.路径四 考核（Check）：严格医院人事档案管理考核

医院人事档案精细化管理还要求医院围绕人事档案管理目标的实现建立起一套科学、合理的检查、考核体系，以考核结果检验工作成效，确保人事档案管理内容和要求按时、按质、按量完成，并在考核中及时发现问题、解决问题，实现人事档案管理目标。医院人事档案管理部门要从医院发展战略出发建立部门级、岗位级KPI指标（关键绩效指标），具体流程如图1。

首先是将医院人事档案管理作为医院绩效指标，对人事档案管理情况进行考核；其次是将人事档案归档完整性、及时性作为考核指标，纳入部门或科室考核细则，按年度或季度进行考核。再次是把人事档案资料收集、整理、归档、转递、著录、统计、销毁等是否满足人事档案管理要求作为档案室考核指标，按月或季进行考核，通过不同类型、层级的考核，确保人事档案管理精细化规范有序，各项要求落到实处[3]。最后，还要持续加强内部管控。例如，设定档案室履职、服务、安全等关键绩效指标（见表1），对人事档案管理全流程进行定量与定性相结合的精细化考核，根据考核情况及时提出修正意见，并把问题反馈，做到举一反三，持续改进，防止类似问题再次发生。还要把人事档案管理绩效的具体指标精细化分解至人事档案管理各岗位，把人事档案工作全过程、各环节纳入考核内容，按月、季、半年、年度进行考核，考核结果与部门、处室及个人绩效奖惩挂钩，从而使医院战略指标KPI与部门或科室KPI、个人KPI实行“三联挂”，促进人事档案精细化管理各项要求落到实处。

医院人事档案精细化管理还要求医院树立良好的管理、服务文化，增强职工责任意识和质量意识，形成遵守人事档案管理的浓厚氛围。在整个ORTCC管理体系中，塑造文化体系是支撑，是一种隐性规则[4]，它与显性规则（管理规则）相配合，从而提高整体管理水平[5]。人事档案是人力资源管理过程中产生的，不仅蕴含着丰富的人力资源信息，也展现了人力资源管理方式方法，是医院集体智慧的结晶，也是一笔宝贵的精神财富，是重要的文化资源。因此，要把人事档案管理看作是医院高质量发展的一项软实力，并建立相应的考核硬性指标，要高度注重医院内部人事档案管理文化建设，将人事档案管理文化作为医院文化的重要组成部分[6]。具体来说，包括人事档案管理制度文化、精神文化、物质文化、行为文化。制度文化让职工了解医院包括人事档案管理在内的各项业务均照章办事，依法依规执行。总结宣传和推广人事档案管理工作人员执着敬业、甘于平凡的奉献精神，凝练为全院的精神文化内涵。人事档案管理的重要设施设备的变迁展现了医院筚路蓝缕的发展历程，也是医院文化的重要组成部分。此外，严谨、细致等行为特质也是学习的重要内容。总之，通过文化的塑造，尤其是精细化管理文化的塑造，使全院职工重视人事档案管理工作，并把支持和落实人事档案管理各项规章制度内化为思想自觉、外化为行为自觉[7]。

结语

精细化管理是一种过程质量控制和改善的管理技术、哲学、系统、工具，通过管理规则的系统化、精细化，使组织管理各单位精确、协同和高效运行[8]。综上，在新一轮深化医疗卫生体制改革的背景下，传统人事档案管理工作面临诸多挑战，需要与时俱进，转变理念，从现代管理学中汲取营养，运用精细化管理创新提升人事档案管理工作效率，不断推动公立医院高效运行，助力高质量发展，确保为老百姓提供优质高效的医疗服务，使人民群众在医药卫生体制改革中获得更多红利。

参考文献

[1]刘珍.目标化管理是人事档案管理的保障[J].甘肃科技，2000（5）：74.

[2]于婧.深化医药卫生体制改革背景下医院人事档案精细化管理的探索[J].河北企业，2023（5）：75-77.

[3]陕西法土特汽车传动集团公司.精细化绩效考核体制 档案管理水平持续提升[J].陕西档案，2010（6）9-11.

[4]孙国玲，徐一凡.基于精细化管理ORTCC模式的眼科学科学学位硕士研究生培养流程管理[J].现代医院，2016（7）：1054-1056，1060.

[5]孙国玲，李越，徐一凡.基于精细化管理ORTCC模式的医院文化建设模式探讨[J].继续医学教育，2018（3）：95-98.

[6]吴宏彪，赵辉.精细化管理持续改善[M].北京：北京理工大学出版社，2013：55-218.

[7]孙作丽.医院人事档案精细化管理措施探究[J].兰台内外，2023（11）：61-63.

[8]趙莹.人事档案精细化管理探讨[J].兰台内外，2023（15）：62-63，66.

作者简介：刘苡（1975—），女，大专学历，南昌大学第一附属医院馆员。主要从事干部人事档案管理、档案管理研究。