单套制视角下会计档案信息化管理现状及改进策略研究

摘 要：由于科学技术的进一步发展，大数据、人工智能、区块链等技术逐步应用于各行各业中，档案行业也是如此。随着进入信息化时代，传统模式下的纸质档案管理模式已经落伍，取而代之的是电子档案信息化管理模式，档案数字资源已成为主流。本文围绕单套制视角下会计档案信息化管理现状及改进策略进行深入研究，针对当前工作存在的各类问题提出可行性较强的解决方法，使会计档案信息化管理满足信息化发展趋势，得以更加高效、科学地开展相关工作，以供参考。

关键词：单套制；会计档案；信息化管理；改进策略

会计档案作为各行政部门、企事业单位各种经济活动最原始的记录，是参与决策的重要参考。随着新时代电子商务经济的逐渐普及，数字经济已成为全新的经济形态。会计行业相关支付凭证、发票手续趋于电子化，为会计凭证、业务流水、账簿文件、会计报表的查阅提供了便利，实现信息化转型升级已成为必然趋势。这就需要领导者与相关责任人深入推进数字化改革，借助信息化技术手段，对会计档案的收集、分类、编目、共享等进行全方位优化，全面构建大数据档案信息化管理利用平台，并为其提供人才和技术支撑，进而为经济社会提供智能化和数字化服务。

1 单套制定义及会计档案特征

随着档案事业逐渐向数字化、信息化、智能化方向推进，“单套制”“双套制”等概念频繁出现于政策制度、宣传文章、各类文献中，但是在学术界尚未统一定义其概念。例如，在过去，“双套制”是指在各部门档案移交进馆时，一套归档至当地档案主管部门，另一套留在本单位备份。在电子文件信息化时代，“双套制”是指同一份文件在归档保存纸质文件的同时，也要留存一份电子档案。由此，在分析单套制视角下会计档案信息化管理的相关工作，定义要先明确。

1.1 单套制定义

在档案文件归档过程中，文件以电子版和纸质版两种形式流转，被称为“双轨制”，只以电子文件形式流转则是“单轨制”。单轨制又是单套制的必要性前提，文件归档后只保留电子文件，不再保留纸质文件，则是“单套制”，当然，在“单轨制”条件下产生的文件也可进行“双套制”保存。在归档完成后，为确保数字资源的安全性、完整性，部分单位会做数字资源备份工作以保障电子档案文件安全。由此可得，“单轨制”不代表“单套制”，不等同于“单份制”[1]。

1.2 会计档案特征

与传统文书档案不同，会计档案具有较强的专业性，在制定相关制度管理时需要根据其特征“量身定制”。一是形成范围广，基础数量大。上到国家机关、团体、企事业单位，下到个体民营商户，只要开展经济活动，就会产生档案，其形成的数量远大于其他类型，管理成本与利用难度也越来越高。二是分类较为规范，存在统一模板。虽然会计工作有税收、交易、预算、银行等纷繁复杂的分类，但是整体核算办法、计算公式、造图造表模式、生成材料工序基本是统一的，整体划分较为规范稳定，也基于此，档案信息化集中管理较容易实现。三是纸质文件样式多。与文书档案红头文件不同，会计档案的外在管理样式千奇百怪，且因地域不同而形态各异，大小不一、长短参差不齐，报表、数据、图表的纸张大小、颜色分布不尽相同，账簿也分为活页、订本、卡片等多种样式，在实际实体过程中难以管理和利用，这也是推动“单套制”信息化管理的重要因素。

2 单套制视角下会计档案信息化管理的必要性及意义

在现代科学技术的加持下，会计档案实现信息化管理已成为各部门单位积极推进的工作，原因在于提高各项工作效率，加快经济业务数据信息流转速率，实现数据高度整合及可视化程度，极大节省了管理成本，实际效果突出明显，对于各部门单位长远发展有着较大意义。

2.1 积极顺应时代需求

在政策方面。2015年财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》中明确规定，符合一定条件的会计档案资料，可仅以电子形式保存，形成电子档案，符合此条件和《中华人民电子签章法》的电子会计资料，可以电子形式保存并形成电子档案。同时在2021年中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也指出，“切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档”，从而为会计档案的信息化建设提供了政策支持与原则依据。在技术方面，国内科技水平不断提高，信息化技术得以飞速发展，信息化管理与文件管理不断融合，“无纸化办公”已成为主流工作模式。在此背景下，各单位面临着较大的发展机遇，可借助时代优势学习先进经验，大力推广档案信息化，在数字经济时代凝聚更多智慧数据资源，进而提高核心竞争能力。

2.2 提高管理效率和服务质量

在传统的会计档案管理模式下，由于档案文件多样性、复杂性、数量大的特征，会计人员或者档案管理人员难以对档案资料进行分类整合，工作量巨大且难以保障准确性与真实性。在信息化时代，充分发挥计算机网络、大数据、人工智能等技术优势，构建档案管理利用系统平台。利用“单套制”管理模式，将“死档案”转变为“活信息”，使得档案文件可实现在线归档、自动编目、精细化分类、高效化查询利用，文件传输、拷贝等操作更加便捷，在推动档案数据共建共享的同时全面加强了安全管理水平，也使得档案工作融入单位办公自动化环境，实现科学发展[2]。

3 单套制视角下会计档案信息化管理面临的困难及挑战

3.1 纸质档案体量大，难以实现单套制

受传统会计档案管理模式影响，各部门单位开展档案数字化加工工作较少，使得大量的纸质会计档案堆积如山，数字化难、管理难、利用更难。随着时间的推移，部分纸质档案受风化、虫蛀、潮湿等因素影响，出现文件缺损、字迹模糊等问题，更是加大了数字化难度。即使相关部门提交了纸质文件与电子文件，工作人員也仍以纸质文件为主，对于档案数字化成果没有做到足够重视。再就是行业内档案主管部门责任意识不强，没有开展大规模会计档案集中归档数字化加工工作，也没有深入市场寻找业务能力强的第三方外包公司，大多由本单位人员负责扫描等工作，由于人员有限、能力有限，使数字化成果质量不符合标准，浪费人力物力的同时，也为后期档案信息化管理带来了较多不利因素。

3.2 电子文件难管理，制度体系不健全

一是组织体系不完善，职责不清晰。部分单位没有档案管理机构，缺少明确的责任分工，档案工作大多由会计人员负责，繁重的财务工作使得工作人员分身乏术，对于档案工作敷衍了事，管理质量处于较低水平。二是管理制度不健全。在资金预算、财务核算、出纳流水等方面产生的档案文件没有针对性地制定科学合理的制度标准。宏观层面缺少统一的领导机构负责提升档案工作的规范性程度，使得相关工作仅凭工作人员过往经验或者主观意识无方向开展，容易出现较多漏洞及处置结果不理想的问题。及时出具相关制度标准也仅仅是应付考核事项，泛泛而谈、流于形式，可操作性、执行程度不高，导致档案信息化管理流程发展方向偏离，无章可循[3]。

3.3 系统平台较落后，专项资金不充足

信息化时代的进步，伴随而来的是档案管理系统功能的不断升级，但是在实际过程中，很少有单位能够花费大量的人力物力财力去与时俱进，充分与系统功能磨合，实现与时俱进，更新换代。同时也受传统档案管理模式思维的影响，各单位在运用数字化、信息化、智慧化技术缺乏相关经验，对于技术研发、功能应用、系统构建等方面工作缺少深度的调查研究，使得相关先进技术无法与档案工作相结合，即使具备充足的资金开展信息化工作也仅仅停留在表面，实际应用性较差。与此同时，档案数字化工作与信息化管理任务完成后，部分单位没有重视数据安全管理工作，对于如何防范计算机病毒的侵袭以及社会不法分子对珍贵会计档案数据的窃取防护力度不足，无法达到安全性高、保密性强的要求，电子会计档案管理风险较大。

3.4 日常管理有难点，管理人员不专业

一是档案管理人员能力不足。负责会计工作的人员档案管理整体素质不达标，缺少兼具档案管理技能及现代化计算机技术专业知识的复合型人才。信息化管理大多是“赶鸭子上架”，面对突发事件时往往束手无策。二是后期培训力度较小。受档案工作性质影响，部门单位没有高度重视档案人员继续教育工作，没有开展业务培训、理论学习、外出参观等活动。同时，管理人员没有自主树立终身学习理念和自主学习意识，使得会计档案管理人員实际信息化管理工作经验不足，缺少专业的理论知识结构，整体素质水平长时间处于较低阶段。

4 单套制视角下会计档案信息化管理未来的改进策略

面对新形势下会计档案信息化管理存在的各项问题，需要各行业各部门单位引起高度重视，积极采取方式方法解决管理过程中出现的各类问题难题，不断推动各项流程走向规范化、科学化，真正意义上发挥会计档案潜在的利用价值。

4.1 做好顶层设计，确保数字化加工循序渐进

各部门单位要进一步加强会计档案数字资源建设，在顶层设计层面研究制定数字化加工工作发展规划。在行业内选择具有涉密资质、技术过硬、业务熟练、口碑较好的第三方数字化加工公司，指挥协调内部各部门科室人员与数字化外包公司严格按照标准要求开展信息化建设。与此同时，会计科室要与档案部门共同协作，在宏观层面对会计档案文件总库进行重要性划定，及时剔除无价值档案文件，优先对利用率高、扫描方便、数据重要、价值较大的档案进行扫描。整体上形成由点到面、由里到外、由“重点”到“边缘”的数字化加工序列，在缓解数字化转型压力的同时，提高工作质效。

4.2 加强制度约束，完善信息化管理保障机制

一是加强组织建设。在设置财务管理部门的同时，设置专门的档案管理业务科室，进一步明确会计档案管理职责，细化各项流程分工，确保电子会计档案的征集归档、分类编目、安全保管、共享利用等工作由专人负责，避免出现推诿扯皮、职责混乱的情况。同时要建立完善的沟通机制，推动各个部门能够形成科学的合作机制，共同推动工作顺利开展。二是加强制度建设，实现会计档案信息化、规范化建设，制度是前提。部门档案分管领导要会同档案业务科室，深入学习《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》的具体政策内涵，结合自身发展实际，建立电子会计档案归档范围、数据保管、在线移交、查找利用、存储备份、安全管理等方面的标准体系，并随着档案事业的发展不断优化、细化、科学化，满足会计档案管理中不断出现的各类需求，保证其可靠、可用、可溯。

4.3 持续多点发力，构建先进信息化管理平台

一是保障资金基础。各部门单位要积极向上级部门沟通协调会计档案信息化资金，逐步克服经费及办公环境紧张的困境。结合工作需求采购专业的服务器、存储器、安全设备等硬件设施，同时要配备除湿机、精密空调、灭火器、温度计等，在物理层面保障电子会计档案信息的安全性。二是根据时代发展的新举措、新要求、新技术，搭建功能齐全、上下联动的会计档案信息管理平台。充分应用大数据、云计算、区块链、人工智能等先进技术，满足对数据的海量储存、高速处理、信息提取、便捷利用、共建共享等各项需求。同时要争取系统平台与其他业务平台互联互通，推动系统间数据信息传递无缝衔接，推动构建会计档案以数字化“单套制”形式存储、网络化形式连接、自动化方式传递、智慧化方式利用的格局，进而彰显会计档案的实用价值。三是建立安全控制机制。引入加密技术和远程备份技术，在档案实际管理利用过程中防止档案信息被窃取和意外事件的发生，确保会计档案数据的稳定性和安全性[4]。

4.4 做好人才建设，打造高精尖档案管理团队

未来，档案事业竞争的重要一点是人才的竞争，各部门一是要加强干部队伍建设，全方位、多层次招募和培训优秀档案管理人员，使其不仅具备良好信息化管理专业技能，更要具备丰富的实践经验，以备处理各种紧急性事件。二是要注重复合型档案管理人才的培养。对在职员工定期开展继续教育培训活动，加强信息化思想认识，提高对电子档案信息“单套制”管理的认知水平，同时也可邀请当地档案主管部门业务骨干或者高校教授开展理论教学工作，进一步改变管理人员单一的知识结构，使其更加有条理地开展日常工作，从而适应新时代的会计档案信息化管理的发展方向[5]。三是要增强工作人员的责任感。落实考核激励机制，不断调动管理人员的工作积极性以及工作热情，持续优化工作作风建设，引导干部主动作为、敢于担当，不断提升干事创业精神，生成凝心聚力、争创一流的强大向心力，着力打造风清气正的良好工作氛围。

结语

在大数据信息化时代，电子会计档案的理论与实践不断推陈出新，这就需要各行业财务部门领导及管理者紧跟时代发展方向，加大“双套制”到“单套制”的演变，适时调整会计档案归档管理方式，真正在信息化环境下实现现代化的转型，牢牢把握新时代发展机遇，使会计档案管理工作更加科学化、规范化，为新时代经济社会高质量发展贡献“档案力量”。

参考文献

[1]许振哲.电子档案单套制管理适用性浅析[J].档案，2021（12）.

[2]朱碧莹.大数据时代高校财务档案管理探究[J].黑龙江档案，2023（04）.

[3]张兰.会计电子档案信息化管理探析[J].商业2.0，2023（23）.

[4]邓钧阳.加快推进会计档案信息化转型升级的措施研究[J].黑龙江档案，2021（03）.

[5]段卫.事业单位会计档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外，2022（21）.

作者简介：单振宇（1971—），大学学历，就职北京保障房中心有限公司。研究方向：档案管理。