信息技术在档案编研中的应用研究

摘 要：档案编研立足现有档案资源，多角度开展信息加工，实现档案价值最大化。信息技术应用改变了档案形态，电子文本档案、视音频档案等形态日益丰富多样，也为档案编研提供了强有力地技术支撑。本文以信息技术在档案编研中的应用为视角，分析了信息技术应用使档案编研素材来源广泛化、编研手段现代化、编研成果形式更丰富及利用途径更加多元等新特征，从微观、中观和宏观三个层面分析了档案编研信息技术应用的重要意义，最后，提出信息技术在档案编研中的应用路径，对做好新时代档案编研工作具有积极指导和参考价值。

关键词：档案编研；信息技术；应用

概述

档案编研是档案管理部门根据馆藏档案资源及社会需求，立足档案资料基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等活动[1]，包括编写与研究两大部分，涵盖编、选、译、校、注、述、评等一系列智力活动[2]。新时代的广大档案工作者肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命，利用大数据、云计算、信息技术，拓展档案编研空间，创新档案编研模式，有力提升档案编研质量和效率，让更多的普通公众在编研成果中了解、认识和利用档案，切实增强档案工作的社会影响力。

晋江市档案馆成立于1959年3月，保管着全市机关、团体、企事业单位20万余卷（册），200多个全宗，馆藏档案量居福建省市级前列，为国家一级档案馆。近年来，晋江市档案馆高度重视档案编研工作，充分发挥馆藏档案价值，紧扣全市中心工作、社会热点，采取各种方式开发档案信息资源，编研成果丰富。先后编辑出版了《全宗指南》《晋江詹延团家族侨批》《晋显辉煌·档案见证》《晋江撤县建市20年档案录》等各种档案文献书籍10余种300多万字。以大数据、云计算、人工智能、区块链等为代表的新一代信息技术及其应用铺陈開来[3]。信息技术发展背景下，探讨档案编研工作特点、意义，发掘信息技术在档案编研中的应用渠道和路径，对提升档案编研整体水平具有积极的现实意义。

1 档案编研信息技术应用特点

1.1 素材来源广泛化

档案编研需要占用大量档案素材，一般情况下需要编研者根据编研主题到档案馆查询相关档案资料，编研素材查找效率低，素材来源渠道单一。信息技术应用背景下，除馆藏档案素材外，还可通过互联网、数据库、政务数据共享交换平台、业务系统中获取权威业务数据信息或政务信息资源。除传统纸质档案素材外，音像、音频、图像、电子文档也成为档案编研素材的重要类型。因此，编研素材来源渠道及素材类型，都呈现出泛化现象，为档案编研提供更多素材可供选择、应用。

1.2 技术手段现代化

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出以高质量发展为主题，深化档案信息化战略转型，提出要加强大数据、人工智能等新一代信息技术应用。这也为档案馆档案编研过程中技术应用提供了根本指引。档案馆可将人工智能、物联网、区块链、云计算、大数据等为代表的新一代信息技术应用于档案编研。例如人工智能技术中的文字识别、语音识别技术应用，可加快重要档案数字化成果转化，还可利用情感分析技术挖掘档案资源中观点、情感、评价等[4]。具有强大图表编辑、数据处理能力的“云计算”技术应用可快速导入音像资料，缩短编研周期，提高编研效率[5]。

1.3 成果形式丰富化

档案编研依据不同表达形式其成果也不一样，有文字叙述为主表达方式的文字式编研成果，如《大事记》《组织机构沿革》；有技术图样、专业图件为主要表达方式的图形式，如《工艺设备图集》《×××图汇集》；以数据结合图表为主要表达方式，如《××市主要技术经济指标汇编》；以照片、录音带、录像带声像资料为主要表达方式的声像式，如《照片汇集》《××城市发展专题录像资料片》。信息技术应用，档案编研成果形式日益丰富多样，融合图、文、声、像等为一体，还可以通过声光电等形式展现编研成果，呈现方式也日益多元化。

1.4 利用途径多元化

随着信息技术的应用，档案编研成果传播、利用途径也更加的多元化，除了将编研成果印刷成册外，还可以将编研成果生成电子版，在网站、网页、数据库等PC端直接展示，供查档者或其他利用者选择。还可直接放置小程序，移动终端设备可随时查阅，编研成果利用不受时间、空间限制。中国第一历史档案馆专门在首页设立“利用查询”，指导用户如何查询利用档案成果[6]，可通过平板或手机随时在线查阅，也提升了档案编研成果利用价值。

2 档案编研信息技术应用意义

2.1 微观：提高编研效率

随着电子档案数量和规模越来越大、专题数据库陆续建设完成，信息技术应用提高了原有数据处理效率。语音识别、文字识别技术应用，可及时挖掘电子档案信息，并开展编研工作。将传统的完全依赖人工的档案编研工作向着半自动化生成转变。根据数据分析，甄别海量馆藏档案资源高频利用类型、领域，提取其中有价值的信息资源，并对其进行分析、加工。因此，信息技术应用不仅可以拓展档案编研广度和深度，还使档案编研工作更具针对性，而且编研成果不再局限于纸质载体，还可以电子载体、借助互联网、物联网传播利用，档案编研成果的传播范围更广、影响更大。因此，信息技术的应用，使档案编研选题更加精准、编研过程更高效、编研成果展示更多元、编研效果更显著。

2.2 中观：推动档案发展

档案编研属于档案工作的重要组成部分。档案事业发展有其自身特点和规律，通过档案工作历史经验总结、规律性分析（见图1[7]），获得前瞻性结论，为新时代档案工作发展指明方向。即档案编研要立足馆藏档案资源，借助信息技术应用，围绕服务党和国家工作大局，跟踪社会需求和行业动向，比对馆藏档案蕴含的各种价值要素，结合国家政策优化选题方向，提高编研选题质量和编研成果价值，进一步促进档案发展。如将历年档案馆历年借阅、查阅、利用、开放等规定汇编成制度性编研成果，可以为档案馆新的制度制定提供决策支持。将各个时期档案编研选题分析，指导确定新时代档案馆编研选题。

2.3 宏观：促进社会进步

档案具有存史资政育人价值功能。档案编研成果也是文献资料一次、二次甚至是三次开发编研结果，同样具有重要的价值功能。大到一个国家，小到一个地方、行业或部门能够实现可持续发展，就要始终有其发展规律性总结、特色的文化并一脉相承。档案是社会发展的真实历史记录，管理好档案是保护社会发展成果的重要手段。档案编研工作能够记录社会发展历程，通过档案编研展现社会发展并持续传承发展下去，小到可以增强部门、行业或地区的凝聚力、责任感、使命感和自豪感，大到可以对外展示其发展路径，增强“四个自信”。反映经济社会发展历程、规律及成就的档案编研成果，能够让人们在回顾历史、了解过去、珍惜现在、展望未来[8]，从而以更加开放的姿态迎接未来，促进社会文明进步。

3 档案编研信息技术应用对策

近年来，随着信息技术在档案编研中的应用，最直观的变化是档案编研成果由线下向线上转移，由传统的纸质档案媒介向多样化数字媒介转变，由以静为主的编研逐渐向动静结合转变，档案编研效率显著提升，成果更趋丰富，也是时代发展进步的重要体现。因此，作为档案工作者，要善于把握时代发展进步脉络，主动将信息技术应用至档案编研选题、材料加工、力量整合和成果整合各个环节，促进档案事业发展，进一步发挥档案存史资政育人功能。

3.1 以需求为导向，信息技术应用于编研选题

选题是档案编研的首要环节，一个好的选题应考虑三个方面条件，即社会需要、文献基础和编辑力量。（1）精准把握社会需要选题。运用信息技术进行档案数据分析，及时掌握档案馆中各系统、各行业档案查阅频次。也要契合时代发展需求，从公众应用需求与时代发展需求两个角度确定档案编研选题，从而使档案编研选题更具战略性、新颖性和预见性。（2）立足馆藏档案资源选题。利用大数据采集、预处理、分析与挖掘等先进的信息技术，将馆藏档案资源的类型、内容及数量和规模進行分析，摸清“家底”，发挥档案馆现有文献资源优势，充分考虑档案文献的史料价值，从而有针对性地确定具体选题，使选题更具现实性、针对性、可操作性。针对晋江侨批档案馆藏数量多、时间跨度长、分布地域广的优势，确定若干侨批编研选题。如《晋江詹延团家族侨批》《图说晋江侨批》《晋江侨批集成与研究》。（3）结合档案馆实际选题。通过人才、财务管理系统，及时掌握档案馆人力资源、经费等档案编研力量，从现实可行性角度确定档案选题，使档案选题能够顺利完成。

3.2 以数据为导向，信息技术应用于选材加工

档案编研选题确定后，就需要根据选题确定选材大纲，查找与编研选题相关的文献资料，并按照一定的原则和方法进行材料加工，必要时还需要对档案文献图形、文字、款式等外形特征进行技术性处理。信息技术具有强大的数据信息筛选、检索和挖掘功能，要坚持以数据为导向，将大数据、云计算、人工智能等先进技术应用于档案编研选材加工领域。（1）数据分类技术。利用信息技术设计大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要等模块，基于模块数据进行分类，奠定选材加工基础。（2）智慧抽取及检索技术。按照将不同类型的数据按照语义进行智能抽取，既可按照缩略词、同义词，也可以根据用户高频检索记录及浏览偏好，自动提供检索建议，使数据选材加工更加精准。（3）可视化技术应用。“读图时代”公众更乐于从图片、视频及虚拟现实中消化吸收知识。档案编研者可将编研成果以三维立体、视频等方式呈现，使数据挖掘及应用更能满足时代发展需要。

3.3 以共赢为导向，信息技术应用于力量整合

档案编研是一项系统性工程，鉴于馆藏电子档案资源快速增长、编研素材类型多样复杂，以及社会专业化分工越来越细，除档案馆人员开展日常档案编研外，还应借助信息技术，扩大编研参与主体、丰富编研合作模式等，鼓励其他相关主体积极参与。首先是利用政务服务信息平台，按照《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》要求，积极做好政务服务档案收集、整理，并与党史和地方志等部门合作，借助政务服务信息平台，加强资政类档案编研。与工信局、统计局等部门之合作，借助部门档案数据平台，开展经济建设类档案编研。其次是积极搭建档案编研合作平台。鼓励相关部门或行业主动与平台对接，将行业部门档案信息传至平台，丰富馆藏电子档案素材，根据部门需要开展有针对性地编研，实现双赢多赢共赢。

3.4 以价值为导向，信息技术应用于成果展示

借助计算机信息技术，努力搭建线上线下与移动端的全空间档案编研成果展示利用平台。首先是线上层面，依托档案馆官方网站，开设档案编研成果专栏，将档案编研成果上传至专栏，为档案编研成果查询、检索和利用提供专门指导。并利用档案馆官方微信、微博、新闻客户端等，加强档案编研成果宣传，让公众知晓档案编研成果内容。其次是线下层面，举办档案编研成果展览，向参与公众赠送档案编研成果数字版，与其他媒介合作，联合开设档案编研成果节目，扩大宣传面。再次是移动端层面，积极开发APP，将档案编研成果以数字形式上传至移动端，也可在档案馆官方微信客户端，开展档案编研成果查询利用服务，扩大宣传利用渠道。总之，要以价值为导向，主动发挥档案编研成果价值，为经济社会发展提供优质高效服务。

参考文献

[1]秦秀婷.新时代行政执法档案编研转型探究[J].兰台内外，2023（9）：30-32.

[2]于明霞.信息化环境下档案编研工作转型探析[J].黑河学刊，2022（3）：113-118.

[3]吴志杰.新技术环境下档案编研工作探析[J].北京档案，2019（6）：25-27.

[4]肖辛格.人工智能技术与高校档案编研[J].兰台内外，2019（4）：65-66.

[5]秦美峰.利用高校档案网站进行档案编研的新构想[J].软件导刊.教育技术，2013（3）：45-46.

[6]豆亚飞.网络语境下依托档案网站进行档案编研研究[J].云南档案，2018（2）：53-55.

[7]吕永明.新时代档案馆编研工作组织实施的实践与思考——以南京市档案馆为例[J].档案与建设，2023（7）：61-64.

[8]管博.应用大数据技术开展企业档案编研工作[J].现代企业，2022（9）：62-64.

作者简介：王鲤颖（1976— ），大学学历，晋江市档案馆馆员，主要从事档案管理研究。